Hai ottenuto il tuo prossimo lavoro da Scrum Master. E adesso?

Quando uno Scrum master inizia un nuovo lavoro, di solito sono vere due cose: tutti vogliono che tu inizi subito il tuo lavoro e nessuno è abbastanza sicuro di quale lavoro dovresti fare. La direzione spesso si aspetta che tu ti precipiti nel processo e inizi a risolvere i problemi che si sono accumulati per un po' di tempo. Vogliono che il team dello Scrum Master si esibisca subito, ma hanno solo vaghe aspettative su quale dovrebbe essere il ruolo dello Scrum Master.

La combinazione di urgenza e ambiguità in questi primi giorni può portare uno Scrum master a fare molti passi falsi. Diamo un'occhiata ad alcuni degli errori più comuni commessi dagli Scrum Master in un nuovo ruolo, team di progetto o organizzazione. Spiegherò come indirizzare al meglio il tuo tempo e le tue energie per ottimizzare le prestazioni del tuo team come un efficace leader di servizio e agente di cambiamento.

Errori comuni degli Scrum Master

Ho lavorato con Scrum per più di un decennio, sia come Agile coach che come Scrum Master. Nel corso del tempo, ho notato diversi schemi e ho identificato gli errori comuni commessi dagli Scrum Master. Eccone quattro che vedo più spesso:

1. Concentrarsi eccessivamente sulle cerimonie

La parte più ovvia del tuo lavoro come Scrum Master è facilitare le cerimonie, quindi potrebbe sembrare logico iniziare impostando, programmando, correndo e dando seguito a questi eventi. Apparentemente, da lì, potresti stabilirti in altri aspetti facilmente definiti del tuo ruolo: ottimizzazione dello strumento di gestione del progetto, creazione di schede, apertura di attività, check-in dopo il loro completamento, aiutare il team a comprendere le giuste tecniche di backlog e così via.

Anche se questo può sembrare un modo sicuro per iniziare, concentrarsi esclusivamente sulle cerimonie e sulle attività quotidiane durante i primi giorni di lavoro corre il rischio di travisare i doveri di uno Scrum Master come principalmente amministrativi. Di fronte a una guida limitata, i membri del team rimarranno gli stessi, interagendo solo con lo Scrum master per spostare i propri compiti attraverso le fasi del flusso di lavoro, aggiungere commenti e note per il Product Owner o risolvere gli impedimenti. Piuttosto, dal primo giorno, pensa a come agire come un agente di cambiamento, non come un amministratore dello status quo. Eventi e cerimonie sono importanti ma non escludono le tue responsabilità meno visibili, come allineare le dinamiche del team alla cultura aziendale o fissare obiettivi a lungo termine.

2. Presupponendo che la direzione conosca i veri problemi

In qualità di Scrum master, potresti essere assunto, almeno in parte, per risolvere problemi di processo in un particolare team. Ma ricorda di gettare una rete più ampia quando cerchi soluzioni: i problemi possono sorgere all'interno del team, ma possono anche derivare da una mancanza di supporto adeguato, scarso allineamento tra business e IT, bassi livelli di responsabilizzazione, team mal formati o mancanza di tutoraggio e apprendimento.

Esistono molti strumenti che possono aiutarti a individuare le aree problematiche, tra cui Competing Values ​​Framework, AgilityHealth Radar e Path to Agility. Ma potresti iniziare in modo ancora più semplice, parlando con il tuo team, gli altri reparti e il management. Ho creato questo foglio di lavoro scaricabile con una batteria di domande che dovresti porre per aiutare a identificare dove si sono verificate le difficoltà di processo.

Le informazioni raccolte ti permetteranno di preparare un piano d'azione per il miglioramento, producendo processi più efficaci che affronteranno più prontamente le preoccupazioni del management. Il management può avere diverse idee su quali siano i problemi di primo livello, ma in genere si preoccupa più dei prodotti e della crescita dell'azienda che del processo di sviluppo quotidiano. Se le soluzioni che identificherai sono ampie e profonde, creando valore concreto, il management ne sarà felice.

3. Mai deviare dalla Guida di Scrum

È comprensibile, e consigliabile, aspettare di poter seguire le regole di Scrum prima di provare a infrangerle. Un modello popolare per romperli "in sicurezza" si basa sul concetto di arte marziale giapponese di ShuHaRi.

In Shu, le squadre seguono le regole e le pratiche principali per ottenere i migliori risultati. Una volta che possono applicarli in modo coerente e prevedibile, entrano in Ha, scavando più a fondo nei valori e nei principi Agile. Sapendo perché esistono le regole, imparano dagli altri e integrano quell'apprendimento nella loro pratica. Infine, in Ri, hanno un pool di conoscenze che possono utilizzare per adattare le regole a bisogni e contesti specifici.

