Smashing Podcast Episode 7 Dengan Amy Hupe: Apa Itu Sistem Desain Pemerintah?

Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana sistem desain digunakan dalam pemerintahan? Juga, jika Anda ingin mendokumentasikan sistem desain sebaik mungkin, bagaimana Anda melakukannya? Saya berbicara dengan advokat Sistem Desain, Amy Hupe, yang membagikan saran dan pelajaran yang didapatnya.

Tampilkan Catatan

• Sistem Desain GOV.UK
• Ikuti Amy di Twitter
• Situs web Amy

Update mingguan

• “Memahami Grid CSS: Membuat Wadah Kotak,” oleh Rachel Andrew
• “Daftar Periksa Kinerja Front-End 2020,” oleh Vitaly Friedman
• “Mengapa Anda Harus Memilih HTML5 <artikel> Daripada <bagian>,” oleh Bruce Lawson
• "Kepribadian Terpisah Dari Pengembangan Web Brutalis," oleh Frederick O'Brien
• “Cara Membuat Dan Menyebarkan Aplikasi Material Sudut,” oleh Shubham

Salinan

Drew McLellan: Dia adalah Spesialis Konten dan Advokat Sistem Desain yang menghabiskan tiga tahun terakhir bekerja sebagai Desainer Konten Senior di Layanan Digital Pemerintah. Saat itu, dia memimpin strategi konten untuk sistem desain GOV.UK, termasuk pendekatan dokumentasi yang lugas dan inklusif. Dia sebelumnya bekerja untuk perusahaan advokasi konsumen, Yang mana? di mana dia menulis tentang segala hal mulai dari pengomposan hingga pengangkutan. Dan peran baru untuk tahun 2020 melihatnya sebagai Manajer Proyek untuk Sistem Desain Kesehatan Babel, DNA.

Drew: Dia adalah juru masak yang terampil, seorang Instagrammer, dan tahu cara menggunakan bahasa untuk membuat layanan dapat diakses dan inklusif. Tapi tahukah Anda dia pernah menyanyikan vokal latar untuk Billy Ray Cyrus? Teman-temanku yang hebat, tolong sambut Amy Hupe. Halo Ami. Apa kabar?

Amy Hupe: Saya hebat. Terima kasih.

Drew: Jadi saya ingin berbicara dengan Anda hari ini tentang peran sistem desain dalam organisasi pemerintah secara umum, tetapi secara khusus sistem desain GOV.UK, yang saya tahu Anda telah melakukan banyak hal. Saya kira pertama-tama, apa yang tercakup dalam sistem desain GOV.UK? Dan apa keterlibatan Anda selama berada di GDS?

Amy: Jadi itu mencakup segala macam hal. Jadi saya pikir representasi yang paling jelas dari itu adalah jenis sisi situs web, yaitu GOV.UK/design-system. Dan di sana Anda akan menemukan semua jenis dokumentasi. Jadi semua panduan desain, dan komponen serta pola, dan Anda akan melihat beberapa kode, banyak contoh, dan banyak saran tentang cara menggunakannya. Tetapi berpikir lebih luas dari itu, itu juga mencakup hal-hal seperti kit prototipe, yang merupakan alat prototipe yang digunakan di pemerintahan untuk membuat prototipe HTML dan CSS. Jadi prototipe fidelitas yang cukup tinggi dan juga memiliki jenis kerangka ujung depan sendiri, yang disebut Front End GOV.UK. Jadi itu semua kode yang mereka gunakan untuk membangun layanan.

Amy: Tapi kemudian saya suka memikirkan sistem desain secara lebih holistik. Jadi selain semua hal itu, ada juga semua proses yang ada di sekitarnya. Jadi hal-hal seperti bagaimana orang berkontribusi padanya dan bagaimana orang mengetahui bahwa itu ada. Hal-hal seperti adopsi dan kesadaran dan semua hal semacam itu. Jadi semua hal yang memungkinkan orang merancang dan membangun layanan di pemerintahan adalah bagaimana saya akan mendefinisikannya.

Drew: Jadi apa keterlibatan Anda selama berada di GDS dengan itu? Di mana Anda memasukkan ke dalam sistem itu?

Amy: Itu semua terjadi secara kebetulan, kurasa. Jadi saya bergabung sebagai desainer konten pada Januari 2017, dan niat saya ketika datang ke GDS sebenarnya adalah untuk bergabung dengan tim konten Pemerintah Inggris Raya. Jadi saya pikir saya akan mulai menulis panduan untuk sistem, dan itu adalah impian saya. Itulah yang ingin saya lakukan. Kemudian saya tiba pada hari pertama dan dimasukkan ke dalam tim pelindung kecil ini, yang disebut tim Pola dan Alat Manual Layanan.

Amy: Pada saat itu sistem desain belum ada, tetapi kami memiliki pola desain kami dan beberapa bagian yang rusak di tempat yang berbeda. Ada ambisi untuk mencoba dan menyatukan hal-hal itu. Jadi saya dimasukkan ke dalam tim itu sebagai desainer konten. Saya tidak tahu apa itu pola desain, tidak tahu apa-apa tentang kode, tidak tahu apa-apa tentang desain web sama sekali. Yang saya tahu hanyalah konten.

