Tutto ciò che devi sapere sull'e-mail transazionale ma non sapevi chiedere

Qualsiasi applicazione con autenticazione utente non può esistere senza e-mail, tuttavia, l'e-mail non ottiene sempre l'attenzione che merita. Con i moderni fornitori di servizi di posta elettronica, è più facile che mai creare un'esperienza di posta elettronica transazionale di prima classe per i tuoi utenti, ma, per la maggior parte di noi, la sfida sta nel fatto che non sai ciò che non sai. Ci addentreremo in un'analisi end-to-end di tutto ciò di cui hai bisogno per mettere a punto la tua email transazionale con il resto della tua applicazione web.

Affronteremo la differenza tra e-mail transazionali e di massa e come e perché utilizzare l'autenticazione e-mail. Parleremo anche della gestione dei casi limite di consegna con garbo, della creazione di ottimi contenuti e-mail e dei componenti chiave dell'infrastruttura che vorrai mettere in atto per l'invio di e-mail e il monitoraggio della consegna. Allora sarai sulla buona strada per diventare un professionista della posta elettronica transazionale in pochissimo tempo.

Le sfide dell'e-mail transazionale

In una certa misura, l'e-mail è stata tradizionalmente un cittadino di seconda classe perché è più difficile monitorare e capire quanto bene stai facendo. Con la tua applicazione, ci sono innumerevoli strumenti di monitoraggio delle prestazioni per fornire informazioni dettagliate su front-end, back-end, database, errori e molto altro. Con la posta elettronica, gli strumenti sono meno conosciuti e un po' più difficili da usare in modo efficace. Quindi esploriamo alcune delle sfide che devono affrontare il monitoraggio e il reporting delle e-mail, quindi possiamo esaminare gli strumenti e le tattiche disponibili che possono funzionare all'interno delle sfide e dei vincoli per darti una visione più informata della tua e-mail transazionale.

La più grande sfida alla base del monitoraggio dell'e-mail è che è letteralmente impossibile accedere alla casella di posta di ogni destinatario e controllare se hanno ricevuto l'e-mail. Quindi, fin dall'inizio, le migliori intuizioni che possiamo sperare sono semplicemente proxy o stime delle prestazioni. La seconda sfida più grande è che ogni ISP rispetta le proprie regole. Ciò che potrebbe essere classificato come spam da Outlook potrebbe andare direttamente nella posta in arrivo in Gmail. E i provider di posta in arrivo non possono condividere la loro "salsa segreta" perché verrebbe immediatamente sfruttata dagli spammer. Quindi cosa deve fare uno sviluppatore?

I tassi di apertura possono darti un'approssimazione approssimativa, ma poiché si basano sui pixel di tracciamento, che possono essere facilmente bloccati, è un'immagine incompleta. Nemmeno i tassi di posta in arrivo e le velocità di consegna possono essere misurati direttamente. Quindi dovresti accontentarti di inviare test regolari agli account seed che hai la possibilità di testare. Questi non sono perfetti, ma è il miglior proxy disponibile per comprendere la consegna ai vari provider di posta in arrivo. Affronteremo gli strumenti per automatizzare questa operazione più avanti nella guida.

L'aggiunta dell'autenticazione del dominio sotto forma di DKIM, SPF e DMARC può essere difficile e confusa oppure, a seconda delle dimensioni della tua azienda, ottenere l'accesso o l'approvazione per le modifiche DNS può essere complicato o impossibile. Anche in questo caso, è incredibilmente facile ottenere le voci DNS errate. Se non hai dimestichezza con l'autenticazione del dominio, non preoccuparti, ne parleremo approfonditamente in seguito.

Naturalmente, anche se generalmente sei in grado di ottenere un'ottima consegna, la gestione del rimbalzo introduce una maggiore variabilità nella consegna. Le caselle di posta del destinatario potrebbero essere piene. Le persone cambiano lavoro e gli indirizzi email diventano inattivi. Le persone commettono errori di battitura con gli indirizzi e-mail. Le persone possono registrarsi con un alias di gruppo, quindi uno degli indirizzi in quel gruppo rimbalza. Le interruzioni temporanee del server o del DNS possono influire sulla consegna per tutti su un determinato dominio. E poi ci sono le denunce di spam.

Quindi, appena uscito dal cancello, il mazzo è accatastato contro di te. Ci sono molti casi limite ed è incredibilmente difficile ottenere un quadro accurato della consegna. Il monitoraggio continuo è complesso e c'è molto spazio per commettere errori. Dipinge un quadro cupo, lo so. Fortunatamente, l'e-mail ha fatto molta strada e, sebbene non sia banale, ci sono buone soluzioni a tutti questi problemi.

