Penskalaan Agile: Praktik Terbaik AMAN untuk Scrum Master

Artikel ini adalah bagian dua dari seri penskalaan Agile Toptal, yang dirancang untuk memandu manajer proyek dalam upaya ekspansi tim mereka. Baca angsuran pertama, “5 Kerangka Penskalaan Agile Dibandingkan: Mana yang Harus Anda Gunakan?” untuk ikhtisar mendalam tentang opsi paling populer.

Saat produk tumbuh dan menjadi lebih kompleks, begitu pula tim yang memproduksinya. Saat tiba waktunya untuk menskalakan, banyak perusahaan beralih dari Scrum ke Scaled Agile Framework (SAFe), sebuah sistem yang diterapkan di tingkat perusahaan dan memungkinkan bisnis untuk mengelola beberapa produk kompleks yang memerlukan tim tim untuk berkembang.

Seorang master Scrum yang pindah ke kerangka kerja SAFe akan masuk ke lingkungan yang akrab sekaligus baru. Artefak, peran, dan upacara didasarkan pada Scrum. Tetapi beroperasi pada skala yang lebih tinggi disertai dengan beberapa tanggung jawab tambahan terutama untuk master Scrum yang memilih untuk beralih ke peran sebagai release train engineer (RTE), lintasan umum. RTE bertindak sebagai master Scrum dari seluruh rangkaian rilis. Alih-alih memimpin tim Scrum yang terdiri dari sembilan hingga 11 orang, RTE menjadi pemimpin-pelayan bagi tim tim yang mengangkangi banyak departemen, dan mereka mengatur acara dengan ukuran dan cakupan yang lebih besar.

Dasar-dasar: Scrum ke SAFe

SAFe memungkinkan perusahaan untuk menerapkan pendekatan, nilai, dan prinsip Agile di beberapa tim. “Tim dari tim” yang dihasilkan dikenal sebagai agile release train (ART). Tim individu terus mempekerjakan master Scrum untuk melakukan bisnis seperti biasa, sedangkan peran seperti master Scrum pada ART dilakukan oleh RTE. RTE menerapkan mekanisme umum dan tata kelola Scrum, tetapi pada tingkat organisasi, bukan tim. Peran dan artefak Scrum tingkat tim tradisional lainnya juga berubah. Misalnya, “pemilik produk” ART menjadi manajer produk; “product backlog” menjadi backlog program; "sprint backlog" adalah backlog iterasi; dan “kenaikan produk” sekarang menjadi kenaikan program (PI).

Ada empat konfigurasi SAFe—Essential, Large Solution, Portfolio, dan Full—dan yang Anda gunakan bergantung pada seberapa luas perusahaan Anda mengadopsi framework tersebut. Konfigurasi memungkinkan implementasi di berbagai tingkatan, mulai dari beberapa tim yang bekerja bersama hingga integrasi portofolio penuh dan kelincahan bisnis di seluruh perusahaan. Tetapi di setiap level, tujuannya tetap untuk meningkatkan praktik Agile dan Scrum, bukan menggantikannya.

Scrum Master di SAFe

Scrum master yang bekerja dalam kerangka SAFe di tingkat tim akan menemukan bahwa pekerjaan mereka tidak berbeda secara signifikan. Mereka akan tetap menjadi pelayan-pemimpin untuk tim Agile, bertanggung jawab untuk pembinaan dan pendidikan, menghilangkan hambatan, dan membina lingkungan di mana anggota tim merasa aman untuk melakukan yang terbaik dan terus meningkatkan.

Namun, akan ada beberapa tanggung jawab baru. Master Scrum SAFe mendukung RTE dalam acara perencanaan PI dan dalam pelaksanaan program, dan mewakili tim mereka dalam pertemuan sinkronisasi ART. Ketika ada hambatan yang berada di luar kemampuan tim untuk dihilangkan, master Scrum akan meneruskannya ke RTE.

Seorang master Scrum yang memutuskan untuk menjadi RTE akan menemukan bahwa peran mereka datang dengan pertimbangan yang lebih jelas. ART dapat mencakup tim yang baru bagi Anda atau baru di Agile, seperti analisis bisnis, perangkat keras, atau kepatuhan. Dan karena konfigurasi SAFe yang lebih tinggi mencakup operasi program atau portofolio, manajemen akan secara langsung dan teratur terlibat dengan cara yang tidak akan mereka lakukan di Scrum, memastikan semuanya selaras dengan tujuan tingkat perusahaan dan/atau portofolio.

