Jangan Bayar Untuk Berbicara Di Acara Komersial

Menyiapkan konferensi bukanlah tugas yang mudah. Dibutuhkan waktu, usaha, kesabaran, dan perhatian pada semua detail kecil yang membentuk pengalaman yang benar-benar tak terlupakan. Ini bukan sesuatu yang bisa dianggap enteng, dan sering kali merupakan komitmen pribadi dan finansial yang besar. Lagi pula, seseorang harus membangun tim yang baik dan membuat semua pengaturan itu: penerbangan, katering, pesta, lencana, dan segala sesuatu di antaranya.

Pekerjaan yang berlangsung di belakang layar sering tidak diperhatikan dan, sampai batas tertentu, itu merupakan indikasi bahwa perencanaannya berjalan dengan baik. Ada ratusan pertemuan yang dapat diakses dan terjangkau, acara komunitas, acara nirlaba, dan kelompok kecil lokal — semuanya didorong oleh upaya pribadi yang luar biasa dari orang-orang yang rendah hati, baik hati, dan murah hati yang menyumbangkan waktu mereka di akhir pekan untuk menciptakan lingkungan bagi orang-orang untuk berbagi dan belajar bersama. Saya suka acara ini, dan saya sangat menghormati dan mengagumi pekerjaan yang mereka lakukan, dan saya akan senang berbicara di acara ini dan mendukung orang-orang ini setiap hari dan malam, dengan semua sumber daya dan energi yang saya miliki. Ini adalah orang-orang luar biasa yang melakukan pekerjaan luar biasa; usaha mereka layak untuk didukung dan diacungi jempol.

Tidak seperti acara ini, konferensi komersial dan perusahaan biasanya menargetkan karyawan dan organisasi perusahaan dengan anggaran pelatihan untuk mengirim karyawan mereka untuk melanjutkan pendidikan. Tidak ada yang salah dengan konferensi komersial itu sendiri dan tentu saja ada spektrum yang luas dari acara semacam itu — mulai dari pertemuan satu hari dengan beberapa pembicara, hingga festival multi-track selama seminggu dengan line-up speaker yang lebih besar. Yang terakhir cenderung memiliki harga tiket yang lebih tinggi, dan seringkali cakupannya jauh lebih luas. Tergantung pada ukuran dan reputasi acara, beberapa dari mereka memiliki bobot lebih atau kurang dalam industri, sehingga beberapa dianggap lebih penting untuk hadir atau lebih bergengsi untuk berbicara.

Acara komersial dan non-komersial cenderung memiliki apa yang disebut C all F or P apers (CFPs), mengundang pembicara dari seluruh dunia untuk mengajukan aplikasi untuk berbicara, dengan peluang terpilih untuk hadir di acara tersebut. CFP diterima secara luas dan mapan di industri; namun, gagasan CFP terkadang ditantang dan didiskusikan, dan tidak selalu dianggap positif. Sementara beberapa penyelenggara dan pembicara menganggap mereka untuk menurunkan penghalang untuk berbicara dengan bakat baru, bagi yang lain CFP adalah jalan keluar yang mudah untuk mengisi slot berbicara. Argumennya adalah bahwa CFP mendorong keragaman dan inklusi ke fase peninjauan, daripada secara aktif mencarinya di depan. Akibatnya, pembicara yang diterima mungkin merasa seperti mereka telah "terpilih" yang mendorong mereka untuk menerima kompensasi bernilai rendah.

Kunci dari susunan pemain yang adil, beragam, dan menarik mungkin terletak di tengah-tengah. Sudah menjadi tugas penyelenggara untuk secara aktif mencari, mengkaji, dan mengundang pembicara yang sesuai dengan tema dan ruang lingkup acara. Diakui, sebagai penyelenggara, kecuali jika Anda setuju dengan pembicara yang sama yang muncul di acara Anda selama bertahun-tahun, itu jauh lebih sulit dilakukan daripada hanya mengatur panggilan untuk pembicara dan menunggu email masuk mulai muncul. Menggabungkan kurasi menyeluruh dengan fase pengiriman CFP aktif mungkin paling berhasil, tetapi terserah penyelenggara bagaimana pembicara "didistribusikan" di antara keduanya. Untungnya, banyak sumber menyoroti suara-suara baru di industri ini, seperti WomenWhoDesign yang merupakan titik awal yang baik untuk menjauh dari "tersangka biasa" dari sirkuit konferensi.

