Sprint di design: promuovere la creatività attraverso i vincoli

In qualità di responsabile dell'innovazione e del prodotto, lavoro con le aziende per identificare, creare e fornire nuove fonti di valore. A volte, questo valore viene generato attraverso il perfezionamento delle attività di business as usual; altre volte, viene creato offrendo nuovi prodotti e servizi al mercato. Ma qualunque sia il motore del valore, la chiave del mio lavoro è coltivare la creatività dei dipendenti. Le persone con cui lavoro hanno già la necessaria esperienza in materia. Il mio compito è fornire loro la struttura, lo spazio e il supporto necessari per coltivare questa esperienza e aiutarli a creare nuovi flussi di valore.

Abilitare la creatività a livello organizzativo è diverso dal farlo individualmente; devi riflettere sulle strutture che hai in atto per supportare la generazione e la consegna di nuove idee. Hai bisogno di una struttura sufficiente per assicurarti che le idee diventino nuovi risultati tangibili, ma non così tanto che le idee vengono strangolate e non valgono nulla. È sempre un ottimo equilibrio, indipendentemente dalle dimensioni o dalla complessità della tua azienda.

Uno dei modi migliori per guidare la creatività durante tutto il ciclo di vita dell'azienda è attraverso l'uso di vincoli creativi, stabilendo confini e limitazioni in modi che promuovano, anziché ostacolare, la creatività. Il mio uso degli sprint di progettazione ti mostrerà come i vincoli creativi possono aiutarti a trovare il punto intermedio tra struttura e caos per dare vita a nuove idee, sbloccando il potere creativo in ogni membro del team e riducendo il rischio di innovazione.

Comprendere lo spettro della creatività

Il mondo degli affari comprende un ampio spettro di aziende che, dal punto di vista organizzativo, si trovano a metà strada tra la struttura e il caos. A un'estremità dello spettro ci sono le startup in fase iniziale: immagina il tropo moderno di due o tre persone in un garage o in uno spazio di coworking, rannicchiate attorno a una lavagna e lanciando nuove idee. L'ambiente è spesso descritto come un'alta energia con poca enfasi sul processo, in cui l'istinto è quello di inseguire una nuova idea promettente, forse senza convalidarla adeguatamente.

All'altro capo dello spettro ci sono organizzazioni grandi, complesse e consolidate. Queste aziende sono spesso caratterizzate da gerarchia, processo e attenzione all'efficienza operativa. Potrebbero aver iniziato la loro vita come startup caotiche, ma ora hanno ampliato le loro offerte, creato identità di marca fisse e perfezionato le loro strategie. Dal punto di vista dell'innovazione, si concentrano principalmente sull'eliminazione dei guadagni di efficienza dai prodotti esistenti. L'istinto qui è quello di passare molto tempo a sbarazzarsi di ogni nuova idea prima di passare all'esecuzione.

Dal punto di vista della creatività o dell'innovazione, nessuna delle due estremità di questo spettro è un posto particolarmente buono per un'organizzazione. Troppa struttura organizzativa soffoca il processo creativo, poiché i dipendenti trascorrono una quantità eccessiva di tempo ed energia aderendo ai processi aziendali (ad es. fogli presenze, gestione degli stakeholder e riunioni eccessive) e hanno poco tempo o energia rimanenti per elaborare idee. Le aziende che operano in questo modo sono vulnerabili alle interruzioni da parte di aziende più piccole, più agili e più caotiche. Ma mentre una struttura minore potrebbe consentire a più tempo e spazio per generare idee o ruotare in modo fluido, la mancanza di un processo attraverso il quale far nascere nuove idee è altrettanto soffocante. Le idee non vengono catturate o convalidate correttamente e il prodotto si gonfia e il suo scopo viene confuso, portando a una pressione sulle risorse e all'incapacità di fornire in modo efficace.

È essenziale trovare il punto intermedio in cui le persone hanno tempo e spazio per ideare e poi, se e quando il seme di un'idea è germogliato, la giusta quantità di struttura e processo per aiutarla a crescere.

Raggiungere il punto medio

Uno studio del Journal of Management del 2018 ha cercato di conciliare ricerche contrastanti sull'effetto dei vincoli sull'innovazione; alcuni studi hanno scoperto che le restrizioni sugli input, come tempo limitato, capitale umano o finanziamenti, hanno contribuito a promuovere la creatività, mentre altri hanno scoperto che queste restrizioni scoraggiavano il pensiero innovativo. Gli autori suggeriscono che l'entità della restrizione è importante: imporre limitazioni ha un effetto a forma di U rovesciata. Troppo pochi fanno per una squadra compiacente; un numero moderato rende il compito una sfida, incoraggiando la sperimentazione e il rischio; e oltre un certo punto, i vincoli tornano ad essere un problema, scoraggiando l'innovazione e demoralizzando i membri del team.

