Kinder Tools: Cara Meningkatkan Desain Enterprise UX untuk Kesehatan Mental

Beberapa tahun setelah saya pindah ke Inggris, South African Revenue Service mengirimi saya email "permintaan terakhir" untuk pajak balik dan biaya penalti besar yang telah terkumpul—tanpa sepengetahuan saya—selama satu dekade.

Saya orang yang teliti, jadi RUU ini mengejutkan. Saya segera masuk ke portal layanan mandiri baru situs pendapatan yang mengklaim membuat pengajuan pengembalian pajak dan mengajukan sengketa menjadi mudah.

Itu tidak mudah.

Navigasinya datar dan membingungkan; tindakan kunci dikubur dan tidak diberikan prioritas pada halaman. Informasi penting muncul sebagai modal peringatan yang tidak mungkin ditemukan setelah ditutup. Ajakan bertindak "Dapatkan bantuan e-filing" adalah pintu palsu yang mengarah ke halaman yang mengatakan tidak ada agen yang tersedia.

Sebagai desainer UX/UI dengan pengalaman lebih dari 15 tahun membuat situs, aplikasi, dan sistem yang berpusat pada pengguna, saya terkejut. Saya juga menderita ADHD, kecemasan, dan depresi; dan sebagai orang dengan otak neurodivergent dan kondisi kesehatan mental ini, situs web yang tidak dapat digunakan memicu peningkatan agitasi, perenungan, dan kepanikan dalam situasi yang sudah membuat stres.

Hampir satu miliar orang di seluruh dunia hidup dengan gangguan kesehatan mental, dan ratusan juta menderita ADHD. Pada tahun 2021, masalah kesehatan mental adalah penyebab utama ketidakhadiran dari pekerjaan di Inggris, yang menyebabkan kerugian majikan hingga £43 miliar ($57 miliar).

Penelitian tentang efek desain UX pada kesehatan mental masih dalam tahap awal, tetapi desain yang baik dapat diakses dan mengakomodasi banyak dasar. UX yang membingungkan dapat memicu kecemasan, seperti yang terjadi pada saya; tugas yang berulang dapat memperburuk depresi; untuk seseorang dengan gangguan atensi, peringatan yang tiba-tiba dapat menggagalkan hari kerja yang produktif.

Meningkatkan Desain UX untuk Kesehatan Mental

Untuk pekerja yang berjuang dengan gangguan kesehatan mental, tuntutan produk perusahaan yang dirancang dengan buruk dapat memperburuk gejala. Desainer dapat membantu dengan meningkatkan beberapa poin nyeri yang endemik pada pekerjaan pengetahuan. Banyak dari solusi UX yang diusulkan ini dibangun di atas teknologi yang ada atau memperluas ketersediaan fitur yang kurang dimanfaatkan. Yang lain mengandalkan kemajuan dalam pembelajaran mesin.

Merampingkan Manajemen Alur Kerja

Para peneliti telah menghubungkan kebosanan kronis di tempat kerja dengan depresi, dan tugas-tugas kasar yang berulang dapat memicu frustrasi dan kecemasan di sekitar waktu yang terbuang. Meningkatkan otomatisasi kantor untuk tugas yang berulang dan menggabungkan desain antisipatif melalui pembelajaran mesin dapat membantu membebaskan pekerja dari efek buruk ini dan memungkinkan mereka menerapkan pemecahan masalah secara kreatif.

Buat opsi pengeditan massal. Banyak dari apa yang kami lakukan di alat seperti Jira, GitHub, dan Excel adalah variasi dari pekerjaan yang telah diselesaikan sebelumnya. Tabel, misalnya, ada di mana-mana dalam aplikasi perusahaan, tetapi kemampuan untuk memfilter, memilih, menduplikasi, dan mengelola konten secara massal sering kali tidak ada di tingkat tabel.

Tawarkan template cerdas. Saya tahu manajer proyek yang lebih suka membuat template mereka sendiri di aplikasi alur kerja seperti Jira. Dalam kasus ini, template yang mendukung pembelajaran mesin dapat menawarkan pintasan dengan menyarankan tindakan dan format berdasarkan riwayat alur kerja pengguna.

