Kerangka ROI yang Efektif untuk Mengembangkan Kebijakan Bekerja dari Mana Saja

“Pergeseran tektonik yang disebabkan oleh COVID-19 mengubah 'kerja' dari kata benda menjadi kata kerja. Dari suatu tempat kami pergi ke suatu hal yang kami lakukan, terlepas dari tempat.” — Joe Brady, CEO - Amerika, Grup Instan

Perusahaan saat ini menghadapi tekanan luar biasa dari karyawan saat ini dan calon karyawan untuk menyediakan pengaturan kerja yang lebih fleksibel, dan ada lebih banyak pilihan daripada sebelumnya. Sementara peralihan mendadak ke pekerjaan jarak jauh yang disebabkan oleh pandemi COVID-19 pada awalnya kacau balau, bekerja dari rumah (WFH) terbukti jauh lebih layak daripada yang diperkirakan kebanyakan orang. Perusahaan—dan seluruh industri—yang sebelumnya tidak mempertimbangkan untuk mengadopsi kebijakan semacam itu, sekarang sedang berusaha menjadikannya permanen untuk menarik dan mempertahankan karyawan.

Sekarang kita telah mengatasi sebagian besar hambatan budaya dan teknologi untuk bekerja dari rumah, batas logis berikutnya adalah bekerja dari mana saja (WFA). Tingkat kebebasan dan fleksibilitas ini pernah dianggap sebagai fantasi. Tetapi sekarang, mengingat latar belakang Pengunduran Diri Hebat dan pembukaan kembali perbatasan global, apakah akan memberikan opsi kepada karyawan untuk bekerja dari mana saja atau tidak, kemungkinan akan menjadi pertimbangan utama bagi banyak pemberi kerja—dan karyawan—pada tahun 2022.

Hambatan utama untuk bekerja dari mana saja adalah masalah hukum dan perpajakan. Risiko utama termasuk kepatuhan pajak (untuk karyawan dan pemberi kerja), masalah imigrasi, undang-undang ketenagakerjaan setempat, dan masalah keamanan data. Meskipun risiko ini mungkin tampak menakutkan pada awalnya, mereka dapat dikelola. Perusahaan besar, seperti Spotify dan Revolut, sudah memiliki kebijakan WFA. Kebijakan seperti itu tidak serta merta memberikan kebebasan mutlak kepada karyawan. Sebaliknya, mereka dapat dirancang untuk memberikan beberapa tingkat fleksibilitas kepada pekerja, sambil memberlakukan batasan strategis untuk meminimalkan risiko.

Saya telah bekerja di seluruh EMEA, APAC, dan AS, dan telah menghabiskan banyak waktu sebagai pekerja jarak jauh yang menjelajahi dunia. Saya seorang akuntan sewaan dan telah memegang peran senior untuk perusahaan multinasional global, memungkinkan saya untuk melakukan perjalanan ke lebih dari 150 lokasi. Saya telah mengalami secara langsung tantangan dalam menangani masalah pajak perusahaan, pajak individu, dan undang-undang ketenagakerjaan yang kompleks di berbagai yurisdiksi.

Saya dan keluarga saya telah menemukan bekerja dari mana saja untuk mengubah hidup. Putri saya yang berusia 5 tahun telah tinggal di empat negara dan bepergian ke lebih dari 20 negara. Dapat bekerja dari mana saja telah memungkinkan kami untuk benar-benar membenamkan diri dalam budaya yang berbeda dan mengejar hasrat kami dengan cara yang tidak pernah bisa kami lakukan pada liburan singkat. Cara kerja baru ini mengilhami saya untuk memulai perusahaan saya sendiri: Saya sekarang memberi nasihat kepada perusahaan dan individu tentang cara membuat WFA menjadi kenyataan.

Karena WFA adalah bidang kebijakan baru dan berkembang yang melibatkan peraturan dari sejumlah besar negara, masih ada lebih banyak pertanyaan daripada jawaban. Karena itu, pengusaha berhasil bergerak maju dan membuat keputusan meskipun ada beberapa ambiguitas. Cara paling sederhana—dan mungkin terbaik—untuk mengevaluasi risiko dan manfaat dari menawarkan kebijakan WFA adalah melalui lensa kerangka kerja ROI yang komprehensif. Jenis analisis ini dapat membantu Anda membuat keputusan berdasarkan informasi apakah mengadopsi kebijakan WFA adalah pilihan yang tepat untuk organisasi Anda dan membantu Anda mengoptimalkan kebijakan untuk tingkat toleransi risiko Anda.

