Come superare le sfide dell'onboarding dei dati per i prodotti software
Pubblicato: 2022-03-10Questo articolo è stato gentilmente supportato dai nostri cari amici di Flatfile che creano bellissime esperienze incentrate sull'uomo per rimuovere le barriere tra persone e dati. Grazie!
Le aziende disposte a pagare bene per un nuovo software molto probabilmente non partiranno da zero. Gestiscono un'attività consolidata, con processi ben costruiti e documentati. Quindi, hanno tonnellate di dati da trasferire.
Di conseguenza, la decisione di portare una nuova app nell'ovile non è presa alla leggera. I processi interni devono cambiare. Fare in modo che il team adotti la nuova soluzione può richiedere tempo. Integrarlo con sistemi esistenti e strumenti esterni può essere un problema. Oh sì, e c'è anche la questione della conformità di cui preoccuparsi.
Ciò significa che c'è molta pressione sul nuovo software per fornire un'esperienza di prim'ordine sin dall'inizio. Non riuscire a fornire alle aziende un modo semplice e intuitivo per integrare i propri dati e di conseguenza puoi aspettarti tassi elevati di abbandono dei clienti.
Se stai progettando un prodotto che necessita dei dati dei clienti per essere di qualsiasi valore, ecco cosa devi sapere per creare il tuo processo di onboarding dei dati.
In che modo l'onboarding dei dati si correla con la soddisfazione degli utenti
Il software aziendale è essenzialmente solo una scatola vuota in attesa di essere riempita con i dati dei suoi utenti. Senza la capacità di integrare in modo impeccabile i dati degli utenti, il software diventa essenzialmente inutile.
Diamo un'occhiata a cosa succede quando si esegue correttamente il processo di onboarding dei dati.
Vantaggi per l'utente finale
Se riesci a inchiodare il pezzo di onboarding dei dati, aspettati che i tuoi utenti finali traggano i seguenti vantaggi:
- Saranno più fiduciosi nella loro decisione.
Con i dati completi e accurati trasferiti nel tuo software, gli utenti vedono effettivamente quanto è prezioso subito dopo la registrazione. Ciò lascia poco spazio per indovinare la propria decisione, il che porta a una maggiore soddisfazione complessiva per il prodotto e, in definitiva, a più soldi per la tua attività. - Otterrai un maggiore coinvolgimento della squadra.
Un'esperienza positiva di onboarding dei dati consente ai clienti di utilizzare il tuo prodotto più velocemente, riducendo il tempo necessario per ottenere valore. Quindi, davvero, l'onboarding dei dati pone le basi per il modo in cui i tuoi clienti e il loro team visualizzeranno il resto della tua app. - Avranno più successo con il software.
Poiché gli utenti non dovranno preoccuparsi della formattazione e della pulizia dei dati o della risoluzione dei problemi relativi ai processi di importazione soggetti a errori, possono ottenere di più dal prodotto e dalle sue funzionalità.
Vantaggi per gli sviluppatori di software
Anche il fornitore del software (tu e/o il tuo cliente) beneficia di:
- Migliora la soddisfazione degli utenti.
I tuoi utenti finali non devono essere maghi tecnici per capire come integrare i dati nel tuo prodotto. Quando fai un lavoro leggero su questo, riduci il tasso di abbandono, attiri più utenti e mantieni utenti più fedeli a lungo termine. - Dedica meno tempo al servizio clienti.
Puoi smettere di preoccuparti di dover supportare un processo di onboarding dei dati errato e di occuparti di attività come la formattazione e la convalida dei dati per i tuoi utenti. Invece, dedica il tuo tempo e le tue energie alla costruzione di relazioni migliori con i clienti invece di spegnere sempre gli incendi.
Kelly Abbott, co-fondatrice e CTO di Tablecloth, può attestarlo:"Abbiamo ridotto del 95% la quantità di tempo che dedichiamo a litigare con i file. Fondamentalmente, a volte, abbiamo lavorato tutte per risolvere quei problemi".
- Avere maggiore fiducia nel tuo prodotto.
Quando si dispone di una soluzione di onboarding dei dati flessibile e potente, non è necessario limitare i dati che gli utenti possono o non possono importare. Non è più un limite.
