Come gestiamo i seminari online

Negli ultimi mesi, molte organizzazioni hanno lottato in un modo o nell'altro. Anche Smashing ha dovuto diventare creativo e abbiamo dovuto ripensare alle nostre conferenze e workshop. In questo post, condividerò ciò che abbiamo imparato sul portare i nostri workshop online.

Quando le difficoltà sono iniziate a marzo, era essenziale reagire rapidamente. Non c'era un enorme deposito in banca, nessun investimento amichevole su cui fare affidamento: questa piccola azienda è stata completamente indipendente sin dal primo giorno. Quindi ci siamo riuniti e abbiamo discusso sul da farsi. Ovviamente, la situazione non si sarebbe chiarita in una o due settimane e dovevamo capire come ricalibrare non solo la nostra offerta ma anche il modo in cui gestivamo le cose.

A Rachel è venuta l'idea di mettere online i nostri workshop di front-end e UX di persona. Dopotutto, tutti noi siamo per lo più bloccati a casa, quindi sfruttiamolo al meglio. Se non possiamo viaggiare per imparare insieme, porteremo i workshop a tutti in tutto il mondo.

Fuori Con Il Vecchio

Nel 2013-2014, abbiamo sperimentato alcuni webinar, ma il formato non sembrava giusto. Gli strumenti non erano ottimali, le connessioni non erano affidabili e il feedback lo rifletteva. Quindi ci siamo resi conto abbastanza rapidamente che i webinar non stavano funzionando bene e abbiamo abbandonato l'idea per concentrarci invece sulle conferenze.

Ma questi tempi, come continuiamo a sentire più e più volte, sono senza precedenti. Quindi abbiamo deciso di esplorare come potrebbe essere un'esperienza davvero formidabile per i workshop online, ora, nel 2020.

Naturalmente, in questi giorni, ci sono così tanti contenuti video preregistrati ben prodotti già disponibili online: corsi, masterclass, talk e presentazioni. Cosa farebbe desiderare alle persone di partecipare a un seminario online? Questa è davvero una buona domanda.

La nostra risposta a questa domanda è stata un'esperienza dal vivo e autentica . O, per dirla diversamente, un tempo e un luogo dedicati ai partecipanti per connettersi con la comunità di tutto il mondo; chiedere direttamente agli esperti del settore, in tempo reale; un formato che ha consentito esercizi di gruppo, compiti a casa e sessioni interattive dalla codifica dal vivo al debug dal vivo e alla progettazione dal vivo. Questo è qualcosa che un'esperienza offline di solito non può fornire.

Abbiamo lavorato insieme su un documento di idee e condotto una ricerca sugli utenti per convalidare le nostre intuizioni. Abbiamo intervistato otto persone, la maggior parte di loro aveva partecipato ad almeno una SmashingConf in passato, così come membri Smashing, cercando di scoprire cosa li avrebbe attratti di un seminario online.

Questo ci ha portato ad alcuni risultati molto promettenti. È così che sono nati Smashing Online Workshops, progettati da zero.

Con così tante conferenze in tutto il mondo cancellate, sono grato di aver partecipato virtualmente a un workshop @smashingconf molto istruttivo negli ultimi due giorni. Anche da casa, l'apprendimento non si ferma mai. pic.twitter.com/K3pbJBNpof

— Gabriel Tan-Chen (@gabrieltanchen) 15 aprile 2020

Scomponendolo, Scomponendolo

Le interviste hanno mostrato che i partecipanti non volevano trascorrere lunghi periodi davanti a uno schermo. Quindi abbiamo deciso di dividere i nostri workshop in blocchi più brevi e gestibili e di estenderli su un periodo di tempo più lungo. E invece di racchiudere alcuni giorni di workshop in una sola settimana, abbiamo ritenuto che sarebbe stato meglio distanziare un po' di più le cose, tra settimane, non giorni.

I partecipanti avrebbero abbastanza tempo e spazio per assorbire tutto il contenuto, fare i compiti tra le sessioni al proprio ritmo e avere ampie opportunità di porre domande in un ambiente amichevole e confortevole.

Alla fine, abbiamo suddiviso i workshop in sessioni di due ore e mezza ciascuna, che si sono tenute nell'arco di alcune settimane (ad esempio, giovedì/venerdì, giovedì/venerdì, giovedì, tre settimane di seguito). Ogni pezzo di due ore e mezza includerebbe una sessione mirata di un paio d'ore, seguita da una sessione di domande e risposte di 30 minuti .

Qual è l'attrezzatura giusta?

Volevamo trovare un modo per progettare un'esperienza amichevole e accessibile per tutti. Abbiamo provato praticamente ogni singolo strumento di videoconferenza disponibile e Zoom si è rivelata l'unica soluzione completamente accessibile, che supporta la navigazione da tastiera e i sottotitoli pronti all'uso. Naturalmente, eravamo a conoscenza dei problemi di sicurezza riscontrati da Zoom in quel momento e abbiamo provato una nuova versione che prometteva di aver corretto i buchi.