Banyak acara berkomitmen kuat dan terbuka untuk menciptakan lingkungan yang inklusif dan beragam bagi peserta dan pembicara dengan Kode Etik . Kode Etik menjelaskan nilai-nilai dan prinsip-prinsip penyelenggara konferensi serta rincian kontak jika ada konflik atau pelanggaran yang muncul. Kehadiran kode semacam itu di situs web konferensi mengirimkan sinyal kepada peserta, pembicara, sponsor, dan tim bahwa di sana telah diberikan pemikiran untuk menciptakan lingkungan yang inklusif, aman, dan ramah bagi semua orang di acara tersebut. Namun, terlalu sering pada acara komersial, Kode Etik dianggap sebagai hal baru yang tidak perlu dan karenanya diabaikan atau dilupakan.

Sekarang, ada acara komersial yang luar biasa, ramah, profesional, dirancang dengan baik, dan dikuratori dengan baik dengan reputasi yang luar biasa. Acara-acara ini berkomitmen untuk formasi yang beragam dan inklusif dan mereka selalu setidaknya menanggung biaya pembicara, penerbangan, dan akomodasi. Alasan mengapa mereka mendapatkan reputasi selama bertahun-tahun adalah karena penyelenggara dapat terus mencurahkan hati dan jiwa mereka untuk menjalankan acara ini dari tahun ke tahun — sebagian besar karena waktu dan upaya mereka dibayar dengan keuntungan yang dihasilkan konferensi.

Banyak acara non-komersial, didorong oleh ide-ide hebat dan kerja keras, mungkin berhasil untuk pertama, kedua, dan ketiga kalinya, tetapi sayangnya, tidak jarang mereka memudar hanya beberapa tahun kemudian. Sebagian besar karena menyiapkan dan mempertahankan kualitas acara semacam itu membutuhkan banyak waktu, upaya, dan motivasi pribadi di luar waktu kerja biasa, dan sangat sulit untuk mempertahankannya tanpa tulang punggung tim atau perusahaan yang kuat dan stabil di belakang Anda.

Beberapa konferensi tidak seperti itu. Bahkan, saya berpendapat bahwa beberapa konferensi adalah kebalikannya. Lebih mungkin bagi mereka untuk mengalokasikan sumber daya dalam katering dan pencahayaan dan produksi video yang luar biasa di lokasi daripada inti acara: kualitas konten, seperti yang disediakan oleh pembicara. Apa yang mengintai di balik layar acara semacam itu adalah budaya konferensi yang beracun dan rusak meskipun harga tiketnya mahal . Dan lebih sering daripada tidak, pembicara menanggung beban semua biaya terkait konferensi, penerbangan, dan akomodasi mereka (belum lagi waktu pribadi dan profesional yang telah mereka sumbangkan untuk mempersiapkan, berlatih, dan melakukan perjalanan ke dan dari acara tersebut) dari kantong mereka sendiri. Ini tidak benar, dan seharusnya tidak dapat diterima di industri kita.

Konferensi Komersial yang Rusak

Secara pribadi, saya mendapat hak istimewa untuk berbicara di banyak acara selama bertahun-tahun dan, lebih sering daripada tidak, ada ketidaksesuaian mendasar antara bagaimana penyelenggara melihat keterlibatan berbicara dan bagaimana saya melihatnya. Jangan salah paham: berbicara di konferensi teknologi memiliki manfaat yang luar biasa, dan itu adalah pengalaman yang berharga, penuh dengan petualangan, jaringan, perjalanan, dan pembelajaran; tetapi juga membutuhkan waktu dan usaha, biasanya jauh dari keluarga, teman, dan perusahaan Anda. Untuk khotbah tertentu, mungkin diperlukan lebih dari 80 jam kerja hanya untuk menyiapkan semua penelitian dan konten, belum lagi waktu latihan dan perjalanan. Itu adalah komitmen besar dan investasi waktu .

Tetapi banyak penyelenggara konferensi tidak melihatnya seperti ini. Besarnya acara, dengan ratusan dan ribuan orang menghadiri konferensi, dipandang sebagai pembenaran yang adil atas kurangnya anggaran pembicara/pelatihan atau keragaman/beasiswa siswa. Sangat menyakitkan untuk menghadapi percakapan yang sama berulang-ulang: harapan umum adalah bahwa pembicara harus berbicara secara gratis karena mereka telah diberi kesempatan unik untuk berbicara dan bahwa baik penerbangan maupun biaya tidak boleh ditanggung untuk alasan yang sama. .

