Kinder Tools: come migliorare l'Enterprise UX Design per la salute mentale

Alcuni anni dopo il mio trasferimento nel Regno Unito, il South African Revenue Service mi ha inviato un'e-mail con una "richiesta finale" di tasse arretrate e pesanti sanzioni che maturavano, a mia insaputa, da un decennio.

Sono una persona coscienziosa, quindi questo conto è stato uno shock. Ho subito effettuato l'accesso al nuovo portale self-service del sito delle entrate che sosteneva di rendere facile la presentazione delle dichiarazioni dei redditi e l'insorgere di controversie.

Non è stato facile.

La navigazione fu piatta e sconcertante; le azioni chiave sono state sepolte e non hanno avuto priorità sulle pagine. Informazioni importanti sono apparse come modalità di avviso impossibili da individuare una volta chiuse. L'invito all'azione "Richiedi aiuto e-archiviazione" era una falsa porta che conduceva a una pagina in cui si diceva che nessun agente era disponibile.

In qualità di designer UX/UI con oltre 15 anni di esperienza nella creazione di siti, app e sistemi incentrati sull'utente, sono rimasto sconvolto. Ho anche ADHD, ansia e depressione; e come persona con un cervello neurodivergente e queste condizioni di salute mentale, il sito Web inutilizzabile ha innescato una maggiore agitazione, rimuginazione e panico in una situazione già stressante.

Quasi un miliardo di persone nel mondo vive con un disturbo di salute mentale e centinaia di milioni hanno l'ADHD. Nel 2021, i problemi di salute mentale sono stati la principale causa di assenza dal lavoro nel Regno Unito, causando perdite fino a 43 miliardi di sterline (57 miliardi di dollari).

La ricerca sull'effetto del design UX sulla salute mentale è agli inizi, ma un buon design è accessibile e soddisfa una moltitudine di linee di base. Una UX confusa potrebbe scatenare ansia, come ha fatto per me; compiti ripetitivi potrebbero esacerbare la depressione; per qualcuno con un disturbo dell'attenzione, una valanga di avvisi potrebbe far deragliare una giornata lavorativa produttiva.

Miglioramento del design UX per la salute mentale

Per i lavoratori alle prese con disturbi di salute mentale, le richieste di prodotti aziendali mal progettati possono peggiorare i sintomi. I designer possono aiutare migliorando alcuni punti dolenti endemici del lavoro di conoscenza. Molte di queste soluzioni UX proposte si basano sulla tecnologia esistente o espandono la disponibilità di funzionalità sottoutilizzate. Altri si affidano ai progressi dell'apprendimento automatico.

Semplifica la gestione del flusso di lavoro

I ricercatori hanno collegato la noia cronica sul lavoro alla depressione e compiti ripetitivi e umili possono innescare frustrazione e ansia per perdere tempo. Aumentare l'automazione dell'ufficio per le attività ripetitive e incorporare la progettazione anticipata attraverso l'apprendimento automatico potrebbe aiutare a liberare i lavoratori da questi effetti negativi e consentire loro di applicarsi alla risoluzione creativa dei problemi.

Crea opzioni di modifica in blocco. Gran parte di ciò che facciamo in strumenti come Jira, GitHub ed Excel sono variazioni sul lavoro precedentemente completato. Le tabelle, ad esempio, sono onnipresenti nelle applicazioni aziendali, ma la possibilità di filtrare, selezionare, duplicare e gestire il contenuto in blocco spesso manca a livello di tabella.

Offri modelli intelligenti. Conosco project manager che preferiscono creare i propri modelli in app per flussi di lavoro come Jira. In questi casi, i modelli abilitati per l'apprendimento automatico possono offrire scorciatoie suggerendo azioni e formati in base alla cronologia del flusso di lavoro di un utente.