Come spiega Abbott:“Ci ha reso più contemplativi sui dati che chiediamo ai clienti. Non dobbiamo più evitare di chiedere dati che potrebbero richiedere troppo tempo per essere corretti. Flatfile elimina questo problema e ha migliorato la nostra disponibilità a sperimentare diversi tipi di dati che possiamo incorporare nelle nostre analisi. Più tempo dedichiamo ad armeggiare con diversi tipi di dati, più è probabile che scopriremo le informazioni che producono valore aggiuntivo sul mercato. Questo è indispensabile per una startup come noi”.
- Risparmiare.
Anche se dovrai spendere soldi per una soluzione di onboarding dei dati di terze parti, risparmierai alla tua azienda il tempo e il denaro altrimenti spesi cercando di gestire un importatore di dati personalizzato, il processo di onboarding e le relazioni con i clienti. (Tovaglia, ad esempio, ha risparmiato decine di migliaia di dollari quando hanno adottato Flatfile.)
Le sfide dell'onboarding dei dati per i prodotti software
Diamo un'occhiata alle sfide comuni nell'onboarding dei dati e al modo in cui Flatfile Concierge le rimuove:
Sfida n. 1: ci sono molti dati da aggregare
Quando si registrano per un nuovo software aziendale, gli utenti probabilmente si aspettano di fare un piccolo lavoro in anticipo, come compilare le informazioni di base sull'account, configurare le impostazioni e aggiungere utenti. L'ultima cosa che vuoi fare è sorprenderli con un importatore di dati che causerà loro più lavoro.
Diciamo, ad esempio, che hai creato un CRM.
A meno che il software non si rivolga alle startup e ad altre nuove attività, gli utenti avranno un sacco di dati esterni da portare con sé. Per esempio:
- Informazioni di contatto per clienti, potenziali clienti, fornitori, partner e membri del team;
- Dati dei clienti esistenti come account e cronologia delle vendite;
- Dati potenziali come la cronologia delle comunicazioni;
- Dettagli sulla pipeline di vendita;
- Obiettivi e metriche di squadra e individuali.
A meno che il tuo CRM non si integri direttamente con tutti i precedenti CRM dei tuoi utenti, come faranno a trasferire questi dati? Copia e incolla? Modelli CSV?
Inoltre, devi pensare a tutte le altre fonti da cui un CRM estrae informazioni. Gateway di pagamento. Fogli di calcolo che vivono sulla guida di un team di vendita. Contratti firmati che sono stati inviati tramite e-mail o fax alla tua azienda. Ci sono molti dati provenienti da luoghi e persone diversi.
La correzione
Ci sono un certo numero di cose che Flatfile Concierge fa per risolvere questo problema.
Per cominciare, consente di importare i dati da una varietà di tipi di file:
- CSV,
- TSV,
- XL,
- XML,
- E altro ancora.
Con questo tipo di flessibilità, i tuoi utenti non dovranno preoccuparsi di trasferire i dati a un tipo di file specifico e quindi di ripulire gli errori che si verificano durante il trasferimento. Flatfile Concierge può gestire vari tipi di file, di vari tipi di dati e convalidare tutto facilmente.
Un'altra cosa a cui pensare è come il tuo software traccerà e organizzerà ogni file importato e i dati corrispondenti.
Ciò che Flatfile consente ai tuoi utenti di fare è creare spazi di lavoro collaborativi in cui inserire i dati. Quando un membro del team aggiunge nuovi dati allo spazio di lavoro, viene acquisito un record contenente:
- Data di caricamento,
- Nome del file,
- Utente che ha inviato i dati,
- Numero di righe aggiunte,
- Cronologia delle versioni,
- Errori di caricamento.
Ciò manterrà le cose organizzate e allo stesso tempo manterrà tutti responsabili dei dati che forniscono. E con queste informazioni prontamente disponibili da una dashboard centralizzata, non ci saranno segreti su ciò che è stato caricato, da chi e quando. Gli errori di importazione possono anche essere corretti in modo collaborativo, senza la necessità di caricare nuovamente i dati del foglio di calcolo.
