La tua guida per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Una comunicazione efficace è necessaria, non importa dove ti trovi o con chi potresti parlare.

Sul posto di lavoro, tuttavia, le capacità comunicative sono forse l'unica caratteristica personale che può determinare il successo della tua carriera. In effetti, la mancanza di una comunicazione efficace può disturbare altri fattori come l'efficienza, gli obiettivi e il morale di un'azienda.

Il termine "buone capacità di comunicazione" è stato così abusato che le persone sono diventate incerte sul suo significato. Buone capacità di comunicazione indicano la capacità di comprendere le istruzioni e di trasmettere le informazioni in modo semplice ma non ambiguo. È una delle abilità più basilari ma essenziali che puoi possedere come dipendente. In effetti, le capacità di comunicazione sono una delle prime cose che gli intervistatori giudicano in un candidato.

Elementi di comunicazione efficace

Spesso le persone dimenticano che una buona capacità di comunicazione costituisce qualcosa di più del "saper parlare bene". Certo, la conoscenza della lingua è essenziale per comunicare in modo efficace. Ma ci sono molti altri elementi per una comunicazione efficace.

Ascolto attivo

La comunicazione è una strada a doppio senso. Ecco perché ascoltare è importante, se non di più, quanto parlare. Sul posto di lavoro, devi ascoltare la persona di fronte a te per capire il suo processo di pensiero. Senza un ascolto attivo, potresti dire qualcosa che è fuori tema con conseguente errore di comunicazione. Uno dei modi migliori per esercitarsi nell'ascolto attivo è fare domande. Puoi anche riformulare ciò che hanno detto e ripeterglielo. Questo assicurerà all'altra persona che hai capito cosa stavano cercando di comunicare.

Pazienza

Incontrerai un gruppo eterogeneo di persone sul posto di lavoro. Durante una conversazione, può essere frustrante e opprimente quando sembra che tu non riesca a capire il tuo punto di vista. Quindi, è importante esercitarsi a essere pazienti non solo con gli altri ma anche con te stesso. Non puoi aspettarti che tutti quelli che incontri ti capiscano al primo tentativo. Prenditi il ​​tuo tempo e falli capire. Questo è particolarmente importante se sei in una posizione di leadership come un manager o un team leader. Devi essere paziente con il tuo team in modo che si sentano sicuri e possano comunicare più apertamente con te. Una comunicazione aperta è essenziale per il lavoro di squadra.

Chiarezza e coesione

Prima di avviare qualsiasi conversazione sul posto di lavoro, assicurati di avere uno scopo dietro. Tieni una nota nella tua testa su ciò che stai cercando di ottenere da questa comunicazione. Crea uno schema dei punti che desideri consegnare. Perché per quanto sia importante inviare il messaggio giusto, è anche importante farlo in modo chiaro e coerente. La mancanza di chiarezza porterà solo a confusione ed errore, che alla fine si tradurranno in ritardi e scarso processo decisionale. Indipendentemente dal fatto che tu stia parlando con un collega, un anziano o un subordinato, ricorda di mantenere la conversazione chiara e diretta. La chiarezza si tradurrà in cose fatte in modo tempestivo.

Empatia

Lavorare come parte di una squadra significa che dovrai essere aperto anche alle idee di altre persone. Quindi, indipendentemente dal fatto che tu sia d'accordo o meno con loro, devi trovarlo in te stesso per essere aperto alle loro idee e opinioni. Anche quando non sei d'accordo con qualcuno, devi rispettare la sua opinione. Sì, è più facile a dirsi che a farsi. Ma devi entrare in empatia con la persona, metterti nei suoi panni per capire perché potrebbe aver agito in un certo modo. Inoltre, puoi sempre fare domande per capire meglio la loro situazione.

