Spiegazione delle 4 principali funzioni del processo di gestione

Se sei determinato a scalare la scala manageriale nella tua organizzazione, devi essere abituato ai fondamenti della gestione. Le responsabilità principali di un manager sono sorprendentemente simili in tutte le aziende, indipendentemente dal settore. Le principali funzioni manageriali comprendono la pianificazione, l'organizzazione, la guida e la gestione.

Oggi discuteremo ciascuno di questi quattro compiti fondamentali di un manager e la loro importanza rispetto al raggiungimento degli obiettivi organizzativi in ​​questo post dettagliato.

Le quattro principali funzioni di gestione

Circa 100 anni fa, Henri Fayol, un industriale francese, individuò per la prima volta cinque elementi che costituivano le funzioni essenziali del ruolo di un manager.

Tuttavia, attualmente, ci sono solo quattro di questi fondamentali h generalmente accettati delle funzioni manageriali, vale a dire:

• Pianificazione
• Organizzare
• Comando
• Controllo (Gestione)

Tutte queste funzioni devono funzionare in modo coeso per creare, eseguire e realizzare gli obiettivi organizzativi. Queste quattro funzioni manageriali possono essere considerate un processo a catena, in cui ciascuna funzione favorisce la precedente. Pertanto, tutti i manager devono conoscere a fondo le complessità di queste funzioni per guidare la propria azienda verso il successo.

In primo luogo, i manager devono elaborare un piano ben congegnato. Successivamente, devono organizzare le risorse disponibili e quindi delegare specifiche responsabilità ai membri del team secondo la strategia ideata. È fondamentale motivare e guidare il team per aiutarlo a raggiungere i risultati desiderati. Come ultimo passaggio, i manager devono valutare l'efficacia del piano mentre è in azione. Se necessario, devono apportare le modifiche necessarie per ottenere gli obiettivi aziendali desiderati.

Cerchiamo di comprendere le sfumature di ciascuna di queste funzioni in dettaglio:

Pianificazione

La pianificazione è il compito di definire gli obiettivi organizzativi. Qui, i manager decidono il flusso di azioni per raggiungere questi obiettivi organizzativi. La pianificazione è parte integrante del ruolo di un manager. È come un progetto che costituisce la spina dorsale di tutte le attività svolte in un'azienda. Senza un'adeguata pianificazione, l'azienda non avrebbe alcuna direzione.

I manager valutano gli aspetti esterni e interni che possono influenzare la corretta esecuzione del loro piano, come le relazioni con i clienti, la crescita economica, i concorrenti commerciali, ecc. Dovrebbero anche creare una sequenza temporale futuristica e attuabile per aiutare l'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi in ​​base alle finanze disponibili e risorse. Prima di procedere con il piano, i manager devono anche lavorare su passaggi aggiuntivi, ad esempio chiedendo l'approvazione di diversi dipartimenti, dirigenti senior o il consiglio di amministrazione finale.

Questi sono i tre approcci di base all'atto di pianificazione:

1. Pianificazione strategica:

Il compito di pianificazione strategica è regolarmente svolto dal vertice dell'amministrazione di un'associazione e in genere si pone obiettivi per l'intera associazione. Analizza i pericoli per l'associazione, valuta le qualità e le carenze dell'associazione e organizza il modo in cui l'associazione può combattere al meglio nella sua situazione attuale. L'organizzazione essenziale ha generalmente un lungo periodo di altri tre anni.

2. Pianificazione tattica

La pianificazione strategica o tattica connota un termine più limitato che significa organizzare un vero piano che richiederà meno di un anno per essere realizzato. Di solito lo fa l'amministrazione centrale di un'associazione. La pianificazione tattica si concentra su una particolare regione o ramo dell'associazione, come i suoi uffici, le risorse finanziarie, i membri, ecc.

3. Pianificazione operativa

La pianificazione funzionale o operativa è il modo più comune di utilizzare le esigenze strategiche per realizzare la preparazione e gli obiettivi essenziali. La pianificazione operativa si allinea con gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda per delineare le missioni strategiche, le attività e i budget.

Organizzare

Lo scopo principale della funzione organizzativa è allocare le risorse nei posti giusti e delegare compiti ai dipendenti per il raggiungimento degli obiettivi delineati durante la fase di pianificazione. I manager spesso hanno bisogno di lavorare a stretto contatto con diversi dipartimenti aziendali, come marketing/vendite, finanza, risorse umane, ecc., per organizzare il personale e il budget.

