I tipi più diffusi di sistemi informativi e le loro applicazioni

La crescita organizzativa arriva con numerosi ostacoli, sia per una piccola che per una grande azienda. Richiede responsabilità crescenti, strutture di comunicazione potenziate, pianificazione adeguata, ottimizzazione della crescita e così via. Man mano che vengono assunti più dipendenti, vengono messi in atto manager per monitorare le attività e vengono sviluppati più settori di attività per soddisfare funzioni specifiche. Tale crescita richiede la creazione di un adeguato sistema informativo , che faciliti una comunicazione e una collaborazione fluide tra il personale ei dirigenti.

In questa era dell'informazione, è fondamentale avere accesso alle informazioni e alla loro corretta gestione e utilizzo. È qui che entra in gioco un sistema informativo . Questo pezzo copre i tipi di sistemi informativi più diffusi e la loro applicabilità.

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Che cos'è un sistema informativo?

Un sistema informativo è un insieme di varie risorse informative, come hardware, software, ecc., finalizzate a raccogliere informazioni, seguite dalla loro elaborazione, archiviazione e distribuzione. Mentre stai esaminando questo articolo stesso, stai mettendo alcuni esempi di sistemi informatici da utilizzare, come il tuo laptop o cellulare o computer.

Le aziende e altre organizzazioni dipendono da questi sistemi per comunicare con i loro fornitori e clienti e competere con i loro rivali. Anche il buon funzionamento della catena di fornitura di un'azienda dipende da un sistema informativo.

Classificazione del sistema informativo

La classificazione per livello organizzativo è la segregazione più comune dei sistemi informativi. La comprensione dei livelli fornisce un quadro vivido delle informazioni richieste a qualsiasi utente a quel livello.

Livello di gestione operativa: questo livello si occupa delle transazioni commerciali quotidiane dell'azienda e gli utenti hanno regole che guidano le loro decisioni. Pertanto, hanno decisioni strutturate. Ad esempio, un negozio offre agevolazioni di credito ai clienti ma ha una politica di credito che pone una limitazione di prestito. Gli utenti in questo livello decidono di estendere il credito solo dopo aver preso conoscenza del sistema di informazioni sul credito.

Livello di gestione tattica: questo livello include i supervisori, i dirigenti di livello intermedio, ecc., che sono responsabili del monitoraggio delle attività degli utenti nella gestione operativa. A questo livello, gli utenti prendono decisioni semi-strutturate, guidate da linee guida stabilite e dal loro giudizio. Ad esempio, dopo aver studiato le informazioni sulla cronologia dei pagamenti del cliente, il supervisore è responsabile della creazione di un'eccezione e dell'aumento del limite di prestito del cliente.

Livello di gestione strategica: essendo il livello più anziano, gli utenti qui creano decisioni non strutturate. Le loro decisioni dipendono dalle informazioni raccolte dagli altri due livelli.

Sistemi informativi popolari

Ora che sai cosa sono i sistemi informativi e la loro classificazione, abbiamo elencato sei tipi di sistemi informativi. Sebbene i tipi non siano limitati a questi sei, sono i più popolari e ampiamente utilizzati nelle organizzazioni imprenditoriali.

1. Sistema di elaborazione delle transazioni

Il sistema di elaborazione delle transazioni o TPS è responsabile dell'elaborazione dei dati, che deriva da transazioni commerciali. Ogni operazione aziendale include transazioni commerciali quotidiane, come inserimenti di ordini, entrate merci, tenuta dei registri dei dipendenti dell'azienda, assunzioni, ecc. Il sistema di elaborazione delle transazioni ha l'unico obiettivo di fornire i dettagli delle transazioni per mantenere aggiornati i registri dell'azienda.

Applicazioni:

Sistema di gestione stipendi: questo sistema aiuta a elaborare gli stipendi del personale, gestire i prestiti, ecc.

Sistema di controllo delle scorte: questo sistema aiuta un'azienda a tenere il passo con le scorte a livello di inventario.

Sistema di fatturazione: questo sistema aiuta a tenere traccia degli importi delle vendite.

2. Sistema di automazione degli uffici

L'Office Automation System, abbreviato in OAS, comprende computer, tecnologie alleate alla comunicazione e personale diverso coinvolto in compiti ufficiali. L'OAS è responsabile del supporto delle funzioni ufficiali a tutti i livelli, da quello amministrativo a quello manageriale. Le attività eseguite con l'aiuto del sistema di automazione dell'ufficio includono l'invio di e-mail, la manutenzione del calendario dell'ufficio, la stampa di documenti, ecc. Il sistema di automazione dell'ufficio lavora per migliorare la comunicazione tra i dipartimenti per svolgere senza problemi qualsiasi attività.