Per raggiungere l'equilibrio, le organizzazioni possono utilizzare i vincoli creativi con intenzione. L'implementazione di guardrail offre ai dipendenti un ambiente sicuro in cui ideare e correre rischi audaci e creativi senza sovraccaricare i team con così tanti vincoli da diventare un ostacolo.

Pensa a come imparare ad andare in bicicletta: hai cinque anni, hai visto altri bambini sbandare per il quartiere sulle loro biciclette e tu vuoi fare lo stesso. C'è il seme dell'idea. Dopo settimane di suppliche, una scintillante cornice di metallo e plastica si trova sulla tua veranda. Sussulti. Come intendi effettivamente utilizzare questa cosa? Per fortuna, i tuoi genitori hanno fornito ruote da allenamento, un casco e ginocchiere e gomitiere (parapetti per ridurre il rischio) e ti proibiscono di oltrepassare il lampione o di guidare senza supervisione (vincoli per limitare le tue azioni). Questi guardrail e vincoli forniscono la struttura che ti consente di agire sulla tua idea. Le limitazioni ti danno la libertà di iniziare il tuo viaggio.

Usare il tempo come vincolo creativo

Il tempo può essere un vincolo creativo efficace e semplice. Questo è il motivo per cui le persone implementano le scadenze. Sebbene la pianificazione e la gestione del tempo siano importanti, secondo la mia esperienza, lo scopo principale della maggior parte delle scadenze è richiedere alle persone di essere produttive e piene di risorse nello svolgere i propri compiti.

Questo stesso approccio può essere utilizzato in un contesto di innovazione, nell'uso di workshop intensivi a tempo limitato per sollecitare nuove idee o convalidare quelle esistenti. Se le persone sanno che sono in grado di pensare a qualcosa solo per 25 minuti prima di passare a qualcos'altro, si concentreranno per quei 25 minuti. L'uso diffuso della Tecnica del Pomodoro, in cui il lavoro viene svolto con incrementi temporali brevi, è un esempio di quanto possano essere efficaci i vincoli di tempo.

Uno dei miei modi preferiti per utilizzare il tempo per stimolare la creatività e la produttività tra i team è nel processo di sprint di progettazione. Qualsiasi organizzazione, con il giusto impegno di tempo e risorse, può utilizzare questo approccio.

Sprint di progettazione

Lanciato in GV, uno sprint di progettazione è un processo di cinque giorni facilitato, con scadenza temporale, che fornisce spazio e struttura ai team per testare e prototipare rapidamente nuove idee per risolvere una "dichiarazione del problema" predefinita. Ciascuno dei cinque giorni è suddiviso in temi, e ogni giorno è ulteriormente suddiviso in una serie intensiva di workshop più piccoli e time-boxed, in modo che le persone lavorino in modo sincrono su una serie di aree diverse dello stesso prodotto.

Lo sprint di progettazione si basa sul tradizionale ciclo di sviluppo in quattro fasi: idea, costruzione, lancio e apprendimento. Nello sviluppo del prodotto tradizionale, i team sono in grado di raccogliere feedback e ripetere il prodotto solo nella fase finale, dopo il costoso e dispendioso processo di creazione e lancio di un prodotto. Il processo dello sprint di progettazione mira a ridurre il rischio di innovazione concentrandosi sulla prototipazione e testando rapidamente un'idea con gli utenti. GV descrive questo processo come una scorciatoia tra "idea" e "apprendimento", consentendo al team di crescere e sperimentare senza investimenti iniziali. Le lezioni apprese in uno sprint di progettazione possono informare se il team continua a costruire il prodotto o meno.

La chiave per uno sprint di design, tuttavia, è che l'intero processo si svolge in una settimana. Ogni fase del processo è limitata a un giorno e i vincoli di tempo costringono i team a pensare in modo rapido e creativo. Le attività quotidiane dello sprint di progettazione forniscono una struttura per i team più caotici, fornendo loro un processo definito con risultati definiti. Ma quelle attività quotidiane introducono anche un elemento di caos per i team più strutturati, costringendoli a muoversi rapidamente e pensare in modo creativo a causa dei vincoli di tempo.

Di che cosa hai bisogno?