Amy: Jadi itu adalah kurva pembelajaran yang cukup curam dan saya menghabiskan enam bulan hingga satu tahun ke depan, saya pikir, membantu tim untuk membuat prototipe dan mencari tahu bagaimana itu akan diatur dan ditata dan bagaimana kami akan menulis panduan kami, dan semua hal semacam itu. Kemudian, di tengah semua itu selain mengerjakan konten, saya juga mulai melihat ke sisi kontribusi. Jadi bagaimana orang akan berkontribusi untuk itu dan bagaimana orang akan datang untuk menemukannya dan, menghubungi kami, dan apa yang akan kami lakukan ketika mereka menghubungi kami untuk mencoba dan membuatnya lebih baik.

Drew: Jadi apa yang terlibat dalam mendesain konten dalam konteks semacam itu? Apa jenis tugas harian yang Anda tangani?

Amy: Jadi segala macam hal benar-benar. Maksud saya ada minggu-minggu pada suatu waktu saya berpikir di mana saya tidak menulis satu kata pun dan itu lebih hanya untuk meneliti dan bertemu pengguna kami dan mencoba memahami apa yang mereka inginkan dari sistem desain. Jadi ya, tanpa terlalu jauh ke dalamnya, telah ada upaya untuk membuat sesuatu seperti sistem desain GOV.UK sebelumnya, yang akhirnya kami dapatkan dengan kumpulan sumber daya yang sedikit berbeda ini.

Amy: Untuk satu dan lain alasan, hal-hal ini akhirnya menyebar, dan tidak pernah benar-benar salah satu dari mereka yang dilihat sebagai tempat utama untuk pergi untuk hal-hal ini. Begitu banyak, itu hanya mencoba untuk memahami apa yang telah terjadi sebelumnya dan mengapa hal-hal itu tidak serta merta lepas seperti yang kami harapkan. Mencoba memahami bagian mana dari lanskap kita yang ada yang bekerja untuk orang-orang dan bagian mana yang tidak.

Amy: Jadi banyak yang keluar dengan penelitian kami [tidak terdengar 00:05:07], dan duduk dalam wawancara penelitian pengguna, dan membuat catatan dan berbicara dengan orang-orang, dan hanya memahami apa yang mereka butuhkan. Lalu ada hari-hari di mana saya benar-benar bisa duduk di depan keyboard dan menulis beberapa panduan tentang beberapa hal, yang juga bagus. Tapi ya, itu sangat berbeda bagi saya. Seperti yang Anda sebutkan di intro, latar belakang saya bekerja di mana? Jadi itu lebih merupakan peran editorial tradisional dan saya terbiasa mengerjakan konten bentuk panjang, dan hanya menulis artikel yang sangat panjang, dan potongan-potongan. Jadi ya, itu adalah perubahan yang cukup besar. Itu adalah lompatan besar dari itu.

Drew: Jadi pengguna Anda dalam konteks ini adalah orang-orang yang bekerja di organisasi pemerintah yang berbeda? Apakah itu benar? Berbagai departemen dalam pemerintahan?

Ami: Ya. Ya itu benar. Jadi orang-orang yang bekerja, saya pikir ada 25 departemen kementerian yang berbeda di pemerintahan, dan kemudian ada banyak lembaga dan departemen pemerintah daerah juga. Jadi kami mencoba untuk menyebar dan berbicara dengan banyak orang dari seluruh pegawai negeri. Jadi ya, banyak bepergian di masa-masa awal itu.

Drew: Menurut Anda, apakah merancang atau mengerjakan sistem desain untuk pemerintah pada dasarnya berbeda dengan sistem desain untuk perusahaan kecil atau perusahaan besar?

Ami: Saya rasa begitu. Maksud saya, saya pikir dari apa yang dapat saya kumpulkan dari percakapan yang saya lakukan, dan konferensi yang pernah saya kunjungi dan sebagainya, setiap sistem desain sedikit berbeda dan konteksnya selalu sedikit berbeda, dan pemerintah tidak berbeda dalam hal itu. . Tapi ya, saya kira beberapa tantangan unik untuk mengerjakan sesuatu untuk pemerintah, pertama-tama adalah skalanya. Jadi penonton mungkin adalah yang terbesar yang bisa Anda miliki karena pemerintah begitu besar, dan semua jenis departemen yang berbeda dan penyebaran geografis dari organisasi-organisasi itu. Jadi skalanya pasti sesuatu yang sedikit berbeda.

Amy: Saya pikir juga fakta bahwa itu tidak kompetitif secara komersial. Jadi kami tidak berusaha menyembunyikan semuanya. Semuanya dilakukan di tempat terbuka sejauh mungkin. Ya, semuanya dijalankan sebagai proyek open source besar, yang merupakan konsep yang sedikit tidak biasa bagi saya. Aku butuh sedikit waktu untuk terbiasa dengan itu.

Amy: Tentu saja ketika kami pertama kali merilisnya, kami akan melihat sedikit panduan dan kode kami muncul di sistem desain orang lain. Butuh beberapa saat bagi saya untuk merasa baik-baik saja tentang itu. Saya pikir pada awalnya saya seperti, “Apa yang terjadi? Mengapa orang-orang ini mengambil barang-barang kita?” Tapi sebenarnya sekarang, aku sangat menyukainya. Saya melihatnya sebagai pujian besar, dan saya pikir sangat bagus untuk menggunakan kembali apa yang Anda bisa. Tapi ya, itu jenis dunia yang aneh untuk dimasuki ketika Anda sudah terbiasa bekerja di lingkungan yang lebih komersial, saya kira.