Transazionale e promozionale in blocco

Prima di andare oltre, dobbiamo affrontare le differenze significative tra l'e-mail promozionale in blocco e l'e-mail transazionale della tua applicazione. Con il primo, se un'e-mail viene persa o in ritardo, nessuno la perderà. Con quest'ultimo, tuttavia, una reimpostazione della password mancante o notevolmente ritardata può portare a richieste di supporto aggiuntive. Le tue email transazionali sono fondamentali come una pagina nella tua applicazione. Puoi pensare a un'e-mail mancante o in ritardo come all'incirca equivalente a una pagina interrotta nella tua applicazione web. L'e-mail è un mezzo diverso, ma è ancora un elemento centrale dell'esperienza di utilizzo dell'applicazione.

Poiché le persone si aspettano e desiderano ricevere e-mail transazionali, vedono un coinvolgimento maggiore in termini di percentuali di apertura e di clic rispetto alla tua e-mail promozionale collettiva. Allo stesso modo, le e-mail transazionali verranno segnalate come spam molto meno frequentemente delle e-mail di massa. E tutto ciò porta a una migliore reputazione per la tua e-mail transazionale rispetto alle e-mail promozionali di massa. In alcuni casi, questa potrebbe essere la differenza tra la posta in arrivo e la cartella spam. Oppure, potrebbe essere solo una questione di quale scheda Gmail inserisce l'e-mail. Indipendentemente da ciò, le differenze tra transazionale e collettivo sono abbastanza evidenti che persino Gmail raccomanda ufficialmente di separare i flussi. In questo modo, la tua reputazione collettiva non trascinerà la tua reputazione transazionale.

Questo ci porta al nostro primo consiglio:

1. Separa i flussi di invio transazionale e di massa utilizzando domini o sottodomini diversi

In un mondo perfetto, invierai transazioni tramite il tuo dominio principale e relegheresti la maggior parte a un sottodominio come [email protected] e ogni categoria avrebbe anche i propri indirizzi IP.

Separare i tuoi stream è il primo passo ed è fondamentale per gettare le basi per la migliore esperienza di posta elettronica possibile per i tuoi destinatari. Anche se non puoi garantire la consegna alla posta in arrivo, puoi fare alcune cose per impilare il mazzo a tuo favore. L'autenticazione è il passo successivo per fare esattamente questo. Proprio come non avvieresti una moderna applicazione Web senza un certificato sicuro, non vuoi inviare e-mail senza autenticarla completamente.

Autenticazione e-mail

Potresti aver sentito acronimi come DKIM, SPF o DMARC e potresti anche aver copiato e incollato alcune voci DNS per configurarle. Oppure potresti averlo saltato perché sembrava un po' troppo complesso. In ogni caso, questi sono tutti standard che vale la pena implementare, si completano a vicenda e collaborano per costruire e proteggere la tua reputazione. L'approccio esatto varia da provider a provider, ma vale sempre la pena implementarlo.

Cominciamo con DKIM. Senza entrare troppo nei dettagli tecnici, DKIM fa due cose. Innanzitutto, agisce come una sorta di sigillo di cera virtuale sulle tue e-mail per mostrare che non sono state modificate durante il transito. In secondo luogo, ti consente di costruire la reputazione del dominio. Mentre DKIM si concentra sul dominio, SPF si concentra sulla fornitura di un elenco di indirizzi IP approvati per l'invio in modo che i server di posta riceventi abbiano un'idea migliore se un'e-mail viene inviata da una fonte legittima.

Un vantaggio significativo di DKIM è che è la chiave per evitare le etichette "tramite" in Gmail o "per conto di" in Outlook. Questi elementi fanno sembrare un po' più probabile che le tue email siano spam e possono minare la fiducia dei tuoi destinatari. Quindi DKIM è molto più di uno standard dietro le quinte. È qualcosa che può influenzare direttamente l'esperienza dei tuoi destinatari.

Tutto ciò ci porta al prossimo consiglio fondamentale:

2. Autenticare le e-mail con DKIM e SPF

Sebbene l'autenticazione non possa garantire la consegna, è un aspetto fondamentale per costruire una reputazione e fare tutto il possibile per garantire un'ottima consegna.

DMARC è progettato per aiutare a proteggere dagli attacchi di phishing. Incorpora sia DKIM che SPF per aiutarti a monitorare l'invio per il tuo dominio e proteggere la tua reputazione di dominio consentendoti di pubblicare una politica DMARC. Tale criterio indica ai provider di posta in arrivo cosa fare quando un'e-mail non riesce l'allineamento DMARC.

