Suggerimenti per la registrazione di eventi sul tuo sito web

La registrazione agli eventi online è diventata una caratteristica sempre più popolare. Offre un elevato livello di praticità sia per gli utenti che per i proprietari dei siti. E questo tipo di funzionalità è disponibile praticamente per chiunque abbia un sito web.

Se sei un web designer, è probabile che le richieste dei clienti per le funzionalità di registrazione degli eventi siano aumentate negli ultimi anni. Le organizzazioni stavano già abbandonando i metodi tradizionali e una pandemia globale è servita solo ad accelerare la tendenza.

E c'è una pletora di opzioni per l'implementazione. Dai plugin di nicchia di WordPress ai servizi di eventi di terze parti, molti provider hanno popolato questo spazio. Ce n'è per ogni esigenza e budget.

Tuttavia, non tutti i metodi si adattano alle tue esigenze. Ecco perché è importante mappare l'intero processo, dalla registrazione dell'utente e la gestione dei dati, a ciò che accade dopo l'evento.

Quindi, prima di iniziare a registrare gli eventi online, leggi i nostri suggerimenti per scegliere lo strumento giusto.

Il tipo e la frequenza dei tuoi eventi

Una cosa che scoprirai quando lavori con i clienti è che non ce ne sono due uguali. Questo è particolarmente vero quando si parla di eventi. Ogni organizzazione ha preferenze e politiche uniche.

Pertanto, ti consigliamo di fare molte domande. Scopri come sono gli eventi per loro. Ad esempio, prova a determinare:

• Il numero di eventi organizzati all'anno;
• Tipologia di eventi (virtuali o di persona);
• Quanti partecipanti sono previsti per ogni evento;
• Dove si svolgono gli eventi (sedi fisiche o piattaforme di incontro online);
• Quali costi pagheranno gli iscritti;

Il tipo e la frequenza degli eventi giocano un ruolo fondamentale. Si consideri un cliente che ospita una singola conferenza annuale. Le loro esigenze potrebbero essere molto diverse da quelle di qualcuno che gestisce incontri mensili.

I clienti con più eventi potrebbero beneficiare di un sistema di registrazione legato a un calendario. Ciò consentirebbe agli utenti di sfogliare gli eventi in ordine cronologico. E la visualizzazione degli eventi imminenti può diventare parte integrante e di facile implementazione della home page del sito.

Anche gli eventi di persona e virtuali tendono ad avere alcune differenze chiave. Utilizzare una piattaforma per riunioni remote come Zoom significa distribuire un collegamento agli iscritti. Ma non sarebbe bello utilizzare un sistema di registrazione che si collega direttamente alla piattaforma? Ciò aggiungerebbe un livello di praticità per utenti e amministratori del sito.

Gli eventi che si svolgono di persona dovrebbero includere quante più informazioni possibili sulla sede. Mi vengono in mente l'indirizzo, il numero di telefono e l'URL del sito web della struttura. Punti bonus per i sistemi che includono una mappa e un collegamento a indicazioni stradali o altri modi di trasporto.

Pensa alla raccolta dei dati degli utenti

È una scommessa sicura che la maggior parte dei sistemi di registrazione degli eventi raccoglierà le informazioni di contatto di base (nome, indirizzo e-mail). E dati come indirizzi postali e numeri di telefono saranno necessari per la compatibilità con i gateway di pagamento online.

Ma le esigenze di dati possono andare ben oltre quelle essenziali. A seconda dell'organizzazione, potrebbe essere necessario uno dei seguenti:

• ID di appartenenza;
• Preferenze alimentari;
• esigenze di accessibilità;
• Taglia maglietta;
• Ragione sociale/organizzazione;
• Scelte della sessione della conferenza;
• Attiva per ricevere e-mail o stampare materiali;
• Caricamento di foto o altri documenti;

E quegli esempi graffiano solo la superficie di ciò che è possibile. Non ci sono limiti rigidi sui tipi di dati che possono essere raccolti.

Pertanto, ti consigliamo di assicurarti che l'app di registrazione dell'evento possa soddisfare queste esigenze. Alcuni strumenti forniscono una selezione di campi modulo che possono essere personalizzati. Anche la possibilità di impostare i campi obbligatori è utile.

Anche il modo in cui accedi ai dati raccolti è importante. Idealmente, ci sarà un'interfaccia utente basata sul Web per la visualizzazione delle registrazioni. Le opzioni per esportare e condividere i dati in vari formati aggiungono ancora più flessibilità.

Infine, pensa a come i dati di registrazione potrebbero essere collegati ai servizi che stai già utilizzando. Il suddetto consenso e-mail, ad esempio, potrebbe connettersi con un provider come Mailchimp. Questo po' di automazione renderà la manutenzione molto più semplice.

Comunicare prima e dopo l'Evento

Rimanere in contatto con gli iscritti prima e dopo un evento è fondamentale. È un modo per fornire le informazioni più recenti, insieme a utili promemoria. Inoltre, incoraggia il feedback degli utenti durante tutto il processo.

Anche in questo caso, qualsiasi funzionalità collegata ai tuoi strumenti di comunicazione esistenti può semplificare questa attività. Per lo meno, sarà sufficiente un'opzione per indirizzare gli iscritti a un evento specifico.

Vale anche la pena notare che la comunicazione va oltre l'invio di un'e-mail. Il tuo sito web può anche fungere da hub importante. Può ospitare informazioni sull'evento e consentire agli iscritti di apportare modifiche alle loro prenotazioni.

Non tutte le app per eventi sono adatte a questo tipo di utilizzo. Tuttavia, potresti utilizzare un carrello della spesa o un plug-in di abbonamento per colmare le lacune.

Questo è uno dei vantaggi dell'utilizzo di WordPress o di un sistema di gestione dei contenuti (CMS) simile. È facile aggiungere funzionalità correlate che migliorano la registrazione dell'evento. Gli utenti possono fare di più, mentre i proprietari dei siti hanno più opzioni per gestire eventi e iscritti.

Scegli la giusta piattaforma di registrazione per eventi online

Quando si accettano le registrazioni di eventi online, l'obiettivo è implementare un processo che sia facile e intuitivo per gli utenti. D'altra parte, deve anche conformarsi alle esigenze dei clienti. Dovrebbe offrire flessibilità durante la raccolta dei dati e la gestione delle registrazioni.

Forse l'ostacolo più grande per raggiungere questo obiettivo è scegliere la piattaforma giusta. Con così tante opzioni, può essere difficile restringerle.

Tutto inizia con la comprensione delle esigenze del progetto, tuttavia. Una volta che conosci il tipo e la frequenza degli eventi, insieme ai dati e ai requisiti di comunicazione, avrai un quadro più chiaro di come dovrebbero funzionare le cose. Da lì, sarai in grado di determinare quale piattaforma ha più senso.

E l'esperienza che guadagnerai è preziosa. Sarà di grande aiuto mentre lavorerai su progetti simili in futuro.