Rimuovere le barriere di comunicazione

La collaborazione a distanza attraverso i confini culturali e linguistici è diventata più comune dall'inizio della pandemia di COVID-19. Esiste un eccesso di strumenti di comunicazione e collaborazione virtuale per facilitare questo, ma i ritardi audio/visivi, l'assenza del linguaggio del corpo e del contatto visivo e le notifiche delle app possono aumentare l'ansia e ridurre la produttività, anche nelle persone senza disturbi di salute mentale. Il miglioramento degli strumenti di comunicazione aziendale in alcuni modi chiave può aiutare.

Traduci il contesto, non solo la lingua. La traduzione ha fatto molta strada nell'ultimo decennio, ma offrire molteplici potenziali significati per lingue ad alto contesto e indicare il livello di affidabilità di ogni traduzione allevierebbe il disagio di parlanti non madrelingua quando si utilizzano app di chat come la piattaforma di messaggistica istantanea di Microsoft Teams. Idealmente, queste caratteristiche segnalerebbero anche idiomi comuni che non hanno una traduzione letterale e pongono rischi di incomprensione.

Riduci le interruzioni. Jira e altri strumenti di gestione dei prodotti sono noti per la produzione di risme di e-mail di notifica. Tuttavia, disattivare l'audio di queste notifiche può significare perdere importanti sviluppi. In futuro, gli strumenti potrebbero essere programmati per inviare avvisi in base al volume delle chiacchiere, anomalie (come il tuo capo che salta su un thread) e parole chiave.

I designer di Slack, ad esempio, stanno lavorando a un sistema di intelligenza artificiale che visualizzerebbe un messaggio alla volta, in ordine di importanza. Strumenti che valutano informazioni come questa possono aiutare a informare gli utenti senza sovraccaricarli.

Compensa le carenze del video. Le videochiamate sono ormai normali per la maggior parte dei knowledge worker. Ma gli utenti con "ansia da zoom" temono che incidenti tecnici li facciano sembrare incompetenti. Le app potrebbero normalizzare e depersonalizzare i problemi tecnici notificando automaticamente ai partecipanti un badge o un messaggio di chat quando un altro utente ha problemi di connessione.

Aumentare automaticamente il volume per gli utenti che parlano a bassa voce e disattivare l'audio degli altri partecipanti fino al termine di un oratore per evitare interruzioni accidentali, potrebbe anche aumentare la fiducia dei colleghi. Un'altra modifica intelligente: impostazione predefinita per nascondere la visualizzazione personale. Vedere un'immagine di se stessi per un intero incontro può indurre le persone a fissarsi e a provare ansia per il proprio aspetto: un fenomeno che i ricercatori chiamano "dismorfia di Zoom".

Aggiorna le risorse di formazione

Le persone con depressione sono inclini all'auto-colpa, che può divampare in risposta a un'architettura UX goffa. Troppi prodotti aziendali si basano su procedure dettagliate o guide incomplete per comunicare le funzionalità principali o gli aggiornamenti. (Internet è ricco di tutorial su come completare le funzioni di base in strumenti come Microsoft Word e Jira.) Invece, i progettisti di prodotti dovrebbero spingere per offrire formazione e supporto varie e robuste.

Fornire procedure dettagliate dettagliate al primo utilizzo. Guidare gli utenti attraverso la loro prima attività durante l'onboarding li farà conoscere rapidamente le funzionalità chiave. Usa clip video, animazioni e immagini il più possibile. Le persone non leggeranno se non è necessario, ma il movimento attirerà la loro attenzione.

Usa persone reali per l'assistenza clienti. Aumenta il tuo supporto umano ogni volta che rilasci un aggiornamento importante o apporti modifiche che influiscono sul flusso di lavoro dell'utente, poiché è più probabile che questi eventi causino confusione. Prima risolvi quella confusione, meno è probabile che generi ansia. I chatbot possono essere eccellenti nel triage, ma dovrebbero sempre connettere gli utenti con agenti attivi immediatamente su richiesta o quando non sono in grado di fornire una risposta soddisfacente. L'assistenza clienti dal vivo è costosa, ma rimanere bloccati nei loop dei chatbot può far sentire gli utenti più ansiosi e isolati.

