Far lavorare i team di prodotti distribuiti in modo più efficiente con monday.com

(Questo è un articolo sponsorizzato.) Il modo in cui lavorano i team di prodotto sta cambiando: l'industria del software si sta rapidamente spostando verso il lavoro a distanza. Solo negli Stati Uniti, il 43% degli americani occupati ha trascorso almeno un po' di tempo lavorando in remoto e questo numero è costantemente aumentato negli ultimi anni. Molti prodotti digitali di successo oggi sul mercato sono stati progettati e sviluppati da un team distribuito. Tali squadre non hanno un ufficio nel senso tradizionale. Ognuno sceglie di lavorare da dove preferisce, sia geograficamente che funzionalmente (in uno spazio di coworking, caffetteria, home office, ecc.).

Sebbene un team di prodotti distribuiti possa sembrare allettante per te, la creazione di un processo di progettazione efficace in tale team richiede molto sforzo. La collaborazione e la comunicazione sono due delle sfide più significative che i team distribuiti devono affrontare. La gestione di un team distribuito richiede la comprensione di come operano le persone del tuo team, nonché un set di strumenti digitali che renda le operazioni del team il più efficienti possibile. Ecco perché investire negli strumenti e nella tecnologia remoti giusti è così fondamentale per i product manager.

Se sei un team manager che sta cercando di stabilire un solido processo di progettazione per un team distribuito, allora questo articolo fa per te. Troverai sette delle sfide più comuni che i team di prodotti distribuiti dovrebbero superare e scoprirai come uno strumento di gestione del team chiamato monday.com (precedentemente dapulse ) può aiutarli in questo.

1. Costruisci una comprensione condivisa degli obiettivi di un progetto

Quando si tratta di organizzare un processo di lavoro in un team remoto, uno degli obiettivi chiave è mantenere l'intero team sulla stessa pagina. La direzione deve fissare obiettivi e assicurarsi che tutti i membri del team li comprendano e li accettino. Costruire la comprensione è particolarmente importante per i team remoti perché l'interazione tende ad essere più sporadica. Assicurati che tutti i membri del team sappiano quanto segue:

• Quali sono gli obiettivi generali del progetto? Quando un team comprende chiaramente la strategia del prodotto (cosa vuole costruire e perché), quella comprensione motiva il coinvolgimento.

• Cosa ci si aspetta da loro e come si inseriscono nel quadro più ampio? Le persone vogliono conoscere il loro ruolo nel processo. Anche se ogni membro del team sarà approfondito nei dettagli quando lavora a un progetto, comprendere il quadro generale li aiuterà a concentrarsi su ciò che è veramente importante.

• Cosa stanno facendo le altre persone coinvolte nel progetto? Ogni membro del team dovrebbe avere visibilità su ciò su cui stanno lavorando gli altri membri del team.

Più tutti sanno, meglio possono lavorare come una squadra.

Visualizza il processo di sviluppo del prodotto

Aiutare tutti i membri del team a sapere cosa ci si aspetta da loro e quando è possibile utilizzando la funzione di monday.com denominata "timeline". La sequenza temporale rende le attività più visive: i membri del team saranno in grado di vedere quando è pianificata ciascuna attività, quanto tempo impiegherà e come si adatta all'intero progetto. Lo strumento ti consente di vedere non solo a quali attività stanno lavorando i membri del tuo team, ma anche come tali attività sono distribuite nel tempo. È ottimo per quando alcune attività dipendono da altre (ad esempio, gli sviluppatori stanno aspettando i modelli dai designer).

2. Gestisci il carico di lavoro del team

Come ti dirà chiunque abbia mai lavorato in un team remoto, il lavoro a distanza è molto diverso dal lavoro faccia a faccia. Molti project manager hanno difficoltà a gestire il carico di lavoro del team.

