Aggiungere tempo al tuo programma come professionista

Questo articolo è stato gentilmente sostenuto dai nostri cari amici di Trafft, la cui missione è aiutare le persone ad automatizzare la parte della prenotazione della loro attività, che si tratti di imprenditori individuali o di aziende. Grazie!

Molti di noi - me compreso - potrebbero non rendersi conto di come viene speso il loro tempo ogni giorno. Alcune delle app ora disponibili su iPhone o Android possono aiutare con alcune realizzazioni dicendoci quanto tempo dedichiamo a giocare, inviare e-mail o guardare YouTube sul nostro telefono. Questo, tuttavia, potrebbe catturare solo una parte della tua giornata.

Uno dei miei video preferiti che ho visto personalmente tre o quattro volte è un video di Max Joseph su come leggere di più. Le tecniche descritte in questo video possono essere applicate a tutti gli aspetti della vita nonostante sia focalizzata sulla lettura di più libri.

La spiegazione è che prima devi capire quante pagine puoi leggere in cinque minuti. Se leggi 10 pagine in questo periodo, in una sessione di trenta minuti leggerai in media 60 pagine, permettendoti di finire fino a 420 pagine a settimana con un periodo di lettura di mezz'ora ogni giorno. Potrebbero facilmente essere da 40 a 50 libri all'anno!

Questi stessi principi possono essere applicati alle nostre attività lavorative. Naturalmente, i nostri obiettivi di lavoro non sono linearmente scalabili come la lettura, quindi dobbiamo allocare di conseguenza e impostare le giuste aspettative. Non posso sottolineare abbastanza che se siamo eccessivamente ambiziosi con i nostri programmi, ciò può causare affaticamento e perdita di motivazione. Credo nel seguire il metodo del Pomodoro ma il blocco dei trenta minuti è molto utile ; non è molto tempo, ma è sufficiente per portare a termine almeno un'attività o sotto-attività.

Nell'immagine sopra, ho delineato tre giorni campione che possono o meno appartenere ai miei giorni. Ogni numero sopra è l'ora del giorno da mezzanotte alle 23:59 mentre la piazza rappresenta blocchi di trenta minuti. Nei miei record per l'intera giornata, inserisco un codice colore per le mie ore di lavoro e avrò un diagramma separato specifico per suddividere le mie ore di lavoro.

Puoi vedere che durante la giornata lavorativa ho contrassegnato il blu scuro come "svolgimento delle attività", che rappresentava il design del prodotto per il mio caso. Poi ci sono le riunioni e infine il lavoro sulle presentazioni. Il viola, il verde e il giallo rappresentano la stessa chiave dell'intera giornata per ridurre la confusione.

Entrambi questi orari simili al mio potrebbero essere simili a quelli che stai vivendo oggi. Gli orari sono sparsi e disorganizzati; questo formato ti sta praticamente preparando al fallimento.

Diamo ora un'occhiata a come viene trascorsa la nostra giornata al lavoro:

Riunioni

Penso che sia giusto dire che tutti disprezziamo le riunioni, eppure sembrano infinite. È in momenti come questi in cui apprezzo davvero le aziende per cui ho lavorato che hanno la cultura "Potrebbe essere stata un'e-mail o un messaggio lento". In un certo senso induce le persone a iniziare a pensare se sia necessario organizzare una riunione e prendersi del tempo per le persone e, se una riunione è un'impostazione, è necessario presentare un'agenda chiara prima che gli invitati accettino. Le riunioni sono difficili quando si gestisce un programma a meno che non ci si trovi in ​​una posizione o in un'azienda che mantenga le riunioni al minimo.

Rivisiteremo le tecniche più avanti in questo articolo su come gestire le riunioni, potrebbe essere necessaria una certa precisione da parte tua quando inizi per la prima volta, ma a lungo termine avrà ottimi risultati.

Curiosità : ho trascorso il tempo da metà marzo a metà aprile 2020 per vedere quante riunioni sono state aggiunte al mio programma a causa del COVID-19 e del lavoro a distanza. Sebbene si sia stabilizzato nel tempo, l'inizio è stato orrendo. Quasi un'intera settimana di tempo durante quel mese è stata dedicata alle riunioni, molte delle quali avrebbero potuto essere un'e-mail.

Creazione di obiettivi

Fai un passo indietro, fai un respiro profondo e dai un'occhiata a tutti i compiti che devi completare a livello macro. Dividiamo categoricamente i nostri compiti, questo può essere per vari ruoli o nomi di progetti. Per quanto riguarda il modo in cui prosegui, puoi inserire le categorie in due colonne: una per il personale e una per il lavoro . (Personalmente trovo che separare i due bit aiuti a mantenere la divisione tra vita personale e lavorativa.)