Sangat menyedihkan melihat email undangan dengan hati-hati menghindari atau meremehkan topik keragaman, honorarium, dan pengeluaran . Sebaliknya, mereka cenderung fokus pada ukuran acara, merek yang diwakili di sana, nama besar yang pernah berbicara di masa lalu, dan peluang yang disediakan konferensi semacam itu. Faktanya, sejumlah besar CFP dengan lembut menghindari menyebutkan bagaimana konferensi menangani pengeluaran sama sekali. Akibatnya, pelamar yang biayanya harus ditanggung sering didiskriminasi, karena pelamar yang biayanya akan ditanggung oleh perusahaannya lebih disukai. Beberapa acara secara eksplisit memerlukan konten unik untuk pembicaraan, sementara tidak mencakup biaya pembicara, pada dasarnya meminta pembicara untuk bekerja secara gratis.

Mengecewakan (berdasarkan permintaan) menerima balasan cepat yang menjelaskan bahwa sebenarnya tidak ada anggaran untuk pembicara, karena pengusaha diharapkan menanggung biaya penerbangan dan akomodasi. Terkadang, sebagai tanda itikad baik, penyelenggara dengan senang hati memberikan platinum pass gratis yang akan memberikan akses eksklusif ke semua pembicaraan konferensi di semua trek (“senilai $2500” atau lebih). Dan terkadang terlalu eksploitatif ketika penyelenggara menawarkan diskon 50% "murah hati" dari harga tiket reguler, termasuk akses ke area ruang tunggu pembicara di mana seseorang mungkin dapat bertemu dengan "pengambil keputusan" dengan peluang dan harapan untuk menciptakan koneksi yang unik dan menguntungkan.

Sedih dan frustasi membaca bahwa "kebanyakan" pembicara "senang hanya puas dengan slot di konferensi." Lagi pula, mereka mendapatkan "jumlah yang luar biasa dari paparan pembuat keputusan." Rupanya, menurut rekam jejak konferensi tersebut, konferensi tersebut “dengan andal” membantu lusinan pembicara di masa lalu untuk menemukan pekerjaan baru dan terhubung dengan klien tingkat C yang baru. Begitu panitia ditanya lagi (dengan nada yang sedikit lebih serius), tiba-tiba anggaran pembicara muncul. Ini pada dasarnya berarti bahwa penyelenggara bersedia membayar honorarium hanya kepada pembicara yang sebenarnya cukup percaya diri untuk berulang kali memintanya.

Dan kemudian, beberapa bulan kemudian, sangat menyakitkan untuk melihat penyelenggara yang sama yang memilih untuk tidak menutupi biaya pembicara, menerbitkan rekaman pembicaraan konferensi di balik paywall , lebih lanjut mengambil keuntungan dari pekerjaan pembicara tanpa berpikir untuk mengganti atau mensubsidi konten pembicara mereka. pengemasan ulang dan penjualan kembali. Bukan hal yang aneh untuk menjalankan semuanya di bawah premis formalitas hukum, meminta pembicara untuk menandatangani kontrak pembicara pada saat kedatangan.

Sebagai sebuah industri, kita harus dan bisa lebih baik dari itu. Perlakuan terhadap pembicara seperti itu menunjukkan kurangnya rasa hormat yang mendasar terhadap waktu, tenaga, dan pekerjaan yang dilakukan oleh para ahli yang berpengetahuan dan berpengalaman di industri kita. Ini juga merupakan pertanda keadaan yang sangat rusak yang mendominasi banyak acara teknologi. Maka, tidak mengherankan bahwa konferensi web tidak memiliki reputasi yang sangat baik, sering dikritik karena tidak adil, membosankan, scam, penuh dengan sesi yang disponsori, kurang keragaman atau buang-buang uang.

Pembicara, Buat Penyelenggara Ingin Mengundang Anda

Sebagai catatan pribadi, selama bertahun-tahun ini, saya jarang menerima proyek konsultasi dari “paparan” di atas panggung. Lebih sering daripada tidak, waktu jauh dari keluarga dan perusahaan jauh lebih mahal daripada honorarium yang diberikan. Saya juga tidak bertemu banyak "pengambil keputusan" di ruang pembicara karena mereka cenderung menghindari pertemuan besar dan ruang publik untuk menghindari nada dan pertanyaan tanpa akhir. Satu hal yang mengarah pada konferensi besar adalah mendapatkan undangan ke lebih banyak konferensi; namun, mengharapkan klien besar dari acara ceramah di acara perusahaan terbukti sangat tidak realistis bagi saya. Faktanya, saya cenderung mendapatkan lebih banyak pekerjaan dari acara dan pertemuan yang lebih kecil di mana Anda benar-benar mendapatkan kesempatan untuk bercakap-cakap dengan orang-orang yang berada di ruang yang lebih kecil dan intim.

