Come prenotare più appuntamenti ed eventi con un plug-in di prenotazione di WordPress

Questo articolo è stato gentilmente supportato dai nostri cari amici di Amelia, uno specialista di prenotazione automatizzata semplice ma potente che si assicura che i clienti possano prenotare appuntamenti ed eventi in qualsiasi momento. Grazie!

Quando si tratta di gestire un'attività basata sui servizi online, la pianificazione degli appuntamenti con potenziali clienti e clienti è fondamentale. Lo svantaggio di ciò, ovviamente, è che ci vuole molto tempo per gestire gli appuntamenti e le prenotazioni degli eventi se lo fai da solo.

Con WordPress, tuttavia, ci sono un sacco di plugin di prenotazione che faranno il lavoro. Mettine uno a posto e potrai dire addio a molti di quei noiosi compiti di gestione degli appuntamenti.

Ma tutto questo dipende dall'utilizzo del giusto plug-in di prenotazione di WordPress.

Oggi vi presento il plugin di prenotazione di WordPress per appuntamenti ed eventi di Amelia. Ma invece di mostrarti come installare e utilizzare il plugin (che è molto semplice), voglio dedicare questo tempo a mostrarti come progettare un sistema di prenotazione efficace utilizzandolo.

Come prenotare più appuntamenti ed eventi con Amelia

Ci sono molti tipi di clienti che trarrebbero vantaggio da un sistema di prenotazione:

• Saloni, centri termali, centri fitness con servizi o lezioni ad orari prestabiliti;
• Fornitori di servizi che lavorano solo su appuntamento (es. meccanici, idraulici, ecc.);
• Agenti immobiliari che ospitano case aperte o programmano visite guidate alla proprietà;
• Aziende che pubblicano webinar, classi virtuali e così via;
• Liberi professionisti e piccole imprese (come la tua) che utilizzano le chiamate di scoperta per controllare i potenziali clienti.

Ora potrebbero utilizzare un sistema di prenotazione di terze parti, ma spesso sono costosi e difficili da gestire. Per non parlare del fatto che alcuni di questi sistemi aggregano elenchi di concorrenti. Questo potrebbe rendere più conveniente per l'utente passare al setaccio una serie di opzioni contemporaneamente, ma questo tipo di sistema di prenotazione sta solo implorando di distogliere l'attenzione dei potenziali clienti da te.

Costruendo un sistema di prenotazione direttamente nel sito web del tuo cliente, puoi evitare tutti questi possibili problemi. Inoltre, puoi automatizzare le noiose attività che avrebbero fatto da soli senza un'opzione di sistema di prenotazione adeguata. Per esempio:

• Acquisizione delle informazioni di contatto corrette dei potenziali clienti.
• Capire un giorno e un'ora che funzionano meglio per entrambe le parti.
• Gestione riprogrammazioni e cancellazioni.
• E altro ancora.

Considera quanto saranno grati i tuoi clienti se costruirai un sistema di prenotazione che li allevi da questo onere dispendioso in termini di tempo.

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Detto questo, c'è di più nella creazione di un sistema di prenotazione WordPress oltre all'attivazione di un plug-in e all'incorporamento di uno shortcode. Per aiutare i tuoi clienti a catturare facilmente più appuntamenti ed eventi con il plug-in di prenotazione di Amelia, dovrai fare quanto segue:

1. Aggiungi elementi di ricerca e filtro per ridurre l'affaticamento decisionale

Questo non sarà il caso per tutti i sistemi di prenotazione, ma per le aziende che offrono una varietà di opzioni, appuntamenti, fornitori di servizi e così via, ridurre l'affaticamento decisionale è molto importante in questa fase.

Prendi, ad esempio, un sito Web di una spa o di un salone:

Molte volte, questo tipo di attività offre una moltitudine di servizi (o eventi in loco). Puoi consentire ai tuoi visitatori di fare clic su "Prenota appuntamento" o "Prenota evento" e ordinare autonomamente ogni offerta di servizi e fornitore. Oppure potresti migliorare il processo aggiungendo una barra di ricerca al tuo widget di prenotazione in questo modo:

Anche i filtri della barra laterale aiutano, soprattutto se i clienti non sono necessariamente sicuri di quale servizio hanno bisogno o come si chiama. Le opzioni precompilate rendono più facile prendere quelle decisioni in loco.