La maggior parte dei team di prodotto utilizza software di monitoraggio dei progetti per pianificare e stimare il proprio lavoro. Di solito, un team preparerà tutto il lavoro in un elenco di attività, in cui ogni attività ha una descrizione testuale e una stima del tempo. Il più grande svantaggio di questo approccio è che non è molto rappresentativo. Ad esempio, le schede Kanban, utilizzate oggi da molti team di prodotto, non sono molto rappresentative: è quasi impossibile da un'occhiata alla scheda capire l'ordine in cui devono essere completate le attività, soprattutto quando hanno dipendenze.

Tieni traccia di tutto ciò su cui sta lavorando il tuo team

Il costo dell'interazione (cioè lo sforzo cognitivo o fisico richiesto per completare un'azione) gioca un ruolo fondamentale nell'esperienza dell'utente di un prodotto. Maggiore è lo sforzo richiesto per completare un'operazione, meno utilizzabile diventa l'interfaccia per l'utente finale. Se il project manager deve passare a prodotti diversi per vedere i progressi del team, ciò creerà inutili attriti e impedirà al team di lavorare in modo efficiente.

monday.com raccoglie e visualizza i dati di avanzamento in modo logico e comprensibile. Lo strumento ha una funzione chiamata board. Il tabellone è il luogo in cui tutti i membri del team possono tenere traccia di tutto ciò su cui il team sta lavorando. Il vantaggio principale della scheda è che consente ai product manager di monitorare i progressi del team in tempo reale e vedere istantaneamente chi sta lavorando su cosa e vedere dove stanno le cose.

Comunica lo stato attuale

Ogni squadra ha bisogno di un meccanismo che renda facile capire cosa sta succedendo a colpo d'occhio.

Un modo per risolvere questo problema è utilizzare la codifica a colori per elementi diversi. La codifica a colori velocizza la ricerca visiva perché consente agli utenti di filtrare rapidamente uno o più oggetti particolari conoscendo il colore ad esso associato. monday.com utilizza la codifica a colori per indicare lo stato corrente di un'attività. Ad esempio, è facile vedere dove si sono bloccate le cose semplicemente guardando la lavagna e trovando tutte le attività colorate in rosso.

Crea, modifica e assegna attività in pochi clic

L'aggiunta di attività in uno strumento di gestione dei progetti non sembra molto eccitante. In genere, più tempo impiega, meno felice sarà il product manager.

monday.com semplifica il processo di immissione dei dati. I manager possono aggiungere rapidamente righe alla bacheca: monday.com le chiama impulsi. Gli impulsi possono essere compiti, progetti, missioni, cose da fare, ecc. La creazione di un impulso richiede solo pochi clic.

Dopo aver creato un impulso, assegnalo semplicemente a un membro del team.

Personalizza la piattaforma in base alle tue esigenze

Non esiste un processo di progettazione universale. Ogni progetto è diverso e richiede il proprio processo di progettazione. Uno strumento di gestione del prodotto dovrebbe essere molto adattivo al cambiamento; il team di prodotto dovrebbe essere in grado di personalizzare il processo in base alle proprie esigenze, senza dover dedicare molto sforzo alla personalizzazione.

monday.com è estremamente personalizzabile e consente all'utente di configurare quasi tutte le opzioni. Puoi personalizzare monday.com per gestire qualsiasi flusso di lavoro o processo, per affrontare qualsiasi sfida e per gestire praticamente qualsiasi cosa.

Quando si tratta di creare una scheda, non è necessario iniziare da zero. Una moltitudine di modelli ti consente di iniziare rapidamente. Ad esempio, il modello "Attività del team" sarebbe molto utile per i team di prodotto.

Dopo aver selezionato un modello per le tue esigenze, puoi personalizzarlo manipolando diverse sezioni. I team di prodotto spesso devono combinare le attività in gruppi, in cui ogni gruppo rappresenta una pietra miliare (ad esempio, "Release 1", "Release 2", ecc.). Farlo in monday.com è relativamente semplice. In qualità di proprietario di una scheda, puoi avere tutti i gruppi che desideri.

