Una guida all'offboarding nel 2022
Pubblicato: 2022-05-30L'offboarding è un processo strategico. Sebbene inizi con il team delle risorse umane che avvia il processo, sono inclusi anche i professionisti IT. Una cattiva intervista può trasformarsi in un insider dannoso che costerà migliaia a un'azienda. Per farlo bene, è necessaria una soluzione che riduca i rischi di perdita di dati. La migliore pratica è ottenere il massimo da tale processo implementando un approccio di sicurezza informatica Zero Trust.
Se l'onboarding si riferisce a ciò che un'azienda fa per acclimatare nuovo personale una volta che accetta di accettare un lavoro, offboarding significa il contrario. La separazione inizia se un dipendente non lavorerà più qui. E per farlo bene, è d'obbligo un sistema che aiuti a servire i legami con quell'individuo nel modo più ordinato possibile.
Con questo in mente, quanto segue è una guida all'offboarding nel 2022 e ciò che le organizzazioni devono sapere.
Che cos'è l'offboarding?
Ci sono diverse ragioni per la separazione. A volte succede a causa di una controversia salariale o quando l'azienda chiede troppo a un lavoratore. Qualunque cosa sia, la società spera che questa separazione sia in rapporti amichevoli. La parte più triste è che non è sempre così.
Una transizione di successo in partenza è la chiave per un'azienda che vuole prosperare a lungo termine. E il modo giusto per iniziare il processo è con il feedback di un colloquio di uscita. L'altro passo è condividere la conoscenza con gli altri.
Il coordinamento delle attività di offboarding è compito di un team HR. Per un'azienda di medie dimensioni, questo non è un problema. Tuttavia, un'azienda più piccola ha raramente alle spalle un team dedicato alle risorse umane. Spesso, potresti gestire il processo come proprietario di un'azienda. In alcuni casi, dovrebbe gestirlo un supervisore diretto o un responsabile dell'ufficio.
Durante tale separazione, il lavoratore potrebbe portare via oggetti personali che non appartengono all'azienda. Allo stesso tempo, un lavoratore potrebbe passare un po' di tempo con le risorse umane a firmare uno o due documenti. Ha bisogno di consegnare l'attrezzatura, raccogliere feedback attraverso i colloqui di uscita e disattivare password e diritti di accesso.
Una buona strategia per la partenza della transizione non garantisce l'accesso aperto, né vi sono questioni in sospeso. Nulla dovrebbe essere perso e non dovrebbero esserci opportunità per una violazione della sicurezza. Pertanto, è necessario farlo correttamente per mitigare i rischi di perdita di dati.
I vantaggi di una strategia di terminazione efficace sono:
- Transizione fluida nel ruolo;
- Capacità di legare le cose in sospeso;
- Ottenere un feedback diretto e onesto;
- Possibilità di lasciare l'azienda con un'impressione positiva finale;
- Lasciando la porta aperta per tornare in futuro.
Pensa al licenziamento come parte del quadro più ampio del ciclo di vita del personale. Inizia dal primo giorno del dipendente fino a dopo la sua partenza.
Ma prima devi capire come costruire e ottimizzare il ciclo di vita del tuo lavoratore. Se lo fai in modo sbagliato, rischi di incorrere in contenziosi costosi, la perdita di segreti commerciali, proprietà dell'organizzazione o un marchio datore di lavoro scadente. Invece, è più probabile che eviti ciascuno di essi con una buona strategia a portata di mano.
Quindi, conosci i tuoi obiettivi. Pertanto, potresti voler:
- ridurre il rischio,
- migliorare l'efficienza,
- aumentare la produttività.
Errori di fuoribordo da evitare
Gli errori accadono sempre. Fanno parte della nostra vita quotidiana. E anche gli errori di terminazione non fanno eccezione. La chiave è non aver paura del fallimento durante questo periodo. Più fallisci, più imparerai.
Scorri l'elenco degli errori più comuni per sapere cosa aspettarti. Ecco qui:
- Debole attenzione alla sicurezza
La giusta strategia di uscita aiuta il lavoratore a lasciare l'azienda in buoni rapporti. Ma la sicurezza è la tua massima priorità in quanto andrà a beneficio della tua organizzazione a lungo termine.
- Essere troppo impersonale
Il licenziamento spesso sembra un divorzio. Inizia in buoni rapporti, ma alla fine è raramente pacifico. Qualunque sia il motivo dell'uscita, il tuo team delle risorse umane deve rimanere amichevole a meno che la situazione non richieda di cambiare la strategia.
- Non utilizzare i dati per creare una strategia di offboarding efficace
Tutto accade per una ragione. Quindi fai l'offboarding. Qualunque sia il processo di uscita, vorrai migliorarlo nel tempo. Per questo, le misure sono la chiave. Senza dati, non puoi vedere dove sei senza dati.
- Salta le interviste di uscita
È sempre una cattiva idea evitare i colloqui di uscita. In questo modo, non vedi i dettagli approfonditi che fanno un quadro generale. Vale la pena dedicare del tempo a sapere come migliorare il tuo posto di lavoro.