Dari "Bekerja Dari Rumah" menjadi "Bekerja Dari Mana Saja"

Saya menyebutkan tekanan yang meningkat yang dihadapi pengusaha dari karyawan untuk membiarkan mereka bekerja tidak hanya dari jarak jauh, tetapi semakin meningkat dari mana saja. Anda mungkin bertanya: Apa sebenarnya perbedaannya?

WFH mengacu pada karyawan penuh waktu yang perusahaannya mengizinkan mereka bekerja dari jarak jauh, biasanya dari kenyamanan rumah mereka. Kebijakan WFH biasanya berlaku untuk pekerja yang tinggal di satu negara dan dapat memilih untuk bekerja dari “rumah” baik sebagian atau sepanjang waktu.

Kebijakan WFA berbeda. Mereka mengizinkan karyawan untuk bekerja dari jarak jauh di luar negeri untuk sementara, biasanya selama lebih dari tujuh hari tetapi kurang dari 365. Jangka waktu dalam rentang ini termasuk dalam wilayah abu-abu hukum di banyak negara. Masa inap ini lebih lama dari perjalanan bisnis standar tetapi tidak memerlukan perubahan tempat tinggal permanen.

Sementara WFA bukanlah konsep baru untuk beberapa (termasuk saya sendiri), itu adalah sesuatu yang sering lolos dari celah peraturan. Namun, karena semakin banyak orang bergabung dengan jajaran WFA, tempat tinggal sementara kemungkinan akan berada di bawah pengawasan peraturan yang meningkat dan penegakan yang lebih ketat. Lanskap yang berubah ini menjadi alasan untuk mengembangkan kebijakan WFA yang dirancang dengan baik yang melindungi perusahaan Anda dari risiko kepatuhan hukum dan pajak.

Kebijakan WFA: Apa yang Diperoleh Pengusaha?

Baik data keras maupun bukti anekdot yang kuat menunjukkan bahwa mengizinkan karyawan bekerja dari jarak jauh dapat memberikan manfaat nyata bagi pemberi kerja, membantu mereka menarik dan mempertahankan talenta terbaik, meningkatkan kepuasan dan produktivitas karyawan, serta mengurangi kebutuhan dan biaya ruang kantor. Pengusaha yang secara permanen memberikan opsi WFA menuai manfaat tambahan dari akses ke kumpulan bakat global. Perusahaan perangkat lunak GitLab memperkirakan keuntungan bersih yang diterimanya dari menjadi perusahaan yang sepenuhnya terpencil adalah $ 18.000 per pekerja per tahun.

Bahkan sebelum pandemi, penelitian akademis dari universitas terkemuka menyarankan bahwa mengizinkan kerja jarak jauh dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Sebuah studi tahun 2013 yang dipimpin oleh profesor ekonomi Stanford Nicholas Bloom menemukan bahwa transisi dari pekerjaan kantor tradisional ke bekerja dari rumah menyebabkan peningkatan produktivitas karyawan sebesar 13%. Sebuah studi observasional selanjutnya yang dilakukan oleh profesor dari Universitas Harvard dan Universitas Northeastern menemukan bahwa mengizinkan karyawan untuk berpindah dari WFH ke WFA menyebabkan peningkatan produktivitas 4,4% lebih lanjut.

Pesan dari karyawan jelas dan konsisten: Pengaturan kerja yang tidak fleksibel adalah salah satu alasan utama mereka meninggalkan pekerjaan mereka. Dalam survei terbaru dari GoodHire, 74% responden mengatakan mereka memerlukan beberapa bentuk pengaturan kerja jarak jauh untuk tetap di pekerjaan mereka saat ini.

Semakin banyak bukti menunjukkan bahwa banyak pekerja bahkan bersedia menerima pemotongan gaji untuk opsi bekerja dari jarak jauh secara permanen. Meskipun jumlahnya bervariasi menurut sumber, secara umum, sebagian besar dari mereka yang disurvei mengatakan mereka akan menerima pengurangan gaji sebesar 5% hingga 10% untuk membuat pengaturan kerja jarak jauh menjadi permanen.

Apa Kelemahan dari Kebijakan WFA?