Tentu saja, setiap orang memiliki pengalaman mereka sendiri dan memutuskan sendiri apa yang dapat diterima untuk mereka, namun pengalaman pribadi saya mengajari saya untuk secara drastis menurunkan harapan saya . Itu sebabnya setelah beberapa tahun berbicara, saya mulai menjalankan lokakarya di samping sesi ceramah. Dengan sekelompok besar orang yang menghadiri acara komersial, lokakarya sehari penuh memang dapat mendatangkan pendapatan yang wajar, dengan pembagian keuntungan 50% / 50% yang adil antara pelatih lokakarya dan penyelenggara konferensi.

Memang, selama review artikel ini, saya didekati oleh beberapa pembicara yang memiliki pengalaman yang sangat berbeda; mereka berakhir dengan proyek-proyek besar dan klien hanya setelah fase aktif berbicara di acara-acara besar. Jadi pengalaman Anda mungkin berbeda, tetapi satu hal yang saya pelajari selama bertahun-tahun adalah bahwa sangat penting untuk terus berulang dalam percakapan industri , sehingga penyelenggara akan memanfaatkan kesempatan untuk mengundang Anda berbicara. Untuk pembicara, itu posisi yang jauh lebih baik.

Jika Anda seorang pembicara baru, pertimbangkan untuk berbicara secara gratis di pertemuan lokal; itu adil dan terhormat — dan pelatihan yang bagus untuk acara yang lebih besar; ukuran kelompok yang lebih kecil dan pengaturan yang lebih informal memungkinkan Anda mencari umpan balik yang berharga tentang apa yang dinikmati audiens dan di mana Anda dapat meningkatkannya. Anda juga dapat memperoleh visibilitas melalui artikel, webinar, dan proyek sumber terbuka . Dan email ke penyelenggara, yang menampilkan topik menarik di samping rekaman pembicaraan, artikel, dan proyek sumber terbuka dapat menarik perhatian Anda dan karya Anda. Penyelenggara mencari pembicara yang berpengetahuan dan bersemangat yang mencintai dan menghayati apa yang mereka lakukan dan dapat mengomunikasikan energi dan keahlian itu kepada penonton.

Tentu saja, mungkin ada saat-saat yang masuk akal untuk menerima persyaratan untuk mendapatkan kesempatan menjangkau klien potensial, tetapi keputusan ini harus dipertimbangkan dan diukur dengan cermat dengan mempertimbangkan upaya dan investasi waktu yang diperlukan. Lagi pula, Andalah yang membantu mereka, bukan sebaliknya. Ketika berbicara di konferensi komersial besar tanpa imbalan apa pun, pada dasarnya Anda memperdagangkan nama, waktu, dan uang Anda untuk janji mendapatkan eksposur sambil membantu konferensi menjual tiket di sepanjang jalan.

Penyelenggara, Alokasikan Anggaran Berbicara Terlebih Dahulu

Saya tidak percaya bahwa sebagian besar penyelenggara memiliki niat buruk; saya juga tidak percaya bahwa mereka bermaksud mengambil jalan pintas dengan segala cara untuk memaksimalkan keuntungan. Dari percakapan saya dengan penyelenggara, saya melihat dengan jelas bahwa mereka memiliki tujuan yang sama dengan acara komunitas, karena mereka melakukan yang terbaik untuk membuat acara yang luar biasa dan berkesan bagi semua orang yang terlibat, sementara juga membayar tagihan untuk semua pekerja keras yang membuat peristiwa itu terjadi. Lagi pula, bisnis konferensi bukanlah bisnis yang mudah, dan Anda hampir tidak pernah tahu bagaimana penjualan tiket akan berjalan tahun depan. Namun, tampaknya ada ketidakcocokan mendasar antara prioritas dan harapan .

Menyiapkan konferensi adalah pemikiran yang terhormat, tetapi Anda memerlukan rencana keuangan yang komprehensif tentang berapa biayanya dan berapa banyak yang dapat Anda belanjakan. Seperti disebutkan di atas, terlalu banyak peristiwa yang menjanjikan memudar karena didorong oleh motivasi sekelompok kecil orang yang juga perlu mendapatkan uang dengan pekerjaan tetap mereka. Penyelenggara konferensi berhak mendapatkan pendapatan untuk dibagikan ke seluruh tim , karena bekerja secara sukarela seringkali tidak berkelanjutan.

Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana menuju ke sana, saya hanya dapat merekomendasikan Buku Pegangan Penyelenggara Konferensi yang fantastis oleh Peter-Paul Koch, yang mencakup strategi umum untuk menyiapkan acara yang benar-benar profesional mulai dari perencanaan hingga penetapan harga hingga menjalankannya — tanpa kehabisan tenaga. Bruce Lawson juga telah menyiapkan daftar pertanyaan lengkap yang dapat disampaikan dalam email selamat datang kepada pembicara juga. Ditambah lagi, Lara Hogan telah menulis sebuah buku yang berwawasan luas tentang Demystifying Public Speaking yang sangat saya anjurkan untuk dibaca juga.

Ya, venue mahal, dan ya, begitu juga katering, dan ya, begitu juga AV dan pengaturan teknis. Tetapi sebelum mengalokasikan ribuan untuk makanan, roll-up, t-shirt, dan bar terbuka, alokasikan anggaran yang layak untuk pembicara terlebih dahulu , terutama untuk suara baru di industri — mereka adalah orang-orang yang cenderung menghabiskan puluhan atau ratusan jam untuk mempersiapkan pembicaraan yang satu itu.

Jared Spool mencatat saat meninjau artikel ini:

“Anggaran berbicara harus datang sebelum tempat dan katering. Bagaimanapun, para hadirin membayar untuk melihat para pembicara. Anda dapat memiliki tempat yang lumayan dan katering biasa-biasa saja, tetapi jika Anda memiliki program yang sangat baik, itu adalah acara yang luar biasa. Sebaliknya, Anda dapat memiliki tempat yang bagus dan makanan yang fantastis, tetapi jika pembicaranya membosankan atau keluar dari topik, acara tersebut tidak akan berhasil. Berbicara anggaran adalah investasi dalam nilai program . Setiap sen yang diinvestasikan adalah salah satu yang membayar kembali dalam kelipatan. Anda tentu tidak bisa mengatakan hal yang sama untuk tempat atau makanan.”

Tidak diperlukan lonceng dan peluit yang mewah; makan malam pembicara atau hadiah pembicara adalah tanda perhatian dan penghargaan yang luar biasa, tetapi itu tidak bisa menjadi pengganti untuk menutupi pengeluaran. Tidak adil dan tidak jujur ​​untuk membebankan biaya kepada pembicara , dan tidak dapat diterima mengharapkan mereka untuk menutupi biaya ini untuk pemaparan, terutama jika konferensi membebankan biaya kepada peserta beberapa ratus Euro (atau Dolar) per tiket. Dengan tidak menanggung biaya, Anda menghilangkan industri pendengaran dari kelompok-kelompok yang tidak dapat dengan mudah mendanai perjalanan konferensi mereka sendiri — orang-orang yang merawat anak-anak atau kerabat lainnya; penyandang disabilitas yang tidak dapat bepergian tanpa pengasuh mereka, atau orang-orang dari daerah terpencil atau negara berpenghasilan rendah di mana penerbangan mungkin mewakili porsi yang signifikan bahkan beberapa bulan dari pendapatan mereka.

Jared melanjutkan:

“Formulanya adalah:

Break_Even = Fixed_Costs /( Ticket_Price – Variable_Costs )

Biaya, seperti pembicara dan tempat adalah yang terbesar untuk angka impas. Biaya katering sebagian besar merupakan biaya variabel dan harus dihitung berdasarkan per peserta, untuk kemudian menguranginya dari harga. Untuk menghitung anggaran pembicara, tentukan berapa harga tiket dan biaya variabel per peserta di muka, kemudian gunakan margin bersih dari itu untuk mengetahui berapa banyak pembicara yang Anda mampu, dengan memasukkan margin bersih ke dalam total anggaran pembicara. Itu akan memberi tahu Anda berapa banyak tiket yang harus Anda jual untuk mendapat untung. (Jika Anda mengikuti strategi yang sama untuk tempat tersebut, Anda akan mengetahui titik impas Anda secara keseluruhan dan kapan Anda mulai menghasilkan keuntungan.) Pertimbangkan untuk memberikan bonus kepada pembicara yang dinilai penonton memberikan nilai terbaik . Oleh karena itu, Anda menghargai apa yang bermanfaat bagi para hadirin. ”

