Come utilizzare le riunioni di design settimanali

Queste sono domande che mi sono venute in mente una volta che un team di progettazione ha iniziato a crescere rapidamente davanti ai miei occhi. Come team leader, mi sono trovata di fronte a una nuova sfida: assicurarsi che ci fosse abbastanza ricorrenza nella comunicazione del mio team per facilitare lo sviluppo del team. Entra negli incontri di progettazione settimanali.

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Il problema

Pur prendendo il Design Kit di IDEO.org come parte del nostro piano educativo, il corso ha incoraggiato noi (il team di progettazione) a incontrarci settimana dopo settimana per discutere e risolvere problemi di progettazione del mondo reale. Dopo aver terminato il corso, siamo tornati alle nostre vecchie abitudini, fatte di stand-up giornalieri e incontri del lunedì mattina con il resto delle squadre. Ma ecco la cosa divertente: il team di progettazione ha continuato a sentire il bisogno di incontrarsi e confrontarsi con determinati argomenti, soprattutto perché il team era diviso tra due sedi di uffici. Con questo in mente, abbiamo pensato, perché non perseguire l'idea di un incontro di progettazione settimanale interno?

Il formato

Ci siamo riuniti e abbiamo cercato di trovare una struttura adatta alle nostre esigenze. Stavamo cercando un modo per mantenere il team connesso, condividere lo stato di avanzamento dei nostri compiti attuali, prevenire possibili ostacoli, risolvere problemi, discutere argomenti di interesse comune e migliorare le nostre competenze. Dopo alcune sessioni di brainstorming, abbiamo escogitato un formato di un'ora che sembrava adatto al nostro piccolo team di quattro designer. Abbiamo anche dato all'incontro un soprannome: The Design Kiosk.

La struttura

In poche parole, The Design Kiosk è composto da:

• 10 minuti per esaminare i nostri compiti attuali e le nostre priorità principali per gli obiettivi dell'azienda ei risultati chiave (OKR);
• 15 minuti per condividere gli ultimi articoli che abbiamo letto, i link che abbiamo trovato e altre risorse utili che abbiamo scoperto (fino a tre per ogni membro);
• 5 minuti per condividere un rapido suggerimento di progettazione che abbiamo imparato la scorsa settimana (Photoshop, Sketch o altro); ad esempio, premendo "Alt" in un pannello di Photoshop viene visualizzato il pulsante "Ripristina" — Yipee! ;
• 25 minuti per l'argomento principale da discutere (questo potrebbe consistere in come adottare le ultime tendenze del design, o come migliorare le nostre capacità di presentazione, o come organizzare la guida di stile per il sito web della nostra agenzia);
• 5 minuti per concludere, scrivere azioni chiare da intraprendere e decidere l'argomento principale per la prossima settimana.

Un modello di foglio di calcolo

Per archiviare e tenere traccia di tutto ciò che è stato discusso e condiviso, abbiamo creato un modello di foglio di calcolo sopra la struttura. È praticamente il nostro diario delle riunioni su cui torniamo ogni volta che vogliamo controllare una risorsa o esaminare ciò che è stato deciso. È un ottimo strumento per evitare di perdere la concentrazione e per mantenere le cose fluttuanti nella giusta direzione. Il modello è organizzato in fogli per ogni settimana e segue la struttura del Design Kiosk. Puoi controllare tu stesso il modello e vedere un esempio di note sulla riunione.

Come funziona

Avere una struttura e un template con cui lavorare non basta. Abbiamo stabilito alcune regole di base affinché le riunioni si svolgano correttamente. Ecco come va effettivamente un incontro:

1. Tutti i membri devono partecipare.
2. L'incontro è di venerdì: questo ci consente di essere alla ricerca di ciò che verrà la settimana successiva.
3. Ogni incontro ha un coordinatore diverso responsabile della preparazione del modello e dell'agenda per l'argomento principale. Quella persona si assicura che tutti riempiano il modello per quella settimana con lo stato delle proprie attività e le risorse consigliate.
4. L'assegnatario coordina l'intera riunione e passa in rassegna ogni voce dell'elenco.
5. Il coordinatore si assicura di rimanere sulla buona strada e di non deviare dall'argomento principale. Hanno il compito di stimolare i colleghi a impegnarsi ed esprimere la propria opinione.
6. Durante l'incontro, il coordinatore prende appunti e fa un elenco delle azioni immediate da intraprendere.
7. Al termine dell'incontro, viene deciso un nuovo argomento e un nuovo coordinatore per la prossima settimana.
8. Il processo si ripete.

Questo processo di scambio di coordinatori tra i compagni di squadra fornisce diversità e aggiunge un sapore unico a ogni riunione, mantenendo ogni membro coinvolto.

