Alat yang Anda Butuhkan untuk Menjaga Tim Desain Jarak Jauh Anda Tetap Bersama

Apakah Coronavirus mengubah kondisi kerja kantor Anda? Apakah tim desain Anda sekarang bekerja dari jarak jauh?

Anda mungkin berjuang untuk menjaga tim Anda tetap bersama, karena penurunan produktivitas atau komunikasi. Sayangnya, ketika orang bekerja dari rumah, penundaan bisa menjadi kebiasaan baru; standar kerja mungkin menurun dan Anda mungkin juga melihat lebih sedikit (atau tidak ada) komunikasi atau tanggapan yang tertunda.

Karena bekerja dari jarak jauh dapat memengaruhi tim desain Anda, Anda mungkin ingin menerapkan alat agar karyawan Anda tetap bekerja secara efektif. Kami akan memberi tahu Anda tentang beberapa opsi untuk membantu memenuhi kebutuhan ini. Baca terus untuk informasi lebih lanjut!

Obrolan Tim

Salah satu cara termudah untuk menjaga komunikasi tim Anda satu sama lain adalah dengan memilih untuk menggunakan aplikasi obrolan tim. Aplikasi ini memungkinkan tim Anda untuk membuat lingkungan seperti kantor melalui perangkat lunak yang mirip dengan pesan instan.

Setiap aplikasi yang tersedia memiliki berbagai opsi untuk mengirim pesan kepada anggota tim Anda, tetapi biasanya akan mencakup kemampuan untuk menghubungi seluruh tim Anda dan ketersediaan pesan langsung. Umumnya, Anda akan dapat membuat saluran atau percakapan dengan anggota tim tertentu atau tentang topik tertentu.

Selain membuat semua orang tetap berkomunikasi, Anda akan menemukan bahwa aplikasi ini memudahkan untuk berkolaborasi dalam pekerjaan, bertukar pikiran, dan tetap mendapatkan informasi terbaru tentang proyek yang sedang berlangsung. Setiap anggota tim dapat mengatur notifikasi mereka berdasarkan tempat tinggal mereka - jika mereka berada di seluruh dunia, mereka akan melihat pesan selama jam kerja normal mereka.

Aplikasi obrolan tim memungkinkan Anda membangun budaya perusahaan, membuat anggota tim Anda tetap terlibat (bahkan jika percakapannya bukan tentang pekerjaan.) Anda dapat memilih untuk menggunakan aplikasi untuk titik kontak yang kurang formal daripada email, memungkinkan potensi pertemanan berkembang .

Dengan penggunaan aplikasi komunikasi secara teratur, Anda akan melihat bahwa karyawan memiliki rasa tanggung jawab yang meningkat, keterlibatan yang lebih baik, dan kemampuan untuk menindaklanjuti masalah apa pun secara menyeluruh. Anda dapat memilih untuk mengadakan kontes, wawancara karyawan interaktif, atau latihan membangun tim.

Bahkan jika bagian dari tim Anda belum pernah bertemu secara langsung, mereka akan merasakan hubungan baru dengan karyawan dan manajer lain. Ini adalah manfaat besar bagi tim yang sebagian besar terpencil dan akan membantu mengurangi pergantian karyawan.

Penyimpanan awan

Baik bekerja di rumah atau di kantor, Anda memerlukan cara yang nyaman untuk menyimpan dokumen Anda. Dalam banyak pengaturan kantor normal, Anda akan menyimpan dokumen di server jaringan yang hanya dapat diakses saat berada di kantor.

Banyak kantor beralih ke opsi penyimpanan cloud sehingga karyawan dapat bekerja dari mana pun mereka memilih dan tetap mengakses file perusahaan. Baik Anda memilih untuk menggunakan Google Drive, Dropbox, OneDrive, atau layanan lain, Anda mungkin akan senang dengan produktivitas baru dan peningkatan tim Anda.

Untuk memilih layanan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, Anda perlu melihat titik harga, fitur yang ditawarkan, dan apakah dukungan tersedia atau tidak (dan berapa biayanya.) Beberapa layanan menawarkan penyimpanan gratis untuk individu dan perusahaan kecil tetapi Anda akan biasanya menemukan bahwa layanan penyimpanan cloud menskalakan rencananya berdasarkan seberapa besar organisasi Anda.

Secara keseluruhan, Anda akan melihat bahwa ada banyak manfaat penyimpanan awan, termasuk fakta bahwa penyimpanan awan itu hemat biaya, mudah diakses dari mana saja dengan internet, aman, dan skalabel. Ini juga berfungsi dengan baik untuk proyek yang membutuhkan kolaborasi dengan beberapa anggota tim atau departemen, memberikan banyak orang akses ke dokumen yang sama sekaligus dan melihat perubahan secara real-time.

