Come valutare i progetti e gestire Scope Creep

Pubblicato: 2022-03-10

Riepilogo rapido ↬ La definizione dell'ambito, la stima e l'esecuzione di progetti digitali possono spesso sembrare un esercizio di futilità. In questo articolo, Paul Boag spiega perché devi iniziare a suddividere i tuoi progetti in fasi gestibili e perché questo è il modo migliore per ottenere vantaggi significativi.

Sono sicuro che hai letto articoli non realistici che suggeriscono che esiste un approccio scientifico ai prezzi che magicamente ti permetterà di creare un preventivo accurato. Potresti anche essere stato indotto a credere che lo scope creep dovrebbe essere evitato a tutti i costi, ma nel mondo reale accadrà sempre.

È giunto il momento per noi di smettere di giocare a questo gioco ridicolo e iniziare a gestire i progetti in un modo che è meno simile al gioco d'azzardo e più come seguire un processo solido e affidabile.

Sto esagerando? Forse, ma diamo un'occhiata a dove spesso le cose vanno storte con i progetti digitali.

I problemi con il nostro processo di progetto

In base alla mia esperienza, la maggior parte delle organizzazioni di qualsiasi settore gestisce progetti all'incirca allo stesso modo:

Qualcuno nella direzione chiede che un progetto venga completato. Sfortunatamente, questa richiesta spesso manca di dettagli in termini di risultati finali e tende solo ad avere obiettivi vaghi.
Un comitato di parti interessate viene riunito per definire il progetto in dettaglio e decidere l'ambito.
L'ambito dettagliato viene quindi portato al team che lo costruirà e gli viene chiesto di stimare quanto tempo impiegherà e quanto costerà.
Il progetto viene consegnato secondo le specifiche, sottolineando la consegna nei tempi e nel budget. Di conseguenza, lo scope creep diventa il nemico.
Il progetto viene consegnato e tutti passano al progetto successivo nell'elenco delle attività.

Questo approccio è tutt'altro che ideale, soprattutto per i progetti digitali. Il digitale ci fornisce un feedback senza precedenti sul comportamento degli utenti e rende relativamente facile l'implementazione delle modifiche (rispetto ai prodotti fisici). Tuttavia, una volta definito l'ambito e fornito un preventivo, il progetto viene bloccato, con tutti riluttanti ad apportare modifiche man mano che il progetto procede.

Eppure, inevitabilmente, l'ambito finisce per cambiare, principalmente perché le parti interessate hanno interpretazioni diverse di ciò che verrà costruito o perché si rendono conto a metà progetto che gli elementi critici sono sbagliati.

In verità, non c'è niente di sbagliato nello scope creep . Rimanere flessibili e adattarsi man mano che impari di più è fondamentale per creare servizi digitali eccellenti. Il problema non è lo scope creep, ma il modo in cui gestiamo i progetti.

Sfortunatamente, poiché le scadenze ei costi sono stati concordati, cerchiamo di apportare queste modifiche entro questi vincoli, portando a tagli agli angoli.

Non che le tempistiche e i costi fossero accurati in primo luogo. I progetti digitali sono complicati e spesso coinvolgono specialisti e stakeholder che lavorano insieme. Di conseguenza, sono notoriamente difficili da stimare con precisione.

Ho letto molti articoli che propongono metodologie per stimare accuratamente. Tuttavia, sono poco pratici nel mondo reale in quasi tutti i casi, principalmente perché richiedono troppo tempo per essere applicati. La stima di un progetto si riduce all'intuizione, all'esperienza e a un'ipotesi plausibile!

Come ti dirà chiunque abbia lavorato nel campo per qualsiasi tempo, la maggior parte delle stime sono un'opera di fantasia . Di solito non sappiamo abbastanza in anticipo nemmeno per determinare quale sia la soluzione giusta o come gli utenti potrebbero rispondervi. È quindi impossibile stimare con precisione un intero progetto in anticipo.

Sfortunatamente, questa ambiguità porta spesso a distribuire ingiustamente la colpa quando il progetto inevitabilmente manca la scadenza e supera il budget.

Fortunatamente, esiste un modo per fornire stime accurate e gestire le insidie dell'ambito che implicano la modifica dei progetti eseguiti. Il segreto sta nel dividere i progetti in blocchi più piccoli. Questo approccio evita di intraprendere progetti grandi e complessi.

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Rompi i progetti in una serie di impegni più piccoli

Devo essere chiaro a questo punto. Non sto suggerendo che programmi di lavoro ambiziosi siano sbagliati. Lavoro per grandi clienti su siti Web sostanziali e programmi di lavoro tentacolari. Tuttavia, raramente tratto questi impegni come un unico grande progetto. Invece, li suddivido in progetti più gestibili che analizzo uno alla volta.

