Semplifica i flussi di lavoro di Jira con queste best practice
Pubblicato: 2022-07-22Lanciato da Atlassian quasi due decenni fa e originariamente rivolto agli sviluppatori di software, Jira si è da allora affermato come la soluzione di gestione dei progetti ideale per i team Agile di tutto il mondo. Sebbene sia ancora principalmente utilizzato dai team di sviluppo, la funzionalità flessibile di Jira può funzionare per quasi tutti i team di qualsiasi organizzazione.
Tuttavia, con questa flessibilità arriva il rischio della complessità: una delle lamentele più frequenti che sento sul software è che i suoi flussi di lavoro tentacolari sono ingestibili. Quindi, come dovrebbero essere creati i flussi di lavoro per aumentare l'adozione e mantenere l'efficienza?
Uso Jira da 12 anni in più settori e in una varietà di ruoli di gestione dei progetti, analisi aziendale e amministratore di Jira. Queste best practice per il flusso di lavoro di Jira ti aiuteranno a ottimizzare la tua configurazione e massimizzare i vantaggi della sua flessibilità in tutte le aree della tua organizzazione.
Come adattare i flussi di lavoro di Jira a qualsiasi reparto
Dall'implementazione di flussi di lavoro di sviluppo standard alla progettazione di quelli con requisiti più complessi, un amministratore Jira può adattare le capacità del software a qualsiasi parte della propria organizzazione. Se devi tenere traccia dei processi al di fuori dell'IT, Jira ha molto di più da offrire rispetto alla tipica visualizzazione dello sprint board. Ecco alcuni modi in cui vari dipartimenti e aziende possono migliorare l'utilizzo di Jira:
| Tipo di Organizzazione | Configurazione consigliata di Jira | Vantaggi |
|---|---|---|
| Un dipartimento delle risorse umane con un complicato processo di assunzione che si estende su più sistemi | Crea una scheda di assunzione che utilizzi flussi di lavoro in base al tipo di nuova assunzione, guidando il percorso che il personale delle risorse umane intraprende attraverso vari sistemi per impostare ogni assunzione. | Tracciare i diversi percorsi di assunzione consente al personale delle risorse umane di ottenere nuove assunzioni impostate correttamente e completamente la prima volta, risparmiando tempo nell'onboarding e costose correzioni successive. |
| Un reparto marketing che vuole gestire il lavoro ricorrente, come le campagne | Imposta ogni campagna all'interno di un progetto come un'epopea. Le schede attività ripetibili possono essere caricate all'inizio di ogni campagna, assicurando che ciascuna venga eseguita in modo simile e che vengano presi tutti i processi e le azioni pertinenti. | Il flusso di lavoro ripetibile delle attività garantisce che ogni campagna venga eseguita nel modo più efficiente e completo possibile. Inoltre, la visualizzazione della roadmap di Jira può essere utilizzata per fornire una visualizzazione in tempo reale della sequenza temporale pianificata rispetto allo stato effettivo di ciascuna campagna. |
| Un'azienda IT con più gruppi di sviluppo che non funzionano necessariamente allo stesso modo (forse a causa di una recente acquisizione o di team che riferiscono a organizzazioni diverse) | Utilizza progetti che contengono più bacheche e un flusso di lavoro comune, in cui ogni gruppo ha una bacheca che rappresenta il modo in cui lavorano. Le bacheche possono essere Kanban, Scrum o un mix. | I team possono comunque lavorare nel modo più adatto a loro, ma il lavoro del progetto viene monitorato e riportato in modo uniforme. Ciò riduce la pressione sul team affinché modifichi i propri processi esclusivamente per scopi di reportistica di progetto o programma. |
| Qualsiasi organizzazione che intraprende attività regolarmente programmate, come report KPI o azioni con fornitori esterni | Usa l'automazione di Jira per creare e gestire attività in base a una pianificazione specifica. Le attività possono essere eseguite attraverso i flussi di lavoro necessari per garantire il completamento del processo. | Tutto il lavoro è centralizzato in un unico posto e i membri del team non devono fare affidamento su note di calendario o e-mail di follow-up per mantenere le attività in programma. |
Gestione del flusso di lavoro di Jira
Quando si utilizzano più flussi di lavoro per funzioni diverse, gli amministratori potrebbero trovarsi in difficoltà a gestire i numerosi schemi. Se un amministratore finisce con uno schema di flusso di lavoro diverso per ogni progetto, le schede risultanti possono diventare quasi impossibili da mantenere. Per evitare ciò, crea e mantieni i flussi di lavoro in modo mirato. Questi sono i miei tre consigli principali per farlo:
1. Trova un terreno comune
Nomi di colonna diversi su una scheda non richiedono necessariamente flussi di lavoro diversi per supportarli. Trova elementi in comune tra i flussi di lavoro, gli stati e le transizioni del progetto. Una fase o uno stato di "In corso" può coprire una fase di sviluppo per l'IT, una fase di raccolta dei requisiti per un ufficio di gestione dei progetti e una fase di creazione per una campagna di marketing. Se possono seguire uno stato e un flusso di lavoro comuni, puoi ridurre il volume degli articoli Jira da mantenere. In questo modo si riduce anche la probabilità di una mancata transizione su un particolare progetto.