Ada disinsentif untuk mengadopsi kebijakan WFA, salah satunya adalah mimpi buruk kepatuhan yang dapat diciptakan oleh WFA. Kita akan melihat ini terutama dari perspektif pemberi kerja, yang umumnya menghadapi eksposur risiko yang lebih besar. Namun, karyawan yang bekerja dari jarak jauh di negara selain tempat tinggal pajak permanen mereka untuk waktu yang lama menghadapi risiko tertentu juga.

Risiko utama yang dihadapi pengusaha dalam skenario WFA adalah kemungkinan memicu “bentuk usaha tetap” (BU). PE menggambarkan kegiatan bisnis di negara asing yang substansial dan berkelanjutan, cukup untuk menimbulkan kewajiban pajak di negara tersebut. Negara yang berbeda dan perjanjian pajaknya masing-masing mungkin menggunakan kriteria yang sedikit berbeda untuk mendefinisikan PP, tetapi sebagian besar bergantung pada panduan dari Pasal 5 Model Konvensi Pajak OECD.

Ada dua cara utama perusahaan dapat memicu PE: mengoperasikan tempat usaha tetap (fisik atau virtual) di suatu negara dan/atau memberi kompensasi kepada agen tanggungan di negara itu (biasanya seseorang dengan kekuasaan untuk menandatangani kontrak atas nama perusahaan ). Eksekutif senior dan tenaga penjualan adalah contoh khas dari agen dependen, meskipun penunjukannya bervariasi menurut negara dan situasi. Untuk alasan ini, baik sifat pekerjaan yang dilakukan di suatu negara, serta lamanya waktu dan tingkat keteraturan pekerjaan itu dilakukan, merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan ketika mengembangkan kebijakan WFA Anda.

Katakanlah seorang direktur senior di perusahaan Anda—seseorang yang bertanggung jawab atas keputusan strategis utama dan yang memiliki wewenang untuk menandatangani kontrak atas nama perusahaan—ingin tinggal di rumah musim panas mereka di luar negeri selama tujuh bulan setiap tahun. Sifat pekerjaan yang sedang dilakukan, dikombinasikan dengan lamanya waktu yang dihabiskan di satu negara dan sifat kunjungan yang berulang, kemungkinan akan memicu PP dengan gagal dalam tes “tempat usaha tetap” dan “agen tanggungan”.

Jika negara asing menganggap perusahaan Anda memiliki bentuk usaha tetap di sana, Anda berisiko dikenakan tagihan pajak perusahaan yang jauh lebih tinggi. Di sisi lain, pengembang perangkat lunak junior yang bekerja dari Airbnb di pulau Karibia selama satu bulan per tahun tidak mungkin memicu PE.

PE membawa risiko finansial paling besar ketika mengizinkan karyawan untuk WFA, tetapi itu bukan satu-satunya risiko. Saya telah menguraikan risiko utama lainnya dalam tabel berikut.

Bagaimana Anda dapat mengembangkan dan mengoptimalkan kebijakan WFA perusahaan Anda dengan cara yang memaksimalkan potensi keuntungan sambil mengurangi risiko yang paling signifikan? Dengan kerangka ROI.

Kerangka ROI untuk Kebijakan WFA

Dengan cara yang hampir sama seperti investor menghitung laba atas investasi, perusahaan sering kali berusaha memperkirakan (atau, setelah fakta, mengukur) laba atas keputusan bisnis strategis relatif terhadap biayanya. Kerangka kerja ROI dapat menjadi alat yang berguna saat mengembangkan kebijakan WFA atau membandingkan opsi kebijakan. Masukan tidak diragukan lagi tidak tepat, karena tidak mungkin untuk menetapkan nilai numerik yang konkret baik untuk biaya atau manfaat yang terlibat. Terlepas dari itu, kerangka teoretis ini dapat membantu Anda melihat bagaimana berbagai aspek kebijakan Anda dapat dimodifikasi untuk memaksimalkan ROI Anda, baik dengan meningkatkan manfaat atau mengurangi biaya.

Untuk tujuan kami, sisi "biaya" dari persamaan harus memperhitungkan pengeluaran administratif tambahan untuk menerapkan kebijakan WFA serta "biaya" dari masing-masing risiko utama yang tercantum dalam grafik berikut. Anda dapat memperkirakan biaya dari setiap risiko yang diberikan dengan mengalikan kemungkinan hasil negatif yang terjadi dengan biaya penalti yang akan terjadi.