Nell'assegnazione dei ruoli ai dipendenti, i manager devono chiarire e garantire che i lavoratori comprendano i loro singoli obblighi. Inoltre, per aiutare il personale a sentirsi produttivo e pieno di risorse, i manager dovrebbero assicurarsi che ai membri del team venga assegnata una quantità adeguata di lavoro entro un limite di tempo ragionevole.

Ecco alcune situazioni in cui la funzione organizzativa è esemplificata al meglio:

• Supponiamo che il brand manager dell'azienda lavori part-time e che l'azienda decida di lanciare una nuova campagna pubblicitaria per qualsiasi prodotto che vende. In tal caso, il manager part-time non potrà assumere questo incarico aggiuntivo. L'azienda potrebbe aver bisogno di assumere un'agenzia pubblicitaria di terze parti per portare a termine l'attività.

• Supponiamo che la produzione e le vendite dell'azienda in una particolare area geografica siano cresciute in modo sostanziale. In tal caso, il manager potrebbe dover dividere l'area in due e dividere di conseguenza la squadra che lavora con quell'area. Potrebbe anche essere necessario assumere del personale aggiuntivo, se necessario.

Primo

Leader implica motivare e incoraggiare i dipendenti influenzando ciò che fanno per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Questa funzione si concentra sulla gestione di singoli dipendenti, gruppi o team piuttosto che su azioni e attività. Oltre a dare ordini e indicazioni ai compagni di squadra, una buona leadership implica stabilire una profonda connessione con i propri dipendenti in modo che rispettino felicemente i loro comandi e linee guida.

I manager dovrebbero promuovere un'atmosfera di lavoro positiva e cordiale per i membri del loro team e rafforzarli positivamente con ricompense e apprezzamento dove è dovuto. Devono incorporare diversi stili di leadership per motivare costantemente il team a fare meglio e superare i propri limiti. Alcuni passaggi di una leadership efficace sono:

1. Regia

Per i dipendenti che necessitano di molte indicazioni iniziali e di formazione, i manager devono dare il massimo per far capire loro i ruoli attesi e gli output desiderati che devono generare. Dirigendo efficacemente, i manager possono definire chiaramente il know-how del ruolo di un dipendente nell'organizzazione.

2. Formazione

Ciò comporta la presentazione di idee e l'addestramento dei dipendenti a svolgere correttamente i diversi compiti. I membri del team guardano al manager per guida e motivazione. Pertanto, i manager devono essere profondamente coinvolti nella formazione del proprio team.

3. Supportare

Ciò implica la relazione del manager con il team, motivandolo e aiutandolo a svolgere i propri compiti. Il manager deve assistere i membri del team in ogni modo possibile in caso di difficoltà durante l'esecuzione dei piani proposti.

4. Delega

La delega si riferisce all'assegnazione dei compiti rilevanti ai dipendenti in sincronia con le loro capacità e punti di forza, tenendo presente i loro punti deboli. L'esecuzione di successo dei piani aziendali può avvenire solo quando l'attività giusta viene assegnata alla persona giusta.

Controllo

Il controllo o la gestione implica la valutazione dell'esecuzione del piano e dell'efficienza dei compagni di squadra nel processo. I manager devono riconoscere e premiare adeguatamente i dipendenti meritevoli. Inoltre, è fondamentale fornire un feedback dettagliato sia ai professionisti ad alte prestazioni che a quelli a basse prestazioni per aiutare a identificare i loro principali punti di forza e di debolezza. In questo modo, i manager possono garantire che tutti i passaggi precedenti siano perfettamente in linea con gli obiettivi a breve e lungo termine dell'azienda. Inutile dire che una leadership efficace va di pari passo con la supervisione e la gestione.

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Conclusione

Ogni manager deve aspirare a essere un buon leader che può ispirare i subordinati a riconoscere il loro potenziale ottimale. Oltre a pianificare, organizzare, controllare e delegare, un manager deve anche assicurarsi che la sua voce sia ascoltata attraverso i canali pertinenti all'interno dell'organizzazione. Un diploma MBA ti aiuta ad acquisire queste competenze ed emergere come un professionista pronto per il settore.