Prima di DMARC, spettava interamente ai provider di posta in arrivo scegliere come gestire le email che non erano autenticate con DKIM e/o SPF, ma con DMARC puoi creare una policy pubblica che dice ai provider di mettere in quarantena (inviare al cartella spam) o rifiutare (eliminare definitivamente) le e-mail che non superano l'allineamento DMARC.

L'altro vantaggio di DMARC è che consente agli ISP di inviarti rapporti sulle origini delle e-mail inviate utilizzando il tuo dominio e le quantità che sono state passate per l'allineamento non riuscito tramite DKIM o percorso di ritorno. Ciò può consentire di rintracciare le fonti legittime che non sono allineate e intraprendere azioni per garantire che tali fonti siano autenticate. Può anche aiutarti a quantificare la quantità di email illegittime che sta tentando di essere inviata utilizzando il tuo dominio.

PayPal è l'esempio per eccellenza dell'importanza di una buona politica DMARC. Nel corso degli anni, innumerevoli truffatori hanno tentato di falsificare le e-mail di PayPal, ma ora, con DMARC, PayPal ha pubblicato una politica DMARC che dice agli ISP di rifiutare le e-mail che non superano DMARC. Quindi, se qualche truffatore tenta di falsificare un'e-mail di PayPal, fallirà l'allineamento DMARC e gli ISP possono essere sicuri di rifiutare completamente quelle e-mail perché PayPal ha una politica pubblica che afferma che se un'e-mail non riesce l'allineamento, dovrebbe essere rifiutata.

Questa è una breve panoramica di DMARC, ma si spera che aiuti a fornire il contesto per il nostro terzo suggerimento:

3. Stabilire e pubblicare una politica DMARC

Inoltre, se possibile, imposta un percorso di ritorno personalizzato per massimizzare le tue possibilità di allineamento. Quindi, monitora i tuoi rapporti DMARC e apporta le modifiche per garantire l'allineamento per qualsiasi fonte legittima di posta elettronica. Infine, se il tuo prodotto o marchio è bersaglio di un'elevata quantità di attacchi di phishing, inizia gradualmente una quarantena progressivamente più aggressiva o rifiuta la politica nel tempo.

Lo strumento DMARC di Postmark è un modo semplice e gratuito per stabilire una politica DMARC e iniziare a ricevere rapporti settimanali sul tuo dominio. Con i flussi di posta elettronica in blocco e transazionali separati e tutte le impostazioni di autenticazione sopra menzionate, hai gestito tutti gli aspetti fondamentali della consegna. Da qui in poi, ci concentreremo sulla gestione e sul trattamento delle e-mail all'interno della tua applicazione.

Comprendere il ciclo di vita dell'e-mail

In superficie, l'e-mail può sembrare piuttosto semplice, ma quando si scompone il ciclo di vita dell'e-mail, c'è molta sottigliezza e opportunità sotto la superficie. Più lo capisci, più sarai in grado di fornire un'esperienza più ricca e ricca di sfumature per i destinatari. La maggior parte delle tue opportunità per migliorare l'esperienza della posta elettronica dipende dalla comprensione delle sfumature della consegna della posta elettronica e dall'automazione della capacità della tua applicazione di elaborarle e gestirle di conseguenza. Quindi diamo un'occhiata agli eventi chiave nella vita di qualsiasi e-mail.

In coda

Una volta che l'applicazione ha assemblato un'e-mail dai vari bit di contenuto, la metterai in coda per la consegna. All'interno della tua applicazione, ti consigliamo di assicurarti di inviare e-mail tramite l'elaborazione in background. Ne discuteremo in dettaglio più avanti, ma la versione semplice è che ogni volta che l'applicazione comunica con un servizio di terze parti, ti consigliamo di gestire quella comunicazione in background. Supponendo che tu stia utilizzando un provider di servizi di posta elettronica, una volta effettuata la richiesta alla loro API, verrà messa in coda anche per l'invio da parte loro.

Spedito

Come ogni servizio, il tuo provider di servizi di posta elettronica avrà la propria coda per l'elaborazione e l'invio della tua posta elettronica. Nella maggior parte dei casi, queste code sono estremamente veloci. Mentre l'invio di un'e-mail in blocco a migliaia di destinatari può richiedere secondi o minuti, la maggior parte delle e-mail transazionali verrà inviata molto più velocemente.

Accettato

Dopo che l'e-mail è stata inviata dal tuo provider di posta elettronica, sarà idealmente accettata dal provider di posta in arrivo. Tuttavia, "Accettato" non significa "Consegnato". Pensalo come il servizio postale. Solo perché ha la tua lettera, deve comunque elaborarla prima che sia considerata consegnata. Inoltre, alcuni provider di posta in arrivo accetteranno un'e-mail ma alla fine non la consegneranno per una serie di motivi. Quindi, anche quando un'e-mail è stata accettata, non vi è alcuna garanzia che alla fine verrà consegnata.