RTE bertanggung jawab untuk menghilangkan hambatan yang berada di luar kapasitas satu tim. Mereka berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan mendorong perbaikan berkelanjutan di tingkat ART. RTE tidak hanya melatih tim tetapi juga para pemimpin tim tersebut, membantu semua tingkat ART bergerak menuju pengaturan diri dan manajemen diri.

Acara Aman

Sama seperti master Scrum memfasilitasi acara tingkat tim, RTE memfasilitasi acara tingkat ART—perencanaan PI, sinkronisasi ART, demo sistem, serta inspeksi dan adaptasi. Sebagai RTE, Anda akan terlibat dengan berbagai pemangku kepentingan yang lebih luas daripada Anda sebagai master Scrum dan menangani banyak tim dengan minat yang bersaing. Ada lebih banyak—dan lebih beragam—peserta di setiap acara, dan Anda perlu menyelaraskan prioritas dan mendapatkan dukungan untuk inisiatif jauh sebelumnya.

Perencanaan PI

Acara perencanaan PI adalah upacara penting untuk SAFe, sesi dua hari raksasa untuk menyelaraskan tujuan semua tim dalam ART selama delapan hingga 12 minggu ke depan dengan membuat rencana PI. Ini seperti acara perencanaan sprint, tetapi mencakup beberapa sprint di beberapa tim.

Masukan

• Visi bisnis
• Daftar 10 hingga 15 fitur teratas yang akan diterapkan
• Detail kapasitas masing-masing tim

Keluaran

• Rencana PI (rencana pengiriman untuk lima hingga enam sprint berikutnya)
• tujuan PI
• Daftar potensi risiko

Tips Umum untuk Acara Perencanaan PI

• Dapatkan dukungan pemangku kepentingan. Sebelum pertemuan, RTE harus menetapkan siapa pemangku kepentingan utama dan berbagi masukan mereka dengan kelompok.
• Sejajarkan prioritas. Sebelum sesi, jadwalkan pertemuan sepanjang hari dengan tim manajemen produk untuk menyepakati pandangan tingkat tinggi tentang fitur apa yang harus disampaikan, serta prioritas masa depan. Akan ada banyak hal yang harus diselesaikan di acara tersebut, seperti risiko dan ketergantungan, dan ada baiknya untuk memiliki kesepakatan arah dasar.
• Berlatih! Perencanaan PI adalah peristiwa besar. Mungkin tidak ada gunanya menghabiskan dua hari penuh untuk berlatih, tetapi sesi dua hingga empat jam dengan pemimpin tim ART yang menciptakan pengalaman sedekat mungkin akan sangat membantu. Buat versi sederhana dari agenda acara dan bagikan sebelum latihan sehingga latihan dapat dimulai dari tempat yang terinformasi dengan baik.
• Bersiaplah untuk misi creep. Tujuan dari perencanaan PI adalah untuk menyampaikan rencana jangka panjang dalam waktu yang relatif singkat. Terkadang orang ingin masuk ke detail yang luas tentang segala hal, yang bukan untuk tujuan acara tersebut. Jelaskan hal ini kepada para pemimpin tim pada saat latihan dan dalam sesi; ingatkan tim bahwa tujuannya adalah untuk memberikan rencana tingkat tinggi dan menciptakan keselarasan, bukan untuk merencanakan setiap menit dalam tiga bulan ke depan.
• Siapkan informasi kapasitas tim. Minta master Scrum Anda untuk memberikan perhitungan kapasitas untuk delapan hingga 12 minggu ke depan. Harapkan beberapa penolakan atau pertanyaan; misalnya, master Scrum mungkin tidak tahu persis berapa banyak ketidakhadiran tim mereka selama dua bulan ke depan. Dalam kasus seperti itu, mintalah perkiraan, dan bersikaplah fleksibel saat menanggapi batas kapasitas selama PI itu sendiri.
• Bagikan agenda perencanaan PI. Bagikan jadwal setidaknya dua minggu sebelum acara, dan bersiaplah untuk menjawab banyak pertanyaan. Akan ada banyak peserta, dan jika SAFe baru bagi Anda dan perusahaan Anda, mungkin juga baru bagi banyak anggota tim lainnya. Dalam pengalaman saya, pada acara perencanaan PI kedua atau ketiga, tekanan pada fasilitator menjadi jauh lebih sedikit karena tim menjadi terbiasa dengan acara tersebut dan tahu apa yang diharapkan.
• Kehadiran manajemen yang aman. Seringkali sulit bagi manajer atau manajer senior untuk menghadiri acara dua hari, tetapi kehadiran manajemen adalah suatu keharusan untuk memastikan keselarasan tingkat tinggi. Konfirmasikan kehadiran mereka setidaknya dua minggu sebelum perencanaan PI, dan atur dukungan apa pun yang mereka perlukan. Hal yang sama berlaku untuk pemilik bisnis, yang perlu menandatangani tujuan PI.