Misalnya, menawarkan kebijakan WFA selama 30 hari per tahun menimbulkan kemungkinan yang sangat rendah bahwa setiap karyawan akan memicu PE di negara asing. Meskipun biaya penalti PE tinggi, kemungkinan timbulnya biaya tersebut dapat diabaikan dalam skenario ini, sehingga menawarkan kebijakan tersebut membuat perusahaan Anda berada dalam posisi yang cukup aman.

Sebaliknya, risiko yang tidak dapat diterima mungkin mengizinkan seseorang dalam peran berisiko tinggi seperti penjualan menghabiskan lebih dari setengah tahun di negara di mana ada risiko signifikan untuk mendirikan perusahaan permanen yang dapat merugikan perusahaan jutaan. Dalam hal ini, akan sulit untuk membangun kasus bisnis yang memungkinkan mereka bekerja dari mana saja.

(Pada bagan sebelumnya, perkiraan biaya penggantian karyawan berasal dari Gallup, dan beberapa survei yang berkaitan dengan preferensi pekerja dilakukan oleh Goodhire, Owl Labs, dan Vidyard.)

Saat Anda mengembangkan dan membandingkan potensi kebijakan WFA, pertimbangkan empat pertanyaan kunci. Jawabannya akan langsung menjadi faktor ROI dari opsi kebijakan yang diberikan, memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan kebijakan Anda dengan memaksimalkan manfaat dan meminimalkan risiko.

1. Apakah WFA merupakan pilihan yang layak untuk perusahaan Anda?

Tidak semua pekerjaan dapat dilakukan dengan baik dari jarak jauh. Ini mungkin tampak jelas, tetapi tidak selalu sejelas yang Anda kira. WFA dapat lebih memperumit masalah jika karyawan bekerja di zona waktu yang berbeda. Namun, selama pandemi, banyak pemimpin bisnis yang pernah mengira bisnis mereka tidak dapat berfungsi dari jarak jauh atau secara tidak sinkron menemukan bahwa sebenarnya mereka bisa.

Dan bahkan industri yang memerlukan jadwal tetap dan kehadiran fisik—seperti pabrik otomotif—mungkin memiliki departemen (keuangan, hukum, SDM) yang dapat beroperasi lebih mandiri. Sebelum Anda secara serius mempertimbangkan untuk mengadopsi kebijakan WFA, tanyakan pada diri Anda apakah pekerjaan jarak jauh asinkron mungkin dilakukan untuk perusahaan Anda dan seberapa besar kemungkinannya akan menghasilkan produktivitas yang lebih rendah. Pikirkan tentang ini untuk bisnis secara keseluruhan, serta sehubungan dengan masing-masing departemen dan peran.

Dalam beberapa kasus, peraturan khusus industri dapat menjadi faktor pembatas di mana karyawan dapat bekerja. Misalnya, jenis lembaga keuangan tertentu sangat diatur dan mungkin perlu mematuhi persyaratan perizinan khusus untuk menjalankan bisnis lintas negara bagian dan negara. Dalam kasus lain, pekerjaan jarak jauh mungkin dilakukan, tetapi kurang efisien. Pekerjaan asinkron menimbulkan tantangan tertentu, terutama yang berkaitan dengan komunikasi—namun, hal itu juga dapat meningkatkan efisiensi dengan membiarkan pekerjaan berlanjut sepanjang waktu. McKinsey & Company telah mengidentifikasi industri mana yang paling cocok untuk pekerjaan jarak jauh.

2. Berapa hari WFA yang harus Anda izinkan dalam satu tahun tertentu?

Jumlah hari Anda mengizinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja per tahun harus merupakan fungsi dari dua faktor.

Pertama, seperti yang dibahas dalam Pertanyaan 1, pertimbangkan apakah produktivitas akan terkena dampak negatif dari kerja jarak jauh dalam waktu lama. Misalnya, banyak pekerjaan di sektor teknologi, seperti pengembangan perangkat lunak, yang relatif independen dan sering dilakukan dari jarak jauh. Sulit untuk melihat bagaimana WFA untuk waktu yang lama akan menimbulkan masalah. Namun, di industri atau peran lain yang membutuhkan tingkat kolaborasi yang tinggi, satu atau dua bulan di luar kantor dari waktu ke waktu mungkin bisa diterapkan, tetapi jangka waktu yang lebih lama mungkin tidak ideal.