L' esperienza dal vivo condivisa era un attributo importante. Volevamo che i partecipanti si sentissero connessi durante l'intero workshop e anche le sessioni intermedie. Dato che un workshop può durare settimane, abbiamo creato un canale Slack (sì, un altro) a cui tutti possono partecipare prima della prima sessione. I partecipanti possono presentarsi, condividere schizzi e risorse e mettersi in contatto tra loro e con il coach del workshop.

Per ogni workshop creiamo un documento Google collaborativo in cui tutti possono trovare link aggiornati, URL video, diapositive e risorse e anche prendere appunti insieme o porre domande tra una sessione e l'altra.

Per avviare il gioco, abbiamo preparato il sito Web SmashingConf, annunciato due workshop - Rachel's sui CSS, il mio sui modelli di progettazione dell'interfaccia - e inviato un mailing. Entrambi i workshop sono andati esauriti in pochissimo tempo.

Qual è il prezzo giusto?

Siamo tutti giunti a pensare che i contenuti online dovrebbero essere convenienti, economici o gratuiti. Tanto materiale è appena disponibile online, così che i paywall e i prezzi elevati sono diventati molto scoraggianti. Non volevamo rendere costosi i nostri workshop, ma non volevamo sottovalutare il tempo, lo sforzo e il duro lavoro impiegato per prepararli e gestirli.

Volevamo essere onesti: un prezzo accessibile e uno split 50/50 con il coach dell'officina . Aveva senso, davvero. Il contenuto che gli allenatori devono preparare è esattamente lo stesso per un ambiente online in quanto è di persona. Ai partecipanti viene offerta la stessa quantità di contenuti, ottengono tutte le risorse del workshop e hanno anche tempo dedicato a domande e risposte dopo ogni sessione. In effetti, ci sono più opportunità per ognuno di imparare al proprio ritmo e sollevare i propri problemi e domande nel corso di una serie di sessioni.

Abbiamo adottato lo stesso prezzo che utilizziamo per i workshop di persona. Per cinque sessioni di due ore e mezza, il costo era di $ 350 per un biglietto anticipato e $ 450 per un biglietto normale. Abbiamo convalidato il prezzo nelle interviste sull'usabilità e l'abbiamo seguito. Con il senno di poi, ha funzionato straordinariamente bene.

Hai bisogno di una squadra

Abbiamo deciso sin dall'inizio di avere un membro del team disponibile in ogni momento durante il workshop, fornendo supporto ai ritardatari, tenendo sotto controllo i progressi e assicurando che i partecipanti siano consapevoli di cosa sta succedendo. Questo è fondamentale, proprio come con un seminario di persona, poiché l'insegnante dovrebbe essere in grado di concentrarsi sull'insegnamento, non sull'amministrazione.

Quindi, appena prima e durante ogni sessione, c'è Beth o Amanda o Jan che aiutano con tutti i tipi di problemi tecnici, dagli URL mancanti alle telecamere bloccate, ai problemi audio e alle richieste di supporto.

Online, tutto è solo un po' più lento

Ora, in uno spazio fisico condiviso è molto più facile seguire e porre domande, ma questo tipo di interazione può essere più lenta in uno spazio virtuale. Le persone hanno bisogno di tempo per sistemarsi o potrebbero riscontrare problemi tecnici. E i nostri workshop sono accessibili ovunque nel mondo: l'inglese non è la prima lingua di tutti. Gli esercizi di gruppo devono lasciare il tempo per spostarsi tra strumenti e finestre. Piuttosto che parlare apertamente, alcune persone preferiscono porre domande tramite una chat online. La comodità della chat ci ha portato ad aspettarci più domande di quante potremmo ricevere di persona.

In generale, con esercizi di gruppo da affrontare, un seminario online è circa il 10-15% più lento di un evento di persona e il tempo dedicato alle domande e risposte significa che tutti possono avere una risposta alle domande.

Accesso rapido alle registrazioni video

Poiché la maggior parte di noi lavora da casa, le nostre responsabilità e i nostri impegni potrebbero rendere difficile per i partecipanti dedicare tutta la loro attenzione a ogni sessione come è successo. Abbiamo dedicato tempo e risorse per trasmettere le registrazioni video ai partecipanti il ​​più rapidamente possibile, idealmente entro poche ore dal termine della sessione del workshop.

Sappiamo che i partecipanti hanno davvero bisogno di un rapido accesso ai video, e in effetti poterli guardare in seguito o rivedere una sessione è stata una delle caratteristiche importanti che sono emerse nelle interviste agli utenti.

Qual è il momento giusto?