Dopo 10 incontri

Risultati

Ripensando ai primi 10 incontri, abbiamo esaminato oltre 100 risorse e affrontato 2 principali sfide di progettazione.

La prima sfida è stata riconoscere che ognuno di noi ha la propria zona di comfort quando si tratta di progettazione dell'interfaccia utente, utilizzando gli stessi schemi e comportamenti sicuri sin dall'inizio. Per far fronte a questo, abbiamo deciso di avere incarichi in cui ognuno di noi doveva creare UI per determinati dispositivi intelligenti (IoT) utilizzando le tendenze attuali. La seconda sfida è stata migliorare le nostre capacità di presentazione come squadra e individualmente. Partecipiamo a molte conferenze, incontri e presentazioni di vendita, quindi tutti devono esercitarsi con i propri discorsi, casi e gesti. Per fare ciò, quei 25 minuti principali sono stati riservati per praticare le nostre abilità di lancio. Concentrarsi su queste due sfide è stata una mossa ispirata: i miglioramenti erano chiaramente visibili con ogni serie di diapositive o concetti che abbiamo presentato agli eventi e alle presentazioni di vendita che sono seguite. Si è rivelato vantaggioso non solo per la squadra, ma anche per l'azienda.

Inoltre, il nostro team di contenuti ha adottato il modello di riunione (adattandolo alle proprie esigenze), mentre il team di sviluppo ha creato il proprio formato ispirato al nostro modello.

Un esempio intelligente

Torniamo indietro un po' ed entriamo nei dettagli su come abbiamo iniziato a uscire dalla nostra zona di comfort nella progettazione dell'interfaccia utente attraverso questo tipo di riunioni.

In primo luogo, abbiamo organizzato una riunione in cui abbiamo discusso le principali tendenze visive nell'interfaccia utente e nel web design (da colori brillanti e sfumature uniformi, tipografia audace, ombre sottili e sfocature, schede dell'interfaccia utente e griglie personalizzate, interfacce conversazionali, video e VR ed esperienze AR, solo per citarne alcuni).

Per il prossimo incontro, stabiliamo alcuni incarichi. Ognuno di noi ha dovuto scegliere un "dispositivo intelligente" e creare la schermata di un'interfaccia immaginaria dell'app. Abbiamo scelto un bidone della spazzatura intelligente, un frigorifero intelligente e una scopa intelligente. Ognuno di noi ha scelto di lavorare individualmente con uno dei concetti. Queste proposte ci hanno permesso di impazzire ed esplorare liberamente nuovi modelli e tendenze. La settimana successiva, abbiamo presentato i nostri concetti e ci siamo scambiati feedback in soli 25 minuti (perché era l'argomento principale della settimana).

Una serie di incarichi non era abbastanza. Il mese successivo abbiamo realizzato un altro lotto di interfacce utente per prodotti intelligenti, questa volta per una padella, un campanello, un visore e uno scanner biometrico.

Rendendoci conto che queste pratiche sono utili per il team, abbiamo deciso che dovevamo tenere un incontro mensile per i concetti dell'interfaccia utente e un altro per le prove di presentazione.

Sfide

Durante questi oltre 10 incontri, abbiamo affrontato alcune sfide e cambiamenti.

Per cominciare, quando sono coinvolti i compiti, non ci incontriamo di nuovo finché tutti non finiscono il loro compito. È comodo saltare una riunione solo perché "non abbiamo avuto tempo". Inoltre, è molto importante che tutti partecipino alle riunioni (tranne quando le persone sono in vacanza, dopotutto siamo solo umani). E non dimentichiamo l'imprevedibile vita dell'agenzia che ci costringe a riprogrammare.

Abbiamo rimosso la sezione "Suggerimento di progettazione" perché sembrava un po' forzato e i suggerimenti stavano iniziando ad essere aggiunti solo per essere aggiunti. Quindi, abbiamo deciso che se avessimo qualcosa da condividere, lo avremmo fatto elencando i collegamenti e le risorse, lasciando così più tempo per l'argomento principale.

All'inizio erano presenti solo tre colleghi. Ora, con la partecipazione di più membri (inclusa una collega che sta imparando la progettazione UX in modo che possa cambiare carriera), stiamo pensando di aggiungere più tempo alle riunioni.

Pensieri finali

Guardando indietro a quanto abbiamo esplorato e scoperto durante questi incontri, non abbiamo intenzione di rinunciarvi. La squadra è entusiasta e se dovessimo tornare indietro e cambiare qualcosa, sarebbe esserci organizzati prima. Gli incontri aiutano il team a comunicare, collaborare e crescere. Se fai parte di un team, ti consiglio di fare un tentativo e adattare la formula del modello alle esigenze del tuo gruppo.