Gli strumenti di cui hai bisogno per tenere unito il tuo team di progettazione remota

Il Coronavirus ha cambiato le condizioni di lavoro del tuo ufficio? Il tuo team di progettazione ora lavora da remoto?

Potresti avere difficoltà a tenere unito il tuo team, a causa della diminuzione della produttività o della comunicazione. Sfortunatamente, quando le persone lavorano da casa, la procrastinazione può diventare la nuova normalità; gli standard di lavoro possono diminuire e potresti anche notare meno (o nessuna) comunicazione o risposte ritardate.

Poiché lavorare in remoto può influire sul tuo team di progettazione, potresti voler implementare strumenti per mantenere i tuoi dipendenti a lavorare in modo efficiente. Ti parleremo di diverse opzioni per aiutare a soddisfare questa esigenza. Continua a leggere per ulteriori informazioni!

Chat di squadra

Uno dei modi più semplici per mantenere il tuo team in comunicazione tra loro è scegliere di utilizzare le app di chat del team. Queste app consentono al tuo team di creare un ambiente simile a un ufficio tramite un software simile alla messaggistica istantanea.

Ciascuna delle app disponibili ha varie opzioni per inviare messaggi ai membri del tuo team, ma in genere includerà la possibilità di rivolgersi all'intero team e la disponibilità di messaggi diretti. In generale, sarai in grado di creare canali o conversazioni con membri del team selezionati o su argomenti specifici.

Oltre a mantenere tutti in comunicazione, scoprirai che queste app semplificano la collaborazione sul lavoro, il brainstorming di idee e l'aggiornamento sui progetti in corso. Ogni membro del team può impostare le notifiche in base al luogo in cui vive: se si trova in tutto il mondo, visualizzerà i messaggi durante il normale orario di lavoro.

Le app di chat del team ti consentono di creare una cultura aziendale, mantenendo coinvolti i membri del tuo team (anche se la conversazione non riguarda il lavoro). Puoi scegliere di utilizzare le app per un punto di contatto meno formale rispetto alla posta elettronica, consentendo lo sbocciare di potenziali amicizie .

Con l'uso regolare delle app di comunicazione, noterai che i dipendenti hanno un maggiore senso di responsabilità, un migliore coinvolgimento e la capacità di seguire a fondo qualsiasi problema. Puoi scegliere di ospitare concorsi, colloqui interattivi con i dipendenti o esercizi di team building.

Anche se parti del tuo team non si sono mai incontrate di persona, sentiranno un nuovo senso di connessione con altri dipendenti e manager. Questo è un grande vantaggio per i team che sono principalmente remoti e aiuterà a ridurre il turnover dei dipendenti.

Archiviazione su cloud

Che lavori a casa o in ufficio, hai bisogno di un modo conveniente per archiviare i tuoi documenti. In molte normali impostazioni dell'ufficio, memorizzerai i documenti su un server di rete a cui è possibile accedere solo mentre sei in ufficio.

Molti uffici stanno passando alle opzioni di archiviazione cloud in modo che i dipendenti possano lavorare da qualsiasi luogo e continuare ad accedere ai file aziendali. Sia che tu scelga di utilizzare Google Drive, Dropbox, OneDrive o un altro servizio, probabilmente sarai soddisfatto della nuova e migliorata produttività del tuo team.

Per scegliere quale servizio si adatta meglio alle esigenze della tua azienda, dovrai esaminare i prezzi, le funzionalità offerte e se il supporto è disponibile o meno (e per quale costo). Alcuni servizi offrono spazio di archiviazione gratuito a privati ​​e aziende più piccole, ma lo farai di solito scopro che i servizi di archiviazione cloud ridimensionano i loro piani in base alle dimensioni della tua organizzazione.

Nel complesso, noterai che ci sono molti vantaggi dell'archiviazione cloud, incluso il fatto che è conveniente, facilmente accessibile da qualsiasi luogo con Internet, sicuro e scalabile. Funziona bene anche per progetti che richiedono la collaborazione con diversi membri del team o dipartimenti, offrendo a più persone l'accesso allo stesso documento contemporaneamente e visualizzando le modifiche in tempo reale.

