10 Tips Mengatur Catatan Klien (2023)

Landasan dari setiap bisnis yang sukses adalah struktur, keamanan , dan organisasi, jadi penting untuk menangani semua dokumen Anda, terutama mengatur catatan klien.

Melacak catatan klien bisa menyusahkan atau sulit, tetapi pada akhirnya itu akan membantu Anda menjadi lebih efisien dan efektif. Di dunia pelanggaran data dan kejahatan dunia maya saat ini, Anda tidak akan pernah bisa terlalu berhati-hati.

Pesan Bersponsor

Cara Anda mencadangkan, mengamankan, dan mengatur file klien Anda dapat memakan waktu dan mahal. Namun, pada akhirnya Anda bertanggung jawab untuk memastikannya ditangani dengan benar dan aman. Tujuan kami dalam posting unggulan ini adalah membantu Anda memilah opsi dan menemukan solusi yang terjangkau.

Berikut adalah 10 tip untuk memastikan Anda menyimpan catatan klien Anda dengan teratur, aman, dan dicadangkan.

10 Tips Mengatur Catatan Klien

Pin

1. Hardcopy & Pencadangan File Elektronik

Putuskan apakah Anda ingin menyimpan file hardcopy, file elektronik, atau keduanya. Keputusan Anda harus memperhitungkan berapa banyak ruang yang Anda miliki.

Sementara pencadangan elektronik hanya memakan sedikit ruang, file klien perlu sering dicadangkan jika terjadi kegagalan komputer atau kerusakan data. Anda dapat mencadangkan ke Backblaze B2 atau penyimpanan cloud lainnya untuk meningkatkan keamanan data dan memastikan aksesibilitasnya.

Mengenai pencadangan dan pengorganisasian file melalui hardcopy, file ini memakan lebih banyak ruang dan memerlukan sumber daya tambahan untuk menjaganya tetap aman. Namun, memiliki salinan catatan klien baik digital maupun cetak akan menjadi pilihan utama.

2. Gunakan Proteksi Kata Sandi & Komputer Khusus

Jika Anda akan menyimpan sistem pengarsipan di komputer, gunakan proteksi kata sandi yang ditawarkan oleh sistem operasi Anda, terutama jika file berisi informasi pribadi apa pun.

Jika memungkinkan, simpan komputer atau laptop terpisah untuk keperluan bisnis. Laptop kecil dan murah tanpa banyak lonceng dan peluit sangat bagus sebagai cadangan khusus untuk file bisnis kecil dan catatan lainnya.

3. Gunakan Penyimpanan Aman Berkualitas Baik Untuk Hardcopy

Apakah Anda memerlukan area aman untuk file yang berisi informasi rahasia? Informasi pribadi dan sensitif mungkin memerlukan lemari yang terkunci atau brankas untuk melindunginya dari pengintaian.

Berinvestasi dalam penyimpanan pengunci berkualitas tinggi bisa baik untuk bisnis Anda dalam jangka panjang. Jika Anda berniat menyimpan file hardcopy, belilah lemari arsip. Meskipun kotak kardus atau tumpukan folder di meja Anda adalah solusi yang mudah, namun tidak layak untuk jangka panjang.

Lemari arsip kecil, mengunci, dua atau tiga laci tidak mahal dan cocok untuk bisnis apa pun yang baru dimulai.

4. Gunakan Indeks Utama

Indeks master adalah cara mudah untuk menemukan file, terutama bila Anda memiliki banyak klien. Entri dalam indeks master Anda (yang dapat berupa file komputer atau file kartu sederhana atau Rolodex) harus berisi informasi non-rahasia untuk mengidentifikasi klien, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

5. Coba Gunakan Sistem Kode

Memberi label folder file dan entri dalam indeks master Anda dengan kode identifikasi yang sesuai juga dapat berguna. Misalnya, Anda dapat menggunakan nama klien dan tanggal pekerjaan pertama Anda dengan mereka dalam kombinasi alfanumerik.