I facilitatori esperti in genere gestiscono queste sessioni, ma con la guida e le garanzie giuste, chiunque può imparare a essere un facilitatore di sprint. Per eseguire il tuo sprint di design, avrai bisogno di:

• Una dichiarazione di problemi.
• Un team di sette (o meno) composto da almeno un facilitatore (incluso te) e rappresentanti di una serie di altri ruoli, come product owner, designer, ingegnere, esperto in materia o esperto di marketing.
• Cinque giorni di blocco per ogni partecipante con altro lavoro ridotto al minimo (programmazione riunioni cancellate, notifiche disattivate).
• Una serie di workshop progettati per aiutare un team a risolvere rapidamente la dichiarazione del problema.
• Uno spazio dedicato con note adesive e lavagne bianche per sessioni di persona o software di collaborazione (ad es. Miro o Google Jamboard) per riunioni virtuali.

Come funziona?

Sebbene il formato esatto possa variare da sprint a sprint, a seconda delle esigenze dell'azienda e delle preferenze del facilitatore dello sprint, ciascuno dei cinque giorni si concentra generalmente su un tema diverso e ogni giorno a tema contiene una serie di piccoli workshop.

Gli sprint di design tendono a concentrarsi, comprensibilmente, sul design. Ma il formato è abbastanza flessibile da personalizzarlo in base alle esigenze della tua azienda e del tuo team. Personalmente, mi piace portare più senso degli affari nel processo rispetto a quello che si trova in un tipico sprint di design. Il mio processo potrebbe assomigliare a questo:

• Giorno 1. Capire lo spazio problematico

  • Consenti allo sprint team di intervistare le parti interessate/esperti chiave pre-identificati sullo spazio problematico.
  • Disegna una mappa del percorso del cliente.
  • Crea personaggi dei clienti.
  • Definire obiettivi a lungo termine per il progetto/prodotto.

• Giorno 2. Ideazione e "Cosa sta succedendo nel mercato?"

  • Esegui un esercizio di sketch Crazy 8s/soluzione.
  • Condurre analisi competitiva.
  • Scansiona e dimensiona il mercato.
  • Definisci i clienti con cui testare il giorno 5.

• Giorno 3. Storyboard

  • Storyboard la soluzione come una squadra.
  • Costruire l'architettura tecnica (se appropriato).

• Giorno 4. Prototipazione e Business Case

  • Inizia a prototipare la soluzione.
  • Completa la tela del modello di business.

• Giorno 5. Test dell'utente e riproduzione per le parti interessate

  • Testa le idee iniziali con utenti/clienti e acquisisci feedback.
  • Condividere i progressi con le parti interessate/investitori (se appropriato).

Entro la fine della settimana, il team avrà prodotto una soluzione prototipo, ottenuto feedback dai clienti ed esplorato le aree principali del modello di business della soluzione. Nel normale corso dello sviluppo, ciò potrebbe richiedere mesi.

Ho utilizzato gli sprint di progettazione per proteggere i team dalle strutture aziendali, fornendo loro sandbox in cui possono innovare e assumersi rischi senza il pericolo di avere un impatto sul resto dell'attività. La libertà fornita dai guardrail degli sprint e la motivazione fornita dai vincoli di tempo consentono ai team di agire in modo agile ma con la giusta quantità di scarsità per incentivare un'azione creativa e decisa.

Trovare il giusto equilibrio

Indipendentemente dalle dimensioni o dalle dimensioni di un'organizzazione, l'ambiente di lavoro fornito ai dipendenti è fondamentale per consentire loro di innovare in modo efficace. Chiediti: i dipendenti sono incentivati ​​a proporre nuove idee? Se un dipendente avesse un'idea rivoluzionaria, si sentirebbe autorizzato a farsi avanti? Se un dipendente avesse un'idea rivoluzionaria, l'azienda saprebbe cosa farne?

Molto è stato scritto sul desiderio di autonomia dei dipendenti nell'attuale forza lavoro. Ma allo stesso tempo, la gestione del laissez-faire e la mancanza di chiarezza dei ruoli hanno un impatto negativo sul benessere dei dipendenti e le startup caotiche che non riescono a passare a strutture gerarchiche più ordinate sono soggette al fallimento. Gli ambienti aziendali devono ampliare i loro processi creativi per includere sia lo spazio che la libertà per generare idee e le strutture che danno vita a queste idee.

Puoi scaricare un PDF della seguente infografica e utilizzarlo come guida per iniziare a pianificare gli sprint di progettazione per i tuoi team.