Drew: Saya kira fakta bahwa ini pada dasarnya adalah sistem yang didanai publik, berarti sistem itu secara unik cocok untuk publik yang mengambil dan menggunakannya, tetapi juga di seluruh dunia apakah Anda melihat banyak penggunaan di luar Inggris?

Amy: Ya, ya, ada beberapa proyek yang sangat menarik di seluruh dunia yang mengambilnya. Jadi saya tahu bahwa pemerintah Selandia Baru telah menggunakan cukup banyak. Saya tidak yakin pada tahap apa mereka saat ini, tetapi tentu saja saya melihat sistem desain data awal mereka dan mereka benar-benar menggunakan banyak panduan dan kode kami, tata letak kami, dan hal-hal lainnya. Saya pikir pemerintah Belanda juga menggunakan sistem desain GOV.UK terutama sebagai bukti konsep pertama. Pemerintah Australia memulai dengan semua pedoman kontribusi kami dan telah menyesuaikannya berdasarkan penelitian mereka. Jadi kami bisa mengambil beberapa barang itu kembali. Ya, jadi ini sudah cukup mendunia. Ini menarik.

Drew: Apakah Anda akan mempertimbangkan fakta bahwa orang akan menggunakannya saat membuat keputusan tentang fase berikutnya? Apakah itu akan menjadi faktor dalam keputusan Anda bahwa sebenarnya audiens Anda tiba-tiba bukan hanya pemerintah Inggris, tetapi sebenarnya berpotensi menjadi audiens di seluruh dunia?

Amy: Ini pasti menjadi pertimbangan dan saya pikir kadang-kadang itu pasti membuat kami sebagai tim cukup gugup tentang hal-hal tertentu yang kami lakukan karena audiens kami dan cakupannya tiba-tiba menjadi jauh lebih besar ketika kami memikirkan semua orang berbeda yang sedang menggunakannya. Tapi secara pribadi saya pikir Anda tidak bisa terlalu terjebak dalam hal itu terutama kami ada untuk melayani pemerintah Inggris. Jadi tidak praktis untuk mempertimbangkan semua audiens potensial untuk itu. Saya agak berpikir itu terserah pada tim untuk menyesuaikannya bagaimana mereka perlu untuk mereka sendiri, pengguna mereka sendiri. Tapi ya, tentu saja itu membuat Anda berpikir cukup hati-hati tentang membuang barang-barang di luar sana sebelum mereka siap diuji dan sebagainya.

Drew: Jadi, apakah ada kejutan lain dalam mengerjakan sistem desain ini selain fakta bahwa sistem itu kemudian diambil dan digunakan lebih luas dari yang Anda duga sebelumnya? Apakah ada hal lain yang muncul dan mengejutkan Anda tentang hal itu?

Amy: Satu hal yang sangat menonjol bagi saya adalah jumlah penonton kami. Jadi bukan hanya jumlah penonton, tetapi seperti variasi dalam tingkat pengetahuan orang, keterampilan mereka, kepercayaan diri mereka, berbagai jenis pekerjaan yang mereka lakukan dan jenis konteks di mana mereka bekerja. Saya pikir pasti ada banyak variasi di sana. Saya pikir persepsi saya masuk adalah bahwa saya memiliki visi ini seperti pengembang front-end desainer di kepala saya, seseorang yang memiliki banyak pengetahuan teknis dan sebenarnya itu hanya satu jenis pengguna. Ada banyak orang lain seperti desainer konten dan hal-hal yang belum tentu merupakan audiens yang diharapkan untuk itu, tetapi ternyata menjadi pengguna utama.

Amy: Jadi saya pikir, ya, itu benar-benar kejutan bagi saya. Kemudian memikirkan bagaimana kami dapat melayani semua orang dengan rangkaian kebutuhan yang begitu luas dengan sistem desain jelas merupakan tantangan yang cukup besar. Ya, saya pikir itu mungkin kejutan terbesar saya. Lalu saya kira di samping itu betapa banyak orang telah melihat untuk mengadopsinya sebagai milik mereka. Jadi saya pikir setelah kami meluncurkannya dengan cukup cepat, saya benar-benar terkejut melihat berapa banyak orang yang akan saya lihat mengadvokasi untuk itu di dalam departemen dan tim mereka sendiri dan orang-orang yang mencoba berkontribusi untuk itu dan orang-orang menghubungi kami untuk bertanya bagaimana caranya. mereka bisa menyesuaikannya untuk pengguna mereka sendiri. Rasanya benar-benar milik komunitas sejak hari pertama dan itu belum tentu sesuatu yang saya harapkan, tetapi sesuatu yang siap sangat bagus untuk dilihat.

Drew: Saya kira sebagian besar peran sistem desain adalah sebagai cara untuk mendokumentasikan keputusan desain yang telah dibuat sehingga keputusan tersebut dapat diimplementasikan dan dipahami, dan digunakan oleh orang-orang. Jadi saya kira sistem desain sama pentingnya dengan apa pun, artefak dokumentasi bukan? Ini mengambil keputusan yang telah dibuat dan menjelaskannya dengan cara yang dapat digunakan kembali oleh orang-orang. Bagaimana Anda mendekati sebagai tim mereka merancang sistem sebagai semacam artefak dokumentasi? Bagaimana Anda mendokumentasikan apa yang Anda lakukan?

