Fasi di gestione del progetto: una ripartizione completa

Un progetto può essere definito come uno sforzo temporaneo verso il raggiungimento di risultati specifici. Spesso comprendendo una sequenza di passaggi e attività, ogni progetto ha i propri obiettivi, budget, piano, tempi e risultati. Ancora più importante, un progetto spesso coinvolge persone di diversa estrazione che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo particolare.

Forse, uno degli aspetti più cruciali di un progetto è il modo in cui le diverse fasi del progetto vengono pianificate, eseguite e gestite per ottenere i risultati concordati. Ed è qui che il concetto di project management è al centro dell'attenzione. Come il ciclo di vita del progetto coinvolge varie fasi, la gestione del progetto ha fasi discrete, ciascuna applicabile a una fase specifica del ciclo di vita del progetto .

Quindi, tuffiamoci per saperne di più sulle fasi standard di gestione dei progetti .

Che cos'è la gestione dei progetti?

La gestione del progetto è la pratica di applicare conoscenze, abilità, principi, processi, strumenti e tecniche specifici per fornire qualcosa di valore. Rientra nel suo ambito l'avvio, la pianificazione, l'esecuzione e la gestione delle nuove iniziative che un'organizzazione intende implementare. Contrariamente alle attività aziendali quotidiane di routine, la gestione del progetto non è un processo continuo: una volta raggiunto l'obiettivo, il progetto si conclude.

Ogni progetto ha le sue esigenze uniche che richiedono un insieme specifico di strumenti, tecniche e approcci da soddisfare. Ma indipendentemente dal tipo di progetto, i componenti critici della gestione del progetto sono tempo, costi, ambito e qualità.

Che si tratti della costruzione di un edificio o di un'autostrada, dello sviluppo di un nuovo software o dell'implementazione di un sistema di gestione finanziaria, i progetti esistono in quasi tutti i settori e le industrie. Da IT, farmacia ed energia a difesa, beni di largo consumo e costruzioni, il ciclo di vita del progetto in ogni settore richiede una gestione efficiente del progetto per risultati di qualità.

Le cinque fasi del Project Management

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La discussione sulle fasi di gestione del progetto è incompleta senza la menzione del ciclo di vita del progetto . In parole povere, il ciclo di vita di un progetto comprende le diverse fasi progettuali progettate per soddisfare le esigenze del progetto. In quanto tale, il ciclo di vita del progetto dovrebbe definire il lavoro che deve essere svolto, i risultati finali che devono essere generati, le persone coinvolte e come ogni fase deve essere controllata e approvata.

Ogni elemento del ciclo di vita del progetto contribuisce a portare il progetto dall'inizio alla fine e fornisce un processo controllato, sistematico e tempestivo per monitorare l'avanzamento del progetto.

Le fasi di gestione del progetto sono strettamente associate al ciclo di vita del progetto . In quanto tale, uno esiste a causa dell'altro. Quindi, ecco una ripartizione delle cinque fasi della gestione del progetto e di ciò che ciascuna fase richiede.

Fase 1: avvio del progetto

La prima delle cinque fasi di gestione del progetto consiste nel trasformare un'idea astratta in un obiettivo realizzabile e significativo. Lo scopo della fase di avvio del progetto è definire il progetto su scala più ampia. Inizia con lo sviluppo di un business case, ricercando se il progetto è pratico e se dovrebbe essere intrapreso. Una volta che le parti interessate hanno avviato il progetto, i project manager devono sviluppare la carta del progetto, un documento che delinei gli obiettivi del progetto, l'ambito, i limiti, le tempistiche previste, il budget e altri requisiti.

In poche parole, la fase di avvio del progetto svolge le seguenti attività:

• Definizione degli obiettivi del progetto
• Creazione di un business case
• Completare la carta del progetto
• Preparazione dell'elenco delle parti interessate

Fase 2: pianificazione del progetto

Le attività principali nella fase di pianificazione del progetto includono l'identificazione dei requisiti tecnici, la creazione di un piano di comunicazione, lo sviluppo di un programma completo del progetto e la definizione di obiettivi/prodotti. Di seguito sono riportati i due metodi più utilizzati per definire gli obiettivi del progetto:

1. Obiettivi SMART

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Il criterio SMART è un metodo consolidato per fornire una chiara comprensione delle conseguenze del processo di definizione degli obiettivi. Attenua i rischi, consentendo ai project manager di fissare obiettivi chiaramente definiti e fattibili.