Ma non si ferma qui. Puoi utilizzare la funzione elenco di controllo per suddividere ulteriormente le attività. Ad esempio, ogni attività può essere suddivisa in più piccoli passaggi da fare. Questa funzionalità è utile quando è necessario svolgere alcune attività prima che l'attività possa essere completata, ad esempio se una specifica di prodotto deve essere approvata da alcuni designer prima che possa essere consegnata al team di sviluppo. L'elenco di controllo si trova all'interno di un impulso, nella sezione "Aggiornamenti", e può aiutare a creare una struttura per ciascun impulso.

Pianifica visivamente il carico di lavoro del team

Designer, sviluppatori e manager lavorano spesso con tempi ridotti e progetti simultanei. Un team deve essere in grado di rispondere rapidamente al feedback sul proprio prodotto da parte di stakeholder e utenti. Dopo il ciclo build-measure-learn, un team di prodotto dovrebbe essere davvero flessibile; dovrebbe essere pronto per implementare il feedback delle sessioni di test e adattare il processo di progettazione in base alle nuove informazioni. Lo stesso livello di flessibilità dovrebbe essere presente in tutti i prodotti utilizzati dal team.

Utilizzando la timeline di monday.com , è possibile apportare correzioni e migliorare l'efficienza del team. L'editor visivo semplifica il processo di gestione delle attività. Il product manager può vedere dove si trova ogni progetto in ogni punto e può vedere e concentrarsi sulle aree di difficoltà, in modo rapido ed efficace.

La sequenza temporale consente di vedere la capacità di ciascun membro del team in un determinato periodo di tempo (ad esempio, le prossime settimane), vedendo dove hanno spazio per svolgere più lavoro e dove devono delegare compiti ad altri.

3. Creare comunicazioni interne efficaci

La comunicazione gioca un ruolo fondamentale nel processo di progettazione. Quando si tratta di design del prodotto, è essenziale che tutti i membri del team siano sulla stessa pagina. A differenza dei team in colocation, un team distribuito non avrà l'opportunità di organizzare incontri faccia a faccia regolari. Quando elimini l'interazione faccia a faccia, non puoi aspettarti che le cose funzionino allo stesso modo. Modelli di comunicazione mal stabiliti possono portare alcuni membri del team a sentirsi come se stessero lavorando nel vuoto.

Gli strumenti contano di più nel lavoro a distanza perché sono la base per la comunicazione. L'obiettivo è assicurarsi che tutti i membri del team si sentano connessi.

Centralizza tutta la comunicazione

Nel mondo di oggi, comunichiamo con una varietà di strumenti: dall'e-mail tradizionale ai messenger online come Skype, WhatsApp, Slack e Facebook Messenger. Dover passare da uno strumento di gestione delle attività a un altro strumento di comunicazione può essere stressante. Peggio ancora, alcune informazioni possono andare perse durante la transizione (ad esempio, una casella di posta elettronica può riempirsi al punto che un membro del team può trascurare un'e-mail critica).

I team di prodotto possono utilizzare monday.com come un'unica piattaforma di comunicazione per il proprio posto di lavoro. E sarebbe una soluzione molto migliore perché consente la comunicazione nel contesto di ogni attività. Con monday.com , non è più necessario utilizzare la posta elettronica per le comunicazioni interne. Quando un membro del team fa clic su un impulso su qualsiasi bacheca, si apre una casella a destra dello schermo, che mostra gli "aggiornamenti". Cita semplicemente il nome utente di una persona ("@johndoe") e invia il tuo messaggio. La cosa grandiosa è che il thread della chat rimane con quell'attività, quindi trovare una conversazione dopo un po' è relativamente facile.

Riduci le riunioni e ottimizza le riunioni richieste

Le riunioni sono una parte essenziale del processo di comunicazione. Quando si tratta di rivedere i piani e fare brainstorming sulle decisioni di progettazione, non c'è sostituto per una riunione. Ma per un team distribuito, il numero di potenziali ore disponibili per le riunioni in tempo reale può essere limitato, quindi è essenziale sfruttare al meglio quel tempo. Un team distribuito dovrebbe cercare continuamente di ridurre il numero di riunioni e massimizzare l'efficacia del tempo che i membri del team trascorrono insieme.