Sfida n. 2: i dati vengono importati in una varietà di stati
Quando dai ai tuoi utenti software la possibilità di trasferire i loro dati nel tuo prodotto, non c'è molto che tu o il team del software potete fare in termini di formattazione o pulizia preventiva dei dati degli utenti finali. Né dovresti. Il tuo compito è assicurarti che i clienti vedano il valore del software; non lottare con l'importazione dei dati.
Potresti dare loro un modello di foglio di calcolo, ma ciò richiederebbe loro di dedicare tempo alla riformattazione di tutti i loro dati. Potresti indirizzarli alla knowledge base, ma, ancora una volta, ciò presuppone che i tuoi utenti finali saranno disposti a fare quel lavoro extra.
In realtà, i tuoi utenti avranno fretta di entrare nel nuovo software e mettersi al lavoro. Non smetteranno di occuparsi di questo. Questo è il lavoro del software.
Tuttavia, molte soluzioni di onboarding dei dati non gestiscono molto bene i fogli di calcolo disordinati. Non solo hanno difficoltà a riconoscere quali sono alcuni dei dati (spesso perché il modello di dati non corrisponde ai loro), ma l'applicazione rifiuta di accettare alcune colonne del foglio di calcolo.
Anche se è colpa dell'utente finale se non organizza o etichetta correttamente i propri dati o non insegna al proprio team come farlo (o semplicemente non sa cosa fare in primo luogo), di chi pensi che daranno la colpa alla fine quando i loro dati non verranno importati?
La correzione
L'importatore di Flatfile Concierge è basato sull'intelligenza artificiale, il che significa che il tuo software (e importatore di dati) può davvero fare il lavoro per i tuoi utenti finali.
Utilizzando una logica di convalida avanzata, l'importatore di dati può capire quali sono i dati e dove vanno.
Mentre Flatfile abbinerà automaticamente le colonne e i dati corrispondenti ai campi dati effettivi del tuo software, gli utenti hanno la possibilità di confermare che è così prima di consentirlo nel sistema:
Prima che ciò accada, puoi fare un piccolo lavoro sul back-end per assicurarti che Flatfile sappia cosa fare con i dati dei tuoi utenti:
- Crea modelli di dati di destinazione in modo che Flatfile possa navigare in formati di fogli di calcolo complessi e tipi di dati che probabilmente i tuoi utenti cercheranno di importare.
- Crea un modello con regole di convalida in modo che l'IA di Flatfile sappia esattamente come mappare tutto.
- Convalida i dati importati rispetto ad altri database per aiutare l'importatore a contestualizzare, convalidare e ripulire i dati nel tempo.
Una volta che hai fatto quel lavoro in anticipo, il resto è facile.
La maggior parte del lavoro verrà svolto da Flatfile Concierge quando trasforma i dati importati in qualcosa di pulito e utile. Infatti, circa il 95% delle colonne importate verrà mappato automaticamente al tuo software grazie al sistema di apprendimento automatico e corrispondenza fuzzy di Flatfile.
L'utente finale avrà la possibilità di rivedere le parti dei propri dati che contengono errori. Se ne trovano, possono riparare gli errori all'interno di Flatfile, invece di doverli correggere in un foglio di calcolo e reimportarli.
Sfida n. 3: ottenere e monitorare i dati da più utenti
Quando ci sono molti cuochi in cucina, ci sono un certo numero di cose che possono andare storte.
I dati a volte possono risiedere sui computer dei membri del team o, peggio, inviati tramite e-mail, il che può rappresentare un enorme problema di sicurezza per i dati sensibili. Ciò può accadere se gli utenti non hanno accesso alla piattaforma software o trovano l'importatore di dati troppo intimidatorio da utilizzare.
D'altra parte, con il processo di onboarding dei dati sbagliato, potrebbe diventare come un tutto gratuito in cui le persone aggiungono tutto ciò che vogliono ai dati dell'azienda. Sebbene i dati vengano importati, non esiste un quadro di revisione, quindi il database dell'azienda è pieno di errori e voci duplicate.
I tuoi utenti finali devono essere in grado di mantenere l'ordine, il controllo e la sicurezza quando hanno a che fare con qualcosa di serio come i dati aziendali, soprattutto se vuoi che il tuo software sia utilizzabile.
La correzione
Flatfile Concierge ha progettato il processo di onboarding dei dati in modo che sia collaborativo.
