Suggerimenti per organizzare riunioni a distanza produttive

Non molto tempo fa le riunioni si tenevano principalmente di persona. Con grande dispiacere di molti web designer (me compreso), le riunioni a distanza non sono state ampiamente accettate dai clienti. Che differenza fanno pochi anni.

Le riunioni stavano lentamente tendendo verso piattaforme remote. Poi è arrivata la pandemia di COVID-19. Improvvisamente, Zoom e provider simili sono diventati l'opzione preferibile. Al giorno d'oggi, è più probabile che tu conduca una riunione dal tuo soggiorno che dall'ufficio di un cliente. Nessuna lamentela qui.

Le riunioni remote non solo ci proteggono dai virus, ma fanno anche risparmiare un'enorme quantità di tempo. Niente più viaggi noiosi e email perse a cui rispondere.

Tuttavia, c'è un prezzo da pagare per questo livello di convenienza. Le riunioni a distanza possono essere imbarazzanti e piene di interruzioni. Alcuni clienti tecnicamente sfidati potrebbero non aver ancora imparato le basi ( ehm, per favore accendi il microfono ).

Ti chiedi come ottenere il massimo da questo nuovo mondo coraggioso? Continua a leggere per alcuni suggerimenti che ti aiuteranno a tenere riunioni a distanza produttive.

Trova un posto tranquillo

La tecnologia ci consente di connetterci a una videoconferenza da qualsiasi luogo. Ma è comunque importante scegliere saggiamente la tua posizione.

Idealmente, troverai un luogo tranquillo e privo di distrazioni da cui connetterti. Dopotutto, è difficile essere produttivi in ​​un ambiente dirompente. Rumore di sottofondo, persone che si muovono dietro di te, animali e bambini in lizza per attirare l'attenzione: sono tutti ostacoli per portare a termine le cose.

Ciò significa evitare luoghi pubblici affollati come caffetterie o spazi esterni affollati. Ci sono troppe opportunità perché qualcosa vada storto. Inoltre, sembra un po' poco professionale.

Se lavori da casa, cerca di trovare un piccolo posto dove puoi stare da solo, preferibilmente con una porta che puoi chiudere. Potresti non essere in grado di impedire al tuo cane di abbaiare o di suonare il campanello (quindi facendo partire il cane), ma puoi ridurre al minimo l'interruzione.

Meno distrazioni, meglio tutti possono concentrarsi sul compito da svolgere.

Imposta un'agenda

Nessuno trae vantaggio da un incontro che va storto. Sai, quelli che impiegano troppo tempo e deviano verso argomenti non correlati. Quando finalmente finiscono, la sensazione è quella di sollievo piuttosto che di realizzazione. E questo sembra essere particolarmente comune in un ambiente remoto.

È qui che un po' di pianificazione può fare molto. Impostando e condividendo un'agenda per le riunioni, tutti i soggetti coinvolti sapranno cosa aspettarsi.

Le agende possono essere molto flessibili, il che è utile se non sei la persona più organizzata del mondo. Non devi pianificare le cose al minuto. Anche uno schema generale e un lasso di tempo stimato faranno il trucco.

In qualità di host, le agende forniscono un modo semplice per mantenere la conversazione in carreggiata. Una volta che hai finito con un argomento particolare, puoi dare un'occhiata all'ordine del giorno e dire: "Passiamo al punto successivo". È uno strumento di produttività inestimabile.

Approfitta degli strumenti di moderazione

Qualunque sia la piattaforma per riunioni che scegli, è probabile che siano inclusi alcuni strumenti di moderazione degli utenti. Consentono di disattivare l'audio dei partecipanti e di passare il ruolo di "presentatore" ad altri.

È importante utilizzare queste funzionalità in modo responsabile. Non vuoi governare l'incontro con il pugno di ferro. È più probabile che danneggi il processo collaborativo.

Tuttavia, sono efficaci per eventi con un gran numero di partecipanti. Questo può impedire alle persone di parlare tra loro. È anche un modo rapido per silenziare il fastidioso feedback del microfono di qualcuno o altri rumori assortiti.

Il ruolo di presentatore è particolarmente utile, in quanto consente ad altri partecipanti di condividere i propri schermi. Li aiuta a illustrare i loro punti di discussione e mette tutti sulla stessa pagina.

Se la tua riunione inizia a diventare gratuita, sono disponibili strumenti di moderazione per aiutarti a tenere le cose sotto controllo. Allo stesso modo, puoi usarli dall'inizio per assicurarti una navigazione fluida.

Record per riferimento futuro

Sei mai uscito da un incontro di persona dopo aver dimenticato alcuni dettagli? Succede anche al più devoto dei prenditori di appunti.

Per fortuna, la maggior parte delle piattaforme per riunioni remote fornisce funzionalità di registrazione. Ciò consente a te e agli altri partecipanti di tornare indietro e fare riferimento alle informazioni chiave.

Una registrazione è particolarmente utile per le sessioni di allenamento. Ci sono molte informazioni che vengono lanciate in giro e alcuni concetti possono perdersi nel miscuglio. Avere un video disponibile offre ai clienti l'opportunità di aiutare se stessi. Potrebbe anche evitarti di ricevere una o due e-mail in preda al panico.

Vale anche la pena notare i potenziali problemi di privacy che derivano dall'atto della registrazione. Mentre alcune piattaforme visualizzeranno un avviso che una riunione è in corso di registrazione, è comunque buona norma annunciare anche questo. Meglio prevenire che curare.

Ottieni il massimo dalle riunioni a distanza

I vantaggi delle riunioni a distanza sono innegabili. Sono migliori per l'ambiente e per i tuoi impegni. Ma si tratta ancora di produttività.

Poiché questi tipi di riunioni sono spesso più casuali, c'è la tendenza a rinunciare alla preparazione e alla concentrazione. Ciò porta a incontri virtuali che sono sparsi e prolungati. Non è certo una ricetta per il successo.

La soluzione è combinare la preparazione della vecchia scuola con la tecnologia più recente. Mettiti in un ambiente privo di distrazioni. Scrivi un'agenda di base che puoi utilizzare per guidare i partecipanti lungo la strada giusta. E utilizza gli utili strumenti offerti dalla piattaforma scelta.

Insieme, questi passaggi manterranno le tue riunioni in pista e ti faranno risparmiare un sacco di tempo. È così che dovrebbero funzionare gli affari nel 21° secolo.