Prendi come esempio una riunione di avvio settimanale. Questo incontro si svolge di lunedì e i membri del team si riuniscono per discutere i piani per la settimana. Per molti team, tali riunioni sono raramente produttive. Molto spesso, le informazioni condivise in una riunione di avvio settimanale diventano obsolete poco dopo la riunione e i membri del team devono ridefinire le priorità delle attività.

monday.com consente al team di risparmiare molto tempo nelle riunioni. Invece di discutere il piano per la settimana, il product manager può scomporre compiti complessi in obiettivi settimanali realizzabili. Questo aiuterà i membri del team a pianificare la settimana in base a ciò che devono fare.

Condividi preziose risorse con l'intero team, non con i singoli membri

Immagina di aver trovato una risorsa davvero preziosa e di volerla condividere con i tuoi colleghi. Tweet su di esso e invii un collegamento a una chat di gruppo. Ricevi feedback come "Risorsa fantastica! Grazie!" da alcune persone nella chat. Poco dopo, la maggior parte dei tuoi colleghi dimentica la risorsa, soprattutto se non può usarla nel lavoro che sta facendo in questo momento. Triste, vero? Possiamo fare di meglio.

Invece di inviare un collegamento a una chat di gruppo, condividi tutte le risorse che trovi su una bacheca separata. monday.com ha un modello chiamato "Design Inspiration & Resources". Il bello di questo approccio è che sarà molto più facile per i membri del team trovare una risorsa particolare quando ne hanno effettivamente bisogno.

Organizza una migliore pianificazione e sessioni di brainstorming

La definizione delle priorità delle attività è un'attività tipica nella gestione agile dei progetti. I membri del team si riuniscono, discutono dei compiti e votano cosa implementare nel prossimo sprint.

monday.com incorpora il voto. I membri del team possono utilizzare la colonna di voto quando vogliono decidere qualcosa insieme come una squadra. Aggiungi semplicemente una colonna di voto a una bacheca e i membri del team potranno esprimere il loro voto in un clic.

Avvisa i membri del team in tempo reale

La paura di perdere (FOMO) è un problema comune nei team distribuiti. Quando lavorano in remoto, i membri del team potrebbero aver paura di perdere un'informazione importante. Di conseguenza, trascorrono molto tempo in strumenti di comunicazione, controllando la posta e i messenger. Questo può diventare davvero fonte di distrazione. I membri del team dovrebbero dedicare meno tempo agli strumenti di comunicazione e più tempo agli strumenti che utilizzano per progettare (strumenti per la prototipazione e lo sviluppo). È fin troppo facile sprecare la giornata a leggere messaggi e rispondere.

Uno strumento di comunicazione dovrebbe fornire informazioni vitali proprio quando i membri del team ne hanno bisogno; dovrebbe disporre di un efficace meccanismo di notifica. monday.com avvisa gli utenti tramite desktop e mobile in tempo reale. La piattaforma dispone di un'app per iOS e Android. L'app consente ai membri del team di rimanere in contatto sul proprio telefono o tablet e di rispondere rapidamente da qualsiasi luogo. È anche possibile personalizzare le regole di notifica. Ad esempio, puoi gestire quale attività attiva un'e-mail.

Crea un programma di lavoro per il tuo team

Se il tuo team è distribuito in tutto il mondo e devi organizzare un incontro, devi essere sicuro che non accada in orari imbarazzanti (come nel cuore della notte). Sarebbe bello vedere l'orario di lavoro dei membri del team.

La scheda del programma di lavoro è una pietra miliare delle operazioni aziendali. I membri del team in ogni fuso orario possono impegnarsi per gli orari che funzionano per loro. Questo aiuta i product manager a pianificare riunioni in orari adatti a tutti.