Il nostro pubblico più numeroso ha sede in Nord America; un'altra grande quota è in Europa. Dovevamo trovare un modo per rendere i seminari online praticabili sia sulla costa orientale che su quella occidentale degli Stati Uniti, oltre che in Europa. Dopo l'ennesimo giro di interviste con gli utenti, ci siamo stabiliti alle 18:00 ora di Berlino , che è mezzogiorno ora di New York e le 9:00 ora di San Francisco.

La maggior parte dei workshop si svolge in questi tempi. In base alla domanda, tuttavia, organizzeremo alcuni seminari al mattino in Europa, che è più amichevole anche per quelli dell'Asia-Pacifico.

Esecuzione di esercizi di gruppo online

Una volta che ci siamo fatti un'idea di come avremmo gestito i workshop online, abbiamo iniziato a guardare da vicino come migliorare le parti collaborative dell'esperienza . Per i workshop tecnici, è stato abbastanza semplice: mentre un istruttore del workshop spiega concetti e codifica dal vivo, i partecipanti seguono individualmente, sollevando domande in caso di problemi.

Le cose si complicano un po' quando si suppone che un gruppo di partecipanti risolva insieme le sfide di progettazione. Per il nostro workshop di design, volevamo suddividere tutti i partecipanti in squadre da tre a quattro e creare uno spazio in cui ciascuna squadra potesse lavorare su ogni esercizio in modo collaborativo. Ci sono molti strumenti per disegnare e disegnare in collaborazione, ma qual è il modo migliore per eseguire un esercizio collaborativo per un gruppo di 90 persone?

Non volevamo che tutti dovessero creare un nuovo account (gratuito o commerciale) e volevamo facilitare un'esperienza condivisa per tutti, indipendentemente dal loro livello di esperienza, per contribuire con le proprie idee senza dover superare una curva di apprendimento ripida . Abbiamo provato una serie di strumenti meravigliosi, ma uno che funziona bene è Miro.

In una delle prime sessioni, Joe Leech ha utilizzato Miro per creare uno spazio digitale composto da un'area centrale per le sue linee guida e appunti, e “tavoli” disposti intorno a lui.

Abbiamo costruito su questa idea. Come puoi vedere sopra, abbiamo disposto i tavoli in senso orario attorno all'area centrale . Ogni tavolo ha tre o quattro posti a sedere per i partecipanti, inclusa un'area personale per schizzi e appunti. Quando iniziamo un workshop, chiediamo a tutti i partecipanti di unirsi a una bacheca Miro condivisa (non è richiesta la registrazione) e di "prendere posto" a uno dei tavoli aggiungendo il proprio nome nell'angolo in alto a destra della propria tessera.

C'erano molte altre idee creative per coinvolgere le persone. Alcuni insegnanti hanno utilizzato una bacheca Trello condivisa per tutte le note e le risorse. Alcuni insegnanti hanno usato CodePen. Questa fantastica collezione di creature è stata animata dagli studenti nel seminario di animazione SVG gestito da Cassie Evans, con così tante varietà divertenti e creative tra cui scegliere!

Ne è valsa la pena?

Assolutamente. Era essenziale passare a un modello alternativo e sostenibile e siamo stati felici di poter entrare in contatto anche con il nostro pubblico. Uno dei risultati più gratificanti è che, organizzando seminari online, siamo in grado di raggiungere persone che altrimenti non sarebbero in grado di partecipare a un seminario .

È stato meraviglioso vedere le persone ridere, connettersi, imparare e condividere insieme. Sembrava davvero che ci stessimo aiutando a vicenda a superare questi tempi strani insieme, con un'esperienza davvero globale che è difficile da ottenere in altro modo.

È stato assolutamente incredibile vedere quanto potesse essere autentica e collaborativa un'esperienza di workshop online. Non c'è letteralmente distanza tra partecipanti e relatori. Siamo tutti sulla stessa barca, davanti ai nostri computer, in ambienti familiari, utilizzando gli strumenti che utilizziamo ogni giorno per il lavoro. È naturale parlare, porre domande e avere conversazioni casuali tramite chat o parlando.

Il feedback dei partecipanti rifletteva questo. In molti modi, non era diverso dal feedback che riceviamo per i workshop di persona, il che non dovrebbe sorprendere. Alla fine, è lo stesso contenuto che viene distribuito in un ambiente diverso con tempi diversi.

Qual è il prossimo?

Finora abbiamo organizzato circa 20 workshop, con molti altri in programma per i prossimi mesi. Certamente, continueremo a organizzare workshop online in questo formato e con la stessa frequenza anche quando potremo di nuovo organizzare eventi di persona. I nostri workshop online hanno aperto opportunità che non avevamo considerato.

Personalmente, mi sono innamorato di loro, soprattutto vedendo quanto fossero diversi, internazionali e autentici. E francamente, non vedo l'ora di eseguire già il prossimo.