Come gestire l'oscilloscopio nel Web Design

Ti è mai capitato di dedicare tempo ed energie a un progetto solo per scoprire che le tue responsabilità crescevano ben oltre i requisiti iniziali? "Non è quello per cui mi sono iscritto", pensi tra te e te. "Se solo avessi saputo in cosa mi stavo cacciando."

Hai sperimentato lo scope creep e, indipendentemente dal fatto che lo incontri nella tua vita personale o professionale, ne cadiamo tutti vittime prima o poi.

Se lasciato incustodito, l'ambito si insinua nel web design, come in qualsiasi attività, provoca stress e costa tempo e denaro. La soluzione? Impara come identificare e occuparti immediatamente di potenziali situazioni di scorrimento dell'ambito. Migliorerai la comunicazione con i clienti, manterrai i tuoi progetti di web design in pista e potresti anche trasformare un potenziale problema di gestione del progetto in una nuova opportunità di business.

Cos'è Scope Creep?

Scope creep è un termine di gestione del progetto applicabile a qualsiasi impresa nel lavoro o nella vita. Si verifica quando l'entità di un progetto supera o si insinua oltre i confini dei suoi obiettivi e obiettivi originali. Ha alcuni alias, tra cui mission creep e requisito creep.

Caratteristiche di Scope Creep nel Web Design

Lo scope creep assume molti aspetti diversi a seconda della natura della tua attività e dei tuoi progetti. Per i web designer, i clienti spesso desiderano aggiungere funzionalità aggiuntive alla loro richiesta originale quando vengono a conoscenza di loro dai colleghi o quando visitano altri siti Web. Alcune delle forme comuni di scope creep includono:

• Immagini fresche ad ogni visita al sito
• Presentazioni di immagini illimitate
• Contatori di pagine
• Copia e contenuto web
• Pagine aggiuntive
• Servizi di blogging
• Configurazione e gestione account social
• Aggiornamenti periodici
• Servizi SEO

Queste sono cose che molti clienti possono presumere siano incluse nella progettazione o riprogettazione di un sito web. Sebbene queste funzionalità e servizi possano sicuramente essere offerti ai tuoi clienti, fai molta attenzione ad aggiungerli casualmente mentre il progetto avanza.

Invece, identifica ciascuno di essi nelle prime discussioni con i tuoi clienti. Se vogliono che questi servizi siano inclusi, aggiungili al tuo contratto o contratto di progetto.

Sii molto specifico; se offri aggiornamenti periodici del sito, con quale frequenza è "periodico"? Soprattutto, elencali come singoli articoli nel preventivo e addebitali.

Cause

Sebbene lo scope creep possa apparire in varie forme a seconda dell'azienda e del progetto, queste tre cause di scope creep sono comuni a tutte le aziende e ai settori, incluso il web design.

1. Scarsa comunicazione tra designer e cliente . Un cliente potrebbe non essere in grado di dirti chiaramente cosa vuole perché semplicemente non capisce cosa puoi fare per lui. Usa le domande di indagine per determinare le priorità e gli obiettivi per il loro sito Web, qual è il loro budget e quando vogliono che venga completato. Aiutali a capirlo mostrando loro il tuo portfolio (o almeno alcuni altri siti che hai progettato), fornendo loro una gamma di tariffe e dando loro un'idea di quanto tempo impiegherebbe un design di sito Web semplice o più elaborato per essere completato .
2. Mancanza di organizzazione durante il completamento del progetto . Lo scope creep può ingrandire un progetto di web design disorganizzato poiché consuma tempo e risorse aggiuntivi. Sapere esattamente cosa deve essere completato, da chi e quando tiene traccia di designer e clienti.
3. Mancanza di un contratto o accordo dettagliato . Se nulla è stato identificato e concordato in un contratto o accordo scritto, è molto più facile per il tuo cliente inserire alcuni requisiti di progetto extra. È molto più facile per te comunicare le tariffe per il lavoro extra se puoi sottolineare che il lavoro è al di fuori dei risultati concordati.