2. Concentrati sul cosa
Spesso, le persone creano passaggi del flusso di lavoro per ogni membro del team che ha un'azione, che può produrre un flusso di lavoro simile a uno spaghetto e una bacheca con colonne troppo strette per essere lette. Invece, concentrati sul tipo di attività, cioè sul cosa, non sul chi o sul come. Quindi, come si gestisce un flusso di lavoro che ha diversi passaggi di revisione e approvazione che sono di natura simile e si verificano più o meno nello stesso momento ma vengono eseguiti da persone diverse? Usa funzionalità come funzioni di loop, funzioni di post e automazioni che consentono a un elemento di risiedere in una fase del flusso di lavoro di approvazione (che può essere utilizzata anche per alcune fasi di test in un flusso di lavoro di sviluppo) ma rappresentano comunque più azioni, attività e punti di controllo.
Tieni presente che le colonne della scheda si riferiscono agli stati, quindi 15 stati richiederebbero 15 colonne, ciascuna con un singolo stato, o più stati per colonna. Se la visualizzazione della scheda richiede davvero 15 stati separati, potrebbe essere necessario creare un flusso di lavoro più complesso. Se la visualizzazione della bacheca include più stati per colonna, tuttavia, considera la possibilità di semplificare il flusso di lavoro in modo che corrisponda alle colonne.
3. Utilizzare i dati ove possibile
Jira è basato sui dati, quindi spesso è più efficiente utilizzare i dati, piuttosto che un passaggio del flusso di lavoro, per rappresentare lo stato di un'attività. Invece di trasferire una storia utente da Requisiti a Criteri di accettazione a Rivisto, è possibile rappresentare ciascuna di queste categorie come uno stato in cui ogni attività si riferisce a un campo o elemento di dati specifico.
Se segui un approccio basato sui dati, puoi anche sfruttare l'automazione e pianificare gli elementi per spostarsi nel flusso di lavoro man mano che il lavoro viene completato e documentato, piuttosto che aspettare che qualcuno sposti le carte. A tale scopo è possibile utilizzare attributi di dati come campi standard, campi personalizzati o etichette.
Ad esempio, per ridurre il rumore in un flusso di lavoro di sviluppo di grandi dimensioni, tutti e tre gli stati dei requisiti potrebbero risiedere in un unico passaggio Requisiti del flusso di lavoro. Quando il requisito è pronto per i criteri di accettazione, il proprietario dell'attività aggiunge un'etichetta "AC necessario" o seleziona un campo personalizzato di "Pronto per AC" e Jira lo assegnerà automaticamente per essere testato. Ciò facilita il processo allo stesso modo di più passaggi, ma mantiene il flusso di lavoro leggero. Ciò è particolarmente importante se si dispone di un flusso di lavoro che potrebbe supportare passaggi simultanei o per il quale l'ordine è flessibile.
Due esempi di flusso di lavoro Jira pulito
I diagrammi seguenti descrivono in dettaglio flussi di lavoro efficienti e gestibili composti da stati, transizioni e risoluzioni che possono essere applicati in una varietà di scenari.