Attitudine positiva

Tutti noi abbiamo brutte giornate o giornate in cui ci sentiamo sotto il tempo. Anche se va bene concedersi un po' di tempo per riprendere il ritmo, non portare quell'energia per lavorare. Non lasciare che influisca sul modo in cui tratti le persone al lavoro. Cerca di mantenere un atteggiamento positivo sul lavoro, indipendentemente da ciò che potrebbe accadere nella tua vita personale. D'altra parte, se hai problemi con le persone al lavoro, parlane! Rivolgiti a quelle persone e trova un modo per superarlo e superare i tuoi problemi. Qualunque cosa tu faccia, ricordati di affrontare la situazione. Perché se scegli di sopprimerlo, le tue sfide diventeranno sempre più grandi, al punto da appesantirti e quindi peggiorare le cose.

Tono di voce

Il tono di voce è un elemento cruciale nel processo di comunicazione. Può impostare l'intero stato d'animo della conversazione. Ad esempio, se inizi la conversazione in modo irritato o aggressivo, è molto probabile che la persona con cui stai parlando risponda allo stesso modo. Il tono di voce include le emozioni che incorpori e il volume che usi. Una frase può avere più significati a seconda del tono e delle parole che hai scelto di enfatizzare. Inoltre, il tono di voce non è applicabile solo alle conversazioni con i colleghi, ma anche ai lavori a contatto con i clienti. Soprattutto se non vuoi peggiorare le situazioni con un cliente già arrabbiato, devi parlargli con calma.

Onestà e Apertura

Una buona comunicazione richiede che le persone siano oneste e aperte l'una con l'altra. Cerca di avere una mente aperta quando parli con qualcuno. Impegnati a comprendere il loro punto di vista prima di saltare a una conclusione o ribattere con loro, portando a una discussione inutile. Cerca di negoziare e raggiungere una via di mezzo. Avvicinarsi a ogni conversazione con una mente aperta si tradurrà in risultati più positivi. Inoltre, sii sempre onesto. Se hai problemi con qualcosa al lavoro, rivolgiti a un responsabile delle risorse umane o al tuo manager. Fai notare le cose che potrebbero infastidirti. Se entri con un approccio onesto, lo percepiranno e si concederanno sinceramente la conversazione.

Come implementare una comunicazione efficace sul lavoro

Come datore di lavoro, è importante per te fare uno sforzo per implementare una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Dopotutto, una comunicazione efficace porta a uno spazio di lavoro produttivo. Ma quando hai a che fare con così tante persone contemporaneamente può essere leggermente opprimente. Questo perché differiscono tutti in termini di personalità, processi di pensiero, capacità di comprensione, etica del lavoro e così via.

Ecco alcuni modi con l'aiuto dei quali puoi implementare una comunicazione efficace tra i tuoi dipendenti:

Programmi di formazione dei dipendenti

Come accennato in precedenza, ogni dipendente è diverso. Non è necessario che tutti siano social o abbiano capacità interattive. A volte è necessario tirarlo fuori dalle persone. Un ottimo modo per farlo è organizzare programmi di formazione dei dipendenti al lavoro. Questi programmi possono guidare le persone su come sentirsi a proprio agio l'una di fronte all'altra ed essere più a proprio agio nella socializzazione. I dipendenti possono imparare come una comunicazione efficace può aumentare i loro livelli di produttività. Il tuo programma può comprendere argomenti come capacità di ascolto, fondamenti di comunicazione, comunicazione online, ecc.

Fai un esempio

Uno dei modi migliori per coinvolgere i dipendenti con una comunicazione efficace è dare l'esempio. Modellare una comunicazione buona ed efficace di fronte ai tuoi dipendenti può essere un ottimo modo per incoraggiare l'apprendimento sociale. Ciò è particolarmente applicabile alle piccole imprese e alle aziende in cui la natura e l'atteggiamento di un datore di lavoro possono avere un forte impatto sulla mentalità del dipendente. La maggior parte del loro lavoro prevede la comunicazione faccia a faccia tra loro su base quotidiana.

Quindi, se il datore di lavoro dà il buon esempio, i dipendenti seguiranno. I dipendenti modelleranno il loro comportamento secondo l'esempio dato dal loro capo. D'altra parte, se lavori in una grande azienda, puoi accoppiare nuovi dipendenti con vecchi dipendenti che già praticano una comunicazione efficace.