Impatto dello Scope Creep sui progetti di web design

Scope creep ha molti risultati negativi. Un aumento del carico di lavoro può causare stress al team di progettazione e una diminuzione della qualità del lavoro.

Il lavoro aggiunto ti allontana dal lavoro per altri clienti o ti costringe a pagare gli stipendi a un subappaltatore per completare le attività extra. In alcuni casi significa tornare indietro per apportare modifiche a lavori già completati.

A meno che non venga affrontato dal progettista, lo scope creep significa dedicare più tempo a fare più lavoro ma non a fare più soldi, riducendo così i profitti.

È anche più difficile rispettare le scadenze del progetto e lo stress aggiuntivo può portare a relazioni tese con i clienti e tra i membri del team di sviluppo e progettazione. Nel peggiore dei casi, l'oscillazione dell'ambito si traduce nell'incompletezza e nel fallimento del progetto.

Come evitare il creep dell'ambito

Una chiara comunicazione, organizzazione e pianificazione in ogni fase del progetto può ridurre notevolmente l'impatto negativo dello scope creep sul tuo prossimo progetto di web design.

• Stabilisci aspettative chiare con il tuo cliente prima ancora che il progetto inizi. Le aspettative sui risultati, le tempistiche e le disposizioni finanziarie dovrebbero essere chiaramente definite prima di iniziare il lavoro.
• Ottienilo per iscritto in un contratto formale o in un accordo di progetto. Includi più dettagli che puoi qui. Gli elementi possono includere progettazione, sviluppo, numero di pagine, numero di revisioni e qualsiasi copia web o lavoro di progettazione grafica.
• Identificare e concordare una data di completamento specifica per il progetto. Questo è fondamentale in quanto puoi fare riferimento ad esso se il tuo cliente desidera aggiungere altro al progetto, in particolare se ha un programma serrato e ha pubblicizzato la data di lancio di una nuova attività o un sito Web riprogettato.
• Definire, assegnare e programmare i risultati finali. Utilizzare un grafico PERT o una struttura di ripartizione del lavoro. La Marina degli Stati Uniti ha originariamente creato le carte PERT negli anni '50 per occuparsi dell'organizzazione di progetti su larga scala. Un formato grafico WBS fornisce una panoramica di alto livello delle attività e dei risultati del progetto. Sono utili per creare rappresentazioni visive del tuo progetto di web design e aiutano a identificare ogni attività da completare.
• Impostare un'indennità di scorrimento dell'ambito. Pianifica alcuni extra per insinuarsi nel tuo progetto e tienili nel budget e nella tempistica. Presta molta attenzione, tuttavia, poiché spesso si tratta di una raccolta di piccole richieste da parte di clienti di web design che possono aggiungersi a una dolorosa esperienza di scorrimento dell'ambito.

Creep di portata o opportunità di business?

Lo scope creep non è sempre una brutta cosa. Ampliare l'ambito di un progetto significa più lavoro, ma può anche significare un'ulteriore opportunità di business. Ancora una volta, comunica chiaramente con il tuo cliente. Fai sapere loro se puoi soddisfare le loro richieste e in che modo soddisfarle influirà sul budget e sulla scadenza del progetto.

Dì qualcosa sulla falsariga di "Sembra interessante. Mi piacerebbe aiutare. Ora, se puoi darmi qualche dettaglio in più, sarei felice di elaborare un budget e una tempistica rivisti".

Non dimenticare di considerare l'effetto che questo nuovo lavoro avrà sugli altri tuoi clienti e progetti, in particolare se sei un piccolo negozio di design.

Prenditi del tempo per valutare il tuo ultimo progetto di design. Il tuo cliente aveva richieste che hai semplicemente completato come parte del contratto originale?

Se sì, che effetto ha avuto sulla scadenza del progetto e sul tuo profitto? Una volta acquisita familiarità con l'identificazione degli scenari tipici di scorrimento dell'ambito, diventerà più facile gestirli, trasformarli in opportunità di business o evitarli del tutto.

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