Amy: Jadi saya pikir ini tentang mendapatkan sebanyak mungkin gambaran yang sangat jelas tentang apa yang dibutuhkan orang dari dokumentasi itu. Jadi ini kembali ke titik yang saya buat tentang itu menjadi audiens yang cukup luas karena ada berbagai macam kebutuhan yang berbeda yang orang bicarakan tentang mendokumentasikan komponen atau pola seperti itu semacam tugas tunggal. Tetapi sebenarnya ada banyak cara berbeda yang dapat Anda lakukan dan ada banyak kebutuhan berbeda yang perlu Anda pertimbangkan. Jadi kami memiliki orang-orang yang, misalnya, akan berkata, "Oh, saya ingin melihat penelitian di balik ini." Bagi sebagian orang itu berarti angka. Mereka ingin tahu bahwa itu digunakan di 20 layanan berbeda sehingga mereka dapat memberi tahu manajer produk mereka bahwa ada baiknya menginvestasikan waktu dan uang untuk menerapkannya dalam layanan mereka.

Amy: Dan itu bagi mereka, ini hanya tentang mendapatkan dukungan berbasis bukti untuk keputusan yang mereka coba dorong. Tapi kemudian ada orang lain yang benar-benar peduli untuk memahami penelitian dan apakah itu sesuai untuk konteks mereka dan penelitian tambahan apa yang mungkin perlu mereka isi untuk mengisi celah yang terlewatkan atau mungkin yang mereka hadapi dalam situasi unik mereka. Jadi saya pikir pendekatannya adalah mencoba dan memahami semua kebutuhan yang berbeda itu dan mencoba dan merasakan prioritas di antara mereka dan memahami bagaimana kami dapat memenuhi semua berbagai persyaratan berbeda yang dimiliki orang-orang dari dokumentasi. Ini bukan hanya satu jenis hal yang cocok untuk semua orang.

Amy: Jadi, mencari cara untuk memenuhi semua kebutuhan itu dan menandai konten dengan sangat baik sehingga orang dapat melewatkan bagian-bagian yang tidak relevan bagi mereka juga. Karena ketika Anda mencoba untuk melayani khalayak yang begitu luas, jelas Anda akhirnya memberikan informasi yang cukup banyak. Jadi memastikan itu benar-benar baik signposted dan terorganisir saya pikir itu cukup kunci untuk apa yang kami lakukan.

Drew: Jadi, apakah saya benar dalam memahami bahwa berbagai departemen dalam pemerintahan sebenarnya tidak dipaksa untuk mengadopsi sistem desain? Anda benar-benar harus menjualnya secara efektif kepada mereka dan membujuk mereka untuk menggunakannya?

Amy: Ya, jadi agak rumit. Jadi di pemerintahan ada sesuatu yang disebut standar layanan pemerintah dan itu adalah standar yang harus dipenuhi oleh semua layanan pemerintah dengan lebih dari jumlah pengguna tertentu untuk mendapatkan dana dan kemudian masuk ke Alpha dan kemudian Beta dan kemudian hidup. Salah satu poin pada standar layanan, saya pergi tiga minggu yang lalu dan sudah keluar dari kepala saya ke nomor yang mana, tetapi salah satu poin dari standar layanan, itu berbicara tentang menggunakan kembali pola dan komponen dan mencoba untuk menggunakan kembali apa yang sudah ada. Jadi semacam di bawah titik itu mereka dipaksa untuk menggunakannya, tapi longgar dan tergantung siapa yang menilai. Ini bukan semacam mandat berat. Kami semua akan selalu menganjurkan untuk melakukan yang terbaik dalam konteks tertentu daripada hanya menggunakan kembali pola di luar kotak demi itu untuk menandai titik pada penilaian layanan. Jadi sulit untuk memaksanya. Jadi pendekatannya selalu jauh lebih kolaboratif dan selalu tentang membangun dukungan dan membangun advokasi untuk sistem desain yang tidak membebani orang.

Drew: Saya kira untuk itu, salah satu cara Anda berhasil melakukannya adalah dengan mendorong kontribusi. Apakah itu benar?

Ami: Ya, pasti. Jadi saya penggemar berat kontribusi untuk sistem desain. Saya pikir itu sesuatu yang sangat menarik dan ya, tentu dalam tim kami melakukan banyak pekerjaan untuk memungkinkan untuk berkontribusi pada sistem desain GOV.UK. Salah satu jenis manfaat nyata yang kami lihat dari itu adalah Jaringan pendukung untuk sistem desain meningkat. Jadi ketika Anda mendapatkan seseorang untuk berkontribusi dan mereka kemudian merasa lebih banyak berinvestasi di dalamnya dan apa yang kami terima, orang-orang itu kemudian akan pergi ke tim mereka dan mereka akan menjadi tenaga penjualan terbaik kami hampir karena mereka merasa seperti mereka telah melakukannya. sepotong kecil dan mereka memiliki sesuatu untuk ditunjukkan kepada orang-orang dan mereka kemudian akan mendorong lebih banyak orang untuk berkontribusi. Jadi efek itu akhirnya menjadi cukup eksponensial. Ya. Jadi kami berusaha keras untuk mewujudkannya.

Drew: Hal-hal seperti apa yang Anda lakukan untuk mendorong kontribusi?