In questo esempio, la spa consente ai clienti di filtrare i servizi per:

• Data dell'appuntamento,
• Intervallo di tempo,
• Servizi (che sono tutti visibili e possono essere selezionate più opzioni),
• Dipendenti.

Questo è un ottimo esempio di come è possibile ridurre l'affaticamento decisionale con poche modifiche alla progettazione e aiutare gli utenti a prenotare gli appuntamenti in modo più sicuro e rapido.

2. Accorciare il processo di registrazione e vendita

Pensa al caso d'uso per la tua attività (così come per i fornitori di servizi come te).

Supponiamo che tu voglia impostare un pianificatore di appuntamenti per le chiamate di scoperta del web design. Non sarebbe utile consentire ai potenziali clienti di caricare file al momento della prenotazione degli appuntamenti? Potrebbero condividere documenti importanti come la loro guida di stile, il logo e persino il loro contenuto prima che l'appuntamento abbia luogo.

Per quanto riguarda il modo in cui lo inserisci nel widget di prenotazione, è abbastanza semplice con il tuo plug-in per appuntamenti di WordPress.

Per impostazione predefinita, Amelia ti consente di controllare i dettagli essenziali sui tuoi "Eventi" e "Servizi":

• Nome dell'evento,
• Opzioni di data e ora,
• Orario ricorrente,
• Periodo di prenotazione,
• Personale disponibile,
• E così via.

Per consentire ai potenziali clienti di caricare file, devi andare alla scheda "Personalizza" e creare un campo personalizzato per esso:

Fai clic su "Aggiungi campo personalizzato" e vedrai un'opzione per "Allegato":

Tutto quello che devi fare è assegnare un'etichetta al nuovo campo Allegato (in modo che le persone sappiano cosa caricare) e quindi aggiungerlo a qualsiasi servizio o evento per cui desideri che appaia nel widget di prenotazione per:

Sul front-end del sito, il nuovo campo Allegato sarà simile al seguente:

È intuitivo nel design e, fintanto che lo etichetti bene, i tuoi utenti dovrebbero trovare questo campo aggiuntivo (obbligatorio o meno) di cui vogliono sfruttare, soprattutto se questo significa meno lavoro in seguito.

Per i tuoi scopi, pensa a quanto sarebbe bello avere un modulo come questo nell'agenda degli appuntamenti.

Ciò ti consentirebbe di venire completamente preparato alla riunione piuttosto che dover escogitare un piano approssimativo sul posto. Ridurrebbe anche il ciclo di vita dei tuoi progetti in quanto non dovresti sederti ad aspettare che i clienti forniscano documentazione e contenuti essenziali. (Ciò sarebbe utile anche per persone come operatori sanitari o avvocati che necessitano di deroghe speciali prima di poter assumere nuovi pazienti o clienti.)

Inoltre, i potenziali clienti che sono così preparati nella fase di prenotazione iniziale sono il tipo di clienti con cui vuoi lavorare, quindi pensa a questa funzione come un altro modo per controllare i tuoi potenziali clienti (e aiutare i tuoi clienti a fare lo stesso).

3. Rendi il widget di prenotazione efficace quanto un assistente personale

Anche se i tuoi clienti non sono quelli che prendono e gestiscono gli appuntamenti per le loro attività, hanno un assistente che lo è. Sebbene questa sia una risorsa utile per questo compito, gli esseri umani sono inclini a errori, specialmente quando si tenta di acquisire le informazioni di contatto di qualcuno al telefono. (Non so dirti con quale frequenza mi presento agli appuntamenti o alle prenotazioni con il mio nome scritto in modo errato o l'e-mail scritta in modo errato).

Il plug-in di pianificazione di WordPress, tuttavia, acquisisce queste informazioni esattamente come le immettono i tuoi utenti. Finché non introdurranno alcun errore, ciò migliorerà notevolmente l'accuratezza delle tue prenotazioni.

Quindi, cosa puoi fare per trasformare il tuo widget di prenotazione in un assistente personale digitale?

Ovviamente, includere un modulo intuitivo con campi ben etichettati sarà di grande aiuto. Ma devi pensare oltre. Ci sono cose che farebbe un assistente umano, come il riferimento incrociato degli orari degli appuntamenti richiesti con la disponibilità effettiva e l'aggiunta di tempi di buffer tra gli appuntamenti, che migliorano l'esperienza per tutti.