Respinto

Sebbene alcuni provider di posta in arrivo rifiuteranno silenziosamente le e-mail, nella maggior parte dei casi, quando le e-mail vengono rifiutate, viene fatto esplicitamente e riceverai una spiegazione del problema con l'e-mail. In alcuni casi, potrebbe trattarsi dell'IP o della reputazione del dominio oppure potrebbe essere il contenuto dell'e-mail. Sfortunatamente, non avrai sempre una spiegazione chiara del motivo del rifiuto.

rimbalzato

I rimbalzi sono un tipo più specifico di rifiuto. Nei casi in cui un indirizzo e-mail non esiste, la posta in arrivo è piena o per altri motivi, i servizi di posta segnaleranno che la consegna non è riuscita e l'e-mail è stata respinta. In questi casi, puoi utilizzare le notifiche di gestione del rimbalzo del tuo ESP per adottare misure proattive per correggere il problema. Ne discuteremo più dettagliatamente in seguito.

Consegnato

Consegnato è lo stato in cui il messaggio è stato inviato al destinatario. Potrebbe essere stato recapitato nella posta in arrivo, nella cartella spam o in una delle schede di Gmail, ma in una certa misura è stato recapitato. Non riceverai mai una notifica esplicita che un'e-mail è stata consegnata, ma è uno stato chiave nel ciclo di vita.

Aperto/Cliccato

Il rilevamento dell'apertura non è del tutto affidabile perché il metodo utilizzato per determinare quando un'e-mail è stata aperta può essere bloccato dal client di posta elettronica. Poiché il rilevamento delle aperture si basa sul client di posta elettronica per caricare un'immagine invisibile, i client che bloccano il caricamento delle immagini significano che tali aperture non verranno segnalate. Le tariffe aperte possono fungere da buon proxy per la consegna. Ad esempio, se cambi fornitore di servizi di posta elettronica senza modificare nulla delle tue e-mail e i tuoi tassi di apertura aumentano in modo significativo, è lecito ritenere che il tuo primo fornitore di servizi di posta elettronica non sia riuscito a consegnare una parte dei messaggi.

Il tracciamento dei clic è più affidabile del tracciamento aperto, ma può comportare complessità di per sé. Ad esempio, l'utilizzo di Bit.ly o altri servizi di accorciamento degli URL è una tattica comune utilizzata dagli spammer, quindi nella maggior parte dei casi, la presenza di un URL Bit.ly metterà la tua email sulla corsia preferenziale per la cartella spam. Tuttavia, se eseguito correttamente attraverso il monitoraggio dei clic del provider di servizi di posta elettronica, può fornire informazioni utili per le tue e-mail. Inoltre, anche se il rilevamento dell'apertura è bloccato da un client, se qualcuno fa clic su un'e-mail, è lecito ritenere che l'e-mail sia stata aperta. Pertanto, il monitoraggio dei clic può aiutare a fornire informazioni più accurate anche sui tassi di apertura.

Con il monitoraggio delle aperture e dei clic, è importante tenere in considerazione la privacy. Sebbene possano essere potenti strumenti per arricchire l'esperienza del destinatario e fornirti approfondimenti che possono essere utilizzati per migliorare le tue e-mail, toccano anche problemi di privacy. Se non hai intenzione di fare nulla con i dati che forniscono, è meglio non usarli. Oppure, se ti trovi in ​​un settore in cui la privacy è altamente sensibile, probabilmente vorresti pensarci due volte prima di abilitarla.

Iscrizione annullata

Sebbene le cancellazioni siano meno rilevanti per le email transazionali, è comunque una richiesta che dovrebbe essere rispettata. Anche se potresti non essere legalmente obbligato a supportare l'annullamento dell'iscrizione alle e-mail transazionali, è uno stato che potresti incontrare e, quando lo fai, dovresti rispettarlo.

Denuncia di spam

Come l'annullamento dell'iscrizione, i reclami per spam sono meno frequenti con le e-mail transazionali, ma si verificano comunque. Se il tuo tasso di reclami per spam è alto, è un buon segno che devi modificare la quantità e/o la qualità delle email transazionali che stai inviando. Come la gestione del rimbalzo, ti consigliamo di essere proattivo anche sui reclami di spam. Avrai voglia di rispettarli, ma è importante ricordare che alcuni reclami di spam sono accidentali. Se qualcuno segnala un'e-mail come spam, potrebbe influire sulla ricezione di fatture o fatture future.