Kedua, pikirkan regulasi eksternal. Banyak peraturan visa dan imigrasi didasarkan pada periode waktu standar (misalnya, 30, 90, atau 183 hari). Misalnya, warga negara Amerika umumnya diizinkan untuk menghabiskan hingga 90 hari di negara tertentu di bawah visa turis tradisional. Tidak mungkin melakukan pekerjaan jarak jauh untuk perusahaan yang berbasis di AS dari luar negeri—pekerjaan yang tidak melibatkan interaksi di pasar lokal—akan menimbulkan risiko serius memicu PE dalam jangka waktu ini.

Bukan suatu kebetulan bahwa sebagian besar kebijakan WFA yang diadopsi oleh perusahaan-perusahaan besar hingga saat ini berkisar antara satu hingga tiga bulan per tahun. Karyawan Shopify diizinkan untuk WFA selama tiga bulan per tahun, Revolut menawarkan dua bulan WFA, sedangkan American Express memungkinkan satu bulan. Untuk kebijakan WFA apa pun, durasi yang lebih pendek menurunkan kemungkinan beberapa risiko utama: memicu PE, melanggar aturan imigrasi, dan tunduk pada undang-undang ketenagakerjaan setempat.

3. Negara mana yang akan Anda sertakan atau kecualikan?

Anda dapat mendekati pertanyaan ini dengan salah satu dari tiga cara: daftar negara yang telah disetujui sebelumnya, daftar negara yang dilarang, atau kombinasi keduanya. (Untuk alasan geopolitik atau keamanan, sebagian besar perusahaan melarang setidaknya beberapa negara.)

Saat Anda menentukan negara mana yang akan disertakan dalam kebijakan Anda, pertimbangkan risiko mana yang sangat relevan dengan setiap lokasi, serta tingkat risiko secara keseluruhan. AS dan Inggris, misalnya, memiliki beberapa peraturan paling ketat di bidang ini: Bahkan tetap berada di perbatasan selama 30 hari berpotensi menimbulkan masalah pajak. Sebaliknya, dan khususnya selama pandemi, sejumlah negara telah memperkenalkan kebijakan dengan tujuan eksplisit untuk menarik pekerja jarak jauh. Banyak negara yang ekonominya sebelumnya sangat bergantung pada pariwisata telah membuat keputusan yang diperhitungkan untuk menawarkan program visa kerja jarak jauh untuk menarik pekerja jarak jauh yang berpenghasilan relatif tinggi dan pengeluaran diskresioner yang mereka bawa.

4. Haruskah Anda secara dinamis menghubungkan sistem manajemen kinerja Anda dengan kebijakan WFA Anda?

Sementara sebagian besar data menunjukkan bahwa memperluas fleksibilitas karyawan, baik dengan WFH atau WFA, menghasilkan peningkatan produktivitas, ada beberapa cara Anda mungkin dapat memperkuat manfaat ini. Sama seperti pemberi kerja secara historis menawarkan bonus berbasis kinerja atau memberikan cuti panjang berbayar kepada mereka yang tinggal di perusahaan selama beberapa tahun, mengizinkan karyawan untuk bekerja dari mana saja dapat digunakan sebagai manfaat insentif yang terkait dengan kinerja atau retensi.

Apa Kebijakan WFA yang Tepat untuk Organisasi Anda?

Tidak ada yang tanpa risiko. Di satu sisi, mengadopsi kebijakan WFA dapat mengekspos perusahaan Anda ke sejumlah risiko kepatuhan. Di sisi lain, kegagalan untuk menawarkan setidaknya beberapa fleksibilitas seputar pekerjaan jarak jauh internasional membuat Anda berisiko kehilangan beberapa bakat terbaik Anda. Apa yang harus dilakukan majikan?

Harapan saya adalah bahwa kerangka ROI akan memberi Anda pemahaman dasar tentang potensi biaya dan manfaat mengadopsi kebijakan WFA. Terlebih lagi, ini akan membantu Anda membandingkan opsi kebijakan yang berbeda dan melihat bagaimana menyesuaikan komponen tertentu dari kebijakan WFA Anda dapat memengaruhi ROI.

Yang sedang berkata, beberapa area risiko yang kompleks. Mereka berbeda di setiap negara dan terus berkembang seiring upaya regulator untuk beradaptasi dengan tenaga kerja global yang semakin geomobile. Meskipun kerangka dasar ini dapat membantu Anda mengembangkan kebijakan WFA yang relatif berisiko rendah untuk perusahaan Anda, jika Anda mempertimbangkan kebijakan yang lebih luas, mungkin ada baiknya mencari nasihat profesional.