Itu adalah kerangka kerja yang bagus untuk bekerja di dalamnya. Daripada membiarkan anggaran pembicara bergantung pada penjualan tiket dan biaya variabel, tetapkan anggaran pembicara terlebih dahulu. Berapa honorarium yang adil untuk pembicara? Yah, tidak ada aturan umum tentang bagaimana menetapkan ini. Namun, untuk acara komersial yang lebih kecil di Eropa, biasanya mengalokasikan harga 3-5 tiket untuk setiap pembicara. Untuk konferensi besar dengan ratusan dan ribuan peserta, tiga tiket mungkin harus minimal, tetapi juga harus didistribusikan di antara pembicaraan simultan dan karenanya tergantung pada jumlah trek dan berapa banyak peserta yang diharapkan per pembicaraan.

Berikan honorarium, meski tidak banyak. Juga, minta pembicara untuk mengumpulkan semua kuitansi, sehingga Anda dapat menutupinya nanti, atau memberikan per diem (cakupan pengeluaran harian tetap) untuk menghindari kerumitan dengan kuitansi. Sebagai prosedur operasi standar, sarankan untuk membeli tiket pesawat untuk pembicara kecuali mereka ingin melakukannya sendiri. Beberapa pembicara mungkin tidak memiliki hak istimewa untuk menghabiskan ratusan dolar untuk sebuah tiket dan harus menunggu berbulan-bulan untuk mendapatkan penggantian. Juga, ini adalah sikap yang baik untuk mengatur transportasi prabayar dari dan ke bandara, sehingga pengemudi dengan tanda akan menunggu pembicara di area kedatangan. (Tidak ada yang lebih membuat frustrasi daripada menyadari bahwa sopir taksi Anda hanya menerima uang tunai lokal untuk membayar perjalanan - dan bahwa setelah penundaan penerbangan yang membuat frustrasi tiba larut malam.)

Setelah semua biaya ini tercakup, pertimbangkan untuk menyediakan mentor untuk membantu pendatang baru menyusun, memperbaiki, menyesuaikan, meninjau dan mengulangi pembicaraan beberapa kali, dan sisihkan waktu terpisah ketika mereka dapat mengunjungi tempat dan menjalankan slide mereka, hanya untuk mendapatkan perasaan tentang apa yang akan menjadi seperti di atas panggung.

Sisi positifnya, jika Anda pernah bertanya-tanya tentang tingkat drop-out pembicara yang tinggi di acara Anda, tidak menutup biaya mungkin menjadi alasan yang baik untuk itu. Jika pembicara membayar sendiri, Anda seharusnya tidak mengharapkan mereka untuk memperlakukan keterlibatan berbicara sebagai prioritas.

Seperti yang dicatat Laurie Barth saat mengulas artikel ini:

“Jika Anda tidak dibayar untuk waktu Anda, kemungkinan Anda memiliki lebih sedikit waktu yang tidak dibayar untuk mempersiapkan khotbah Anda dan/atau memiliki lebih sedikit insentif untuk memprioritaskan perjalanan dan waktu untuk khotbah.”

Waktu, kerja, usaha, dan komitmen pembicara Anda adalah apa yang membuat konferensi sukses.

Daftar Periksa Penyelenggara

• Menutupi semua pengeluaran pembicara secara default, dan menguraikan apa yang disertakan sejak awal (dalam surat undangan) dan sebelum seseorang menginvestasikan waktu mereka untuk mengisi formulir CFP;
• Hindari kerumitan dengan tanda terima, dan tawarkan setidaknya flat per diem;
• Sarankan untuk membeli tiket penerbangan untuk pembicara daripada menggantinya nanti, dan atur penjemputan transportasi prabayar jika berlaku,
• Alokasikan anggaran dan honorarium untuk pembicara, pembinaan dan pendampingan sejak dini. Konten yang bagus itu mahal, dan jika harga tiket Anda tidak dapat menutupinya, perbaiki format konferensi untuk membuatnya layak;
• Memberikan pilihan untuk menyumbangkan honorarium dan biaya yang ditanggung oleh perusahaan terhadap keragaman/beasiswa siswa;
• Prinsipnya, jangan pernah menerima pembatalan honorarium. Jika pembicara tidak dapat dibayar atau pengeluaran mereka tidak dapat ditanggung, persembahkan dana untuk beasiswa atau amal, dan umumkan tentang hal itu;
• Jujur dan tulus tentang harapan Anda, dan jelaskan pengeluaran mana yang Anda tanggung dan mana yang tidak dimuka di CFP atau dalam undangan berbicara.

