Cara Menangani Scope Creep dalam Desain Web

Pernahkah Anda berkomitmen waktu dan energi Anda untuk sebuah proyek hanya untuk menemukan tanggung jawab Anda tumbuh jauh melampaui persyaratan awal? "Ini bukan apa yang saya mendaftar," Anda berpikir untuk diri sendiri. “Kalau saja aku tahu apa yang aku hadapi.”

Anda telah mengalami scope creep, dan apakah Anda mengalaminya dalam kehidupan pribadi atau profesional Anda, kita semua menjadi korbannya pada satu waktu atau yang lain.

Ketika dibiarkan tanpa pengawasan, ruang lingkup merayap dalam desain web, seperti dalam bisnis apa pun, menyebabkan stres dan menghabiskan waktu dan uang. Solusinya? Pelajari cara mengidentifikasi dan menangani situasi creep lingkup potensial dengan segera. Anda akan meningkatkan komunikasi dengan klien, menjaga proyek desain web Anda tetap pada jalurnya, dan juga dapat mengubah potensi masalah manajemen proyek menjadi peluang bisnis baru.

Apa itu Scope Creep?

Scope creep adalah istilah manajemen proyek yang berlaku untuk hampir semua usaha dalam pekerjaan atau kehidupan. Ini terjadi ketika besarnya proyek melebihi atau merayap melewati batas-batas tujuan dan sasaran aslinya. Ini memiliki beberapa alias, termasuk creep misi dan creep persyaratan.

Karakteristik Scope Creep dalam Desain Web

Scope creep memiliki banyak tampilan berbeda tergantung pada sifat bisnis dan proyek Anda. Untuk desainer web, klien sering kali ingin menambahkan fitur tambahan ke permintaan asli mereka saat mereka mempelajarinya dari rekan kerja atau saat mereka mengunjungi situs web lain. Beberapa bentuk umum dari scope creep meliputi:

• Gambar segar di setiap kunjungan situs
• Slideshow gambar tanpa batas
• Penghitung halaman
• Salinan dan konten web
• Halaman tambahan
• Layanan blog
• Pengaturan dan pengelolaan akun media sosial
• Pembaruan berkala
• layanan SEO

Ini adalah hal-hal yang mungkin diasumsikan oleh banyak klien termasuk dalam merancang atau mendesain ulang situs web. Meskipun fitur dan layanan ini pasti dapat ditawarkan kepada klien Anda, berhati-hatilah untuk menambahkannya dengan santai saat proyek berlangsung.

Sebaliknya, identifikasi masing-masing dalam diskusi awal dengan klien Anda. Jika mereka ingin layanan ini disertakan, tambahkan mereka ke kontrak atau perjanjian proyek Anda.

Jadilah sangat spesifik; jika Anda menawarkan pembaruan situs berkala, seberapa sering "berkala"? Yang paling penting, daftarkan mereka sebagai item individual pada kutipan dan biaya untuk mereka.

Penyebab

Sementara scope creep dapat muncul dalam berbagai bentuk sesuai dengan bisnis dan proyek, ketiga penyebab scope creep ini umum terjadi pada semua bisnis dan industri, termasuk desain web.

1. Komunikasi yang buruk antara desainer dan klien . Seorang klien mungkin tidak dapat dengan jelas memberi tahu Anda apa yang mereka inginkan karena mereka sama sekali tidak mengerti apa yang dapat Anda lakukan untuk mereka. Gunakan pertanyaan menyelidik untuk menentukan prioritas dan tujuan situs web mereka, berapa anggaran mereka, dan kapan mereka ingin menyelesaikannya. Bantu mereka mengetahuinya dengan menunjukkan portofolio Anda (atau setidaknya beberapa situs lain yang telah Anda rancang), memberi mereka kisaran tarif, dan memberi mereka gambaran tentang berapa lama desain situs web yang sederhana atau lebih rumit akan selesai .
2. Kurangnya organisasi selama penyelesaian proyek . Scope creep dapat memperbesar proyek desain web yang tidak terorganisir karena memakan waktu dan sumber daya tambahan. Mengetahui dengan tepat apa yang harus diselesaikan, oleh siapa dan kapan membuat desainer dan klien tetap pada jalurnya.
3. Kurangnya kontrak atau kesepakatan yang rinci . Jika tidak ada yang diidentifikasi dan disetujui dalam kontrak atau perjanjian tertulis, akan lebih mudah bagi klien Anda untuk memasukkan beberapa persyaratan proyek tambahan. Jauh lebih mudah bagi Anda untuk mengomunikasikan biaya untuk pekerjaan tambahan jika Anda dapat menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut berada di luar hasil yang telah disepakati.