Amy: Kami mulai sangat awal. Jadi jauh sebelum kami memiliki sistem desain publik, kami mulai terlibat dengan orang-orang yang kami pikir akan menjadi kontributor yang tertarik. Saya harus menyebutkan di sini, kami memiliki desainer layanan yang brilian di tim. Dia bergabung dengan kami, saya tidak akan mendapatkan tanggal yang benar dengan cara apa pun saat ini, tetapi saya pikir dia bekerja dengan kami sepanjang tahun 2018 dan namanya Ignatia dan dia melakukan pekerjaan yang fantastis untuk berkeliling. dan melibatkan orang. Jadi salah satu hal yang dia lakukan adalah pergi dan mengidentifikasi semua pola yang berbeda dalam pemerintahan dan semua variasi yang berbeda dari pola tersebut. Jadi keluar dan berkata, oke, ada 10 cara berbeda untuk meminta alamat di pemerintahan. Mari kita lihat semuanya bersama-sama dan putuskan pendekatan mana yang menurut kami paling tepat.

Amy: Bagaimana kita bisa menggabungkan ini menjadi satu? Dia menjalankan lokakarya besar untuk mencoba dan membuat orang melihat mereka dan melakukan konsolidasi semacam itu sebagai sebuah tim. Saya pikir pasti pendekatannya untuk membangun kolaborasi sebelum kami benar-benar merilis sesuatu ke publik sangat membantu dengan itu karena itu berarti bahwa orang-orang sudah memiliki kesadaran semacam itu dan banyak orang telah berkontribusi dalam beberapa cara sebelum kami benar-benar membawanya ke publik. Jadi tempatkan kami beberapa langkah di depan. Jadi saya pikir itu sangat penting. Dan hanya ketekunan, seperti banyak ketekunan dari seluruh tim dalam membantu orang untuk berkontribusi. Saya pikir ada ide bahwa jika Anda membuat orang berkontribusi pada sistem desain yang merupakan pertunjukan yang cukup manis karena Anda bisa membuat orang melakukan semua pekerjaan untuk Anda.

Amy: Dan Anda hanya duduk di sana dan Anda membuat kode level Anda diperbaiki dan semua orang benar-benar memberi Anda semua hal yang baik. Tapi sebenarnya siapa pun yang bekerja pada sistem desain akan tahu, ini sangat kompleks. Sangat sulit untuk membuat solusi terpusat yang bekerja untuk beberapa tim yang berbeda, dan sungguh, kecuali Anda telah bekerja pada sistem desain, tidak masuk akal untuk mengharapkan siapa pun untuk benar-benar memahami apa yang diperlukan. Jadi ada banyak pegangan tangan. Ada banyak pekerjaan yang terlibat dalam mendukung kontributor untuk berkontribusi, saya pikir saya mengatakan ini sebelumnya, tetapi mungkin membutuhkan waktu lebih lama, saya pikir, untuk membantu seseorang berkontribusi pada sistem desain maka itu hanya akan membuatnya sendiri di tim terpusat . Tetapi saya pikir mengenali nilai yang dibawanya dan gigih dalam upaya Anda untuk membuat orang sadar akan kontribusi dan membantu mereka melakukannya, membantu mereka merasa termotivasi untuk melakukannya. Saya pikir, ya, bahwa kegigihan itu benar-benar semacam kunci bagi kami, kesuksesan kami di bidang itu.

Drew: Dan hanya berbicara secara praktis dengan mengelola kontribusi dari komunitas, apakah ada alat atau proses atau apa pun yang membantu dengan itu?

Amy: Ya, jadi kami memiliki proses yang cukup ketat, menurut saya. Ketat sejauh mungkin, ketat adalah kata yang salah, komprehensif mungkin adalah kata yang lebih baik. Jadi ya, kami memiliki seperangkat kriteria kontribusi yang ada dalam sistem desain. Jadi semuanya seterbuka mungkin sehingga orang tahu apa yang diharapkan. Jadi ada serangkaian kriteria yang kami kembangkan dengan berbagai orang dari komunitas pemerintah di luar tim kami, jadi sekali lagi, seperti mencoba melibatkan orang dalam pembuatan proses ini, saya pikir itu sangat penting. Jadi ada seperangkat kriteria yang harus dipenuhi oleh semua kontribusi pada sistem desain dan untuk memastikan bahwa kami cukup tidak memihak, saya kira, dan adil dalam hal membuat keputusan tentang apakah hal-hal memenuhi kriteria tersebut atau tidak, kami meminta dukungan dari kelompok kerja, yang merupakan panel perwakilan dari seluruh pemerintahan. Semua dari jenis departemen yang berbeda dan disiplin ilmu yang berbeda dan orang-orang dengan tingkat senioritas yang berbeda.

Amy: Jadi setiap orang akan memiliki perspektif yang sedikit berbeda tentang kontribusi dan kami akan bertemu dengan mereka sebulan sekali dan meminta mereka untuk meninjau kontribusi baru dan memutuskan apakah mereka telah memenuhi kriteria atau tidak. Jadi ya, itu adalah semacam proses yang dirancang untuk mencoba dan mendemokratisasikan desain sistem desain, saya kira, dan membuatnya representatif dan memastikan bahwa bukan hanya tim kami yang duduk di tengah membuat semua keputusan tanpa benar-benar memahami caranya. itu akan mempengaruhi tim yang menggunakan hal-hal itu.

