Tips Mengambil Registrasi Acara di Website Anda

Pendaftaran acara online telah menjadi fitur yang semakin populer. Ini menawarkan kenyamanan tingkat tinggi bagi pengguna dan pemilik situs. Dan jenis fungsi ini tersedia untuk siapa saja yang memiliki situs web.

Jika Anda seorang desainer web, kemungkinan besar permintaan klien untuk kemampuan pendaftaran acara telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir. Organisasi sudah meninggalkan metode tradisional – dan pandemi global hanya mempercepat tren.

Dan ada banyak pilihan untuk implementasi. Dari plugin WordPress niche hingga layanan acara pihak ketiga, banyak penyedia telah mengisi ruang ini. Ada sesuatu untuk setiap kebutuhan dan anggaran.

Namun, tidak setiap metode akan sesuai dengan kebutuhan Anda. Itulah mengapa penting untuk memetakan seluruh proses – mulai dari pendaftaran pengguna, dan penanganan data, hingga apa yang terjadi setelah peristiwa tersebut.

Jadi, sebelum Anda mulai mengambil pendaftaran acara online, baca tips kami untuk memilih alat yang tepat.

Jenis dan Frekuensi Acara Anda

Satu hal yang akan Anda temukan ketika bekerja dengan klien adalah tidak ada dua yang sama. Hal ini terutama terjadi ketika berbicara tentang peristiwa. Setiap organisasi memiliki preferensi dan kebijakan yang unik.

Karena itu, Anda pasti ingin mengajukan banyak pertanyaan. Cari tahu seperti apa acara itu bagi mereka. Misalnya, coba tentukan:

• Jumlah acara yang diadakan per tahun;
• Jenis acara (virtual atau tatap muka);
• Berapa banyak peserta yang diharapkan untuk setiap acara;
• Tempat acara berlangsung (tempat fisik atau platform pertemuan online);
• Berapa biaya yang harus dibayar oleh pendaftar;

Jenis dan frekuensi kejadian memainkan peran penting. Pertimbangkan klien yang menyelenggarakan konferensi tahunan tunggal. Kebutuhan mereka mungkin sangat berbeda dari seseorang yang mengadakan pertemuan bulanan.

Klien dengan beberapa acara dapat memperoleh manfaat dari sistem pendaftaran yang terikat pada kalender. Ini akan memungkinkan pengguna untuk menelusuri peristiwa dalam urutan kronologis. Dan menampilkan acara mendatang dapat menjadi bagian yang tidak terpisahkan dan mudah diterapkan dari halaman beranda situs.

Acara tatap muka dan virtual cenderung memiliki beberapa perbedaan utama juga. Menggunakan platform rapat jarak jauh seperti Zoom berarti mendistribusikan tautan ke pendaftar. Tapi bukankah lebih baik menggunakan sistem registrasi yang terhubung langsung dengan platform? Itu akan menambah lapisan kenyamanan bagi pengguna dan administrator situs.

Acara yang berlangsung secara langsung harus mencakup informasi tempat sebanyak mungkin. Alamat fasilitas, nomor telepon, dan URL situs web muncul di pikiran. Poin bonus untuk sistem yang menyertakan peta dan tautan ke petunjuk arah mengemudi atau moda transportasi lainnya.

Pikirkan Tentang Pengumpulan Data Pengguna

Ini adalah taruhan yang aman bahwa sebagian besar sistem pendaftaran acara akan mengumpulkan informasi kontak dasar (nama, alamat email). Dan data seperti alamat surat dan nomor telepon akan diperlukan untuk kompatibilitas dengan gateway pembayaran online.

Tetapi kebutuhan data dapat melampaui hal-hal penting itu. Tergantung pada organisasinya, salah satu dari berikut ini mungkin diperlukan:

• ID Keanggotaan;
• Preferensi makanan;
• kebutuhan aksesibilitas;
• ukuran kaos;
• Nama perusahaan / organisasi;
• Pilihan sesi konferensi;
• Memilih untuk menerima email atau materi cetak;
• Unggah foto atau dokumen lainnya;

Dan contoh-contoh itu hanya menggores permukaan dari apa yang mungkin. Tidak ada batasan keras tentang jenis data apa yang dapat dikumpulkan.

Jadi, Anda pasti ingin memastikan bahwa aplikasi pendaftaran acara dapat mengakomodasi kebutuhan ini. Beberapa alat menyediakan pilihan bidang formulir yang dapat dikustomisasi. Kemampuan untuk mengatur bidang yang diperlukan juga berguna.

Bagaimana Anda mengakses data yang dikumpulkan juga penting. Idealnya, akan ada UI berbasis web untuk melihat pendaftaran. Opsi untuk mengekspor dan berbagi data itu dalam berbagai format menambah lebih banyak fleksibilitas.

Terakhir, pikirkan tentang bagaimana data pendaftaran mungkin terkait dengan layanan yang sudah Anda gunakan. Keikutsertaan email yang disebutkan di atas, misalnya, dapat terhubung dengan penyedia seperti Mailchimp. Sedikit otomatisasi ini akan membuat perawatan menjadi lebih mudah.

Berkomunikasi sebelum dan sesudah Acara

Tetap berhubungan dengan pendaftar sebelum dan sesudah acara sangat penting. Ini adalah cara untuk memberikan informasi terbaru, bersama dengan pengingat yang bermanfaat. Plus, ini mendorong umpan balik pengguna selama proses berlangsung.

Sekali lagi, fungsi apa pun yang terkait dengan alat komunikasi Anda yang ada dapat menyederhanakan tugas ini. Paling tidak, opsi untuk menargetkan pendaftar dari acara tertentu sudah cukup.

Perlu juga dicatat bahwa komunikasi lebih dari sekadar mengirim email. Situs web Anda juga dapat berfungsi sebagai hub penting. Itu dapat menyelenggarakan info acara dan memungkinkan pendaftar untuk membuat perubahan pada reservasi mereka.

Tidak semua aplikasi acara cocok untuk jenis penggunaan ini. Namun, Anda dapat menggunakan keranjang belanja atau plugin keanggotaan untuk mengisi kekosongan tersebut.

Itulah salah satu keuntungan menggunakan WordPress atau sistem manajemen konten (CMS) serupa. Sangat mudah untuk menambahkan fungsionalitas terkait yang meningkatkan pendaftaran acara. Pengguna diberdayakan untuk melakukan lebih banyak, sementara pemilik situs memiliki lebih banyak opsi untuk mengelola acara dan pendaftar.

Pilih Platform Pendaftaran Acara Online yang Tepat

Saat menerima pendaftaran acara online, tujuannya adalah untuk menerapkan proses yang mudah dan intuitif bagi pengguna. Di sisi lain, itu juga harus sesuai dengan kebutuhan klien. Ini harus menawarkan fleksibilitas saat mengumpulkan data dan mengelola pendaftaran.

Mungkin rintangan terbesar dalam mencapai ini adalah dalam memilih platform yang tepat. Dengan begitu banyak pilihan, mungkin sulit untuk mempersempitnya.

Namun, semuanya dimulai dengan memahami kebutuhan proyek. Setelah Anda mengetahui jenis dan frekuensi peristiwa, bersama dengan persyaratan data dan komunikasi, Anda akan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang cara kerja segala sesuatunya. Dari sana, Anda akan dapat menentukan platform mana yang paling masuk akal.

Dan pengalaman yang akan Anda peroleh sangat berharga. Ini akan sangat membantu saat Anda mengerjakan proyek serupa di masa mendatang.