Quando un cliente si avvicina a me desiderando intraprendere un progetto digitale (che sia grande o piccolo), in genere lo suddivido in quattro fasi che si verificano nel seguente ordine:

Scoperta,
Alfa,
Prodotto minimo vitale,
Iterazione e ottimizzazione continua.

Ogni fase è un impegno separato con risultati chiari. Pertanto, non mi impegno per l'intero progetto ma solo per la prima fase. Ciò rende molto più semplice la stima e la gestione dell'oscilloscopio.

Ad esempio, devi solo definire l'ambito della fase successiva. Ciò ti consente di gestire meglio lo scope creep perché puoi adattarlo mentre definisci la fase successiva , una volta completata la fase precedente.

Invece di stimare un intero programma di lavoro, stai stimando il prossimo progetto in quel programma. Inoltre, puoi utilizzare la fase precedente per stimare in modo più accurato.

Ogni fase aiuta a definire e stimare la fase successiva, a cominciare dalla scoperta.

1. Scoperta

Nella fase di scoperta, lavoro con le parti interessate per convalidare il progetto. A seconda delle dimensioni complessive del progetto, questo potrebbe essere semplice come un paio di riunioni o potrebbe essere un intero programma di lavoro.

Tipicamente include elementi come:

effettuare ricerche sugli utenti;
analizzare la concorrenza;
identificare gli indicatori chiave di prestazione;
definire l'aspetto del successo;
comprensione dei vincoli;
raccogliere le opinioni degli stakeholder.

L'idea è che la fase di scoperta fornirà una definizione più informata del progetto, compresi i bisogni degli utenti, gli obiettivi aziendali e ciò che deve essere creato.

Soprattutto, convaliderà che il progetto fornirà il valore richiesto.

Possiamo quindi utilizzare questo deliverable per definire e stimare il lavoro richiesto in una fase alfa. Ciò rende le nostre stime più accurate e regola anche l'ambito in base a ciò che abbiamo appreso.

2. Alfa

La fase alfa è quella in cui definiamo come funzionerà il servizio digitale (che si tratti di un'app Web o di un sito) e garantiamo agli utenti un'esperienza positiva nell'utilizzo.

Ciò viene in genere fatto attraverso la creazione di un prototipo. Su progetti più piccoli, questo potrebbe non essere altro che alcuni modelli di design. Su progetti più grandi, potrebbe essere un prototipo funzionale che le persone possono provare.

In ogni caso, l'idea è di visualizzare il servizio digitale che stai costruendo.

Lo facciamo per tre ragioni.

In primo luogo, una visualizzazione assicurerà che tutte le parti interessate abbiano una visione condivisa di ciò che stai creando. Un documento può essere interpretato in molti modi diversi, ma è molto più difficile farlo con un prototipo.
In secondo luogo, un prototipo renderà molto più facile identificare tutto ciò che potrebbe essere stato trascurato , quindi evita che l'ambito si insinui ulteriormente quando è più costoso da affrontare.
Infine, se abbiamo qualcosa di tangibile, possiamo testarlo con gli utenti per assicurarci che sia adatto allo scopo prima di andare a spese della costruzione della cosa reale.

Se i test sono scadenti, abbiamo ancora spazio prima della fase successiva per adattarci senza rompere il budget o incasinare la sequenza temporale.

Come per la fase di scoperta, possiamo utilizzare l'alfa per stimare il lavoro richiesto nella fase successiva. Avere una visualizzazione di ciò che è necessario costruire rende molto più semplice la stima del lavoro richiesto per tutti gli stakeholder coinvolti. Possono vedere cosa gli viene chiesto di costruire.

Inoltre, possiamo utilizzare le lezioni apprese dal test dell'alpha per adattare ciò che creeremo, creando ancora una volta spazio per cambiamenti nell'ambito senza far deragliare il progetto.

Una volta che abbiamo l'alfa, possiamo quindi muoverci con sicurezza nella build, sapendo che creeremo la cosa giusta e che gli utenti risponderanno positivamente ad essa.

3. Prodotto minimo vitale

Mi riferivo a questa fase come alla "costruzione". Tuttavia, ho scoperto che le parti interessate erano associate al completamento della build con il completamento del progetto. In realtà, i servizi digitali non vengono mai eseguiti, poiché devono essere costantemente ripetuti per garantire che siano il più efficaci possibile.

Per evitare questo problema, ho iniziato a fare riferimento a questa fase come al prodotto minimo vitale (MVP). In questa fase, costruiamo e lanciamo la versione iniziale del servizio digitale.