Sinkronisasi SENI

Acara sinkronisasi ART adalah pertemuan mingguan di mana RTE dapat memperoleh wawasan tentang kemajuan tim dan mengidentifikasi risiko program dan hambatan. Meskipun tidak berarti satu-satunya kesempatan bagi RTE untuk mengevaluasi hambatan dan menentukan apakah mereka memerlukan eskalasi, ini adalah peristiwa penting yang menyediakan tempat reguler untuk mengangkat masalah ini.

Masukan

• Kemajuan tim
• Log hambatan
• Rencana PI (untuk mengidentifikasi setiap penyimpangan besar antara rencana dan kemajuan aktual)

Keluaran

• Eskalasi (jika diperlukan)
• Keputusan tentang perubahan apa pun pada rencana PI

Tips Umum untuk Acara ART Sync

• Dorong komunikasi yang teratur. Karena ART Sync dilakukan setiap minggu, alih-alih setiap hari seperti stand-up Scrum, RTE harus menjelaskan bahwa tim dapat segera mengangkat masalah yang mendesak, dan tidak harus menunggu sinkronisasi ART berikutnya.
• Bersiaplah dengan data. Minta master Scrum dan pemilik produk untuk membawa metrik kemajuan yang dapat diukur, seperti burndown atau aliran kumulatif, untuk melakukan percakapan yang terinformasi tentang kemajuan.
• Melampaui tinjauan status mingguan. Sinkronisasi ART dimaksudkan untuk menjadi acara di mana prioritas diselaraskan dan masalah diselesaikan, bukan check-in sederhana.

Demo Sistem

Demo sistem dimaksudkan untuk menampilkan cakupan penuh pekerjaan yang dibuat selama iterasi sebelumnya. Pada acara ini, manajer produk dan tim mereka menunjukkan kepada pemilik bisnis dan pemangku kepentingan lainnya kemajuan terintegrasi ART dalam bentuknya saat ini.

Memasukkan

• Keadaan kerja saat ini berdasarkan output dari semua anggota tim Agile selama iterasi sebelumnya

Keluaran

• Umpan balik tentang kesesuaian sistem untuk tujuan
• Perubahan pada backlog (jika diperlukan)

Tips Umum untuk Acara Demo Sistem

• Berlatih! Luangkan 30 sampai 45 menit setiap minggu untuk bekerja dengan presenter untuk menentukan segmen mereka.
• Singkirkan slide. Menyajikan pekerjaan terintegrasi yang sebenarnya. Jika Anda sedang mengerjakan produk perangkat lunak, mintalah penyaji menunjukkan kepada pemangku kepentingan peningkatan produk yang berfungsi daripada dek slide. Jika memungkinkan, tunjukkan produk Anda di lingkungan panggung. Anda ingin demo secara akurat menyerupai pengalaman pengguna akhir. Jika Anda tidak dapat mempresentasikan sistem terintegrasi setiap dua minggu, lihat alur pengiriman Anda dan lakukan brainstorming dengan tim tentang bagaimana Anda dapat mengadopsi budaya CI/CD dan DevOps.
• Fokus pada nilai bisnis. Presentasi Anda adalah untuk pemilik bisnis dan pemangku kepentingan; berbagi apa yang paling penting bagi mereka.
• Jaga agar umpan balik tetap fokus. Umpan balik pemangku kepentingan yang Anda terima akan menjadi penting, tetapi acara ini bukan saatnya untuk perubahan drastis pada visi produk atau peta jalan. Bersiaplah untuk mengarahkan percakapan kembali ke umpan balik tingkat tinggi yang dapat diubah tim menjadi item tindakan di lain waktu.
• Tetap pendek. Pemangku kepentingan adalah orang-orang yang sibuk; pertemuan 45 hingga 60 menit akan menghasilkan kehadiran yang lebih sering dan melibatkan.
• Luangkan waktu untuk Tanya Jawab. Jadilah transparan dalam jawaban Anda. Ingatlah bahwa terkadang “Saya tidak tahu, tetapi kita dapat mengetahuinya” adalah jawaban terbaik.