Come puoi vedere, gli amministratori dell'azienda possono invitare collaboratori specifici (es. clienti) ad aggiungere dati ai propri spazi di lavoro. Ma questo non è un invito generale a importare dati.
Gli amministratori hanno la possibilità di creare un processo di approvazione. Arrivano a:
- Richiedi set di dati specifici ai membri del team.
- Controlla in quali aree di lavoro possono importare i dati.
- Esamina tutti i dati inviati prima di trasferire i dati approvati nella piattaforma.
Gli amministratori possono anche importare i dati per conto del cliente. Flatfile Concierge garantisce che l'onboarding dei dati non sia mai un vicolo cieco per i clienti.
Questo non solo garantisce che i dati corretti finiscano nel software, ma il flusso controllato significa che i dati finiranno per essere anche più puliti e accurati. Tutto questo, fornendo al contempo un'esperienza di onboarding dei dati senza interruzioni per gli utenti.
Sfida n. 4: la sicurezza dei dati è sempre una preoccupazione
Quando si tratta di sviluppo web e app, la privacy e la sicurezza degli utenti sono la priorità assoluta. Se i nostri clienti e visitatori non si fidano che le loro informazioni siano al sicuro da occhi indiscreti (e non vengano vendute agli inserzionisti), in primo luogo smetteranno di utilizzare le nostre soluzioni.
La stessa cosa accade con il software, anche se non devono preoccuparsi solo della protezione dei dati personali dell'azienda.
Spesso, quando le aziende importano dati in software (come l'esempio CRM), importano i dati privati e sensibili dei loro clienti . Permetti che venga compromesso e puoi dire addio al tuo software.
Quindi, sì, il software stesso deve essere protetto. Questo è un dato di fatto. Ma lo stesso vale anche per il processo di onboarding dei dati. È un enorme punto di vulnerabilità se lasciato deselezionato.
La correzione
La prima cosa che fa Flatfile Concierge è incoraggiare gli utenti ad abbandonare la condivisione di dati sensibili tramite e-mail, FTP e altre piattaforme non protette fornendo una soluzione di onboarding dei dati di facile utilizzo.
La seconda cosa che fa è fornire un'area di lavoro autenticata e conforme per consentire agli utenti di importare, convalidare e pubblicare i propri dati nel software.
Ecco come Flatfile Concierge protegge i suoi spazi di lavoro:
- Ogni collaboratore entra nell'importatore dati attraverso un invito autenticato.
- I dati vengono crittografati in transito e archiviati in un bucket Amazon S3 crittografato.
- La piattaforma di onboarding dei dati è conforme al 100% GDPR.
- Flatfile è conforme a HIPAA e SOC2 e può adattarsi ad altri requisiti di conformità secondo necessità.
Inoltre, una volta che i dati sono stati migrati correttamente nell'applicazione, vengono eliminati da Flatfile. In questo modo, devi solo preoccuparti di proteggere i tuoi dati all'interno del tuo software e non su piattaforme precedenti che vengono toccati.
Avvolgendo
Con un processo di onboarding dei dati insufficiente o soggetto a errori, tu, il fornitore di software e i suoi utenti finali passerete troppo tempo a pulire e convalidare manualmente i fogli di calcolo. Questo non accadrà solo durante la registrazione iniziale dell'utente. Se l'importatore di dati non è all'altezza del compito, perderai un sacco di tempo e risorse ogni volta che i dati devono essere caricati o trasferiti nella piattaforma dai clienti esistenti.
Naturalmente, tutto questo presuppone che l'importatore possa persino inserire i dati dell'utente nel software. (Purtroppo, questo accade con troppe soluzioni personalizzate.)
Inutile dire che il tuo processo di onboarding dei dati deve essere impeccabile per il tuo team e i tuoi clienti. È l'unico modo per mantenere bassi i tassi di abbandono degli utenti e un'elevata soddisfazione degli utenti.
L'onboarding dei dati è un processo davvero complesso da gestire. Risparmiati la fatica nel provare a sviluppare la tua soluzione di onboarding dei dati e il tempo che cerca di risolvere i problemi con essa. Con un importatore di dati basato sull'intelligenza artificiale come Flatfile Concierge, tutto è al tuo posto.