Menambahkan Waktu Untuk Jadwal Anda Sebagai Seorang Profesional
Diterbitkan: 2022-03-10Artikel ini telah didukung dengan baik oleh teman-teman terkasih kami di Trafft yang misinya adalah membantu orang-orang mengotomatiskan bagian pemesanan bisnis mereka — baik mereka pengusaha tunggal atau perusahaan perusahaan. Terima kasih!
Banyak dari kita — termasuk saya sendiri — mungkin tidak menyadari bagaimana waktu mereka dihabiskan setiap hari. Beberapa aplikasi yang sekarang tersedia di iPhone atau Android dapat membantu beberapa realisasi dengan memberi tahu kami berapa banyak waktu yang kami habiskan untuk bermain game, mengirim email, atau menonton YouTube di ponsel kami. Namun, ini mungkin hanya menangkap sebagian kecil dari hari Anda.
Salah satu video favorit saya yang saya pribadi telah menonton tiga atau empat kali, adalah video oleh Max Joseph tentang cara membaca lebih lanjut. Teknik-teknik yang dijelaskan dalam video ini dapat diterapkan ke semua aspek kehidupan meskipun fokusnya adalah membaca lebih banyak buku.
Penjelasannya adalah pertama-tama Anda perlu memahami berapa banyak halaman yang dapat Anda baca dalam lima menit. Jika Anda membaca 10 halaman dalam periode ini, maka dalam sesi tiga puluh menit Anda akan membaca rata-rata 60 halaman, memungkinkan Anda untuk menyelesaikan hingga 420 halaman per minggu dengan periode membaca setengah jam setiap hari. Itu bisa dengan mudah menjadi 40 hingga 50 buku setahun!
Prinsip-prinsip yang sama ini dapat diterapkan pada tugas-tugas pekerjaan kita. Tentu saja, tujuan kerja kita tidak terukur secara linier seperti membaca, jadi kita perlu mengalokasikannya dengan tepat dan menetapkan ekspektasi yang tepat. Saya tidak bisa cukup menekankan bahwa jika kita terlalu ambisius dengan jadwal kita, itu dapat menyebabkan kelelahan dan kehilangan motivasi. Saya percaya mengikuti metode Pomodoro tetapi blok tiga puluh menit sangat berguna ; itu tidak banyak waktu, tapi itu cukup untuk mendapatkan setidaknya satu tugas atau sub-tugas berjalan dengan baik.
Pada gambar di atas, saya telah menguraikan tiga hari sampel yang mungkin atau mungkin tidak dari hari-hari saya sendiri. Setiap angka di atas adalah jam dalam sehari dari tengah malam hingga 23:59 sedangkan kotak mewakili blok tiga puluh menit. Dalam catatan saya sepanjang hari, saya memasukkan satu kode warna untuk jam kerja saya dan akan memiliki diagram terpisah khusus untuk memecah jam kerja saya.
Anda dapat melihat bahwa di hari kerja saya telah menandai biru tua sebagai 'menyelesaikan tugas', yang mewakili desain produk untuk kasus saya. Berikutnya adalah rapat, dan terakhir mengerjakan presentasi. Ungu, hijau, dan kuning mewakili kunci yang sama sepanjang hari untuk mengurangi kebingungan.
Kedua jadwal waktu yang mirip dengan saya ini mungkin mirip dengan yang Anda alami hari ini. Jadwal tersebar dan tidak terorganisir; format ini cukup banyak menyiapkan Anda untuk kegagalan.
Sekarang mari kita lihat rincian tentang bagaimana hari kita dihabiskan di tempat kerja:
| Kategori | Waktu yang digunakan |
|---|---|
| Rapat | 44,44% |
| Menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya | 22,22% |
| Membuat presentasi | 16,66% |
| Latihan/di luar ruangan | 5,55% |
| Memasak/Makan | 5,55% |
| Permainan/Kenyamanan | 5,55% |
Rapat
Saya pikir aman untuk mengatakan bahwa kita semua membenci pertemuan, namun pertemuan itu tampaknya tidak pernah berakhir. Saat-saat seperti inilah saya sangat menghargai perusahaan tempat saya bekerja yang memiliki budaya "Bisa jadi email atau pesan kendur". Dengan cara ini, orang-orang mulai berpikir tentang apakah pengaturan rapat dan meluangkan waktu orang itu perlu — dan jika rapat adalah persiapan, agenda yang jelas perlu disajikan sebelum mereka yang diundang untuk menerima. Rapat menjadi sulit ketika mengatur jadwal kecuali Anda berada dalam posisi atau perusahaan yang membuat rapat seminimal mungkin.