Questo ci porta al nostro quarto consiglio:

4. Integrare da vicino gli eventi dei messaggi nell'applicazione

La maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica offre ampi web hook per notificare automaticamente all'applicazione gli eventi chiave con ogni messaggio. Sebbene la gestione del rimbalzo sia l'evento più critico da monitorare e gestire, gli altri eventi possono fornire informazioni utili per arricchire la tua applicazione e rendere l'e-mail transazionale un elemento più perfettamente integrato della tua esperienza utente.

Prenditi cura del contenuto dell'e-mail

Il contenuto delle tue e-mail può svolgere un ruolo sia nella consegna che nel coinvolgimento. Mentre alcune regole (come evitare la parola "Viagra") possono essere ovvie, altre sono più sottili. Prendersi cura di creare buoni contenuti può migliorare drasticamente i tassi di apertura o il coinvolgimento.

Raggrupperemo diverse considerazioni nel nostro quinto consiglio per ottime email transazionali:

5. Prenditi del tempo per creare il contenuto e la struttura delle tue email

Cose come il nome del mittente e l'indirizzo e-mail, l'oggetto, le pre-intestazioni e i tipi di mime possono avere un impatto significativo su coinvolgimento, consegna e tassi di apertura. Non lasciare che questi elementi siano ripensamenti. Trova il tempo per farli funzionare bene e testarli e migliorarli continuamente come se fossero qualsiasi altra pagina nella tua applicazione.

Mittenti, soggetti e preheader

Sebbene ogni client di posta elettronica sia diverso, tutti forniscono un certo livello di comprensione di un'e-mail prima che venga aperta tramite una sorta di anteprima. Può essere semplice come visualizzare il mittente e l'oggetto, ma a volte contiene anche un'anteprima del contenuto. Questo argomento potrebbe giustificare un articolo a sé stante, ma è sufficiente dire che vale la pena dedicare un po' di tempo a visualizzare le tue e-mail come faranno i tuoi destinatari. Ciò include nominare chiaramente il mittente, scrivere una riga dell'oggetto utile e concisa e creare l'intestazione perfetta. Non lasciare che questi elementi siano un ripensamento perché possono avere un impatto significativo sul tuo tasso di apertura.

HTML e testo normale

Il contenuto effettivo delle tue e-mail è importante e l'inclusione di versioni HTML e di testo normale delle tue e-mail può avere un enorme impatto sui tuoi destinatari. Alcune persone preferiscono il testo normale. Che si tratti di prestazioni, privacy o accessibilità, fornire un'opzione di testo normale ben formattata e considerata è una vittoria per quel destinatario. E alcuni filtri antispam preferiscono vedere una versione in testo normale abbinata a una versione HTML. Litmus ha un ottimo resoconto sull'importanza delle opzioni di testo normale nelle e-mail per maggiori dettagli.

Accetta le risposte ed evita gli indirizzi "senza risposta".

Fai il possibile per evitare di utilizzare indirizzi email "senza risposta". Inviano il segnale sbagliato in ogni modo possibile. Di conseguenza, riceverai più reclami di spam poiché le persone non possono rispondere per annullare l'iscrizione. È una comunicazione unidirezionale e riduce il coinvolgimento che altrimenti potrebbe migliorare la deliverability.

Idealmente, l'indirizzo di provenienza o l'indirizzo di risposta invierebbe le risposte a una casella di posta di supporto monitorata. Ciò fornisce la migliore esperienza per i destinatari e assicura che le risposte non si perdano nel mix. Tuttavia, c'è una considerazione principale da tenere a mente. Se un utente riceve un URL di reimpostazione della password e risponde, chiunque abbia accesso alla risposta avrà accesso anche a tale URL di reimpostazione della password. Lo stesso vale per qualsiasi informazione particolarmente sensibile, ma, tutto sommato, non vuoi comunque inviare informazioni altamente sensibili tramite e-mail.

Un'altra opzione è utilizzare gli indirizzi e-mail di ricezione in entrata. Nel caso di cose come le notifiche di commenti in cui potrebbe essere utile che il destinatario risponda direttamente all'e-mail, l'impostazione dell'elaborazione delle e-mail in entrata può darti la possibilità di evitare indirizzi e-mail senza risposta.

Indipendentemente dal metodo, dovresti sempre fare del tuo meglio per evitare indirizzi senza risposta. I tuoi clienti lo apprezzeranno e avrai molte più probabilità di ricevere feedback importanti se ascolti su tutti i canali.

Gestisci la posta elettronica con cura

Il contenuto della tua e-mail è importante, ma il modo in cui lo consegni e rispondi ai casi limite con la consegna può essere altrettanto importante. Ci sono molte cose che accadono (o possono accadere) con ogni e-mail che invii. Mentre la maggior parte delle conversazioni con l'e-mail si concentra semplicemente sull'invio, il modo in cui lo invii può essere altrettanto importante.

