Apa itu Slack & Cara Menggunakannya untuk Meningkatkan Komunikasi & Produktivitas

Anda mungkin pernah mendengar banyak orang yang bekerja di perusahaan menggunakan kata 'Aplikasi Slack'. Jadi, apa itu aplikasi Slack ?

Slack adalah platform perpesanan untuk tim yang memungkinkan komunikasi dan kolaborasi waktu nyata. Ini adalah platform berbasis cloud yang dapat Anda akses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet, termasuk komputer, smartphone, dan tablet. Slack dirancang untuk merampingkan komunikasi tim dan meningkatkan produktivitas dengan memudahkan anggota tim untuk tetap terhubung dan berbagi informasi.

Mari selami untuk memahami apa itu Slack dalam manajemen proyek dan bagaimana Slack dapat digunakan untuk mempertahankan saluran komunikasi yang lebih baik.

Fitur Utama Slack

Salah satu fitur utama Slack adalah kemampuan membuat saluran untuk berbagai tim, proyek, atau topik. Ini memungkinkan anggota tim untuk berkomunikasi dengan mudah dengan orang yang tepat dan tetap teratur. Saluran dapat bersifat publik atau pribadi, bergantung pada kebutuhan tim.

Selain saluran, Slack juga menawarkan beberapa fitur lain yang dapat membantu tim tetap teratur dan produktif.

• Pesan langsung: Anggota tim dapat mengirim pesan pribadi satu sama lain, seperti di aplikasi obrolan.
• Integrasi: Slack dapat diintegrasikan dengan beragam alat dan layanan lainnya, seperti Google Drive, Google Kalender, Trello, Asana, dan banyak aplikasi bisnis korporat lainnya.Hal ini memungkinkan anggota tim untuk tetap mengetahui pembaruan dan perubahan pada alat ini tanpa meninggalkan Slack.
• Berbagi file: Slack memungkinkan anggota tim berbagi file dan dokumen dengan mudah, membuatnya lebih mudah untuk berkolaborasi dalam proyek.
• Cari: Slack memiliki fungsi pencarian yang kuat yang memungkinkan anggota tim menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat.
• Aplikasi seluler: Slack memperluas aplikasi seluler yang memungkinkan anggota tim tetap terhubung dan berkolaborasi saat dalam perjalanan.

Bagaimana cara memulai dengan Slack?

Inilah cara Anda dapat memulai dengan Slack:

1. Buat akun Slack:

Untuk menggunakan Slack, Anda harus membuat akun. Anda dapat mendaftar untuk mendapatkan akun gratis di https://slack.com/ . Anda akan diminta untuk memberikan alamat email Anda dan membuat kata sandi. Anda juga dapat mendaftar menggunakan akun Google atau Microsoft Anda.

2. Undang anggota tim:

Setelah Anda membuat akun, Anda dapat mengundang anggota tim untuk bergabung dengan ruang kerja Anda. Untuk melakukannya, klik tombol "Tambahkan orang" di pojok kanan atas layar. Anda dapat mengundang anggota tim dengan memasukkan alamat email mereka atau mengirimkan tautan untuk bergabung dengan ruang kerja Anda.

3. Siapkan saluran:

Saluran mengatur komunikasi di Slack. Mereka dapat diimplementasikan untuk proyek, tim, atau topik tertentu. Untuk membuat saluran, klik tab "Saluran" di sidebar kiri dan klik tombol "Buat saluran". Anda dapat menamai saluran Anda dan mengundang anggota tim untuk bergabung.

4. Kirim pesan:

Untuk mengirim pesan di Slack, klik saluran yang ingin Anda kirimi pesan dan ketik pesan Anda di bidang teks di bagian bawah layar. Anda juga dapat menggunakan emoji, melampirkan file, dan opsi pemformatan untuk membuat pesan Anda lebih visual dan interaktif.

5. Gunakan integrasi:

Slack menawarkan berbagai integrasi dengan alat dan layanan lain. Integrasi ini memungkinkan Anda membawa informasi dan fungsionalitas dari aplikasi lain ke dalam Slack. Untuk menyiapkan integrasi, klik tab "Aplikasi" di bilah sisi kiri dan jelajahi integrasi yang tersedia. Anda juga dapat menggunakan bilah pencarian "Tambahkan aplikasi atau integrasi" untuk menemukan integrasi tertentu.

Jelajahi Kursus Manajemen Populer kami

6. Gunakan Slackbot:

Slackbot adalah bot bawaan yang dapat membantu Anda mengerjakan tugas dan memberikan informasi. Anda dapat mengakses Slackbot dengan mengeklik tab "Pesan Langsung" di bilah sisi kiri dan memilih "Slackbot". Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada Slackbot atau memberinya perintah untuk melakukan tugas seperti menyetel pengingat atau mencari informasi.

Pelajari Kursus Manajemen dari Universitas top Dunia. Dapatkan Master, PGP Eksekutif, atau Program Sertifikat Lanjutan untuk mempercepat karier Anda.