4. Coinvolgere gli utenti nel processo di progettazione

La maggior parte dei prodotti di successo commerciale sono stati creati con una forte attenzione al pubblico di destinazione. I designer sanno che se vogliono rilasciare un prodotto di successo, devono introdurre utenti reali nel processo di progettazione. Il coinvolgimento dell'utente è più efficiente e influente nelle prime fasi dello sviluppo del prodotto, perché il costo delle modifiche aumenta con lo sviluppo del sistema. In genere, prima crei un forte ciclo di feedback, migliore sarà il prodotto finale.

Condividi i progetti con gli utenti e raccogli un feedback prezioso

Il feedback che un team di prodotto riceve dagli utenti è estremamente prezioso. Può confermare che il team di progettazione si sta muovendo nella giusta direzione.

Su monday.com , gli utenti possono creare una bacheca e scegliere con chi condividerla. Ad esempio, se stai lavorando con un cliente, puoi impostare una bacheca per il suo progetto e invitarlo a lavorare come ospite. La scheda potrebbe includere funzionalità chiave su cui vuoi lavorare. Non appena condividi la bacheca, il cliente riceverà una notifica e quindi potrà aprire la bacheca, rivedere il piano e richiedere modifiche.

5. Trova facilmente tutte le informazioni richieste

La documentazione è un'altra sfida. I team distribuiti non dispongono di uno spazio fisicamente condiviso in cui condividere la documentazione del prodotto. Le informazioni potrebbero essere archiviate in molti luoghi diversi: e-mail, unità cloud, computer locali, ecc. Potrebbero far perdere ai membri del team un'informazione importante e non esserne consapevoli. Questo porta a una conoscenza frammentata.

Centralizza tutti i documenti

Avere tutti i documenti in un unico posto è fondamentale per il successo. monday.com sincronizza tutte le informazioni in un unico hub accessibile. Tutti i membri del team possono archiviare tutte le discussioni pertinenti in un database ricercabile. La piattaforma offre un'opzione per caricare diversi tipi di file semplicemente trascinandoli e rilasciandoli. La prossima volta che un designer deve condividere le specifiche di un prodotto, tutto ciò che deve fare è caricare un file sulla piattaforma.

Cerca qualsiasi cosa e tutto

Chiunque abbia mai lavorato con una knowledge base ti dirà quanto sia fondamentale la funzionalità di ricerca. Senza una ricerca adeguata, le tue possibilità di trovare informazioni diminuiscono in modo significativo.

monday.com ti consente di trovare rapidamente tutto ciò su cui il tuo team ha lavorato, inclusi immagini, aggiornamenti, progetti e incarichi. Il tuo lavoro diventa una ricca base di conoscenze.

Ad esempio, quando devi trovare l'ultima versione delle specifiche di un prodotto, tutto ciò che devi fare è fare clic sulla casella di ricerca, selezionare la scheda "File" e inserire il nome del progetto come query di ricerca.

6. Rendi lo strumento di collaborazione una parte naturale del team

La piattaforma che scegli per la gestione del team dovrebbe sembrare una seconda natura. La tecnologia dovrebbe funzionare per te e il tuo team, non il contrario.

Riduci al minimo il tempo necessario per imparare uno strumento

Quando si introduce un nuovo strumento nel processo di progettazione, un obiettivo dovrebbe essere quello di avere un accordo totale per lavorare utilizzando questo strumento. Questo accordo non è sempre facile da raggiungere perché i membri del team sono solitamente scettici sul prossimo "strumento magico che risolverà tutti i loro problemi". Quel che è peggio è che devono dedicare più tempo all'apprendimento di come usarlo. Nessuno vuole imparare un nuovo software.

Uno dei vantaggi più significativi di monday.com è la sua intuitività. Indipendentemente dal fatto che tu abbia già utilizzato un'app simile in precedenza, monday.com può essere ritirato senza formazione. I membri del team saranno in grado di capire come utilizzare lo strumento senza preparazione.

scalabile

Quando le aziende scelgono uno strumento di collaborazione, spesso lo considerano un investimento. Vogliono uno strumento che si adatti al business.

monday.com è adatto a team di qualsiasi dimensione, da due liberi professionisti che lavorano insieme a migliaia di persone che collaborano in tutto il mondo. Lo strumento scala con te, dalla semplicità alla complessità, con totale facilità. Inoltre, man mano che la tua attività si espande, monday.com rende indolore passare a una versione premium (Standard, Pro o Enterprise) e ottenere più funzionalità premium della piattaforma.