Raggrupperemo questo batch nel sesto suggerimento di alto livello per un'ottima consegna delle email transazionali:

6. Investi nell'infrastruttura per inviare e consegnare e-mail in modo affidabile

L'invio di e-mail sembra semplice, ma c'è molto di più che scrivere poche righe di codice. È importante creare e mantenere l'infrastruttura adeguata come l'elaborazione in background e la gestione dei rimbalzi per garantire la massima affidabilità possibile per la tua posta elettronica.

Elaborazione in background

Supponendo che tu stia utilizzando un provider di servizi di posta elettronica, ti consigliamo di assicurarti che tutti i tuoi invii di posta elettronica avvengano tramite processi in background. Questo è il caso di qualsiasi comunicazione con servizi esterni e ci sono alcuni motivi. Innanzitutto, con un servizio esterno, c'è sempre la possibilità che sia inattivo. Pertanto, se la richiesta non riesce, è importante poter riprovare automaticamente la richiesta dopo un determinato periodo di tempo. In alternativa, potrebbe esserci un problema con la richiesta o qualcosa potrebbe essere cambiato da parte del servizio esterno. Indipendentemente dal motivo, progettare la resilienza nell'invio di e-mail ti farà risparmiare un po' di dolore a un certo punto.

Allo stesso modo, una buona configurazione dell'elaborazione in background può rendere più facile essere avvisati e risolvere i problemi quando qualcosa va storto. Se imposti avvisi quando una coda è alta, saprai più rapidamente quando c'è un problema. Inoltre, supponendo che l'elaborazione in background acquisisca e registri errori, sarà molto più facile identificare l'origine del problema.

Comprendere gli IP dedicati

Se hai esaminato in qualche modo l'e-mail transazionale, probabilmente ti sei imbattuto nel concetto di utilizzare un indirizzo IP dedicato. Sebbene ci siano vantaggi nell'utilizzo di un indirizzo IP dedicato, non è un problema in bianco e nero. In alcuni casi, un indirizzo IP dedicato può danneggiare più di quanto non aiuti.

Con quasi tutti i provider di servizi di posta elettronica, hai due opzioni per l'invio. La prima opzione è inviare dal pool di IP condiviso. In questi casi, la tua consegna può essere influenzata dal comportamento di altri mittenti che utilizzano lo stesso indirizzo IP. Se quei mittenti sono nefasti, possono ridurre la reputazione dell'indirizzo IP. Tuttavia, se quei mittenti sono buoni, può aumentare la reputazione dell'indirizzo IP.

La seconda opzione è un indirizzo IP dedicato. Con un indirizzo IP dedicato, se ci sono problemi di reputazione con l'indirizzo IP, devi incolpare solo te stesso. Il problema è che, affinché un indirizzo IP dedicato funzioni bene, è necessario disporre di un volume giornaliero coerente che sia sufficientemente alto da costruire e mantenere una reputazione. Si tratta di circa 10.000-20.000 e-mail al giorno. Devi anche fare attenzione a riscaldare lentamente l'indirizzo IP inviando progressivamente più posta in modo coerente in un determinato periodo di tempo. E, sebbene non ci siano cattivi mittenti per ridurre la tua reputazione, non riceve alcun vantaggio da buoni mittenti che potrebbero aiutare a rafforzare la tua reputazione IP. Con la maggior parte dei provider di servizi di posta elettronica, anche gli indirizzi IP dedicati costano di più.

Infine, mentre la reputazione IP continua a svolgere un ruolo, i provider di posta in arrivo stanno valutando sempre più la reputazione del dominio insieme alla reputazione IP. Poiché gli indirizzi IP sono sempre più usa e getta, dare più reputazione ai domini aiuta a mitigare gli spammer che passano attraverso i domini perché i nuovi domini dovrebbero costruire la reputazione. Ciò significa anche che se hai problemi di consegna diffusi, tali problemi potrebbero essere attribuibili all'indirizzo IP o al tuo dominio. Quindi lo scambio di indirizzi IP può essere d'aiuto, ma se la reputazione del tuo dominio ne risente, la modifica dell'indirizzo IP non sarà di aiuto. Dovresti invece concentrarti sulla pulizia della reputazione del tuo dominio.

Sebbene gli indirizzi IP dedicati possano essere ottimi nelle giuste circostanze, non è una schiacciata. E, se stai utilizzando un indirizzo IP condiviso, assicurati di monitorarlo da vicino per assicurarti che altri mittenti non ne rovinino la reputazione o lo facciano finire nelle liste nere.

