10 suggerimenti sull'organizzazione dei record dei clienti (2023)

La pietra angolare di qualsiasi attività di successo è la struttura, la sicurezza e l'organizzazione, quindi è importante avere un controllo su tutti i tuoi documenti, in particolare sull'organizzazione dei record dei clienti.

Tenere traccia dei record dei clienti può essere fastidioso o difficile, ma alla fine ti aiuterà a diventare più efficiente ed efficace. Nel mondo odierno di violazioni dei dati e crimini informatici, la prudenza non è mai troppa.

Messaggio sponsorizzato

Il modo in cui esegui il backup, proteggi e organizzi i file dei tuoi clienti può richiedere tempo ed essere costoso. Tuttavia, sei tu la responsabilità ultima di assicurarti che siano gestiti correttamente e protetti. Il nostro obiettivo in questo post in primo piano è aiutarti a risolvere le tue opzioni e trovare soluzioni convenienti.

Ecco 10 suggerimenti per assicurarti di mantenere i record dei tuoi clienti organizzati, protetti e sottoposti a backup.

10 suggerimenti sull'organizzazione dei record dei clienti

Spillo

1. Backup di file cartacei ed elettronici

Decidi se vuoi conservare i file cartacei, i file elettronici o entrambi. La tua decisione dovrebbe tenere conto di quanto spazio hai a disposizione.

Sebbene il backup elettronico occupi pochissimo spazio, è necessario eseguire spesso il backup dei file client in caso di guasto del computer o danneggiamento dei dati. Puoi eseguire il backup su Backblaze B2 o su un altro archivio cloud per migliorare la sicurezza dei dati e garantirne l'accessibilità.

Per quanto riguarda il backup e l'organizzazione dei file tramite copia cartacea, questi file occupano molto più spazio e possono richiedere risorse aggiuntive per mantenerli al sicuro. Tuttavia, avere sia copie digitali che cartacee dei record dei clienti sarà l'opzione definitiva.

2. Utilizzare la protezione con password e il computer dedicato

Se manterrai il tuo sistema di archiviazione su un computer, utilizza la protezione con password offerta dal tuo sistema operativo, soprattutto se i file contengono qualsiasi tipo di informazione personale.

Se possibile, tieni un computer o un laptop separato per motivi di lavoro. I laptop piccoli ed economici senza molti fronzoli sono ottimi come backup dedicati per file di piccole imprese e altri record.

3. Utilizzare un'archiviazione sicura di buona qualità per la copia cartacea

Avrai bisogno di un'area sicura per i file contenenti informazioni riservate? Le informazioni personali e sensibili potrebbero richiedere un armadietto chiuso a chiave o una cassaforte per proteggerle da occhi indiscreti.

Investire in un deposito di chiusura di qualità eccellente potrebbe essere positivo per la tua attività a lungo termine. Se intendi conservare file cartacei, acquista uno schedario. Sebbene scatole di cartone o pile di cartelle sulla scrivania siano una soluzione semplice, non sono fattibili a lungo termine.

Un classificatore piccolo, con serratura, a due o tre cassetti è economico e adatto a qualsiasi attività appena iniziata.

4. Usa un indice principale

Un indice principale è un modo conveniente per individuare i file, soprattutto quando si dispone di un numero elevato di client. Le voci nel tuo indice principale (che può essere un file di computer o un semplice file di scheda o Rolodex) dovrebbero contenere informazioni non riservate per identificare il cliente, come nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.

5. Prova a utilizzare un sistema di codici

Può anche essere utile etichettare le cartelle di file e le voci nell'indice principale con i codici di identificazione corrispondenti. Ad esempio, potresti utilizzare il nome del cliente e la data del tuo primo lavoro con lui in una combinazione alfanumerica.

Ad esempio, se John Smith ti ha assunto per la prima volta il 22 marzo 2023, il tuo codice per il suo file potrebbe essere JSM-32223. I tuoi codici creati personalmente avranno una rapida interpretazione per te quando devi andare direttamente a un file.

6. L'utilizzo delle note può essere utile

Prendi appunti sui tuoi file. Prendere appunti personali sui clienti ti aiuterà a ricordare le persone e le loro esigenze più rapidamente, piuttosto che sfogliare molte pagine di un intero file per la piccola informazione che stai cercando.

7. Prova uno strumento online

Gli strumenti online possono essere utili per l'archiviazione e, con molti programmi ora disponibili, il backup delle informazioni viene eseguito automaticamente. Se scegli uno strumento online, assicurati di controllarlo prima e di guardare le recensioni.

Chiedi informazioni sulla sicurezza, la riservatezza e l'affidabilità nella tua cerchia di affari. Se hai dei dubbi o trovi troppe recensioni negative, stai alla larga e cerca uno strumento di archiviazione di alto livello.

Vale anche la pena ricordare che i file online non sono sicuri come quelli nel tuo personal computer o schedario.

8. Prenditi del tempo per organizzare

Prenditi del tempo per lavorare sui tuoi file. A meno che tu non abbia tutto su un computer o online, il tuo sistema di archiviazione non si organizzerà automaticamente. Non lasciare che le scartoffie si accumulino sulla tua scrivania.

Mentre il "caos organizzato" è divertente in teoria, entrare su una scrivania coperta da pile di carta non ispira fiducia in un cliente. Non rimandare l'archiviazione fino a quando non affoghi nelle scartoffie. Bastano pochi minuti alla fine di ogni giornata o mezz'ora una volta alla settimana per sistemare i file.

9. Distruggi vecchi documenti

Assicurati di distruggere i file vecchi e defunti; non gettarli mai interi nella spazzatura. Rubare documenti non distrutti che contengono informazioni personali è uno dei migliori metodi per il furto di identità. Investi in un trituratore.

Piccoli distruggidocumenti personali che distruggono dischi e materiali più pesanti, oltre alla carta, sono convenienti, poco costosi e sempre utili. Alcuni negozi di forniture per ufficio offrono un servizio di triturazione per smaltire i tuoi documenti sensibili.

10. Trova qualcuno che ti aiuti

Se ritieni di non poter gestire il tuo deposito, potrebbe valere la pena per la tua sanità mentale assumere qualcuno che lo faccia per te.

Le aziende che stanno appena iniziando a funzionare non hanno molti soldi piccoli, ma non hai bisogno di qualcuno sul libro paga a tempo pieno. Chiedi a un amico o un familiare che ha esperienza con l'archiviazione di darti un po' di aiuto per un po' di soldi extra.

Suggerimenti sull'organizzazione dei record dei clienti - Riepilogo

In sintesi, l'adozione di un approccio proattivo al backup e all'organizzazione dei record dei tuoi clienti sarà una delle misure di sicurezza più importanti che puoi implementare per la tua azienda.

È una seria preoccupazione in un mondo di hacker con il malvagio intento di distruggere te e il tuo cliente. Fai quello che serve per rimanere al passo con l'organizzazione e la protezione dei record dei clienti e sarai pronto nel caso in cui accada l'impensabile.

Essere organizzati, abbassare la responsabilità e ridurre il rischio è sempre soddisfacente per gli imprenditori!