- Non preservare la conoscenza
La condivisione delle conoscenze è uno dei primi passi da compiere una volta che un lavoratore decide di lasciare l'azienda. È un modo per ridurre i costi di formazione e la curva di apprendimento del personale futuro.
- Offboarding e sicurezza
Per darti un'idea del perché la sicurezza è importante, ecco alcuni dati da imparare. Il 52% dei professionisti IT conosce qualcuno che può ancora accedere ai dati di un ex dipendente. E anche se è qualcosa a cui non ci piace pensare, il momento è adesso. Fallo bene in modo che le persone non abbiano accesso ai sistemi e alle reti aziendali dopo che se ne sono andate.
I lavoratori esistenti sono spesso la ragione dei rischi per la sicurezza. Se hai personale a distanza, allora è il momento di controllare le tue lacune. Ecco alcune cose da considerare:
- Perdita di dati
È raro che un'azienda non si prenda cura dei propri dati. Fai del tuo meglio per investire tempo, denaro e sforzi per proteggere la perdita di dati. Altrimenti, la tua azienda non può operare e funzionare nel modo giusto. Inoltre, è un modo per proteggere i tuoi clienti. Per creare fiducia e relazioni con i tuoi clienti, devi garantire un'esperienza sicura per i dati. Assicurati le lacune se non vuoi far parte delle tristi statistiche. Come afferma il rapporto sulle indagini sulla violazione dei dati, circa il 40% dei dipendenti ha rubato i dati dal loro ex ufficio.
- Problemi di conformità
Di proposito o per caso, il tuo ex lavoratore prende dati riservati. Le cose accadono. La parte negativa è che le leggi sulla conformità normativa sono rigorose. Gestirli è un compito difficile.
- Perdita di reputazione
La reputazione conta. Una buona reputazione può essere persa in pochi minuti. Se i dati vengono persi, rischi di perderti tra clienti, fornitori e partner.
- Perdita di produttività
La burocrazia non è un letto di rose. Tuttavia, conta molto. Un documento personale perso riduce la tua efficienza.
Suggerimenti per creare una strategia di offboarding efficace
Quando inizi a creare la tua strategia, assicurati che sia definita come parte della tua architettura di sicurezza Zero Trust. Questa è la migliore pratica da seguire poiché utilizza intrinsecamente il principio del privilegio minimo.
Dal punto di vista tecnologico, è intelligente dare ai dipendenti un minimo indispensabile di accesso per svolgere il proprio lavoro. Pertanto, semplificherai il processo di separazione ed eviterai problemi come lo scorrimento dei privilegi.
Un altro vantaggio di un approccio alla sicurezza Zero Trust è la centralizzazione. Capire chi sono i tuoi utenti e vedere cosa fanno e quando. Inoltre, utilizzare un metodo di microsegmentazione. Blocca un utente ogni volta che ottiene l'accesso.
Ora, analizziamo i suggerimenti per creare una strategia di separazione efficace.
- Crea un processo di offboarding con marchio
Questa è la parte più creativa del processo. Il diavolo è nei dettagli. Ciò significa che anche fare riferimento ai tuoi ex dipendenti come alumni creerà una migliore percezione generale del tuo marchio. Spesso, un giorno i tuoi ex lavoratori potrebbero diventare i tuoi appaltatori o clienti. E con un'esperienza lavorativa positiva, è più probabile che vengano da te. Tratta i tuoi dipendenti come vorresti essere trattato nella stessa situazione.
- Sistema tutto
Crea un piano dettagliato che segua un certo sistema. Descrivi ogni fase del processo per assicurarti che nulla vada perso. Includere il pagamento successivo al rapporto di lavoro, 401 (k) s, una guida per la transizione dell'assicurazione sanitaria, la consegna della proprietà fisica e intellettuale e la firma di un accordo di non divulgazione e promemoria di non concorrenza.
- Creare protocolli di condivisione delle conoscenze trasparenti
- Documentare il trasferimento di conoscenza
- Feedback bidirezionale
Non è importante solo ascoltare da un lavoratore in partenza l'esperienza che ha avuto. Il feedback è una strada a doppio senso e ci sono così tante informazioni da imparare che altrimenti potresti non essere a conoscenza. C'è sempre "Santa barbara" nella vita di tutti i giorni di qualsiasi azienda. È raro quando conosci tutta la finezza. Una decisione sbagliata avrà un effetto negativo.
Allora, qual è il prossimo?
Quando pensi di essere pronto, pensaci due volte. Assicurati di aver fatto i compiti e preparato tutta la documentazione finale. Rivedere i documenti. Richiedi una lettera sullo stato dei vantaggi per il team delle risorse umane.
La questione del denaro è calda per un lavoratore. Quindi, non commettere errori con lo stipendio finale. Assicurati che includa stipendi e commissioni in sospeso, spese non pagate, indennità di fine rapporto, saldi del conto delle spese sanitarie e indennità per ferie non utilizzate.
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Poiché non esiste un software all-in-one per tutti i processi dell'organizzazione, la creazione di una strategia efficace richiede tempo. Temendo di non imparare dalle tue mancanze, ottieni il processo di risoluzione più sicuro possibile.