Puoi programmare il plugin di prenotazione di Amelia per fare lo stesso.

Per cominciare, crea programmi personalizzati e parametri di prenotazione per ogni offerta di servizi o evento.

Questo è utile per una serie di motivi.

Innanzitutto, garantisce che i clienti prenotino solo nei giorni e negli orari in cui è disponibile un appuntamento. Inoltre, consente al tuo cliente di controllare quanti clienti si presentano a eventi, classi, servizi e così via. In questo modo, anche se la fascia oraria 12 a 1 è l'orario più popolare (perché è quando tutti sono a pranzo), il tuo cliente non sarà sopraffatto dagli appuntamenti e non sarà in grado di servire tutti coloro che hanno prenotato in quel momento.

Se gli appuntamenti vengono prenotati con determinati dipendenti o fornitori, questo è un altro livello di complessità che dovrebbe essere tenuto in considerazione nella progettazione del widget di prenotazione.

Quando imposti una nuova opzione Dipendente in Amelia, non concentrarti solo sulle cose superficiali come chi sono e quali servizi forniscono.

Imposta orari di lavoro, giorni liberi e festivi specifici quando sono disponibili. In questo modo, gli utenti non saranno tentati di prenotare il loro provider preferito quando non sono in giro. Vedranno solo le opzioni di data e ora aperte.

Un'altra cosa che puoi fare per migliorare l'accuratezza delle prenotazioni è costruire tempi di buffer attorno ad esse.

I buffer danno ai tuoi clienti e ai loro team il tempo di:

• Preparato correttamente per gli appuntamenti imminenti (ad es. rispolverare un potenziale cliente o allestire una sala conferenze virtuale).
• "Ripulire" dopo un appuntamento (ad es. ripulire fisicamente lo spazio circostante o acquisire appunti da una chiamata).

È anche una buona idea avere tempi di riserva nel caso in cui ci siano potenziali clienti o clienti troppo zelanti che vogliono solo parlare, parlare e parlare o altrimenti spingere l'appuntamento oltre il tempo assegnato. Avere un buffer in atto, può aiutare a evitare che gli appuntamenti degli altri clienti inizino in ritardo e, quindi, a iniziare l'esperienza con il piede sbagliato.

Sotto ogni Servizio che hai creato in Amelia, hai la possibilità di aggiungere un tempo di buffer prima e dopo le fasce orarie:

Sicuramente usalo in modo da non creare più lavoro o mal di testa per il tuo cliente alla fine.

Oh, e se stai costruendo questo sistema di appuntamenti per un solo fornitore, non devi impostare tutti questi orari individuali o tempi di buffer. Puoi creare regole di pianificazione universali dalla scheda Impostazioni.

4. Raccogliere i pagamenti al momento della prenotazione

Non importa quanto fai per assicurarti che gli appuntamenti possano essere facilmente prenotati dai clienti e gestiti dai tuoi clienti, ciò non impedisce ai clienti di sfaldarsi sugli appuntamenti.

Probabilmente sei consapevole del tipo di effetto che questo ha sulla tua attività. Quando qualcuno non si presenta, rimani seduto in attesa che salga su Zoom o Skype. Gli dai 10 o 15 minuti prima di inviare un'e-mail per riprogrammare e poi torni al lavoro. Un'altra conseguenza è che ora ti rimane un'apertura che avrebbe potuto essere colmata da un altro potenziale cliente interessato (e una nuova fonte di entrate).

Sia che i tuoi clienti stiano prenotando eventi online o appuntamenti o lezioni di persona, sperimentano un tipo simile di perdita di tempo e perdita di profitto. Quindi, per incoraggiare più clienti a partecipare effettivamente alle loro prenotazioni, puoi impostare lo scheduler per raccogliere i pagamenti in anticipo.

La prima cosa da fare ad Amelia è aggiungere un prezzo a tutti i tuoi servizi ed eventi. Anche se non prevedi di addebitare in anticipo, questa è comunque una buona idea in quanto ricorda ai clienti cosa dovranno alla fine.