Per i miei obiettivi di lavoro, ho i seguenti obiettivi:

• Sensibilizzazione
• Marketing
• Rete
• Ricerca di mercato
• Design e sviluppo
• Apprendimento
• Tempo aperto

Per la mia lista, ho classificato solo le mie attività di lavoro e ti lascerò a completare le stesse per le attività personali separatamente.

L' apprendimento è il luogo in cui posso fare piccole sessioni online o partecipare a conferenze, leggere post di blog, qualsiasi cosa per aumentare le mie competenze. È importante avere questa categoria per darti il ​​tempo di sviluppare abilità. La cosa peggiore che puoi fare a te stesso è diventare stagnante nel tempo.

Il tempo libero ti consentirà di sostituire una qualsiasi delle altre categorie o di svolgere altre attività secondarie. A seconda del tuo programma potresti averlo sparpagliato durante la settimana o tutto in una volta in un giorno specifico - personalmente cerco di averlo ogni martedì e giovedì.

Questo elenco differirà in base al tuo ruolo o modello di business. Se hai una squadra, potrebbe esserci una categoria per la gestione del team o il legame di squadra. Di settimana in settimana le priorità di questi possono cambiare, quindi ogni settimana il tempo assegnato deve essere valutato e programmato di conseguenza.

Organizzare i compiti

Ora che abbiamo definito le nostre categorie, dobbiamo inserire tutte le nostre attività e gli elementi del backlog in ciascuna categoria. Per questa parte, continuerei a usare lo strumento con cui ti senti più a tuo agio. Personalmente preferisco usare Microsoft To-Do poiché si sincronizza facilmente con il mio calendario. Ma puoi prepararti con il metodo che meglio funziona per te. Una volta che le attività sono organizzate, assicurati di dare loro la priorità come meglio credi.

Pianificazione della settimana

All'inizio di ogni settimana o la sera prima, è una buona idea pianificare quali sono i tuoi obiettivi e quali categorie ti aiuteranno a raggiungerli questa settimana. Ad esempio, potresti voler concentrarti interamente su marketing, apprendimento e sensibilizzazione, quindi puoi semplicemente aggiungere questi blocchi al tuo calendario.

A seconda del tuo stile di lavoro , puoi decidere di fare ogni giorno, o dividere la tua giornata in metà o in quarti. Personalmente preferisco concentrare mezza giornata su obiettivi specifici poiché due ore spesso non sono sufficienti per portare a termine qualcosa di sostanziale.

Da questo, puoi vedere ora che la nostra giornata, se visualizzata nel precedente formato a blocchi quadrati, sembra molto più organizzata e pianificata giorno per giorno.

Si spera che le riunioni dovrebbero essere programmate negli stessi blocchi a cui sono correlate e cercare di far rispettare il tuo programma il più possibile. Gli orari di apertura sono programmati per essere visualizzati come Gratuiti, consentendo attività ad hoc e riunioni con i clienti in arrivo durante quei blocchi che potrebbero entrare. È importante avere questi blocchi per consentire una certa flessibilità poiché non vogliamo essere troppo rigidi .

Aggiungo le attività all'interno di ogni blocco come dettagli. Questo mi consente di gestire attività di più giorni ed è molto più facile gestirle in questo modo. Puoi vedere che le mie attività sono classificate allo stesso modo sulla destra, in questo modo posso concentrarmi su ciò che deve essere svolto . Puoi vedere che ho sostituito le attività secondarie puntate nel blocco che sono elencate nell'elenco delle mie attività.

Se devi rivedere una riunione con il tuo team, puoi semplicemente sovrapporre le riunioni con blocchi. Il calendario può iniziare a sembrare caotico durante i periodi di punta, ma è un caos organizzato.

Attività di backup

A volte i progetti falliscono, le attività finiscono prima del previsto o un blocco. L'utilizzo di questo piano a blocchi ci consente di acquisire attività e rimanere concentrati sulla stessa categoria piuttosto che passare a un'altra categoria e dover cambiare mentalità. Affronta semplicemente il prossimo compito disponibile da quella categoria per mantenere il tuo slancio.

Suggerimento : non suggerirei di prenotare in eccesso un blocco specifico con le attività, in quanto potrebbe farti perdere la concentrazione o sentire che non viene realizzato nulla. Invece, aggiungi due o tre attività gestibili e, se necessario, aggiungine altre a un blocco. Se hai familiarità con la pianificazione agile per i team, pensa a questo come al tuo sprint personale e alla pianificazione agile, naturalmente con il tempo la tua abilità nel stimare le attività che puoi completare in un lasso di tempo migliorerà. Forse hai anche un periodo di riflessione molto simile a un retrò con la tua squadra o te stesso se sei un one-man show come me.

Clienti e servizi

Per quanto ci piacerebbe avere il controllo al 100% del nostro calendario, non è possibile. Molti fattori, inclusi clienti e membri del team, creano conflitti nei programmi. Abbiamo appena scoperto nella sezione precedente come gestire internamente le pianificazioni.