Kami akan meninjau kembali teknik nanti dalam artikel ini tentang cara mengelola rapat, Anda mungkin perlu sedikit kemahiran saat pertama kali memulai, tetapi akan memberikan hasil yang bagus dalam jangka panjang.
Fakta Menarik : Saya menghabiskan waktu dari pertengahan Maret hingga pertengahan April 2020 untuk melihat berapa banyak rapat yang ditambahkan ke jadwal saya karena COVID-19 dan kerja jarak jauh. Meskipun telah diratakan dari waktu ke waktu, awalnya menghebohkan. Hampir satu minggu penuh waktu selama bulan itu diberikan untuk rapat, banyak di antaranya bisa berupa email.
Membuat Tujuan
Ambil langkah mundur, ambil napas dalam-dalam dan lihat semua tugas yang perlu Anda selesaikan di level makro. Mari kita membagi tugas kita secara kategoris, ini mungkin dengan berbagai peran atau nama proyek. Adapun bagaimana Anda melanjutkan, Anda dapat menempatkan kategori dalam dua kolom: satu untuk pribadi dan satu untuk pekerjaan . (Saya pribadi menemukan memisahkan dua bit membantu menjaga pembagian antara kehidupan pribadi dan pekerjaan.)
Untuk tujuan pekerjaan saya, saya memiliki tujuan sebagai berikut:
- Diluar jangkauan
- Pemasaran
- Jaringan
- Riset pasar
- Perancangan dan pengembangan
- Sedang belajar
- Waktu buka
Untuk daftar saya, saya hanya mengkategorikan tugas pekerjaan saya dan akan menyerahkannya kepada Anda untuk menyelesaikan tugas pribadi yang sama secara terpisah.
Belajar adalah tempat saya dapat melakukan sesi online kecil, atau menghadiri konferensi, membaca posting blog — apa pun untuk meningkatkan keahlian saya. Penting untuk memiliki kategori ini untuk memberi diri Anda waktu untuk membangun keterampilan. Hal terburuk yang dapat Anda lakukan untuk diri sendiri adalah menjadi mandek seiring waktu.
Waktu buka akan memungkinkan Anda untuk mengganti salah satu kategori lain, atau melakukan beberapa tugas sampingan lainnya. Tergantung pada jadwal Anda, Anda mungkin memilikinya tersebar sepanjang minggu atau sekaligus pada hari tertentu — secara pribadi saya mencoba untuk memilikinya setiap hari Selasa dan Kamis.
Daftar ini akan berbeda berdasarkan peran atau model bisnis Anda. Jika Anda memiliki tim, mungkin ada kategori untuk manajemen tim atau ikatan tim. Minggu demi minggu, prioritas ini dapat berubah, sehingga setiap minggu waktu yang dialokasikan perlu dievaluasi dan dijadwalkan dengan tepat.
Mengatur Tugas
Sekarang kita telah mendefinisikan kategori kita — kita perlu menempatkan semua tugas dan item backlog kita ke dalam setiap kategori. Untuk bagian ini, saya akan terus menggunakan alat apa pun yang paling nyaman bagi Anda. Saya pribadi lebih suka menggunakan Microsoft To-Do karena mudah disinkronkan ke kalender saya. Tetapi Anda dapat mempersiapkan dengan metode apa pun yang paling cocok untuk Anda. Setelah tugas diatur, pastikan untuk memprioritaskannya sesuai keinginan Anda.
Merencanakan Minggu
Di awal setiap minggu atau malam sebelumnya, ada baiknya untuk merencanakan apa tujuan Anda dan kategori apa yang akan membantu Anda mencapai tujuan tersebut minggu ini. Misalnya, Anda mungkin ingin fokus sepenuhnya pada pemasaran, pembelajaran, dan penjangkauan, jadi Anda cukup menambahkan blok ini ke kalender Anda.