Amy: Ya, seperti itulah proses kami. Satu posting lagi yang harus saya sebutkan adalah ada simpanan komunitas di GitHub, yang dapat digunakan siapa saja. Anda tidak harus bekerja di pemerintahan untuk pergi dan melihatnya. Ini dapat diakses dari sistem desain dan pada dasarnya adalah tempat di mana kami mencoba untuk menjadi tuan rumah semua penelitian dan semua hal eksperimental dan contoh yang masuk ke komponen dan pola mereka dalam sistem desain. Jadi sekali lagi, ini tentang mendorong transparansi itu dan bekerja di tempat terbuka sebanyak mungkin sehingga orang dapat memiliki suara dan mereka dapat mempengaruhi berbagai hal sebelum benar-benar dipublikasikan.

Drew: Dan menurut Anda apakah proses itu berjalan dengan baik? Jika Anda memulai hal yang sama lagi, apakah Anda pikir Anda akan mengadopsi proses serupa atau adakah sesuatu yang tidak berhasil?

Amy: Saya pikir saya akan mengadopsi proses yang sama tetapi mungkin dengan harapan yang sedikit berbeda. Apa yang akan saya katakan adalah harapan yang mungkin sedikit lebih realistis dan setelah mengatakan apa yang saya katakan tentang bagaimana kami berpikir bahwa berkontribusi akan membuat segalanya lebih mudah dan lebih cepat. Saya pasti ada di kamp itu. Saya pikir saya pikir akan ada lonjakan pekerjaan pada awalnya untuk membuat orang terbiasa dengan kontribusi dan kemudian seiring waktu kami akan dapat lebih lepas tangan dan orang-orang akan memahaminya dan itu akan baik-baik saja. Tapi sebenarnya itu tidak pernah benar-benar terwujud. Selalu ada banyak pekerjaan yang terlibat dalam membantu orang untuk berkontribusi dan seperti yang saya katakan, saya pikir itu yang diharapkan. Saya tidak berpikir Anda benar-benar bisa lolos dari itu, tapi saya masih berpikir itu berharga.

Amy: Saya masih berpikir itu layak untuk menginvestasikan waktu itu, tetapi mungkin tidak dengan gagasan bahwa Anda akan mempercepat atau bahwa Anda akan dapat meningkatkan skala lebih cepat atau lebih dari memiliki kontribusi. Jadi ya, saya pikir prosesnya berjalan dengan baik. Saya pikir itu perlu disesuaikan dengan organisasi yang berbeda, jadi saya memulai peran baru pada hari Senin dengan cukup lucu, saya sedang mengerjakan sistem desain lain dan saya tidak berharap untuk dapat mengambil proses itu dan hanya bergerak itu di sana. Saya pikir semuanya harus disesuaikan dengan organisasi dan konteks yang Anda hadapi, tetapi pasti ada elemen yang ingin saya coba dan bawa. Tapi ya, dengan harapan yang sedikit marah, saya pikir.

Drew: Saya telah berbicara beberapa episode yang lalu dengan Hayden Pickering tentang mendesain komponen, khususnya dalam sistem desain agar dapat diakses. Itu adalah sesuatu yang Anda punya banyak pengalaman juga, saya percaya. Jelas aksesibilitas sangat, sangat penting ketika bekerja dalam sistem desain pemerintah, tetapi banyak dari kita akan berpendapat bahwa itu sangat, sangat penting di mana pun Anda bekerja. Apakah menurut Anda sistem desain berperan dalam aksesibilitas desain atau implementasi desain?

Amy: Jadi ada pembicaraan brilian oleh Tatiana Mack tentang membangun sistem desain inklusif yang menyentuh hal ini dan itu sangat berpengaruh bagi saya dan dia berbicara tentang jenis efek multiplikasi dari sistem desain. Jadi kami memiliki, dengan sistem desain, kami memberi tahu orang-orang seperti apa penampilan yang bagus dan kami memberi orang-orang cara cepat untuk menerapkan apa yang kami katakan kepada orang-orang tentang praktik terbaik. Jadi itu bisa bekerja dengan cara apa pun. Ini dapat bekerja dengan sangat baik jika Anda memberi orang desain yang bagus dan desain yang dapat diakses dengan baik, maka Anda memiliki potensi untuk melipatgandakan desain yang dapat diakses itu dan membuat segalanya lebih mudah diakses dan lebih inklusif secara default.

Amy: Jika Anda membuat keputusan yang mengecualikan orang-orang dalam sistem desain, di ruang terpusat itu, yang menjadi titik awal bagi orang-orang yang merancang layanan, maka Anda benar-benar berpotensi mengembangkan desain eksklusif itu. Jadi saya benar-benar berpikir bahwa sistem desain berperan dalam mempromosikan dan melipatgandakan aksesibilitas. Tapi saya pikir semuanya dimulai dengan niat tim yang bekerja dan menggunakan sistem desain untuk mewujudkannya. Sebuah sistem desain benar-benar hanya jenis kendaraan yang saya kira dan niat perlu ada untuk membuat segala sesuatunya dapat diakses.

Drew: Salah satu hal yang selalu membuat saya terpesona, terutama dengan sistem desain yang memiliki audiens yang besar dan beragam seperti sistem desain GFI UK, adalah proses berkembang biaknya perubahan di seluruh sistem. Jadi, jika Anda, misalnya, menemukan peningkatan aksesibilitas yang dapat Anda buat dalam pola tertentu dan Anda membuatnya dalam sistem desain, bagaimana Anda memastikan bahwa itu diluncurkan ke khalayak luas seperti itu? Apakah itu sesuatu yang Anda punya pengalaman?