ShuHaRi è utile perché illustra un percorso chiaro per diventare un team Agile maturo. Tuttavia, è un errore presumere che la tua squadra sia all'inizio del suo viaggio, alla Shu. E se il team conoscesse già le regole e le applicasse con successo da tempo? E se il problema non fosse l'adesione alle regole ma in aree come la condivisione delle conoscenze, l'apprendimento, l'osservazione o la riflessione? Per tali squadre, se inizi concentrandoti sulle regole, i tuoi sforzi potrebbero essere controproducenti o la tua squadra potrebbe liquidarti come qualcuno che fa le cose come da manuale. Abbi pazienza e assicurati che le tue opinioni siano supportate dai dati e non rispondere mai alle domande con "Perché lo dice la Guida di Scrum".

4. Trattare ogni squadra allo stesso modo

Potresti essere assegnato a una nuova squadra che è stata formata appositamente per te. Oppure puoi unirti a un team esistente che ha lavorato insieme per mesi, o addirittura anni, e ha il suo modo di fare le cose. Ho lavorato con entrambi i tipi di team e ho scoperto che l'applicazione di un approccio valido per tutti non funziona.

In una nuova squadra, è probabile che tu venga accolto con interesse e cordialità. La fase di configurazione sarà probabilmente ingannevolmente facile: il tuo team sarà entusiasta (e idealista) e sentirai molti slogan come "Vogliamo cambiamenti" e "Vogliamo miglioramenti". Ma con il passare del tempo, probabilmente aumenterà la resistenza: i membri del team si lamenteranno della mancanza di tempo per lo sviluppo, di troppi eventi, della mancanza di forma a T, della confusione nei ruoli o della mancanza di capacità di dividere le storie. Devi essere preparato a rispondere a molte domande mentre guidi il tuo team attraverso i valori e i principi. Quando spieghi gli eventi, gli artefatti e i ruoli di Scrum, non dimenticare che l'empirismo e la fiducia sono vitali per il successo dei team Scrum. Scopri dove sono i membri del tuo team e sii abbastanza flessibile da incontrarli lì.

Con un team esistente, potresti entrare in un ambiente in cui le cattive abitudini non sono immediatamente evidenti. Avrai voglia di ascoltare di più e parlare di meno, osservando cosa fa ogni membro del team e come lo fa. Potresti iniziare con una valutazione del Team Radar per capire cosa manca e dove sono i punti deboli.

Creare un Team Radar è più semplice di quanto sembri. Inizia identificando otto aree che il team deve discutere o valutare. Disegna otto assi che provengono da un punto medio (come mostrato nell'illustrazione), etichetta ogni asse con una delle aree di discussione e chiedi ai membri del team di valutare collettivamente le loro prestazioni su una scala numerata per ciascun asse. Quando tutti i numeri sono tracciati, collega i punti tra gli assi e fai un brainstorming di soluzioni attuabili per le tre aree con il punteggio più basso.

Dopo aver identificato le aree problematiche in base ai loro punteggi, inizia a lavorare su quelle che hanno l'obiettivo principale e un'implementazione più semplice per creare vittorie rapide all'interno del team. I problemi significativi potrebbero essere più grandi: gli eventi sono noiosi, i miglioramenti non vengono implementati, la crescita non è visibile, le cose non stanno cambiando, la qualità è bassa o la consegna è in ritardo. Se il team si aspettava che l'implementazione di Scrum avrebbe risolto tutti i suoi problemi, ma non è così, dovrai approfondire per comprendere la cultura, l'atteggiamento, il livello di supporto e la sicurezza psicologica dell'azienda.

Nuove Best Practice per Scrum Master

Abbiamo parlato di cosa non fare. Ora parliamo dei compiti che un nuovo Scrum master dovrebbe iniziare subito a svolgere per aiutare a creare un ambiente di lavoro mirato, produttivo e reciprocamente gradevole.

1. Tenere un'introduzione di squadra

Organizza una sessione di conoscenza e invita i membri del team a portare snack e bevande. L'atmosfera dovrebbe essere informale e potresti fare un giro strutturato in cui tutti condividono un piccolo aneddoto su se stessi per rompere il ghiaccio.

2. Conduci un kickoff

Un kickoff ben eseguito stabilirà quali strumenti hai e da dove iniziare. Come squadra, dovresti usare il kickoff per rispondere in modo collaborativo a domande chiave su più aree:

Prodotto

• Quali sono la visione, l'obiettivo, la strategia, la tela del modello di business, la tabella di marcia, gli obiettivi, i flussi di valore, le parti interessate, i partner, i clienti, il valore aziendale, il backlog e gli ordini del prodotto?

Tecnologia e strumenti

• Qual è lo stack tecnologico?
• Quali strumenti di sviluppo, DevOps, project management e comunicazione hai a disposizione?

Le persone

• La squadra è appena assunta o è stata portata da altre squadre?
• In che misura il team è consapevole della cultura aziendale?
• Quali sono le specialità, le competenze, le abilità e i ruoli dei membri del team?