Applicazioni

Posta vocale: questo servizio di chiamata aiuta a registrare e salvare i messaggi telefonici, che possono essere recuperati in base alle esigenze dell'utente.

Email: Questa applicazione consente il trasferimento di messaggi o documenti (o qualsiasi altra forma di dati come immagini, video, audio, ecc.) con l'ausilio di linee di comunicazione.

Elaborazione testi: viene utilizzata per preparare materiali stampabili elettronicamente, come documenti, promemoria, rapporti, ecc. La tastiera aiuta nella generazione del testo e viene visualizzata tramite l'unità display della macchina. I testi in qualsiasi elaborazione testi possono essere modificati, salvati e riprodotti utilizzando i comandi e facilita anche i controlli grammaticali e ortografici, la creazione di indici, ecc.

3. Sistema di lavoro della conoscenza

Knowledge Work System, abbreviato in KWS, migliora la creazione di conoscenza e garantisce che sia le competenze tecniche che le conoscenze siano correttamente integrate nella tua attività. KWS aiuta a generare e diffondere nuove informazioni con l'uso di strumenti di comunicazione, analisi, gestione dei documenti e grafici. È fondamentale che KWS abbia una facile accessibilità ai database esterni e un'interfaccia di facile utilizzo, assicurando che gli utenti possano accedere rapidamente alle informazioni.

Applicazioni:

Sistema CAD o Computer-Aided Design: questo sistema unico crea automaticamente computer grafica e progetti. Il CAD può fornire progetti specifici richiesti nel processo di produzione degli utensili.

Postazione di lavoro finanziaria: questi sistemi sono responsabili della combinazione di grandi quantità di dati, sia da fonti esterne che interne, dati di mercato e di gestione, rapporti di ricerca, ecc. Questi sistemi possono analizzare grandi volumi di dati in un istante.

Sistemi di realtà virtuale: questo sistema utilizza vari display uditivi, visivi e tattili e possiede capacità oltre al CAD.

4. Sistema Informativo Gestionale

Il MIS o Management Information System è uno strumento prezioso per i quadri intermedi perché spesso sono tenuti a esaminare i compiti amministrativi, monitorare le prestazioni dei dipendenti e assicurarsi che siano in sintonia con le esigenze dell'azienda. Questo sistema aiuta questi manager a pianificare, controllare e decidere il flusso di lavoro estraendo dati da più TPS. MIS è responsabile della compilazione di questi dati e della relativa presentazione. MIS può produrre vari rapporti, come rapporti ad hoc, rapporti di riepilogo, ecc.

Applicazioni:

• Sistema di gestione delle risorse umane
• Sistema di gestione delle vendite

5. Sistema di supporto alle decisioni

Il sistema di supporto alle decisioni o DSS è diretto al processo decisionale semi-strutturato dei manager di un'organizzazione. Il DSS aiuta a riassumere (in grafici, tabelle, ecc.) o ad analizzare vasti blocchi di informazioni in forme più semplici in modo che il processo decisionale da parte del manager diventi più facile. Ad esempio, un DSS in una banca aiuterà i gestori a interpretare e analizzare le diverse tendenze di prestiti o depositi ea definire un obiettivo annuale.

Applicazioni:

• Gestione dell'inventario per dettagliare le risorse di un'organizzazione e aumentare i profitti.
• Ottimizzazione delle vendite in un'azienda.
• I pianificatori possono utilizzare DSS per monitorare il modello di vendita esistente in un'azienda e progettare proiezioni di vendita.
• Gli agricoltori possono utilizzare gli strumenti DSS per pianificare le loro colture analizzando la stagione migliore per la semina e la raccolta.
• Il DSS è stato utilizzato in alcuni stati per le previsioni del tempo e dei rischi.

6. Sistema di supporto esecutivo

ESS o Executive Support System è molto simile a MIS, tranne che per il processo decisionale a livello esecutivo. Con una posta in gioco più alta, le decisioni richiedono di essere perspicaci e richiedono più giudizio. Pertanto, ESS mira a fornire una migliore comunicazione, capacità di calcolo avanzate ed eccellenti opzioni di visualizzazione. Per prendere decisioni migliori e più efficaci, ESS utilizza dati MIS DSS interni (riassunti) e dati esterni (ad es. leggi fiscali dinamiche o concorrenza emergente, ecc.).

Applicazioni:

• Nei dipartimenti del personale delle organizzazioni.
• Reparti contabilità o fatturazione.

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