Un flusso di lavoro di approvazione generico snello può essere utilizzato per tutti i tipi di attività aziendali, come proposte di marketing, nonché per varie parti delle attività di sviluppo, come i requisiti.
Un buon flusso di lavoro di sviluppo può supportare più schede e può supportare diversi team di sviluppo che lavorano in modi diversi. Ancora una volta, si concentra sul Cosa, non sul Chi. Questo flusso di lavoro può supportare molti tipi di schede, organizzazioni, fasi del progetto e attività aziendali. Sebbene possa sembrare complicato, ciò è in gran parte dovuto al numero di transizioni necessarie ai team che lo utilizzano per gestire gli oggetti in modo efficiente.
Sfide e soluzioni comuni di Jira
La flessibilità di Jira significa che devi essere determinato nel modo in cui imposti e gestisci i flussi di lavoro. Devi anche assicurarti di non utilizzare i flussi di lavoro per impostazione predefinita quando altri approcci sono più adatti. Alcuni problemi comuni possono essere risolti seguendo questi passaggi:
| Problema | Prossimi passi |
|---|---|
| Ho troppi tipi diversi di flussi di lavoro. | Mappa un "superset" di tutti gli stati del flusso di lavoro, raggruppando stati simili. Crea un flusso di lavoro comune e converti ciascuno in quello nuovo. |
| I miei flussi di lavoro sono complessi. | Dedica un po' di tempo a sondare i colleghi per scoprire come stanno utilizzando la bacheca e la relativa reportistica della bacheca. È probabile che non stiano utilizzando tutti i passaggi del flusso di lavoro o che non sia necessario disporre di passaggi distinti. Inizia creando una versione semplificata di un flusso di lavoro complesso e assicurati che tutte le funzionalità di reporting e processo pertinenti siano ancora disponibili. |
| Gli oggetti finiscono per essere persi o in uno stato sbagliato. | Se hai molti flussi di lavoro e schede diversi, probabilmente hai riscontrato questo problema. Innanzitutto, dovrai rivedere tutti gli stati non mappati su ciascuna delle impostazioni della tua scheda. È facile aggiornare i flussi di lavoro, ma dimentica di aggiungere un nuovo stato a una colonna della bacheca. Anche se ci sono stati che non usi su una scheda, è meglio averli nel backlog, piuttosto che non mappati, in modo da non perdere la visibilità della carta se apporti una modifica. In secondo luogo, semplificare i flussi di lavoro per ridurre al minimo il verificarsi di carte inattive o perse. |
| Ho bisogno di molti flussi di lavoro perché facciamo le cose in modo diverso in situazioni diverse. | Dai un'occhiata alle tue situazioni e determina se sono basate su un tipo di problema o su altri dati. Potresti avere ancora molti flussi di lavoro, ma possono essere resi comuni tra i tipi di problemi o qualche altra entità. Quindi, semplifica il modo in cui li gestisci. Ad esempio, puoi gestire tre flussi di lavoro per tipi di problemi di attività (attività semplice, attività con test/approvazione, attività con distribuzione) e inserirli in vari schemi di flusso di lavoro, anziché mantenere 18 flussi di lavoro per attività per progetto. |
Affidati a queste tecniche per il successo del flusso di lavoro
Molte organizzazioni potrebbero trovare ulteriori opportunità per utilizzare Jira, ma sono già sovraccariche di flussi di lavoro derivanti dai loro progetti IT. Implementando questi consigli e best practice, puoi espandere l'utilizzo di Jira senza aumentare l'onere amministrativo. Se hai esperienza nell'utilizzo di Jira in altre organizzazioni, usala come ispirazione, ma non limitarti a pensare a come l'hai vista usata per un particolare progetto o settore. Ricorda di trovare un terreno comune, concentrarti sul Cosa e utilizzare i dati ove possibile. In questo modo ti assicurerai di utilizzare tutta la flessibilità che Jira ha da offrire. E una volta che tutte le aree della tua organizzazione utilizzeranno Jira in modo efficiente, sarà più facile discutere e implementare KPI globali, miglioramenti dei processi e altre iniziative in tutta l'azienda.