Inspeksi dan Adaptasi

Inspeksi dan adaptasi adalah sesi mega-retrospektif yang berlangsung di akhir PI. Sidang dibagi menjadi tiga bagian,

• Demo sistem PI: etalase untuk seluruh output terintegrasi PI. Ini mirip dengan demo sistem utama, tetapi alih-alih satu iterasi, acara ini menampilkan pekerjaan terintegrasi di seluruh PI.
• Pengukuran kuantitatif dan kualitatif: kesempatan bagi RTE untuk menyajikan metrik yang dikumpulkan selama PI. Metrik ini mencakup (namun tidak terbatas pada) kecepatan tim, cerita pengguna yang diterima, cakupan pengujian unit, atau cacat terbuka.
• Lokakarya retrospektif dan pemecahan masalah: kesempatan bagi peserta untuk melihat kembali PI, merenungkan apa yang berhasil dan tidak, mengidentifikasi masalah sistematis, dan mengusulkan cara untuk menyelesaikannya.

Masukan

• Kemajuan tim
• Keadaan kerja terpadu ART saat ini, termasuk semua keluaran peningkatan program

Keluaran

• Daftar potensi perbaikan

Tip Umum untuk Acara Inspeksi dan Adaptasi

• Berikan pemberitahuan terlebih dahulu kepada pemilik bisnis. Berikan pemberitahuan setidaknya dua minggu sebelum acara. Bertemu dengan manajer produk dan pemilik bisnis yang hadir sebelum sesi untuk menyelaraskan presentasi hasil kualitatif.
• Mengamankan kehadiran pemangku kepentingan senior. Kehadiran mereka paling penting di demo sistem PI saat Anda memamerkan karya tim dan produk yang berkembang. Banyak petunjuk untuk demo sistem reguler berlaku di sini: berlatihlah terlebih dahulu, hindari slide presentasi, dan tunjukkan hasil yang sebenarnya.
• Hindari menyalahkan. Sepanjang sesi, pastikan tidak ada yang merasa terancam oleh data yang disajikan atau masalah yang diidentifikasi dalam retrospektif. Beberapa tim mungkin merasa cemburu atau defensif jika jumlah tim lain lebih tinggi, atau merasa dikucilkan jika masalah berasal dari tim mereka. Rangkullah budaya seluruh tim untuk mencegah masalah seperti itu.
• Fokus pada masalah yang sistematis. Cobalah untuk tidak memberikan terlalu banyak perhatian pada masalah sporadis, berikan tim Anda ruang yang mereka butuhkan untuk bertukar pikiran, dan biarkan imajinasi berjalan bebas untuk solusi yang diusulkan.
• Buat proposal yang dapat ditindaklanjuti. Di akhir acara, Anda harus memiliki item simpanan untuk diterapkan oleh tim. Mengidentifikasi masalah tidak akan membantu jika Anda tidak mengambil langkah untuk menyelesaikannya.

Tabel di bawah ini membandingkan acara SAFe dengan ekuivalen Scrumnya, dan menjelaskan frekuensi dan pelaksanaan upacara di tingkat perusahaan:

Melangkah dan Meningkat

Transisi dari Scrum ke SAFe bisa menjadi hal yang menakutkan. Beroperasi pada skala yang lebih tinggi akan selalu menghadirkan tantangan baru dan cara berpikir baru tentang praktik yang paling umum sekalipun. Jika Anda memilih untuk menjadi RTE, Anda akan menemukan bahwa pekerjaan itu paling bergantung pada keterampilan yang sudah Anda miliki. RTE adalah agen perubahan dan pemimpin pelayan, seperti master Scrum, dan pekerjaan ini memberi Anda kesempatan untuk melakukan peran ini di tingkat perusahaan, meningkatkan keterampilan Anda di samping produk Anda.