2. Obiettivi CHIARI

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Il metodo CLEAR di definizione degli obiettivi prende in considerazione l'ambiente aziendale moderno e frenetico. Aiuta a raggiungere flessibilità e risultati immediati attraverso la collaborazione, obiettivi limitati, connessioni emotive, scomposizione di obiettivi più grandi in compiti più piccoli e perfezionamento degli obiettivi quando necessario.

Pertanto, la fase di pianificazione del progetto prevede le seguenti attività:

• Definizione dell'ambito del progetto
• Creazione di un piano di progetto
• Stabilire un budget
• Definizione ruoli e responsabilità

Fase 3: Esecuzione del progetto

L'esecuzione del progetto è la fase in cui il team si mette al lavoro per sviluppare e completare i risultati finali. La fase è un brusio di attività quando diverse attività vengono eseguite sotto la supervisione del project manager. Ecco un elenco di ciò che avviene durante la fase di esecuzione del progetto:

• Sviluppare la squadra
• Allocazione e gestione delle risorse del progetto
• Esecuzione di piani di gestione del progetto
• Costruire il prodotto o il processo
• Allestimento di sistemi di tracciamento
• Esecuzione di assegnazioni di attività
• Dirigere e gestire l'esecuzione del progetto
• Organizzare riunioni per discutere lo stato e gli aggiornamenti
• Risolvere i problemi man mano che si presentano
• Aggiornare e modificare i piani di progetto secondo necessità

Fase 4: monitoraggio del progetto

Il monitoraggio del progetto va di pari passo con l'esecuzione del progetto. Insieme garantiscono il raggiungimento degli obiettivi e dei risultati del progetto. I project manager in genere stabiliscono indicatori chiave di prestazione (KPI) e fattori critici di successo (CSF) per garantire che l'avanzamento del progetto sia sulla buona strada. Inoltre, i project manager tengono traccia dei costi delle risorse e degli sforzi coinvolti nel processo. Infine, ma non meno importante, anche il monitoraggio della performance del progetto costituisce una responsabilità integrale del project manager; considera i problemi che sorgono e la velocità con cui vengono affrontati.

Quindi, ecco cosa succede nella fase di monitoraggio del progetto:

• Monitoraggio dello sforzo e del costo delle risorse
• Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
• Garantire il rispetto del piano
• Prevenire ogni possibilità di interruzione

Fase 5: chiusura del progetto

L'ultima delle fasi di gestione del progetto indica la consegna finale e il completamento del progetto. Quest'ultima fase prevede la cessazione degli appaltatori assunti (se presenti), il completamento delle pratiche burocratiche necessarie e il riconoscimento dei preziosi membri del team. Il project manager può tenere un incontro per riflettere sulle vittorie e le carenze del team durante il progetto, valutare cosa è andato bene, identificare le scappatoie che devono essere rettificate per gli sforzi futuri.

Inoltre, il project manager crea un elenco di attività rimaste incompiute durante il progetto e collabora con il team per adempierle. Inoltre, il manager prepara un report e un budget finali del progetto e archivia tutti i dati critici in un luogo sicuro accessibile ai project manager dell'organizzazione.

In sintesi, l'ultima fase prevede:

• Consegna dei risultati
• Revisione dei risultati del progetto
• Revisione delle prestazioni della squadra
• Raccogliere e archiviare tutti i documenti di progetto in un unico posto

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Via avanti

L'ambiente economico globale di oggi non è solo frenetico ma super competitivo. La chiave per ottenere un vantaggio sta nel consegnare e realizzare i progetti in tempo e nel rispetto del budget, rimanendo fedeli agli obiettivi aziendali. È qui che entra in gioco la gestione del progetto. I project manager hanno un ruolo fondamentale da svolgere nel determinare il successo dei progetti che un'organizzazione intraprende. Il loro ruolo va oltre la semplice comprensione del ciclo di vita del progetto per incorporare analisi, capacità organizzative e buone capacità interpersonali.

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