In molti casi, vogliamo creare un'esperienza incentrata sul cliente, ma non vogliamo nemmeno perdere troppo tempo a creare e gestire le pianificazioni. Con strumenti come Trafft che dispongono di funzionalità software di pianificazione delle riunioni, possiamo facilmente impostare i nostri calendari per consentire ai clienti di prenotare direttamente il tempo con te . Ovviamente, l'ultima cosa che vogliamo è un altro strumento nel capannone da gestire e Trafft ha svolto un lavoro molto intelligente nell'automatizzare gran parte del processo, inclusi l'accettazione dei pagamenti, la gestione dei servizi e la fatturazione dei clienti.

Impostazione del calendario con traffico

Il formato del calendario dei blocchi che ho menzionato in precedenza va di pari passo con Trafft. Potresti avere diversi tipi di servizi o dare priorità ai clienti in base a criteri diversi. Con Trafft possiamo creare facilmente servizi e allocare orari specifici in cui tali servizi possono essere prenotati e, se il tuo calendario è connesso, gli orari di prenotazione bloccheranno anche gli orari non disponibili sul tuo calendario.

Per il mio caso d'uso: ho i miei servizi suddivisi in base al tempo per cui il cliente stima che il progetto debba essere eseguito. A seconda del mio carico di lavoro, del tipo di progetti che ho ora, potrebbe essere necessario rifiutare alcuni progetti. Trafft offre anche modelli di e-mail rapidi che posso personalizzare e aggiungere alcune variabili per mantenerlo dinamico.

È un ottimo modo per continuare ad acquisire lead ma allo stesso tempo far conoscere ai clienti la situazione. Una caratteristica che mi piace molto è la possibilità di ritardare l'e-mail, in questo modo non sembra così automatizzato. È possibile che la risposta automatica venga inviata un paio d'ore dopo che il cliente ha compilato il modulo.

Potresti notare sopra che ci sono opzioni per categorie aggiuntive: ciò ti consente di dividere vari servizi, ad esempio, consulenza su progetti o richieste di nuovi progetti rispetto a servizi a pagamento in cui il cliente potrebbe sapere esattamente cosa vuole (o aver già discusso con te)

Sebbene personalmente non addebiti costi per la consulenza, l'opzione è disponibile utilizzando i metodi di pagamento Stripe e PayPal.

Con le squadre

Se la tua azienda ha più dipendenti per assumere un servizio specifico, puoi facilmente modificare il modulo di appuntamento per soddisfare le tue esigenze o fare un test A/B quale metodo funziona meglio per te.

Una delle mie funzionalità preferite che spesso manca in molti software per moduli di appuntamento è la possibilità di personalizzare l'ordine del modulo. L'impostazione predefinita sta selezionando il dipendente preferito, quindi selezionando i servizi disponibili da quel dipendente.

Nei miei servizi, ha più senso lasciare che il nuovo cliente selezioni la data e l'ora preferite:

Se sei abbastanza fortunato da avere un responsabile dell'ufficio per gestire gli appuntamenti telefonici (o lo fai tu stesso), la creazione di un appuntamento può essere eseguita facilmente tramite il portale dei dipendenti e assegnare i dipendenti in base all'ora e alla data specificate.

Fatturazione

Con la prenotazione degli appuntamenti, puoi anche impostare prezzi diversi a seconda del dipendente e dell'anzianità. Per piccoli progetti, il prezzo di un servizio può differire ma anche richiedere qualcuno di minore anzianità, quindi la fattura e il servizio prenotato potrebbero avere un prezzo diverso per il cliente, come mostrato.

Come ti aspetteresti, con Trafft, la fattura può essere facilmente personalizzata con il logo e i colori del tuo marchio. Puoi trascinare e rilasciare il tuo logo e scegliere tra otto colori di styling.

Obiettivi e KPI

L'ultima e principale caratteristica che consente davvero a Trafft di distinguersi dal resto è la funzione in arrivo per tenere traccia di KPI e obiettivi. Capire quanto tempo e quanto reddito ha sostenuto un dipendente a causa di servizi specifici è un ottimo modo per promuovere la crescita all'interno della tua azienda , concentrandosi sui servizi che sono meno utilizzati dal dipendente o migliorando ed espandendo i già ottimi servizi che forniscono alla tua azienda.

Conclusione

Dato che siamo tutti frenetici, specialmente in questi tempi, volevo davvero trovare e introdurre un metodo e qualche prodotto complementare che migliorasse il nostro flusso di lavoro senza aggiungerlo. Essere un convinto sostenitore che i prodotti dovrebbero funzionare per te e non viceversa ha ristretto le prospettive a Trafft per me personalmente. Se hai feedback o altri software e tecniche di gestione del tempo, mi piacerebbe sentirlo!