Tergantung pada gaya kerja Anda , Anda dapat memutuskan untuk melakukannya setiap hari, atau membagi hari Anda menjadi dua bagian atau empat bagian. Saya pribadi lebih suka berfokus setengah hari pada tujuan tertentu karena dua jam seringkali tidak cukup untuk menyelesaikan sesuatu yang substansial.
Dari sini, Anda mungkin melihat sekarang bahwa hari kita jika dilihat dalam format blok persegi sebelumnya terlihat jauh lebih teratur dan terencana dari hari ke hari.
Mudah-mudahan rapat harus dijadwalkan di blok yang sama dengan yang terkait — dan cobalah untuk menegakkan jadwal Anda sebanyak mungkin. Waktu buka dijadwalkan untuk ditampilkan sebagai Gratis, memungkinkan untuk tugas ad-hoc dan pertemuan klien masuk selama blok yang mungkin masuk. Penting untuk memiliki blok ini untuk memungkinkan beberapa fleksibilitas karena kami tidak ingin terlalu kaku .
Saya menambahkan tugas di dalam setiap blok sebagai detail. Ini memungkinkan saya untuk mengelola tugas-tugas yang panjangnya beberapa hari dan jauh lebih mudah untuk mengelolanya. Anda dapat melihat bahwa tugas saya dikategorikan dengan cara yang sama di sebelah kanan — dengan cara ini saya dapat fokus pada apa yang perlu diselesaikan . Anda dapat melihat bahwa saya telah memasukkan sub-tugas yang dibulatkan di blok yang tercantum dalam daftar tugas saya.
Jika Anda memiliki rapat untuk ditinjau dengan tim Anda — Anda dapat dengan mudah mengalirkan rapat dengan balok. Kalender mungkin mulai terlihat kacau selama waktu sibuk, tetapi ini adalah kekacauan yang terorganisir.
Tugas Cadangan
Terkadang proyek gagal, tugas selesai lebih awal dari yang diharapkan, atau pemblokiran. Memanfaatkan rencana blok ini memungkinkan kita untuk mengambil tugas dan tetap fokus pada kategori yang sama daripada melompat ke kategori lain dan harus mengubah pola pikir. Ambil saja tugas berikutnya yang tersedia dari kategori itu untuk menjaga momentum Anda tetap berjalan.
Tip : Saya tidak akan menyarankan Anda untuk memesan lebih banyak blok tertentu dengan tugas, karena dapat membuat Anda kehilangan fokus atau merasa tidak ada yang dicapai. Sebagai gantinya, tambahkan dua atau tiga tugas yang dapat dikelola dan bila perlu tambahkan lebih banyak ke blok. Jika Anda terbiasa dengan perencanaan tangkas untuk tim — anggap ini sebagai sprint pribadi dan perencanaan tangkas Anda, tentu saja seiring waktu, keterampilan Anda dalam memperkirakan tugas yang dapat Anda selesaikan dalam kerangka waktu akan meningkat. Mungkin bahkan memiliki periode refleksi seperti retro dengan tim Anda atau diri Anda sendiri jika Anda adalah pertunjukan satu orang seperti saya.
Klien Dan Layanan
Sebanyak kami ingin memiliki kendali 100% dari kalender kami, itu tidak mungkin. Banyak faktor termasuk klien dan anggota tim menciptakan konflik dalam jadwal. Kami baru saja menemukan di bagian sebelumnya bagaimana mengelola jadwal secara internal.
Dalam banyak kasus, kami ingin menciptakan pengalaman yang mengutamakan klien, tetapi kami juga tidak ingin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membuat dan mengelola jadwal. Dengan alat seperti Trafft yang memiliki kemampuan perangkat lunak penjadwalan rapat, kami dapat dengan mudah mengatur kalender kami untuk memungkinkan klien memesan waktu dengan Anda secara langsung . Tentu saja, hal terakhir yang kami inginkan adalah alat lain di gudang untuk mengelola, dan Trafft telah melakukan pekerjaan yang sangat cerdas dalam mengotomatisasi banyak proses termasuk menerima pembayaran, mengelola layanan, dan menagih klien.
Pengaturan Kalender Dengan Trafft
Format kalender blok yang telah saya sebutkan sebelumnya berjalan seiring dengan Trafft. Anda mungkin memiliki jenis layanan yang berbeda, atau memprioritaskan pelanggan tergantung pada kriteria yang berbeda. Dengan Trafft kami dapat dengan mudah membuat layanan dan mengalokasikan waktu tertentu layanan tersebut dapat dipesan — dan jika kalender Anda terhubung, waktu pemesanan akan memblokir waktu yang tidak tersedia di kalender Anda juga.