Pembicara, Bertanyalah Sebelum Setuju Untuk Berbicara

Pikirkan dua kali sebelum mengajukan proposal ke konferensi yang tidak menanggung setidaknya biaya Anda meskipun harga tiketnya tinggi. Tidak dapat diterima jika diminta untuk membayar perjalanan dan akomodasi Anda sendiri. Jika sebuah acara tidak menutupi pengeluaran Anda, maka Anda membayar untuk berbicara di acara mereka. Tampaknya tidak terlalu menjadi masalah jika waktu dan pengeluaran Anda ditanggung oleh atasan Anda, tetapi hal itu menempatkan pekerja lepas dan pembicara baru pada posisi yang kurang menguntungkan. Jika perusahaan Anda bersedia membayar untuk keterlibatan berbicara Anda, mintalah penyelenggara untuk menyumbangkan jumlah yang sama untuk amal pilihan Anda , atau sponsori beasiswa keragaman/siswa untuk memungkinkan pendatang baru berbicara di acara tersebut.

Dapatkan honorarium yang adil untuk waktu Anda dengan mempertimbangkan minat dan kesempatan Anda, dan jika mungkin, buat pengecualian untuk organisasi nirlaba, acara komunitas, atau kapan pun Anda melihat nilai unik untuk diri Anda sendiri. Sangat teliti dan selektif dengan konferensi tempat Anda berbicara , dan jangan ragu untuk bertanya tentang bagaimana pembicara lain diperlakukan di masa lalu. Lihat edisi sebelumnya dari acara tersebut dan tanyakan kepada pembicara yang hadir atau berbicara di sana tentang pengalaman mereka serta tentang reputasi konferensi secara keseluruhan.

Jika Anda baru mengenal industri ini, bertanya-tanya bisa sangat tidak nyaman, tetapi sebenarnya ini adalah praktik umum di antara pembicara, jadi mereka harus menerima gagasan itu. Saya sangat yakin bahwa sebagian besar pembicara akan dengan senang hati membantu, dan saya tahu bahwa seluruh tim kami — Rachel, Bruce, saya, dan seluruh Smashing Crew akan senang membantu, kapan saja.

Sebelum berkomitmen untuk berbicara di konferensi, ajukan pertanyaan . Ethan Marcotte telah menyiapkan template kecil yang berguna dengan pertanyaan tentang kompensasi dan perlakuan umum pembicara ( terima kasih kepada Jared untuk tipnya !). Tanyakan tentang kapasitas dan perkiraan kehadiran konferensi, dan berapa harga reguler tiketnya. Tanyakan audiens apa yang diharapkan, dan profil apa yang mereka miliki. Tanyakan tentang aksesibilitas konferensi, misalnya apakah akan ada teks pembicaraan/transkrip yang tersedia untuk audiens, atau bahkan juru bahasa isyarat. Tanyakan apakah ada komitmen untuk susunan pembicara yang beragam. Tanyakan apakah pembicara lain dibayar, dan jika ya, berapa. Tanyakan apakah perjalanan dan akomodasi ditanggung untuk semua pembicara, secara default. Tanyakan apakah ada cara untuk meningkatkan honorarium dengan mengadakan workshop, review session atau kegiatan lainnya. Karena Anda mendedikasikan waktu, bakat, dan keahlian Anda untuk acara tersebut, anggap itu sebagai proyek Anda, dan hargai waktu serta upaya yang akan Anda habiskan untuk mempersiapkannya. Putuskan apa yang dapat Anda terima dan buat pengecualian jika itu penting.

Sebagaimana Anda mengharapkan perlakuan yang adil dari penyelenggara, perlakukan juga penyelenggara dengan cara yang sama. Hargai waktu dan upaya penyelenggara. Mereka menutupi pengeluaran Anda, tetapi itu tidak berarti bahwa dapat diterima untuk menghabiskan jumlah yang signifikan tanpa meminta izin terlebih dahulu. Jelas, biaya tak terduga mungkin muncul, dan masalah pribadi mungkin muncul, dan sebagian besar penyelenggara akan sepenuhnya memahami itu. Tapi jangan gunakan kesempatan ini sebagai carte blanche untuk koktail kelas atas atau makanan mewah — Anda mungkin tidak akan diundang lagi. Juga, jika Anda tidak dapat datang untuk berbicara karena keadaan yang sedang terjadi, sarankan pembicara yang dapat menggantikan sesi Anda , dan beri tahu penyelenggara segera setelah Anda dapat berbicara di muka.