Facendo riferimento ad esso come al prodotto minimo praticabile, sottolineiamo che ci sarà un'iterazione post-lancio. Questo ci fornisce un modo per affrontare lo scope creep e la complessità imprevista spingendolo indietro fino al post-lancio. Ciò garantisce che il progetto rimanga sulla buona strada e mantenga il suo slancio.

Inevitabilmente durante la build, accantoneremo alcune cose fino al post-lancio. Questi elementi diventano poi la base per definire la nostra fase finale, consentendoci di fare una prima stima per l'ottimizzazione post-lancio.

4. Iterazione e ottimizzazione in corso

La fase post-lancio riguarda la funzionalità, la complessità e altri problemi che non abbiamo affrontato nell'MVP. Questo elenco di miglioramenti è relativamente facile da comprendere a questo punto e può essere stimato con ragionevole accuratezza.

Tuttavia, oltre a questo lavoro, dovrebbe esserci un processo continuo di monitoraggio, iterazione e test che raffina ulteriormente l'efficacia dei servizi digitali.

La stima di quanto di questo lavoro si intraprende dovrebbe basarsi sulle dimensioni e sulla complessità del servizio digitale. La tua stima dovrebbe anche essere proporzionale all'investimento nel resto del progetto.

Suddividendo i tuoi progetti in queste quattro fasi e completandole separatamente, eliminerai molte delle sfide che dobbiamo affrontare quando utilizziamo gli approcci tradizionali di gestione dei progetti.

Perché abbattere i progetti funziona

Quattro vantaggi significativi derivano dalla scomposizione dei progetti in questo modo:

Ogni fase è meglio definita .
Poiché i risultati della fase precedente definiscono ogni fase, significa che c'è una chiara visione della direzione. Ciò aiuta le parti interessate a capire dove stanno andando le cose ed evita brutte sorprese in seguito.
I progetti sono stimati in modo più accurato .
Ad esempio, invece di dover indovinare quanto tempo ci vorrà per consegnare un progetto significativo e nebuloso con un numero sostanziale di incognite, stai solo stimando la fase successiva e facendo ciò in base ai risultati della fase precedente.
Si traduce in servizi digitali migliori .
Poiché le idee di progetto vengono convalidate e testate con gli utenti, puoi essere più sicuro che il prodotto finale soddisferà lo scopo. Consente inoltre di adattare la portata e la funzionalità tra le fasi per garantire il miglior risultato possibile.
È un approccio meno rischioso .
L'azienda che commissiona il servizio digitale non deve impegnarsi in anticipo per l'intero progetto. Se la fase di individuazione non riesce a convalidare la fattibilità del progetto, può essere abbandonato con lievi perdite. Allo stesso modo, se il prototipo alfa non viene testato bene con gli utenti, può essere adattato prima che le cose diventino troppo costose.

Quest'ultimo punto è rassicurante se si utilizza per la prima volta un fornitore esterno. Invece di iscrivere un'agenzia per un progetto sostanziale senza sapere se possono consegnare, il cliente può coinvolgerli in una fase di scoperta per vedere come sono. Se sono bravi, possono continuare a lavorare con loro. In caso contrario, possono portare i risultati a un'altra agenzia senza perdere nulla.

Se gestisci un'agenzia o sei un libero professionista, potresti pensare che sembri una cattiva idea. Comprensibilmente preferiresti registrare un cliente per l'intero progetto. Tuttavia, ho evitato molte gare d'appalto con questo approccio perché il cliente non sentiva di correre un rischio su un investimento iniziale così piccolo. Inoltre, non sentivano il bisogno di parlare con vari fornitori perché se non piacevo a loro, avrebbero potuto facilmente cambiare.

Inoltre, l'utilizzo di questo approccio graduale renderà molto più semplice la definizione dell'ambito e la determinazione del prezzo del prossimo progetto a prezzo fisso. Certo, non fornirà magicamente una stima o impedirà lo scorrimento dell'ambito. Tuttavia, renderà la stima più gestibile perché stai esaminando solo una parte alla volta. Ti consentirà inoltre di lavorare con lo scope creep, piuttosto che cercare di sopprimerlo.

Quindi il mio consiglio, sia che lavoriate internamente o esternamente, su siti grandi o piccoli, è di smettere di cercare di stimare e definire i progetti senza scomporli in fasi. Invece, affronta una fase alla volta e usa ciò che impari per informare la successiva . Se lo fai, stimerai in modo più accurato, avrai spazio per adattarti in base a ciò che impari e scoprirai che la gestione del progetto è più semplice.