Integrasi Perangkat Lunak

Bergantung pada jenis program yang Anda pilih untuk digunakan untuk obrolan tim dan kebutuhan penyimpanan, Anda mungkin dapat mengoptimalkan kinerjanya dengan integrasi perangkat lunak. Integrasi ini memungkinkan berbagai aplikasi dan program untuk berjalan dan bekerja bersama - alih-alih program yang berbeda dan individual.

Integrasi Tim Microsoft adalah salah satu perangkat lunak integrasi yang lebih terkenal yang tersedia. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda dan tim Anda untuk menautkan setiap aplikasi Anda satu sama lain untuk beralih dari program ke program dengan mulus, sehingga semua data dapat diakses dengan mudah.

Anda akan menemukan bahwa semua jenis integrasi perangkat lunak akan bekerja paling baik dengan penyimpanan cloud; namun, penyimpanan server tradisional mungkin masih berfungsi juga. Jenis integrasi perangkat lunak yang Anda pilih harus dioptimalkan untuk semua aplikasi dan program Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan Slack untuk komunikasi tim, Trello sebagai papan tulis, dan Google Drive sebagai penyimpanan, Anda pasti ingin menemukan perangkat lunak integrasi yang dimaksudkan untuk digunakan dengan program ini.

Sementara setiap program Anda dapat dengan mudah dijalankan sendiri, Anda akan menemukan bahwa perangkat lunak integrasi meningkatkan produktivitas dengan lebih meningkatkan komunikasi tentang proyek-proyek tertentu; Anda juga akan melihat bahwa data dibagikan dengan kecepatan yang lebih cepat dan jauh lebih mudah melalui perangkat lunak integrasi daripada melalui program mandiri.

Papan Tulis untuk Kolaborasi

Sangat mirip dengan papan tulis di kantor, papan tulis virtual memungkinkan anggota tim untuk melihat proyek yang sedang berlangsung dan berkolaborasi secara real-time. Alih-alih mengadakan pertemuan rutin untuk mengerjakan berbagai rencana, Anda dapat dengan mudah melihat kemajuan setiap fase desain, memungkinkan semua anggota tim untuk mengajukan ide saat dibutuhkan.

Aplikasi Whiteboard memungkinkan Anda untuk memposting dokumen dari perangkat lunak penyimpanan cloud Anda, dapat berintegrasi dengan aplikasi obrolan tim, dan akan memungkinkan setiap anggota tim untuk melihat dengan tepat tugas apa yang diberikan kepada mereka. Aplikasi ini juga memungkinkan klien dibawa untuk melihat kemajuan proyek khusus mereka, memberi mereka kemampuan untuk memperbaiki kekurangan apa pun sebelum presentasi akhir.

Selalu, beberapa orang akan memiliki preferensi untuk satu program papan tulis atau lainnya - cara terbaik untuk memilih perangkat lunak papan tulis perusahaan Anda adalah dengan membandingkan opsi mana yang berfungsi dengan perangkat lunak Anda yang sudah digunakan. Memilih aplikasi papan tulis hanya karena murah akan membuat Anda merasa itu adalah layanan yang tidak berguna, yang pada akhirnya membuang-buang uang, waktu, dan tenaga.

Program papan tulis apa pun yang Anda pilih untuk digunakan harus ramah pengguna sehingga proses orientasi menjadi mudah dan tim Anda ingin menggunakan perangkat lunak tersebut. Aplikasi ini sangat bagus untuk ide-ide besar yang membutuhkan banyak ruang dan harus memiliki kemampuan untuk melampirkan file yang dibutuhkan dengan mudah. Anda dapat memilih aplikasi yang paling sesuai untuk tim Anda - apakah itu fokus pada presentasi atau curah pendapat.

Pastikan untuk memeriksa ulang kompatibilitas papan tulis pilihan Anda - beberapa mungkin bekerja lebih baik dengan komputer yang berjalan di Microsoft, yang lain mungkin bekerja lebih baik dengan Apple iOS. Aplikasi papan tulis tertentu berfungsi dengan baik saat menggunakan salah satu sistem operasi ini dan juga dapat dengan mudah digunakan dengan Chrome OS.

Memutuskan apakah Pekerjaan Jarak Jauh Harus Menjadi "Normal" Baru

Ketika Anda memilih untuk menggunakan aplikasi obrolan tim, penyimpanan cloud, integrasi perangkat lunak, Anda akan mulai menyadari bahwa bekerja dari jarak jauh dapat terasa normal dan banyak orang bahkan lebih menyukainya. Anggota tim mungkin masih kesulitan bekerja dari jarak jauh; sering kali ini karena kurangnya pengawasan dan karena baru merasakan 'tidak ada pengawasan'.

Jika Anda menemukan bahwa ini terus menjadi masalah, pertimbangkan untuk menemukan aplikasi produktivitas lain yang memungkinkan Anda melacak waktu kerja, daftar tugas, atau bahkan mengotomatiskan bagian departemen Anda. Meskipun bekerja dari jarak jauh bisa menjadi penyesuaian pada awalnya, Anda dan tim Anda pada akhirnya akan menikmati kebebasan yang dibawanya!