Per passare al passaggio successivo, abilita la riscossione dei pagamenti e configura un elaboratore di pagamento (Stripe o PayPal). Troverai questo sotto "Impostazioni" e "Pagamenti" di Amelia:

Quando questa impostazione è abilitata, i clienti verranno automaticamente indirizzati al tuo elaboratore di pagamento dopo aver fatto clic sul pulsante "Conferma" al loro appuntamento:

Quindi, una cosa che consiglierei è di includere una nota nel modulo - da qualche parte intorno al prezzo - per far sapere loro che il pagamento verrà riscosso ora invece che quando il servizio viene reso.

Potresti anche usarlo per un'azienda come la tua addebitando una piccola commissione o un fermo per la chiamata di scoperta iniziale.

Un'altra cosa che puoi fare per assicurarti che i clienti non perdano entrate potenziali per gli appuntamenti mancati è integrare il sistema di prenotazione con un CRM esterno o un software di email marketing. In questo modo, acquisirai le informazioni di contatto degli utenti al di fuori di WordPress e potrai impostare messaggi di follow-up automatici se o quando perdono un appuntamento.

Potrebbe non aiutare i tuoi clienti a recuperare tutti gli affari persi, ma li aiuterà a ripristinarne alcuni.

Ci sono due modi per configurarlo. Il primo è utilizzare le impostazioni di Web Hooks in Amelia:

Se un cliente annulla, riprogramma o cambia in altro modo il suo appuntamento, puoi attivare il plug-in per inviare tali informazioni al software di terze parti. E con altri eventi automatici impostati (come invitare un cliente che ha annullato la prenotazione a riprogrammare un paio di settimane dopo), il tuo cliente non dovrà fare molto per provare a riconnettersi con il cliente. Pensa a questa come a una funzione di abbandono del carrello, solo per gli appuntamenti.

Puoi anche utilizzare le integrazioni e i webhook di Zapier per fare la stessa cosa.

5. Automatizza e-mail e SMS

Sebbene sia importante cercare di riconquistare affari potenzialmente persi con i follow-up, non sono gli unici clienti con cui il tuo sistema di prenotazione dovrebbe essere in contatto. Tutti i clienti contano.

Pertanto, dovresti utilizzare e-mail e SMS automatizzati per:

• Invia un'e-mail di conferma con tutti i dettagli di una prenotazione a un cliente (oltre a un file .ics che gli consente di aggiungerlo rapidamente al proprio calendario personale).
• Imposta lo stesso messaggio di conferma per i dipendenti per avvisarli quando sono stati programmati.
• Ricorda ai clienti un appuntamento imminente con le opzioni per riprogrammare (o annullare) se non possono farlo.
• Invia un "grazie" al termine dell'appuntamento. In alcuni casi, potresti invitarli a tornare per un altro. In altri casi (come il tuo), potresti usarlo per inviare informazioni sui passaggi successivi.
• Invia loro un'e-mail per augurargli un felice compleanno, congratularmi con loro per un anniversario o festeggiare un altro giorno speciale (magari con un regalo all'interno).

In conclusione: mentre puoi sicuramente stupire i clienti durante una prenotazione, puoi sostenere quel wow molto più a lungo dimostrando che non si tratta solo di scambiare tempo e denaro al momento dell'appuntamento. E che apprezzi davvero i loro affari e la loro lealtà.

Con Amelia, molto di questo lavoro è già stato fatto per te:

Notifiche e-mail e SMS comuni sono già state create e scritte per te. Ancora meglio, includevano segnaposto personalizzati in modo che i messaggi non dovessero essere inviati ai clienti con un suono freddo e distaccato.

Se ci sono messaggi non inclusi che desideri automatizzare, puoi utilizzare la tua integrazione Zapier e il software di marketing di terze parti per gestire quel pezzo. Tuttavia, ciò che è incluso qui è piuttosto solido e copre tutte le basi quando si tratta di gestire gli appuntamenti.

Avvolgendo

Sai quanto sia noioso e dispendioso in termini di tempo dover gestire manualmente i propri appuntamenti ed eventi. Peggio ancora, l'approccio manuale aumenta il rischio di errore, perdendo del tutto la traccia dell'appuntamento o non acquisendo i dettagli correttamente e non essendo mai in grado di connettersi con il potenziale cliente come previsto.

Ma con l'aiuto del plugin di prenotazione di WordPress per appuntamenti ed eventi di Amelia, puoi automatizzare un sacco di questo lavoro. Non solo, puoi migliorare il tuo sistema di prenotazione in modo che più potenziali clienti siano incoraggiati a registrarsi.