Come sviluppare le capacità di gestione del tempo dei dipendenti?

Perché le capacità di gestione del tempo sono importanti?

La gestione del tempo è senza dubbio uno degli attributi più importanti che una persona dovrebbe possedere per lavorare bene. Se lavori in un'organizzazione, dovresti lavorare per gestire bene il tuo tempo. Ciò andrà a vantaggio di te, degli altri dipendenti e dell'azienda nel suo insieme.

Completare ogni attività in tempo ridurrà lo stress, cosa che circa il 46% dei dipendenti avverte a causa dell'aumento del carico di lavoro dovuto alla cattiva gestione del tempo. Come dipendente, hai sempre la responsabilità di fornire un lavoro al di sopra di una certa qualità e standard. Quando gestisci in modo efficace il tuo tempo e dai priorità ai tuoi compiti, generare un lavoro di qualità superiore è semplice. Le strategie di gestione del tempo ti aiutano a dare priorità alle attività in modo da poterti concentrare senza essere distratto.

6 modi per sviluppare le capacità di gestione del tempo dei dipendenti:

1. Stabilisci scadenze e aspettative realistiche.

In qualità di senior, HR o manager, se vuoi aiutare i dipendenti a gestire bene il proprio tempo di lavoro, la cosa principale dovrebbe essere stabilire scadenze flessibili e aspettative realistiche. È fondamentale sapere quanto può lavorare un dipendente. Le aspettative dei dipendenti possono essere create utilizzando obiettivi ben definiti e risultati effettivi. La semplice definizione di un obiettivo non è sufficiente. Decidi i risultati chiave quantificabili in modo che i lavoratori possano monitorare i loro progressi verso lo scopo. I manager devono fissare obiettivi realistici, ma i team leader dovrebbero anche assicurarsi che i dipendenti comprendano di essere responsabili di tali obiettivi.

2. Una buona comunicazione è fondamentale.

La comunicazione tra i dipendenti e il manager dovrebbe essere abbastanza buona da consentire a un dipendente di dire liberamente se il carico di lavoro è eccessivo o se le scadenze sono difficili da portare a termine. La capacità di comunicare in modo efficace sul lavoro può aumentare la produttività complessiva e aiutare nella formazione di un team coeso. Se i dipendenti comunicano tra loro e considerano le prospettive degli altri, saranno più coinvolti nel lavorare e nel trovare insieme la soluzione migliore. I manager possono comprendere meglio i talenti e le capacità dei loro lavoratori creando linee di comunicazione aperte e quindi offrendo istruzioni chiare alle persone più adatte al lavoro, aumentando l'efficacia complessiva di ogni progetto.

3. L'apprezzamento può fare miracoli.

I manager dovrebbero controllare le prestazioni dei loro dipendenti, ma questa valutazione non dovrebbe estendere un limite specifico. Inoltre, quando il dipendente lavora bene e completa tutti i progetti in tempo, i superiori dovrebbero premiarlo o apprezzarlo. L'apprezzamento è essenziale sul posto di lavoro perché aiuta a promuovere una cultura piacevole e sviluppare connessioni dipendenti-leader. L'apprezzamento ha dimostrato in diversi studi di essere uno dei modi più efficaci per incoraggiare le persone, aumentare la loro produttività e aumentare il loro impegno nelle loro posizioni lavorative.

4. Aiuta i membri del team a pianificare il loro tempo.

Più entri in risonanza con la tua squadra, meglio è. Ad esempio, il momento più produttivo della giornata di un dipendente è la finestra di tre ore del mattino dalle 9:00 alle 12:00. Scopri un modo per sfruttare al meglio questo tempo. Puoi iniziare a migliorare la gestione del tempo del tuo team facendogli monitorare il proprio tempo. Prima che possano contribuire efficacemente ad esso, tutti devono essere responsabili del proprio tempo speso. È anche una buona idea monitorare il loro tempo per due settimane o anche un mese per capire meglio la tua squadra. La gestione personale del tempo è un'altra grande tecnica per insegnarla meglio. Informare il gruppo che cambiare le proprie abitudini di lavoro è una pratica cruciale che possono applicare nella propria vita personale.

5. Anche i promemoria possono svolgere un ruolo cruciale.

Tieni un promemoria visivo continuo dei progressi e delle scadenze del progetto per aiutare il tuo team a gestire meglio le proprie priorità. Naturalmente, niente di tutto ciò dovrebbe essere intimidatorio o terrificante. Al contrario, un tracker traguardo di base può essere scritto su una lavagna o un grafico istruttivo su uno schermo montato a parete. Rendere le persone più consapevoli dei loro limiti di tempo e restrizioni per operare efficacemente al loro interno.

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6. Promuovere le pause tra il lavoro

Il primo passo è riconoscere che le pause dei dipendenti non sono una cosa negativa, ma piuttosto qualcosa che andrà a beneficio della tua attività a lungo termine. Anche se può sembrare che non portare a termine alcun lavoro per un po' di tempo sia uno svantaggio, i dipendenti che sono affaticati nel primo pomeriggio a causa del lavoro ininterrotto lo saranno molto di più. Può sembrare ovvio, ma ricordare ai dipendenti che non solo è autorizzato, ma anche attivamente incoraggiato a fare una pausa, può aumentare le loro probabilità di farlo.

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Conclusione

Gli strumenti di gestione del tempo del team si occupano principalmente di dare priorità a obiettivi più ampi, comunicare in modo efficace e ridurre al minimo le lacune nel flusso di lavoro create da processi eccessivamente complicati. Aiutare i team ad acquisire queste abilità cruciali è un approccio per convincere le persone a collaborare per migliorare la loro gestione del tempo. Coinvolgerli nel processo in ogni fase li renderà anche più aperti alle nuove strategie e agli strumenti che desideri utilizzare. Ciò ti consentirà di aiutare i tuoi dipendenti a essere più produttivi, il che andrà anche a vantaggio dell'organizzazione.