Ami: Ya. Jadi sekali lagi, saya pikir kami seperti dalam tim sistem desain GOV.UL, kami mempertimbangkan banyak hal tentang cara kerjanya. Saya harus jujur, banyak yang berkaitan dengan bagaimana penerapannya secara teknis dan saya jelas bukan orang yang tepat untuk berbicara banyak tentang aspek teknis tim. Saya menemukan ada semacam dua kamp dengan sistem desain dan ada kamp yang seperti mari kita keluarkan barang secepat mungkin. Mari kita buka secepat yang kita bisa dan itu akan menghentikan duplikasi usaha dan penggandaan usaha dan kemudian kita bisa mengulanginya seiring berjalannya waktu. Kemudian saya berpikir bahwa ada semacam mari kita bergerak sedikit lebih lambat kemah, yang menurut saya saya ikuti, yang lebih suka menunda merilis barang sampai Anda memiliki tingkat kepercayaan tertentu di dalamnya.

Amy: Dan saya pikir itu cukup penting karena saya pikir secara umum, jika Anda mendesain produk dan layanan, lalu memulai dengan hal yang minimal dan kemudian mengulanginya sambil berjalan, saya pikir itu berhasil, tetapi saya pikir ketika Anda sedang membangun sesuatu pusat yang dirancang untuk banyak dan banyak orang untuk menyortir penggunaan kembali dan memberikan kepada banyak audiens yang berbeda, Anda sangat cepat menggunakan kontrol dari hal itu dan cara itu digunakan. Jadi saya pikir memiliki sejumlah kepercayaan pada sesuatu sebelum Anda merilisnya dan memiliki semacam proses jaminan di tempat, itu berarti Anda memiliki beberapa keyakinan bahwa itu dapat diakses sebelum keluar sana adalah kunci yang cukup dan kemudian mudah-mudahan hal ini sedikit lebih stabil dan saya pikir itu sangat penting untuk kepercayaan. Saya pikir kepercayaan cukup penting ketika kita berbicara tentang membuat perubahan pada sistem desain karena jika kita merilis perubahan sepanjang waktu, maka itu membuat sistem menjadi tidak stabil untuk digunakan dan saya pikir itu merusak kepercayaan dan kemudian orang tidak' t begitu mungkin untuk menginstal pembaruan dan hal-hal.

Amy: Sementara saya pikir jika Anda dapat menunjukkan bahwa Anda mempertimbangkan apa yang Anda rilis dan Anda merilis perubahan hanya bila diperlukan, maka Anda memiliki niat baik itu dan kemudian orang lebih bersedia untuk membuat pembaruan dan hal-hal yang menurut saya. Tapi ya, maksud saya, saya tahu bahwa banyak pekerjaan yang dilakukan untuk memastikan bahwa proses pembaruan cukup lancar dan mudah diterapkan dalam sistem desain GPV.UK. Saya bukan orang yang tepat untuk membicarakannya, saya pikir.

Drew: Jadi kami berbicara singkat tentang dokumentasi. Jika saya ingin mendokumentasikan sistem desain dan jika saya ingin melakukannya dengan sangat baik, apakah ada sesuatu yang Anda sarankan untuk saya lakukan untuk memastikan saya mendokumentasikan hal-hal dengan baik?

Amy: Saya tidak pernah berpikir itu mungkin untuk memberikan pernyataan menyeluruh di sini karena itu benar-benar perlu untuk memenuhi seperti audiens spesifik yang Anda hadapi. Hal saya adalah selalu bertujuan untuk menjadi sedikit lebih inklusif daripada yang mungkin Anda rasa perlu. Jadi, jika Anda berpikir tentang, terutama dalam organisasi yang lebih kecil yang mungkin sedang berkembang, saya pikir Anda harus mempertimbangkan audiens masa depan Anda dan audiens potensial Anda seperti audiens Anda saat ini. Jadi, jika Anda memiliki organisasi kecil dan Anda memiliki 10 pengembang front-end dan mereka semua mengetahui hal yang sama dan mereka dapat berbicara satu sama lain dan berkomunikasi dengan cukup bebas, maka dokumentasi Anda mungkin tidak selengkap itu dalam organisasi yang lebih besar.

Amy: Tapi saya pikir untuk membantu skala sistem desain dan untuk memastikan bahwa itu dilengkapi untuk melakukan itu, Anda harus memikirkan siapa yang mungkin bergabung dengan organisasi di masa depan dan siapa yang Anda butuhkan untuk membiarkan pintu terbuka. untuk? Kepada siapa Anda perlu menjelaskan semuanya? Jadi saya pikir selalu bertujuan untuk menjadi sedikit lebih jelas daripada yang Anda rasakan saat ini. Saya pikir benar-benar menguji dokumentasi banyak berguna, jadi ada banyak cara berbeda untuk menguji konten dan dokumentasi dan saya pikir sangat penting untuk keluar dan memastikan itu masuk akal bagi orang lain. Saya pikir Caroline Darret selalu mengatakan bahwa jika Anda memahaminya dengan cukup baik untuk mengetahui bahwa itu benar, maka Anda tahu terlalu banyak untuk mengatakan bahwa itu jelas.