Dampak Scope Creep pada Proyek Desain Web

Scope creep memiliki banyak hasil negatif. Beban kerja yang meningkat dapat menyebabkan stres bagi tim desain dan penurunan kualitas pekerjaan.

Pekerjaan tambahan menarik Anda dari pekerjaan untuk klien lain atau memaksa Anda membayar upah kepada subkontraktor untuk menyelesaikan tugas tambahan. Dalam beberapa kasus, itu berarti kembali untuk membuat perubahan pada pekerjaan yang sudah selesai.

Kecuali ditangani oleh perancang, scope creep berarti menghabiskan lebih banyak waktu melakukan lebih banyak pekerjaan tetapi tidak menghasilkan lebih banyak uang, sehingga mengurangi keuntungan.

Juga lebih sulit untuk memenuhi tenggat waktu proyek, dan tekanan tambahan dapat menyebabkan hubungan yang tegang dengan klien dan antara anggota tim pengembangan dan desain. Paling buruk, hasil creep lingkup dalam proyek yang tidak selesai dan kegagalan.

Cara Menghindari Scope Creep

Komunikasi, organisasi, dan perencanaan yang jelas pada setiap fase proyek dapat sangat mengurangi dampak negatif dari scope creep pada proyek desain web Anda berikutnya.

• Tetapkan harapan yang jelas dengan klien Anda bahkan sebelum proyek dimulai. Harapan dari hasil, jadwal, dan pengaturan keuangan harus didefinisikan dengan jelas sebelum mulai bekerja.
• Dapatkan secara tertulis dalam kontrak formal atau perjanjian proyek. Sertakan sedetail mungkin di sini. Item dapat mencakup desain, pengembangan, jumlah halaman, jumlah revisi, dan salinan web atau karya desain grafis.
• Identifikasi dan setujui tanggal penyelesaian proyek yang spesifik. Ini penting karena Anda dapat merujuk kembali jika klien Anda ingin menambahkan lebih banyak ke proyek, terutama jika mereka memiliki jadwal yang ketat dan telah mengiklankan tanggal peluncuran bisnis baru atau situs web yang didesain ulang.
• Tetapkan, tetapkan, dan jadwalkan kiriman. Gunakan bagan PERT atau Struktur Perincian Kerja. Angkatan Laut Amerika Serikat awalnya membuat grafik PERT pada 1950-an untuk menangani organisasi proyek skala besar. Format bagan WBS memberikan gambaran tingkat tinggi tentang tugas dan hasil proyek. Mereka berguna dalam membuat representasi visual dari proyek desain web Anda dan membantu mengidentifikasi setiap tugas untuk diselesaikan.
• Tetapkan tunjangan creep lingkup. Rencanakan beberapa tambahan untuk menyusup ke dalam proyek Anda dan biarkan ini dalam anggaran dan jadwal Anda. Namun, perhatikan baik-baik, karena sering kali ini adalah kumpulan permintaan kecil dari klien desain web yang dapat menambah pengalaman creep lingkup yang menyakitkan.

Scope Creep atau Peluang Bisnis?

Scope creep tidak selalu buruk. Memperluas cakupan proyek berarti lebih banyak pekerjaan, tetapi itu juga bisa berarti peluang bisnis lebih lanjut. Sekali lagi, berkomunikasilah dengan jelas dengan klien Anda. Beri tahu mereka jika Anda dapat mengakomodasi permintaan mereka dan bagaimana memenuhinya akan memengaruhi anggaran dan tenggat waktu proyek.

Katakan sesuatu di sepanjang baris “Kedengarannya menarik. Saya ingin membantu. Sekarang, jika Anda dapat memberi saya beberapa detail lagi, saya akan dengan senang hati menyusun anggaran dan jadwal yang direvisi.”

Jangan lupa untuk memperhitungkan pengaruh pekerjaan baru ini terhadap klien dan proyek Anda yang lain, terutama jika Anda adalah toko desain kecil.

Luangkan waktu untuk mengevaluasi proyek desain terakhir Anda. Apakah klien Anda memiliki permintaan yang baru saja Anda selesaikan sebagai bagian dari kontrak awal?

Jika ya, apa pengaruhnya terhadap tenggat waktu proyek dan keuntungan Anda? Setelah Anda terbiasa mengidentifikasi skenario creep lingkup tipikal, akan menjadi lebih mudah untuk mengelolanya, mengubahnya menjadi peluang bisnis, atau menghindarinya sama sekali.

Anda mungkin juga ingin memeriksa beberapa alasan lain mengapa proyek gagal.