La condivisione dei file è premurosa: i modi migliori per condividere file con i clienti
Pubblicato: 2018-11-13In qualità di grafico, metà della tua giornata lavorativa può sembrare occupata a lottare per trovare un modo per condividere file di grandi dimensioni con i tuoi clienti. Se stai creando materiale promozionale di grandi dimensioni, wireframe di siti Web, e-book o contenuti video di qualsiasi tipo, i tuoi file sono probabilmente molto ingombranti e molti metodi tradizionali per trasferire rapidamente un documento di Word non funzioneranno per te. Se sei costantemente alla ricerca di soluzioni migliori per la condivisione di file, abbiamo alcuni suggerimenti da provare. I suggerimenti di seguito sono rivolti a designer, creatori e chiunque lavori con tipi di file di grandi dimensioni.
6 Soluzioni per la condivisione di file veloci e sicure
Carica su uno spazio di Drive condiviso
A questo punto ci sono una manciata di diversi spazi in stile "unità" in cui tu e il tuo cliente potete utilizzare i vostri client di posta elettronica o un percorso simile per accedere a uno spazio condiviso basato su cloud. Il problema con queste cartelle di Drive è che hanno uno spazio più limitato di quanto potresti immaginare. Come designer, i tuoi file potrebbero diventare troppo grandi per uno spazio come questo, a quel punto dovrai pagare o iniziare a eliminare file preziosi.
Usa il tuo sistema di chat interno
Se comunichi con il tuo cliente tramite un sistema di chat interno o un software di chat, puoi inviare file abbastanza facilmente. La maggior parte dei sistemi di chat consente il trascinamento della selezione dalla memoria interna, dallo spazio di archiviazione in stile Dropbox o ovunque tu conservi i tuoi file. L'avvertenza sull'utilizzo delle capacità di trasferimento file della maggior parte dei sistemi di chat è che la maggior parte dei sistemi di chat limita le dimensioni dei file che sono disposti a trasferire e alcuni non supportano affatto i file video. Puoi comprimere insieme ciò che puoi, ma alla fine sarà necessario eseguire l'aggiornamento se i tuoi file diventano troppo grandi. In alternativa, puoi anche inserire facilmente link ai file caricati su Dropbox senza limiti di dimensione utilizzando i client desktop o mobili di Dropbox, oltre ai limiti di quota del tuo account Dropbox.
Condividi l'accesso al tuo spazio di archiviazione
Perché passare attraverso la seccatura di inviare file a tutti? Archivia i tuoi file nel cloud e fornisci al tuo cliente una password sicura o un punto di accesso allo spazio. In questo modo carichi i file solo una volta. Questo può essere fatto in molti modi. Se stai archiviando i tuoi file da qualche parte internamente e desideri che il tuo client sia in grado di accedere in modo sicuro, puoi fornire loro un account del deposito di password. In questo modo, non vedranno mai la tua password o non avranno accesso esterno al tuo spazio di hosting e quando sarai pronto per interrompere l'accesso, avrai il controllo. C'è un modo più semplice, però: se stai già utilizzando una piattaforma di archiviazione come Dropbox o simili, puoi semplicemente aggiungere il tuo cliente come utente a quello spazio. Quando carichi lì, il tuo client avrà accesso e di nuovo: quando hai bisogno che l'accesso venga interrotto, hai il controllo finale. Se stai cercando un equilibrio tra rapidità e facilità, sicurezza e larghezza di banda, potresti voler cercare uno strumento come Dropbox o simile.
Spedire tramite hard disk di grandi dimensioni + corriere
Questa è la versione più grande, più elaborata e più costosa di mettere i documenti del tuo college su un'unità flash per portarli avanti e indietro a scuola. Sebbene sembri un po' vecchia scuola rimuovere i file dal cloud, caricarli su un disco rigido esterno è sicuro quanto il disco rigido stesso. Lavorando tramite un corriere, puoi garantire (e pagare) la protezione di questi file. Questo è il modo in cui le grandi aziende tecnologiche e con nomi familiari trasportano i file quando le cose devono essere mantenute al sicuro. Questo è probabilmente meno realistico per te se stai lavorando con un budget più ristretto ma per una piccola agenzia o per chi ha una clientela governativa/legale/altra incentrata sulla sicurezza, questa potrebbe essere una buona opzione.
Utilizzare uno strumento di condivisione file casuale nel browser
Sareste sorpresi dalla quantità di file che alcuni di questi siti di trasferimento di file online possono gestire. Una ricerca su Google rivelerà dozzine di opzioni e la maggior parte di esse funziona: il tuo destinatario riceverà il tuo file in un unico pezzo e più velocemente di quanto potresti aspettarti. Il grande rischio per questi prodotti di trasferimento è che non c'è alcuna promessa di sicurezza. Se stai solo creando una risorsa promozionale o di marketing casuale, potresti essere a tuo agio inviandola rapidamente al tuo cliente senza preoccuparsi della sicurezza, ma per le risorse interne o qualsiasi cosa protetta dall'NDA del tuo cliente, questa probabilmente non è la soluzione migliore.
Condivisione di file FTP
Questo metodo di condivisione dei file della vecchia scuola potrebbe sembrare un po' antiquato o ingombrante per quelli di voi che hanno fatto crescere le proprie attività sul cloud, ma funziona ancora e, a differenza del nostro precedente suggerimento, è COMPLETAMENTE sicuro. Il motivo principale per cui designer e altri creativi non utilizzano questo metodo è perché non sono consapevoli della sua esistenza. Essendo uno dei modi meno user-friendly e più back-end per trasferire file, le azioni FTP possono spaventare le persone. Ecco una guida amichevole su come gestire un trasferimento FTP di file.
La condivisione di file non è sempre perfetta, vero? Stai cercando la giusta combinazione di facilità e immediatezza, larghezza di banda per le dimensioni dei tuoi file, convenienza e sicurezza che può sembrare che tu stia cercando la perfezione che non esiste. Tuttavia, se sei disposto a sperimentare opzioni più tecniche, opzioni più lente o opzioni che richiedono più lavoro, puoi trovare qualcosa che funzioni per la tua attività. Chissà, potresti trovare la soluzione perfetta dopo aver provato alcuni di questi.
Cosa ne pensi?
Commenta di seguito e facci sapere come invii i tuoi file più grandi e peggiori al tuo cliente e perché preferisci il metodo che utilizzi attualmente. Ci piacerebbe avere una discussione su ciò che funziona per diversi settori o esigenze.
Se conosci un grafico, uno sviluppatore, un creatore o chiunque possa trarre vantaggio da una revisione dei modi migliori per condividere file, condividi questo articolo!
*Questo è un post sponsorizzato per Dropbox. Tutte le opinioni sono mie. Dropbox non è affiliato né sostiene alcun altro prodotto o servizio menzionato.