Supervisori

Un altro modo efficace per implementare abilità comunicative efficaci sul posto di lavoro è inserire dipendenti con capacità comunicative efficaci in ruoli di supervisione o leadership. Essendo un team leader o un supervisore, questi dipendenti possono trasferire queste abilità ai loro colleghi di lavoro. Di conseguenza, seguiranno le squadre o i gruppi di cui saranno responsabili. Inoltre, quando i dipendenti vedranno le persone promosse ai livelli di supervisione, non solo imposterà il livello giusto per ogni dipendente, ma lo motiverà anche a lavorare di più sulle proprie competenze.

Valutazioni delle prestazioni

Le valutazioni delle prestazioni sono una grande fonte di motivazione per i dipendenti. Una politica che i datori di lavoro possono attuare consiste nell'includere capacità di comunicazione ed efficienza nei loro rapporti o valutazioni sulle prestazioni. In questo modo i dipendenti saranno motivati ​​a lavorare sulle proprie capacità di comunicazione e raggiungere i propri obiettivi. Puoi anche fissare obiettivi per i dipendenti e dare loro incentivi per raggiungerli. Puoi offrire premi o impostare un programma di premi per i dipendenti che raggiungono i loro obiettivi di comunicazione.

Esercizi di team building

Gli esercizi di team building sono un ottimo modo per avvicinare le persone e conoscersi. E migliore è il legame tra i dipendenti, meglio riescono a comunicare tra loro. Coinvolgi i tuoi team e dipendenti in attività che li inducano a lavorare in modo coeso per rafforzare la loro comunicazione reciproca.

Semplifica i canali di comunicazione

La maggior parte delle aziende si impegna in rigidi canali e catene di comunicazione che rendono difficile un libero flusso di comunicazione all'interno dell'organizzazione. Il monitoraggio costante dei loro canali di comunicazione come e-mail, messaggi istantanei, canali lenti, ecc. aggiungerà solo uno stress inutile ai tuoi dipendenti. Crea canali di lavoro che siano più facili da attraversare e non sopraffanno i dipendenti. Rendi la direzione superiore più aperta e accessibile per i subordinati. Quando i canali di comunicazione sono più semplici, i dipendenti si impegneranno a comunicare più spesso, il che si tradurrà in un miglioramento delle loro capacità comunicative.

Condurre sessioni individuali

Si è dimostrato efficace che i dipendenti hanno maggiori probabilità di parlare e comunicare quando si parla personalmente. In qualità di manager, devi condurre frequenti sessioni individuali con i tuoi datori di lavoro. Che si tratti di un nuovo dipendente che entra come matricole o del collaboratore che ha lavorato nella tua azienda negli ultimi 4 anni. Trova il tempo per tutti. Mantieni il tuo comportamento calmo e in bilico per tutta la sessione. Mantieni il contatto visivo naturale e falli sentire a proprio agio.

Implementare un sistema di feedback

La comunicazione a senso unico può arrivare solo fino a questo punto. L'invio di messaggi, e-mail, newsletter, ecc: inviano solo un lato del messaggio. Implementa un sistema di feedback nel sistema della tua azienda. Incoraggiare i dipendenti a partecipare e inviare feedback, incoraggiarli a porre domande. Questo non solo li farà sentire ascoltati, ma consentirà loro anche di comunicare meglio con la direzione. Questo può essere fatto con l'aiuto di moduli online o durante le riunioni del personale. Questo metodo è ottimo anche per accogliere alcuni miglioramenti e idee genuini che possono essere presi in considerazione.

Indipendentemente dal campo in cui lavoriamo, abbiamo tutti stili e modi di comunicare diversi. I dipendenti trascorrono gran parte delle loro giornate lavorando in ufficio. Aiutarli a rimanere in contatto con la missione e la visione dell'organizzazione è un modo per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti. Più aperti ed efficaci sono i canali di comunicazione sul posto di lavoro, meglio possiamo gestire le voci e la mancanza di fiducia che si verificano quando i dipendenti si sentono come se non fossero ascoltati o tenuti al passo.