Integra mini tutorial. Per gli utenti veterani, gli aggiornamenti delle funzionalità possono interrompere i flussi di lavoro e i video esplicativi o le procedure dettagliate sono difficili da inserire in una giornata lavorativa intensa. Prova invece ad aggiungere mini tutorial che vengono attivati ​​quando un utente tenta di eseguire un'azione correlata all'aggiornamento. Ad esempio, evidenziare le nuove posizioni degli strumenti quando un utente apre un progetto.

Assicurati che tutti i tutorial siano facili da trovare in un Centro assistenza. È frustrante ignorare un pop-up e poi rendersi conto che era la tua unica possibilità di conoscere un aggiornamento.

Aumenta la concentrazione e l'efficienza

Una migliore UX può ridurre i colli di bottiglia e aumentare la sensazione di autonomia, rendendo il lavoro più efficiente e riducendo lo stress.

Integrare strumenti per micro-recupero. I calendari sono spesso pieni di riunioni stand-up, recensioni e brief. Immagina se i lavoratori potessero invece richiedere riunioni all'interno di un progetto o documento quando necessario. (Slack, Figma e Miro fanno un ottimo uso degli strumenti di collaborazione integrati.) Ciò consente agli utenti di chiedere aiuto, riduce le riunioni programmate e riduce la noia e lo stress.

Incoraggia la concentrazione e i tempi di inattività. Tutti gli strumenti, compresa la posta elettronica, dovrebbero includere la possibilità di disattivare la comunicazione durante periodi predefiniti di concentrazione o relax. Idealmente, questi strumenti risponderebbero all'orario di lavoro di un utente (impostato all'interno dello strumento o estratto da un calendario di lavoro) e suggerirebbero pause per l'esercizio e il cibo. Le statistiche sull'attività recente di un utente, come un grafico che mostra le ore di straordinario quella settimana, insieme a dati sanitari a supporto della cura di sé, potrebbero incoraggiare abitudini di lavoro più sane.

Per evitare che gli utenti perdano la cognizione del tempo, gli strumenti aziendali potrebbero anche contrassegnare la fine dell'orario di lavoro con un messaggio celebrativo o un breve passaggio a un'interfaccia utente in scala di grigi per incoraggiare gli utenti a disconnettersi.

Scoraggiare la microgestione. I manager possono utilizzare le funzionalità di collaborazione per monitorare o interferire con il lavoro dei dipendenti. Ad esempio, alcuni utenti di Figma riferiscono che manager e dirigenti utilizzano la modalità multiplayer per vederli lavorare, il che genera ansia e risentimento. Gli utenti hanno bisogno della privacy per pensare bene e sentirsi a proprio agio con gli errori. Ciò potrebbe significare bloccare i loro progetti fino a quando non richiedono la revisione delle parti interessate e condividere un elenco di controllo dei progressi a cui i manager possono fare riferimento invece di "spiare" o inviare messaggi ai dipendenti per gli aggiornamenti.

Risolvi i colli di bottiglia sul posto. Consenti ai lavoratori di richiedere una "manifestazione", una funzionalità per progetti attivi che spingerebbe un problema urgente in cima alla coda di un manager. Ciò risolverebbe i problemi più rapidamente e darebbe anche ai capi inclini alla microgestione un'idea più chiara di quando essere coinvolti.

Design per la pace della mente

Gli strumenti di collaborazione remota hanno un potenziale incredibile per rendere il lavoro più efficiente e flessibile. Ma l'esperienza utente aziendale può anche portare frustrazione e ansia che hanno un impatto negativo sui lavoratori neurodivergenti e su quelli con problemi di salute mentale. Anche gli utenti senza queste preoccupazioni possono trarre vantaggio da un design che riduce le distrazioni, le inefficienze e le incomprensioni. Se noi designer diamo la priorità all'accessibilità della salute mentale nella UX, possiamo rendere il lavoro a distanza un'opzione che migliora la vita di tutti.

Hai altre idee di design che alleggerirebbero gli oneri sulla salute mentale degli impiegati? Fateci sapere nei commenti.