Hapus Hambatan Komunikasi

Kolaborasi jarak jauh melintasi batas budaya dan bahasa menjadi lebih umum sejak awal pandemi COVID-19. Banyak alat komunikasi dan kolaborasi virtual tersedia untuk memfasilitasi ini, tetapi keterlambatan audio/visual, tidak adanya bahasa tubuh dan kontak mata, dan pemberitahuan aplikasi dapat meningkatkan kecemasan dan mengurangi produktivitas—bahkan pada orang tanpa gangguan kesehatan mental. Meningkatkan alat komunikasi perusahaan dalam beberapa cara utama dapat membantu.

Terjemahkan konteks, bukan hanya bahasa. Penerjemahan telah berkembang pesat selama dekade terakhir, tetapi menawarkan beberapa makna potensial untuk bahasa konteks tinggi dan menunjukkan tingkat kepercayaan setiap terjemahan akan menghilangkan ketidaknyamanan penutur asli saat menggunakan aplikasi obrolan seperti platform pesan instan Microsoft Teams. Idealnya, fitur-fitur ini juga akan menandai idiom umum yang tidak memiliki terjemahan literal dan menimbulkan risiko kesalahpahaman.

Kurangi interupsi. Jira dan alat manajemen produk lainnya terkenal karena menghasilkan rim email notifikasi. Namun, menonaktifkan notifikasi ini dapat berarti melewatkan perkembangan penting. Di masa depan, alat dapat diprogram untuk mengirim peringatan berdasarkan volume obrolan, anomali (seperti bos Anda melompat ke utas), dan kata kunci.

Desainer di Slack, misalnya, sedang mengerjakan sistem AI yang akan menampilkan satu pesan pada satu waktu, sesuai urutan kepentingannya. Alat yang melakukan triase informasi seperti ini dapat membantu memberi tahu pengguna tanpa membebani mereka.

Mengkompensasi kekurangan video. Panggilan video sekarang menjadi bisnis seperti biasa bagi sebagian besar pekerja pengetahuan. Tetapi pengguna dengan "kecemasan Zoom" takut bahwa kesalahan teknis membuat mereka terlihat tidak kompeten. Aplikasi dapat menormalkan dan mendepersonalisasi gangguan dengan memberi tahu peserta secara otomatis dengan lencana atau pesan obrolan saat pengguna lain mengalami masalah koneksi.

Meningkatkan volume secara otomatis untuk pengguna yang berbicara pelan, dan membisukan peserta lain hingga pembicara selesai untuk menghindari gangguan yang tidak disengaja, juga dapat meningkatkan kepercayaan rekan kerja. Tweak cerdas lainnya: Default untuk menyembunyikan tampilan diri. Melihat gambar diri sendiri untuk seluruh pertemuan dapat menyebabkan orang terpaku, dan merasa cemas atas penampilan mereka—sebuah fenomena yang oleh para peneliti disebut “Zoom dysmorphia.”

Tingkatkan Sumber Daya Pelatihan

Orang dengan depresi cenderung menyalahkan diri sendiri, yang dapat muncul sebagai respons terhadap arsitektur UX yang canggung. Terlalu banyak produk perusahaan yang mengandalkan penelusuran malas atau panduan bantuan yang tidak lengkap untuk mengkomunikasikan fitur inti atau pembaruan. (Internet dikemas dengan tutorial tentang cara menyelesaikan fungsi dasar dalam alat seperti Microsoft Word dan Jira.) Sebaliknya, desainer produk harus mendorong untuk menawarkan opsi pelatihan dan dukungan yang kuat dan beragam.

Berikan panduan menyeluruh pada penggunaan pertama. Memandu pengguna melalui tugas pertama mereka selama orientasi akan segera memperkenalkan mereka dengan fitur-fitur utama. Gunakan klip video, animasi, dan gambar sebanyak mungkin. Orang tidak akan membaca jika tidak perlu, tetapi gerakan akan menarik perhatian mereka.

Gunakan orang sungguhan untuk dukungan pelanggan. Tingkatkan dukungan manusia Anda setiap kali Anda merilis pembaruan besar atau membuat perubahan yang memengaruhi alur kerja pengguna, karena peristiwa ini kemungkinan besar menyebabkan kebingungan. Semakin cepat Anda mengatasi kebingungan itu, semakin kecil kemungkinannya akan menimbulkan kecemasan. Chatbots mungkin sangat baik dalam triase, tetapi mereka harus selalu menghubungkan pengguna dengan agen langsung segera setelah diminta atau ketika mereka tidak dapat memberikan jawaban yang memuaskan. Dukungan pelanggan langsung itu mahal, tetapi terjebak dalam loop chatbot dapat membuat pengguna merasa lebih cemas dan terisolasi.