Amy: Apakah saya mengatakan itu dengan benar? Jika Anda mengetahuinya dengan cukup baik untuk mengetahui bahwa itu benar, maka Anda mengetahuinya dengan baik untuk mengatakan bahwa itu jelas, itu lebih baik menurut saya. Dan saya sangat setuju dengan itu. Saya pikir untuk menulis dokumentasi yang baik Anda harus memiliki pengetahuan materi pelajaran yang cukup baik atau Anda perlu atau Anda akhirnya mengembangkan pengetahuan materi pelajaran itu dari waktu ke waktu dan melalui proses penulisannya. Pada saat Anda memiliki pengetahuan materi pelajaran itu, sangat sulit untuk menilai apakah Anda telah menyampaikannya dengan cara yang jelas kepada seseorang yang tidak. Jadi pergi keluar dan mengujinya dengan orang-orang yang tidak tahu materi pelajaran seperti Anda dan membuat mereka benar-benar mencoba dan menggunakannya dalam tugas praktis yang menurut saya sangat penting. Ya, itu adalah hal nomor satu saya. Anda akan belajar lebih banyak dengan meletakkannya di depan orang-orang, kemudian Anda akan belajar dengan membaca sekitar dan melihat apa yang telah dilakukan orang lain, saya pikir.

Drew: Dan dengan melakukan itu, Anda jelas akan mendapatkan umpan balik tentang dokumentasi itu. Do you have any suggestions for how you would approach fixing things based on that feedback? Is there anything specific that you'd be looking for in the feedback to understand how well your documentation had worked?

Amy: Yeah, I mean there's a few things I think to watch out for. I think it's is really important to separate preferences and people perhaps not liking the documentation from people actually not being able to use it. So I think any task-based testing with documentation is better because it might be that actually somebody complains their way through an entire guide but they still complete the task that you've set them. That's not to say that that doesn't matter. If they wanted to do the thing but they actually hated the process, then you of course need to take that into consideration. But I think that some people and I'm probably one of them just can't help themselves and will start, especially if it's a content designer, I think we can't kind of ever quite put that content design mentality aside.

Amy: So I definitely have a tendency to start live editing stuff if I'm supposed to be participating as research candidate on it. So I think yeah, separating preference from actual kind of usability and blockers is quite important. I think that making sure that your really interrogating the need to make changes and to update things. I think sometimes if somebody is particularly engaged with a design system, depending on the sort of person they are, they can be quite vocal about how they think it could be better or how they think that how they would've done it perhaps or how it could be clearer. I think it can be quite, especially if you're sort of trying to build Goodwill and you're in that early stage with the design system, it can be quite tempting to just immediately respond to that feedback and do what they say or try and make it clearer.

Amy: But then you can end up building it too far in the direction of the loud minority and I think actually really saying like how many people have got this problem? What evidence do we have that this isn't working for people? And does that warrant a kind of update? I think yeah, trying to resist the temptation to respond to every comment and bit of criticism that you receive is quite important too, yeah.

Drew: I suppose I'm a common theme here with design systems that enable consistent design and give you a reusable resource in your design and about accepting contributions that make those designs stronger and implementing accessible design choices and documenting your design to make it easy to access and use. It really all comes back to sort of inclusion, would you say that was fair that including people as much as possible?

Amy: Definitely. Ya. I mean I think that a good design system is a representative design system and I don't think it's possible to achieve representation by acting on people's behalf. I think you really need to try and involve people in the process as much as possible. I think often for people working on design systems and certainly it was the case for us at the GOV.UK design system, you tend to be one step removed from your organizations end users. So if you think for the GOV.UK design system, the people that the design system is ultimately there to serve are members of the public and citizens and people using government services. But we in our team, we're really working directly with those people. Most of the time our direct users are people working in the civil service. So making sure that you've got really strong feedback loops between your direct users and then their users to ensure that it's representative I think is really important and I think that's where inclusion comes in and yeah, I completely agree. I think it's a really central thing, like I can't imagine how you could build a successful design system without a focus on that.

Drew: Is there anything else that you'd like to share with us about your work on the GOV.UK design system?

Amy: I think my sort of main takeaway from working on it is that, I hate using the word physical when I'm talking about anything on the web, but the the visual representation of a design system I think can end up being the thing that we all get really fixated on. We look at how it's coded and we look at how it's organized and what it looks like and how it's documented and what the design is. I think that obviously that stuff is really important. I think that it's the thing that you can look at and show people and share. So it's easy to see why we get fixated on that. But I really think that the most important factor of it is the people. I think that having inclusive processes and making sure that you're kind of fostering safe discussion spaces and that you're giving people an opportunity to get involved in the work and to participate and feel motivated to help you with it and to feel this sense of ownership over it.

Amy: I think all of that stuff is really important and all of that stuff really happens outside of the code and outside of the documentation. So yeah, I think my key takeaway from working on the GOV.UK design system is how much of it is really just people work and not really anything to do with guidance and code.

Drew: Here's at Smashing we're all about learning. So what have you been learning lately?

Amy: Lately I've been learning a lot about productivity and focus. I think definitely towards the end of last year I became aware that I was really plate spinning and luckily I don't think I smashed any of those plates but I found myself kind of working quite chaotically and moving around lots of different projects and saying yes to everything. So this year is the year that I want to really improve my focus. So I'm trying to learn a little bit about mindfulness and organization and how to say no to things strategically so that I don't get overwhelmed and too distracted. I've started bullet journaling so I've really become the full 2020 cliche at this point. So that's what I'm learning at the moment.

Drew: If you dear listener, would like to hear more from Amy, you can follow her on Twitter where she's @Amy_Hupe or find her on the web at amyhupe.co.uk. Thanks for joining us today. Amy, do you have any parting words for us?

Amy: Stay cool. Apa? Mengapa saya mengatakan itu? Just came out, it just came out.