Integra la piattaforma con gli strumenti esistenti

Uno strumento di gestione delle attività è essenziale per qualsiasi squadra che spera in buoni risultati. Ma la cassetta degli attrezzi del team deve anche supportare il processo di progettazione (per la prototipazione e lo sviluppo) e la raccolta di artefatti di progettazione (ad esempio, su Google Drive o Dropbox). È essenziale che lo strumento di gestione del team si integri perfettamente con gli altri strumenti utilizzati dal team.

Quando si tratta di integrazione, monday.com fa molto per far parte dell'ecosistema software consolidato. Può connettersi a Dropbox, Zapier, Google Drive e altri strumenti di condivisione. In qualità di membro del team, puoi allegare un file mockup ai tuoi aggiornamenti, condividendolo nel contesto delle attività a cui si riferisce.

monday.com include anche un'architettura API aperta, che consente agli sviluppatori di creare le proprie integrazioni.

7. Mantieni la motivazione del team

Avere la giusta atmosfera è estremamente importante. I team leader non dovrebbero solo essere in sintonia con ogni persona del team, ma dovrebbero cercare continuamente modi per aumentare il coinvolgimento.

Festeggia i successi con i membri del team

È naturale che le persone cerchino il riconoscimento. Il bisogno di approvazione sociale ci spinge a cercare conferme da persone che conosciamo (genitori, amici, colleghi). Quando qualcuno riconosce i nostri risultati dicendo qualcosa di semplice come "Ottimo lavoro!", ci sentiamo motivati ​​a lavorare verso i nostri obiettivi. È essenziale che i giocatori di squadra vengano riconosciuti, soprattutto quando lavorano in remoto.

monday.com ha alcune funzionalità che aiutano a creare un senso di riconoscimento. Il primo è la funzione pollice in su, che è fondamentalmente una reazione positiva a un'attività. La maggior parte delle persone ha familiarità con questo dai social network. Le persone sono abituate a misurare l'effetto di un post in base al numero di Mi piace che ottengono. monday.com ti permette di dare un pollice in su al lavoro dei tuoi compagni di squadra.

Un'altra caratteristica interessante sono le GIF animate. Puoi ravvivare i commenti con le GIF. monday.com ti consente di scegliere tra migliaia di GIF quando rispondi ai compagni di squadra, il che aggiungerà un po' di personalità ai tuoi commenti.

Ultimo ma non meno importante, monday.com ha una funzione coriandoli. Non appena un designer completa l'ultima attività "in corso" su una lavagna, vedrà un effetto di coriandoli animati. Questo sottile dettaglio aggiunge un po' di gioia e motiva i membri del team ad avere una tavola completamente verde.

Conclusione

Stabilire un processo efficace in un team distribuito è difficile. Ciò che funziona per un team congiunto non funzionerà necessariamente per un team distribuito e ciò che funziona per un team distribuito non funzionerà necessariamente per un altro.

Costruisci una cultura del lavoro a distanza, concentrandoti sulle seguenti priorità:

• Dai priorità alla trasparenza.
  Mantieni le informazioni importanti accessibili a tutti.

• Rimani aggiornato sull'attività della squadra.
  Capire cosa sta facendo ogni membro del tuo team e dove si trova il team nel processo a colpo d'occhio.

• Costruisci un sistema di comunicazione efficace.
  La base dei team distribuiti è la comunicazione. Crea un sano sistema di riunioni e abitudini per mantenere le persone in comunicazione.

• Abbassa la barriera all'ingresso.
  Scegli uno strumento di collaborazione di squadra con cui sarà meno doloroso per tutti entrare a bordo. Dovrebbe essere un punto di riferimento che riunisce tutto.