Untuk kasus penggunaan saya — layanan saya dibagi menjadi berapa lama klien memperkirakan proyek yang akan dijalankan. Tergantung pada beban kerja saya, jenis proyek apa yang saya miliki sekarang, saya mungkin diminta untuk menolak beberapa proyek. Trafft juga memberikan template email cepat yang dapat saya sesuaikan dan tambahkan beberapa variabel agar tetap dinamis.
Ini adalah cara yang bagus untuk tetap mendapatkan prospek tetapi tetap memberi tahu klien tentang situasinya. Salah satu fitur yang sangat saya nikmati adalah kemampuan untuk menunda email — cara ini tampaknya tidak terlalu otomatis. Saya mungkin meminta balasan otomatis dikirim beberapa jam setelah klien mengisi formulir.
Anda mungkin memperhatikan di atas bahwa ada opsi untuk kategori tambahan — ini memungkinkan Anda untuk membagi berbagai layanan, misalnya, Konsultasi proyek atau pertanyaan proyek baru terhadap layanan berbayar di mana klien mungkin tahu persis apa yang mereka inginkan (atau sudah berdiskusi dengan Anda)
Meskipun saya pribadi tidak mengenakan biaya untuk konsultasi, opsi ini tersedia dengan menggunakan metode pembayaran Stripe dan PayPal.
Dengan Tim
Jika bisnis Anda memiliki beberapa karyawan untuk mengambil layanan tertentu, Anda dapat dengan mudah mengubah formulir janji temu untuk memenuhi kebutuhan Anda, atau uji A/B cara mana yang paling sesuai untuk Anda.
Salah satu fitur favorit saya yang sering hilang di banyak perangkat lunak formulir janji temu adalah opsi untuk menyesuaikan urutan formulir. Standarnya adalah memilih karyawan yang disukai kemudian memilih layanan yang tersedia dari karyawan tersebut.
Dalam layanan saya, lebih masuk akal untuk membiarkan klien baru memilih tanggal dan waktu pilihan mereka:
Jika Anda cukup beruntung memiliki manajer kantor untuk mengelola janji panggilan telepon (atau Anda melakukannya sendiri), membuat janji dapat dengan mudah dilakukan melalui portal karyawan dan menetapkan karyawan berdasarkan waktu dan tanggal yang ditentukan.
Faktur
Dengan pemesanan janji temu, Anda bahkan dapat menetapkan harga yang berbeda tergantung pada karyawan dan senioritas. Untuk proyek kecil, harga layanan mungkin berbeda tetapi juga memerlukan seseorang yang kurang senioritas — oleh karena itu, faktur dan layanan yang dipesan mungkin memiliki harga yang berbeda untuk klien seperti yang ditunjukkan.
Seperti yang Anda harapkan, dengan Trafft, faktur dapat dengan mudah disesuaikan dengan logo dan warna merek Anda. Anda dapat menarik dan melepas logo Anda dan memilih di antara delapan warna gaya.
Tujuan dan KPI
Fitur terakhir dan utama yang benar-benar memungkinkan Trafft untuk berdiri terpisah dari yang lain adalah fitur yang akan datang untuk melacak KPI dan tujuan. Memahami berapa banyak waktu dan pendapatan yang telah dikeluarkan seorang karyawan karena layanan tertentu adalah cara yang bagus untuk mendorong pertumbuhan dalam bisnis Anda — baik berfokus pada layanan yang kurang dimanfaatkan oleh karyawan atau meningkatkan dan memperluas layanan hebat yang mereka berikan kepada perusahaan Anda.
Kesimpulan
Karena kita semua terburu-buru, terutama di masa sekarang — saya benar-benar ingin menemukan dan memperkenalkan metode dan beberapa produk pelengkap yang meningkatkan alur kerja kita tanpa menambahkannya. Menjadi sangat percaya bahwa produk harus bekerja untuk Anda dan bukan sebaliknya telah mempersempit prospek ke Trafft untuk saya secara pribadi. Jika Anda memiliki umpan balik atau perangkat lunak lain dan teknik manajemen waktu, saya akan senang mendengarnya!