Beberapa tips tambahan untuk memulai dengan Slack

Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk memulai dengan Slack:

• Sesuaikan pengaturan pemberitahuan Anda: Anda dapat menyesuaikan pengaturan pemberitahuan untuk mengontrol bagaimana dan kapan Anda menerima pemberitahuan di Slack.Untuk mengakses pengaturan pemberitahuan Anda, klik foto profil Anda di sudut kiri atas layar dan pilih "Preferensi".
• Gunakan perintah garis miring: Perintah garis miring memungkinkan Anda melakukan tugas dengan cepat dan mengakses informasi di Slack.Misalnya, Anda dapat menggunakan perintah “/remind” untuk mengatur pengingat atau perintah “/giphy” untuk mencari GIF.
• Gunakan pintasan keyboard: Pintasan keyboard memungkinkan Anda melakukan tugas lebih cepat di Slack.Misalnya, Anda dapat menggunakan pintasan "Shift + Enter" untuk membuat baris baru dalam pesan atau pintasan "Ctrl + K" untuk membuka dialog "Tambahkan tautan".
• Gunakan Pusat Bantuan: Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan menggunakan Slack, Anda dapat mengakses Pusat Bantuan dengan mengeklik menu “Bantuan & Umpan Balik” di pojok kanan atas layar.

Tips menggunakan Slack untuk Meningkatkan Komunikasi dan Produktivitas

Berikut adalah beberapa tip dan trik untuk meningkatkan pengalaman komunikasi Anda dengan Slack.

• Gunakan saluran untuk mengatur komunikasi menurut topik atau tim. Ini membantu menjaga diskusi tetap fokus dan mengurangi jumlah informasi yang tidak relevan dalam obrolan utama atau pertukaran percakapan berbasis email.
• Manfaatkan pesan langsung untuk komunikasi satu lawan satu atau percakapan grup yang lebih kecil. DM membantu menjaga kerahasiaan percakapan dan menghindari mengacaukan obrolan utama.
• Atur notifikasi untuk hanya menerima notifikasi untuk pesan atau saluran penting. Ini mengurangi gangguan dan memungkinkan Anda untuk fokus pada pekerjaan Anda.
• Gunakan simbol @ untuk menandai individu atau tim tertentu dalam pesan. Ini membantu memastikan bahwa informasi penting tidak terlewatkan dan membantu menjaga semua orang pada halaman yang sama.
• Manfaatkan integrasi dengan alat lain, seperti Trello atau Asana, untuk merampingkan komunikasi dan manajemen proyek.
• Gunakan fungsi pencarian untuk menemukan percakapan atau informasi sebelumnya dengan cepat. Ini membantu menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.
• Dorong penggunaan emoji dan reaksi untuk menyampaikan emosi atau persetujuan dengan cepat tanpa memerlukan tanggapan yang panjang.
• Dorong anggota tim untuk menggunakan fungsi "Jangan Ganggu" saat mereka perlu fokus pada tugas tanpa terganggu.
• Manfaatkan fitur "Utas" untuk membuat diskusi terkait tetap teratur dan mudah diakses.

Dengan menggunakan Slack secara efektif, tim dapat meningkatkan komunikasi dan produktivitas dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari informasi dan membuat semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Artikel Manajemen Top Kami

Praktik terbaik yang perlu diingat saat menggunakan Slack

Ada beberapa praktik terbaik yang perlu diingat saat menggunakan Slack untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas:

Gunakan saluran secara efektif

Pastikan membuat saluran untuk tim, proyek, atau topik yang berbeda, dan dorong anggota tim untuk menggunakan saluran yang sesuai untuk percakapan mereka. Ini akan membantu menjaga saluran utama tetap fokus dan teratur.

Jaga agar percakapan tetap teratur

Gunakan utas agar diskusi tetap teratur dan sesuai topik. Ini akan memudahkan anggota tim untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan dan tetap mengetahui apa yang sedang terjadi.

Gunakan integrasi dengan bijak

Meskipun integrasi dapat membantu, penting untuk tidak terbawa suasana. Hanya gunakan integrasi yang berharga untuk tim Anda, dan pastikan untuk menyiapkan notifikasi dengan cara yang paling sesuai untuk tim Anda.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, Slack adalah alat yang ampuh untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas tim. Dengan merampingkan komunikasi dan memudahkan anggota tim untuk tetap terhubung dan berkolaborasi, Slack dapat membantu tim menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. Dari memfasilitasi komunikasi waktu nyata hingga memungkinkan anggota tim bertukar umpan balik dan pembaruan dengan cepat. Ini membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk email dan rapat, membebaskan waktu untuk tugas yang lebih mendesak, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

Pelajari cara menggunakan Slack dan alat Manajemen Proyek lainnya dengan mendaftar di upGrad

Program Master of Business Administration (MBA) upGrad di Golden Gate University menggabungkan pembelajaran kelas tradisional dengan pembelajaran online dan pengalaman. Program ini dirancang untuk membantu para profesional yang bekerja mendapatkan pemahaman tentang tren bisnis terbaru dan mempersiapkan mereka untuk karir yang sukses di dunia usaha. Kurikulum MBA mencakup kursus di bidang akuntansi, ekonomi, keuangan, pemasaran, dan strategi. Kandidat juga akan belajar tentang perilaku organisasi, bisnis global, dan tanggung jawab sosial.

Program ini juga termasuk

• Perendaman di kampus opsional
• Simulasi dari Harvard Business Publishing Education
• Diskusi studi kasus global