Gestione del rimbalzo

Le email rimbalzano. Non c'è modo di aggirarlo. Le ragioni dei rimbalzi variano, ma la necessità di gestire i rimbalzi con grazia è universale. Pensa alla gestione del rimbalzo come alla gestione delle eccezioni per la posta elettronica. Quando si verifica un'eccezione, non vuoi che venga eliminata silenziosamente. Vuoi sapere che è successo e cosa lo ha causato in modo da poterlo riparare. Lo stesso vale per la gestione del rimbalzo con un avvertimento. Con la gestione del rimbalzo, puoi consentire ai tuoi utenti di risolvere da soli la maggior parte dei problemi. Ciò aumenta contemporaneamente la soddisfazione del cliente e riduce le richieste di supporto.

Quando un'e-mail viene respinta con un hard bounce, il passaggio più importante è interrompere il tentativo di consegna a quell'indirizzo. Mentre alcuni hard bounce potrebbero eventualmente ricominciare a funzionare da soli, ripetuti rimbalzi allo stesso indirizzo sono un segnale altamente negativo per i provider di posta in arrivo. Dal loro punto di vista, significa che non stai mantenendo le tue liste pulite e che ci sono buone probabilità che tu sia uno spammer.

Sfortunatamente, se smetti di tentare la consegna a un indirizzo e quell'indirizzo riprende a funzionare, i tuoi destinatari non saranno in grado di ricevere le loro e-mail. È qui che entra in gioco la gestione dei rimbalzi. Utilizzando i webhook, il tuo provider di servizi di posta elettronica può notificarti automaticamente i nuovi rimbalzi. Quindi, puoi utilizzare tali informazioni per presentare avvisi all'interno della tua applicazione che si sono verificati problemi nella consegna dell'e-mail. In questo modo, i tuoi utenti possono correggere il problema e quindi riattivare la pubblicazione.

Timbro postale rende tutto ancora più semplice con Rebound, un semplice snippet JavaScript che può essere personalizzato e incluso nell'applicazione per avvisare in modo proattivo gli utenti di problemi di consegna in modo che possano correggere il problema prima che porti a problemi più grandi o richieste di supporto.

Gestione delle notifiche

Con le e-mail transazionali, l'annullamento dell'iscrizione è meno problematico rispetto alle e-mail promozionali in blocco, ma fornire ai destinatari un modo per annullare l'iscrizione o gestire il volume o i tipi di e-mail transazionali che ricevono è comunque ottimo da fare.

L'annullamento dell'iscrizione con un clic per ogni tipo di e-mail che invii può rendere le cose convenienti se i destinatari non desiderano ricevere e-mail per determinati tipi di notifiche. In alternativa, fornire un centro di preferenze per le e-mail transazionali è un ottimo modo per mettere un maggiore controllo nelle mani dei destinatari. Tuttavia, se segui il percorso del centro preferenze, mantieni le opzioni al minimo. Tieni presente che una pagina con un'abbondanza di caselle di controllo può essere opprimente o confondere. Quindi, sebbene il controllo granulare sia utile, troppe opzioni possono essere controproducenti.

Uno dei modi migliori per ridurre le notifiche frequenti è offrire opzioni come riepiloghi istantanei, giornalieri o settimanali. In questo modo, dai ai destinatari un controllo significativo sulle notifiche per consentire loro di ridurre drasticamente la quantità senza sovraccaricarli con un controllo granulare per dozzine di diversi tipi di notifiche.

Indipendentemente dal metodo, riconosci che dare il controllo sulla frequenza delle notifiche può aiutare notevolmente i tuoi clienti e allo stesso tempo ridurre il volume complessivo di e-mail. È un vantaggio per i tuoi clienti e per i tuoi costi di posta elettronica.

Strumenti e monitoraggio

Mentre altri aspetti dello sviluppo delle applicazioni hanno fatto passi da gigante in termini di strumenti, best practice e affidabilità, la posta elettronica è ancora una sorta di scatola nera. Con le applicazioni puoi monitorare i tempi di attività, i tempi di caricamento delle pagine, le prestazioni delle applicazioni e innumerevoli altri aspetti. Poiché le caselle di posta in arrivo sono private, tuttavia, non c'è modo di misurare con precisione le informazioni di consegna reali. Le percentuali di apertura e di clic possono fungere da proxy decenti, ma sono ancora solo proxy. Fortunatamente, ci sono alcuni ottimi strumenti che possono completarsi a vicenda e, insieme, fornire un quadro relativamente chiaro della consegna della posta elettronica.