Processi

• Come sarà organizzato lo spazio di lavoro? Ci sono tavole?
• Che aspetto ha il flusso di lavoro?
• Lo strumento di gestione del progetto/prodotto è organizzato in modo appropriato?
• Ci sono standard aziendali che devono essere implementati?
• Dove sono conservati i documenti?
• Dove si svolgono gli eventi: in loco o da remoto?
• Quali metriche vengono utilizzate?

3. Definire le condizioni di lavoro

Fare un piano concreto per come sarà svolto il lavoro. Tenere sessioni di brainstorming, utilizzando tecniche come l'ascolto globale, l'etichettatura emotiva e la facilitazione visiva e prendere appunti a cui il team può fare riferimento in futuro.

Stabilisci le regole per le sessioni: sii trasparente, ascolta e concentrati; non incolpare, fare rumore o interrompere. Stabilisci dei timebox e rispettali per ogni sessione. Alcuni argomenti di brainstorming includono:

Cos'è Agile?

• Il tuo team ha esperienza con Agile o è nuovo?
• Cosa sono i valori Agile rispetto ai valori Scrum?

Perché siamo qui?

• Qual è il nostro obiettivo?
• Quali aspettative dobbiamo soddisfare?

Chi siamo come squadra?

• Quali sono i ruoli, le responsabilità, le abilità e i punti di forza del team?
• Cosa significa per noi una grande squadra?

Come pensiamo di lavorare insieme?

• Quali sono i nostri valori e norme?
• Come ci muoveremo attraverso il modello di Tuckman e la curva di cambiamento?

Cosa consegneremo?

• Qual è la nostra consapevolezza del prodotto?
• Come gestiremo l'arretrato e l'obiettivo?
• Come ci assicuriamo di fornire valore per il cliente?
• Ci sono altre iniziative che vogliamo intraprendere?

Come consegneremo il nostro prodotto?

• Qual è il nostro spazio di lavoro?
• Quali sono i nostri processi, framework, pratiche, eventi e strumenti del flusso di lavoro?
• Qual è la nostra definizione di fatto?

Come valuteremo le nostre prestazioni?

• Quali metriche contano per noi?
• Come possiamo sperimentare e migliorare?

Le conversazioni sono un potente strumento per costruire un ambiente di lavoro positivo ed efficace. Il tuo compito è agire come un facilitatore e un leader di servizio, per aiutare il tuo team a riunirsi e definire il proprio modo di lavorare.

4. Crea un accordo di lavoro

Utilizzando le domande a cui hai risposto nel kickoff e gli appunti che hai preso durante la sessione di brainstorming, collabora con il tuo team per creare un accordo di lavoro efficace. Un accordo di lavoro può assumere molte forme, ma trovo utile iniziare con una dichiarazione di intenti, un'unica e potente dichiarazione che afferma inequivocabilmente cosa facciamo, come lo facciamo e perché.

Da lì, costruisci una serie di linee guida per comportamenti e processi sul posto di lavoro su cui tutti possono essere d'accordo. Può essere semplice come organizzare le domande a cui hai già risposto o raccogliere nuovi argomenti che dovrai considerare man mano che emergono nel corso della discussione. Un buon accordo di lavoro aiuterà il tuo team a capire quali sono le aspettative in atto, non solo le aspettative che hai per loro, ma anche quelle che hanno per te, l'uno per l'altro e per il lavoro che producono. Avere un accordo di lavoro tangibile aiuterà a promuovere l'efficienza del team e il cameratismo riducendo le congetture e le incomprensioni.

Quando ti occupi delle tue attività, assicurati che i ruoli e i concetti chiave siano chiaramente definiti per il tuo team. L'accordo di lavoro, la definizione di fatto, la visione e l'obiettivo del prodotto e lo stato del backlog devono essere tutti compresi da tutti i soggetti coinvolti. Inoltre, le responsabilità dello Scrum Master e del Product Owner devono essere chiaramente delineate.

L'inizio di una crescita duratura

La prospettiva chiara che arriva con un nuovo inizio può essere un vantaggio. Puoi valutare il sistema senza attaccamento ai processi incorporati e sfruttare liberamente l'opportunità per aiutare la crescita del tuo team. È una grande responsabilità e un dono straordinario. Come usi quel regalo dipende da te. Se assumi un ruolo alla moda senza riguardo per ciò che deve essere fatto al di là dell'amministrazione, la gente lo sentirà e fallirai. Se il tuo unico obiettivo è implementare la Guida Scrum, non influirai sul cambiamento, farai solo in modo che le persone odino Scrum. Tuttavia, se vivi e respiri Agile, se sei un motore del cambiamento e un cercatore di crescita per natura, l'esempio che dai sarà contagioso.

Quali errori comuni di Scrum Master aggiungeresti a questo elenco? Si prega di condividerli nella sezione commenti.