Daftar Periksa Pembicara

• Pikirkan dua kali sebelum mendaftar ke acara komersial besar yang tidak menutupi pengeluaran Anda;
• Jika perusahaan Anda menanggung biaya, pertimbangkan untuk meminta penyelenggara menyumbangkan jumlah yang sama untuk amal pilihan Anda, atau mensponsori beasiswa keragaman/siswa;
• Bersikaplah teliti dan selektif dengan konferensi tempat Anda berbicara, dan tanyakan bagaimana pembicara lain diperlakukan di masa lalu;
• Persiapkan sedikit contoh pertanyaan untuk diajukan kepada penyelenggara sebelum mengkonfirmasikan keterlibatan berbicara;
• Dukung organisasi nonprofit dan acara lokal jika Anda dapat mendedikasikan waktu Anda untuk berbicara secara gratis;
• Pilih honorarium yang adil untuk pembicaraan, dan putuskan berdasarkan kasus per kasus;
• Tanyakan apakah video akan tersedia untuk umum,
• Tanyakan tentang aksesibilitas konferensi, misalnya apakah akan ada teks/transkrip pembicaraan, atau juru bahasa isyarat,
• Perlakukan penyelenggara dengan hormat ketika Anda harus membatalkan pertunangan atau mengubah pengaturan Anda.

Industri Kami Layak Lebih Baik

Sebagai peserta, Anda selalu punya pilihan. Tentu saja, Anda ingin belajar dan menjadi lebih baik, dan Anda ingin terhubung dengan orang-orang yang berpikiran sama seperti Anda. Namun, selektif memilih konferensi untuk menghadiri berikutnya. Lebih sering daripada tidak, semua katering yang luar biasa dan alkohol gratis sepanjang malam dapat dibawa ke pundak pembicara yang berbicara secara gratis dan membayar pengeluaran mereka dari kantong mereka sendiri. Secara alami, konferensi yang menghargai waktu dan keterampilan profesional pembicara memberi kompensasi dan menutupi pengeluaran mereka.

Jadi dukung konferensi yang mendukung dan mengaktifkan pembicara teknologi . Ada banyak dari mereka di luar sana — hanya perlu sedikit lebih banyak upaya untuk mengeksplorasi dan memutuskan acara mana yang akan dihadiri selanjutnya. Konferensi web bisa menjadi luar biasa, luar biasa, inspiratif, dan ramah — terlepas dari apakah itu konferensi komersial besar atau konferensi kecil berbasis komunitas — tetapi pertama dan terutama mereka harus adil dan hormat sambil membahas dasar-dasarnya terlebih dahulu. Memperlakukan speaker dengan baik adalah salah satu dari dasar-dasar ini.

Bacaan yang direkomendasikan editorial:

• Memulai Berbicara di Depan Umum, oleh Rachel Andrew,
• Buku Pegangan Penyelenggara Konferensi, oleh Peter-Paul Koch,
• Pertanyaan Saya Untuk Penyelenggara Acara oleh Ethan Marcotte,
• Cara Mengundang Pembicara Konferensi, oleh Bruce Lawson,
• Demystifying Public Speaking, sebuah buku oleh Lara Hogan,
• Rasa Hormat Selalu Diutamakan dari Anda benar-benar.

Saya ingin berterima kasih kepada Rachel Andrew, Bruce Lawson, Jesse Hernandez, Amanda Annandale, Mariona Ciller, Sebastian Golasch, Jared Spool, Peter-Paul Koch, Artem Denysov, Markus Gebka, Stephen Hay, Matthias Meier, Samuel Snopko, Val Head , Rian Kinney, Jenny Shen, Luc Poupard, Toni Iordanova, Lea Verou, Niels Leenheer, Cristiano Rastelli, Sara Soueidan, Heydon Pickering, David Bates, Mariona C. Miller, Vadim Gorbachev, David Pich, Patima Tantiprasut, Laurie Barth, Nathan Curtis , Ujjwal Sharma, Lea Verou, Jesse Hernandez, Amanda Annandale, Benjamin Hong, Bruce Lawson, Matthias Ott, Scott Gould, Charis Rooda, Zach Leatherman, Marcy Sutton, Bertrand Lirette, Roman Kuba, Eva Ferreira, Sara Soueidan, Joe Leech, Yoav Weiss, Markus Seyfferth dan Bastian Widmer untuk meninjau artikel.