Questa è la chiave per apprezzare il nostro settimo e ultimo consiglio:

7. Usa gli strumenti disponibili per monitorare e migliorare la tua consegna

Proprio come monitoreresti il ​​tempo di attività o le prestazioni della tua applicazione, è altrettanto importante monitorare la consegna della posta elettronica. Sebbene nessuno strumento possa dirti tutto, una combinazione di ottimi strumenti può fare un'enorme differenza nel garantire che la consegna della posta elettronica sia affidabile e aiutare a risolvere quei casi in cui non lo è.

Per avere una buona copertura, ti consigliamo di utilizzare i seguenti strumenti e prestare molta attenzione ai modelli nel tempo.

1. Monitora le tendenze nelle percentuali di apertura e di clic per le tue e-mail. È solo un proxy, ma va bene per i numeri storici relativi. Ad esempio, se noti che le percentuali di apertura o di clic diminuiscono drasticamente nel tempo, questo è spesso un segnale di avvertimento precoce che potresti riscontrare problemi di pubblicazione. Poiché un'e-mail non può essere aperta se non viene consegnata correttamente, la diminuzione dei tassi di apertura può essere causata da problemi di consegna.
2. Gmail offre Postmaster Tools che può aiutarti a valutare l'IP e la reputazione del dominio per capire quali origini email potrebbero avere problemi di consegna. Questo è un ottimo strumento forense a cui rivolgersi quando sospetti di avere problemi di consegna. Fornisce solo informazioni da Gmail, ma spesso è un proxy sufficientemente buono per capire come potrebbe apparire la tua reputazione anche per gli altri provider.
3. Usa MXToolBox Blacklist Check per vedere se il tuo dominio o indirizzo IP è finito in una blacklist. Se sei su un indirizzo IP condiviso, probabilmente vorrai impostare un monitor permanente e automatico per quell'indirizzo IP condiviso, così saprai prima se finirai in una lista nera.
4. Usa uno strumento come GlockApps o 250ok per monitorare il posizionamento della posta in arrivo per le tue e-mail. È importante tenere presente che questi strumenti si basano su elenchi di semi per testare la consegna. Cioè, poiché non possono testare la consegna nelle caselle di posta dei destinatari reali, devono utilizzare indirizzi di prova come proxy. Come con la maggior parte degli strumenti di consegna delle e-mail, questa non è una scienza perfetta, ma in pratica è abbastanza vicina da essere comunque molto utile per misurare la qualità della consegna.

Più monitoraggio e avvisi hai in atto, prima saprai dei problemi e sarai in grado di correggerli. Spesso, una cattiva consegna delle e-mail può essere un problema invisibile che emerge solo quando le richieste di supporto iniziano a comparire, ma a quel punto potresti aver già ricevuto centinaia o migliaia di e-mail finite nelle cartelle di spam o non arrivate affatto. Proprio come non vorresti che i tuoi clienti fossero quelli che ti avvisano dei tempi di inattività delle applicazioni, non vuoi nemmeno che siano i primi ad avvisarti di potenziali problemi di consegna.

Porta tutto insieme

Hai molte opzioni quando si tratta di inviare e-mail. Puoi persino configurare un server e un Mail Transfer Agent (MTA) e inviare per te se lo desideri, ma ti assumerai molte responsabilità e spese generali. Gestire la reputazione è difficile. Stabilire relazioni con gli ISP è ancora più difficile.

A meno che l'invio di e-mail non sia il tuo servizio principale, spesso è meglio rivolgersi a un provider di servizi di posta elettronica. Anche allora, è importante riconoscere che un'ottima consegna non può essere una conclusione scontata. Anche se tutti gli ESP affermano di fornire un'ottima consegna, non è sempre così. In most cases, when you're evaluating ESP's, you'll be much better off if you use the tools mentioned above to get quantifiable delivery information for yourself rather than taking their word for it. This is true whether you use a shared IP address or a dedicated IP address. Great delivery isn't automatic, and you should always be gathering hard data on your delivery.

Regardless of how you handle email, make sure to treat it as an extension of your application's user experience rather than an afterthought. Take time to write concise and helpful emails, and do everything possible to seamlessly integrate it into the user experience. Be judicious about firing off too many emails, and give your users the ability to tune email notifications for their needs.

Finally, monitor your transactional email delivery like you would any other service in your stack. If your users aren't receiving critical emails like password resets and invoices, you'll be losing goodwill, and your support costs will increase. Don't let your email delivery fail quietly. Make sure that you're notified quickly and loudly of any potential delivery issues long before it gets bad enough for your customers to email you.

Your application can't work without email. While it's not as easy to measure or monitor as most aspects of your application, it's still a critical piece of functionality that deserves your full attention. Invest the time in making your email experience great, and you'll unquestionably reap the rewards.