Integrazioni software

A seconda del tipo di programmi che scegli di utilizzare per la chat del tuo team e per le esigenze di archiviazione, potresti essere in grado di ottimizzarne le prestazioni con integrazioni software. Queste integrazioni consentono a varie applicazioni e programmi di funzionare e lavorare insieme, invece di programmi distinti e individuali.

Microsoft Team Integrations è uno dei software di integrazione più conosciuti disponibili. Questo software consente a te e al tuo team di collegare ciascuna delle tue app tra loro per passare senza problemi da un programma all'altro, avendo tutti i dati facilmente accessibili.

Scoprirai che qualsiasi tipo di integrazione software funzionerà al meglio con il cloud storage; tuttavia, anche l'archiviazione su server tradizionale potrebbe funzionare. Il tipo di integrazione software che scegli dovrebbe essere ottimizzato per tutte le tue app e programmi. Ad esempio, se ti capita di utilizzare Slack per la comunicazione del team, Trello come lavagna e Google Drive come spazio di archiviazione, ti consigliamo di trovare un software di integrazione pensato per essere utilizzato con questi programmi.

Sebbene ciascuno dei tuoi programmi possa essere facilmente eseguito da solo, scoprirai che il software di integrazione aumenta la produttività migliorando ulteriormente la comunicazione su progetti particolari; noterai anche che i dati vengono condivisi a una velocità maggiore e molto più semplice tramite il software di integrazione rispetto ai programmi standalone.

Lavagne per la collaborazione

Molto simile a una lavagna in un ufficio, una lavagna virtuale consente ai membri del team di vedere i progetti in corso e collaborare in tempo reale. Invece di tenere riunioni regolari per lavorare su vari piani, puoi facilmente vedere lo stato di avanzamento di ogni fase della progettazione, consentendo a tutti i membri del team di presentare idee quando necessario.

Le app Whiteboard ti consentono di pubblicare documenti dal tuo software di archiviazione cloud, possono integrarsi con le app di chat del team e consentiranno a ogni membro del team di vedere esattamente quali attività gli vengono assegnate. Queste app consentono inoltre ai clienti di essere coinvolti per vedere lo stato di avanzamento dei loro progetti particolari, dando loro la possibilità di correggere eventuali difetti prima della presentazione finale.

Invariabilmente, alcune persone preferiranno un programma lavagna o un altro: il modo migliore per scegliere il software della lavagna della tua azienda è confrontare quali opzioni funzionano con il tuo software già in uso. Optare per un'app lavagna solo perché è poco costosa ti farà sentire come se fosse un servizio inutile, che alla fine spreca denaro, tempo e fatica.

Qualunque sia il programma di lavagna che scegli di utilizzare, deve essere intuitivo in modo che l'onboarding sia facile e il tuo team voglia utilizzare il software. Queste app sono ottime per grandi idee che richiedono molto spazio e dovrebbero avere la possibilità di allegare facilmente tutti i file necessari. Puoi scegliere l'app che funziona meglio per il tuo team, sia che si tratti di presentazione o di brainstorming.

Assicurati di ricontrollare la compatibilità della tua lavagna preferita: alcune potrebbero funzionare meglio con i computer che funzionano su Microsoft, altre potrebbero funzionare meglio con Apple iOS. Alcune app per lavagna funzionano bene durante l'utilizzo di uno di questi sistemi operativi e possono essere facilmente utilizzate anche con Chrome OS.

Decidere se il lavoro a distanza dovrebbe essere la nuova "normalità"

Quando scegli di utilizzare un'app di chat di gruppo, un archivio cloud, integrazioni software, inizierai a notare che lavorare in remoto può sembrare normale e che molte persone addirittura lo preferiscono. I membri del team potrebbero ancora avere difficoltà a lavorare in remoto; molte volte ciò è dovuto alla mancanza di supervisione e all'essere nuovi alla sensazione di "nessuna supervisione".

Se ritieni che questo continui a essere un problema, prendi in considerazione la possibilità di trovare altre app di produttività che ti consentano di tenere traccia degli orari di lavoro, degli elenchi di cose da fare o persino di automatizzare parti del tuo dipartimento. Anche se all'inizio lavorare in remoto può essere un bel cambiamento, tu e il tuo team alla fine arriverete a godervi la libertà che offre!