Mengintegrasikan tutorial mini. Untuk pengguna veteran, pembaruan fitur dapat mengganggu alur kerja, dan video penjelasan atau penelusuran sulit untuk dimasukkan ke dalam hari kerja yang sibuk. Sebagai gantinya, coba tambahkan tutorial mini yang dipicu saat pengguna mencoba melakukan tindakan yang terkait dengan pembaruan. Misalnya, sorot lokasi alat baru saat pengguna membuka proyek.

Pastikan semua tutorial mudah ditemukan di pusat bantuan. Sangat frustasi untuk mengabaikan pop-up dan kemudian menyadari bahwa itu adalah satu-satunya kesempatan Anda untuk mempelajari tentang pembaruan.

Tingkatkan Fokus dan Efisiensi

UX yang lebih baik dapat mengurangi kemacetan dan meningkatkan perasaan otonomi, membuat pekerjaan lebih efisien dan mengurangi stres.

Mengintegrasikan alat untuk mengejar ketertinggalan mikro. Kalender sering diisi dengan rapat stand-up, ulasan, dan briefing. Bayangkan jika pekerja dapat meminta ngerumpi dalam proyek atau dokumen bila diperlukan. (Slack, Figma, dan Miro sangat memanfaatkan alat kolaborasi terintegrasi.) Hal ini memungkinkan pengguna untuk meminta bantuan, mengurangi rapat terjadwal, dan mengurangi kebosanan dan stres.

Mendorong fokus dan downtime. Semua alat, termasuk email, harus mencakup kemampuan untuk menonaktifkan komunikasi selama periode konsentrasi atau relaksasi yang telah ditentukan sebelumnya. Idealnya, alat ini akan merespons jam kerja pengguna (ditetapkan di dalam alat atau ditarik dari kalender kerja) dan menyarankan istirahat untuk berolahraga dan makan. Statistik aktivitas terbaru pengguna, seperti grafik yang menampilkan jam lembur mereka minggu itu, ditambah dengan data kesehatan yang mendukung perawatan diri, dapat mendorong kebiasaan kerja yang lebih sehat.

Untuk mencegah pengguna kehilangan waktu, alat perusahaan juga dapat menandai akhir jam kerja dengan pesan perayaan atau perubahan singkat ke UI skala abu-abu untuk mendorong pengguna keluar.

Mencegah mikromanajemen. Manajer dapat menggunakan fitur kolaborasi untuk memantau atau mengganggu pekerjaan karyawan. Misalnya, beberapa pengguna Figma melaporkan bahwa manajer dan eksekutif menggunakan mode multipemain untuk melihat mereka bekerja, yang menimbulkan kecemasan dan kebencian. Pengguna membutuhkan privasi untuk berpikir dengan baik dan merasa nyaman dengan kesalahan. Ini mungkin berarti mengunci proyek mereka sampai mereka meminta tinjauan pemangku kepentingan, dan membagikan daftar periksa kemajuan yang dapat dirujuk oleh manajer sebagai pengganti "memata-matai" atau mengirim pesan kepada karyawan untuk pembaruan.

Selesaikan kemacetan di tempat. Izinkan pekerja meminta "rapat umum"—fitur untuk proyek aktif yang akan mendorong masalah mendesak ke urutan teratas antrean manajer. Ini akan menyelesaikan masalah dengan lebih cepat, dan juga memberikan pemahaman yang lebih jelas kepada bos yang rentan terhadap manajemen mikro tentang kapan harus terlibat.

Desain untuk Kedamaian Pikiran

Alat kolaborasi jarak jauh memiliki potensi luar biasa untuk membuat pekerjaan lebih efisien dan fleksibel. Tetapi UX perusahaan juga dapat membawa frustrasi dan kecemasan yang berdampak negatif pada pekerja neurodivergen dan mereka yang memiliki masalah kesehatan mental. Bahkan pengguna tanpa masalah ini dapat memperoleh manfaat dari desain yang mengurangi gangguan, inefisiensi, dan kesalahpahaman. Jika kami sebagai desainer memprioritaskan aksesibilitas kesehatan mental di UX, kami dapat menjadikan pekerjaan jarak jauh sebagai opsi yang meningkatkan kehidupan bagi semua orang.

Apakah Anda punya ide desain lain yang akan meringankan beban kesehatan mental pekerja kantoran? Beri tahu kami di komentar.