Misalnya, jika John Smith mempekerjakan Anda untuk pertama kali pada tanggal 22 Maret 2023, kode Anda untuk filenya mungkin adalah JSM-32223. Kode buatan Anda sendiri akan memiliki interpretasi cepat untuk Anda saat Anda harus langsung membuka file.

6. Memanfaatkan Catatan Bisa Bermanfaat

Buat catatan pada file Anda. Membuat catatan pribadi tentang klien akan membantu Anda mengingat individu dan kebutuhan mereka dengan lebih cepat, daripada menelusuri banyak halaman dari seluruh file untuk mendapatkan informasi kecil yang Anda cari.

7. Coba Alat Online

Alat online dapat berguna untuk pengarsipan, dan dengan banyak program yang sekarang tersedia, informasi dicadangkan untuk Anda secara otomatis. Jika Anda memilih alat online, pastikan dan periksa terlebih dahulu dan lihat ulasannya.

Bertanyalah tentang keamanan, kerahasiaan, dan keandalan dalam lingkaran bisnis Anda. Jika Anda ragu atau menemukan terlalu banyak ulasan buruk, jauhi dan cari alat pengarsipan berperingkat tinggi.

Perlu juga diingat bahwa file online tidak seaman yang ada di komputer pribadi atau lemari arsip Anda.

8. Luangkan Waktu Untuk Berorganisasi

Luangkan waktu untuk mengerjakan file Anda. Kecuali Anda memiliki segalanya di komputer atau online, sistem pengarsipan Anda tidak akan mengatur dirinya sendiri secara otomatis. Jangan biarkan dokumen menumpuk di meja Anda.

Sementara 'kekacauan terorganisir' secara teori lucu, berjalan di atas meja yang ditutupi tumpukan kertas tidak menginspirasi kepercayaan pada pelanggan. Jangan menunda pengarsipan sampai Anda tenggelam dalam dokumen. Hanya beberapa menit di penghujung hari atau setengah jam seminggu sekali sudah cukup untuk menyelesaikan file.

9. Hancurkan Dokumen Lama

Pastikan untuk menghancurkan file lama dan mati; jangan pernah membuangnya ke tempat sampah utuh. Mencuri dokumen yang tidak tercabik-cabik yang berisi informasi pribadi adalah salah satu metode teratas untuk pencurian identitas. Berinvestasi dalam mesin penghancur.

Mesin penghancur kertas kecil dan pribadi yang menghancurkan cakram dan bahan yang lebih berat serta kertas mudah digunakan, tidak mahal, dan selalu berguna. Beberapa toko perlengkapan kantor menawarkan layanan penghancuran untuk membuang dokumen sensitif Anda.

10. Dapatkan Seseorang Untuk Membantu

Jika Anda merasa bahwa Anda tidak dapat menangani pengarsipan Anda, mungkin ada baiknya Anda menyewa seseorang untuk melakukannya untuk Anda.

Bisnis yang baru saja berdiri dan berjalan tidak memiliki banyak uang tunai, tetapi Anda tidak memerlukan seseorang dalam daftar gaji penuh waktu. Mintalah seorang teman atau anggota keluarga yang berpengalaman dalam pengarsipan untuk memberi Anda bantuan untuk mendapatkan sedikit uang tambahan.

Tips Mengatur Catatan Klien – Ringkasan

Singkatnya, mengambil pendekatan proaktif untuk mencadangkan dan mengatur catatan klien Anda akan menjadi salah satu langkah keamanan terpenting yang dapat Anda terapkan untuk bisnis Anda.

Ini adalah masalah serius di dunia peretas dengan niat jahat untuk menghancurkan Anda dan klien Anda. Lakukan apa yang diperlukan untuk tetap di atas mengatur dan mengamankan catatan klien dan Anda akan siap jika terjadi hal yang tidak terpikirkan.

Terorganisir, mengurangi tanggung jawab, dan mengurangi risiko selalu memuaskan pemilik bisnis!