Buku Pedoman Manajemen Risiko Baru: Angsa Hitam dan Analisis Skenario Bangkit

Kerusakan rantai pasokan global, konflik internasional, kekurangan tenaga kerja, melonjaknya harga input, kawasan bisnis dan pusat perbelanjaan yang terbengkalai, dan banyak lagi telah menarik perhatian baru pada manajemen risiko perusahaan. Ini telah menjadi praktik yang menarik sejak krisis keuangan 2008 memaksa para eksekutif dan pengusaha untuk berpikir secara berbeda tentang bagaimana mempersiapkan gangguan ekstrem, yang juga dikenal sebagai peristiwa angsa hitam.

Secara tradisional, perusahaan telah memfokuskan upaya manajemen risiko mereka pada gangguan yang paling mungkin terjadi. Namun, peristiwa black swan, menurut definisi, adalah probabilitas rendah—dan itulah tepatnya yang membuatnya sangat berpotensi menghancurkan. Setelah satu setengah dekade yang sangat fluktuatif, manajer risiko saat ini menyadari bahwa mereka membutuhkan pendekatan yang lebih kuat untuk perencanaan kontinjensi. Masukkan: analisis skenario.

Cara yang Lebih Dinamis untuk Mengelola Risiko

Model perencanaan risiko tradisional tidak sesuai dengan realitas ekonomi baru, yang menghadirkan risiko yang lebih terdistribusi dan berekor panjang. Ini menuntut "pemikiran segar," kata Erik Stettler, kepala ekonom Toptal. “Pemodelan yang dibutuhkan saat ini harus lebih fokus pada proses dinamis, titik belok, dan bahkan bagaimana memodelkan peristiwa eksternal yang belum pernah terjadi sebelumnya.”

Analisis skenario telah menjadi kerangka kerja yang menonjol selama pandemi. Meskipun menggunakan metode statistik yang sama dengan manajemen risiko tradisional, ia mengalihkan fokus dari peristiwa ke dampak. Alih-alih berfokus secara eksklusif pada data historis untuk memprediksi gangguan dan mengembangkan rencana kontinjensi, analisis skenario mensimulasikan dampak keuangan dari serangkaian peristiwa dan menggunakan hasilnya untuk menguji sensitivitas data operasi keuangan perusahaan terhadap risiko yang dirasakan ini. Misalnya, ini dapat membantu perusahaan memahami bagaimana perubahan permintaan untuk produk atau layanannya dapat memengaruhi harga. Rencana manajemen risiko tradisional berfokus pada respons terhadap kejadian yang diprediksi; analisis skenario berfokus pada dampak operasional—dan peluang.

Hasilnya adalah perencanaan kontinjensi yang lebih komprehensif yang menghasilkan respons yang lebih tangguh dan fleksibel terhadap kejadian tak terduga, kata Stettler, ilmuwan data dan mitra pendiri firma ventura Firstrock Capital. Ini juga mendorong perusahaan untuk kurang fokus pada manajemen krisis dan berpikir secara proaktif tentang bagaimana mereka dapat menggunakan gangguan untuk keuntungan mereka, katanya.

Studi Kasus: Rencana Kontinjensi yang Meluncurkan Produk Baru

Jason Goldstein, yang bergabung dengan jaringan konsultasi Toptal pada tahun 2021, dipekerjakan untuk menyediakan layanan CFO untuk distributor minuman ringan AS yang berkembang pesat yang merasakan dampak COVID-19 pada bisnisnya. Meskipun Goldstein tidak dipekerjakan secara eksplisit untuk manajemen risiko, dia membantu kliennya membangun kerangka kerja respons gangguan yang tidak hanya meredakan situasi pandemi, tetapi juga membantu perusahaan tumbuh.

Klien, yang mendistribusikan minuman ringan ke toko serba ada, berjuang untuk menjaga rak pelanggannya tetap penuh dalam menghadapi masalah rantai pasokan dan melonjaknya biaya grosir. Goldstein pertama-tama berusaha untuk menangani pengendalian persediaan, menganalisis data penjualan untuk mengembangkan skenario di mana distributor dapat mengganti produk alternatif tanpa mengganggu penjualan toko.

Setelah menganalisis data keuangan perusahaan, Goldstein membuat dasbor elektronik interaktif untuk tenaga penjualan sehingga toko dapat meninjau efek dari mencoba campuran produk yang berbeda. Dia kemudian mempelajari seberapa besar fleksibilitas yang mungkin dimiliki perusahaan untuk mengatasi kenaikan biaya grosir, sekali lagi menganalisis data penjualan untuk menghasilkan strategi. Selain itu, ia mengembangkan rencana untuk memotong biaya dengan mengoptimalkan rute pengemudi pengiriman.

“Analisis keuangan berbasis data membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik,” kata Goldstein. “Dengan meningkatkan kemampuan analitis dengan lebih banyak data, kami dapat bekerja lebih strategis.”

Sebagai hasil dari analisis ini, distributor tidak hanya mempertahankan margin kotor dan meningkatkan labanya, sekarang juga memperkirakan peningkatan penjualan 100% untuk tahun 2022 dan bergerak maju dengan rencana untuk merilis minuman ringan bermereknya sendiri, bekerja sama dengan salah satu pemasoknya di luar negeri.

Mengidentifikasi Blok Bangunan untuk Kerangka Risiko

Untuk meletakkan dasar analisis skenario, perusahaan perlu mengartikulasikan asumsi yang mendasari bisnisnya, karena memahami ini akan membantu menyoroti potensi kelemahan. Misalnya, distributor minuman ringan perlu memeriksa pertanyaan mendasar, seperti: Mengingat kenaikan biaya input, haruskah kita menyerap kenaikan biaya pengiriman dan grosir untuk mempertahankan hubungan? Berapa banyak fleksibilitas yang kita miliki untuk memberikan biaya yang lebih tinggi kepada konsumen? Apa campuran produk yang ideal untuk klien terbesar kami? Bisakah kita mendapatkan efisiensi dengan mengubah cara kita mendistribusikan produk kita?

Untuk mengembangkan dan menjawab pertanyaan seperti ini, perusahaan harus sepenuhnya memahami berbagai risiko yang mengancam kemampuan untuk mencapai tujuan, termasuk:

• Risiko keuangan : arus kas dan masalah likuiditas lainnya yang membahayakan kemampuan untuk memenuhi kewajiban, memperoleh kredit, dan banyak lagi
• Risiko operasional : bahaya internal dan eksternal yang dapat mengganggu aktivitas bisnis sehari-hari
• Risiko ekonomi: peristiwa ekonomi makro seperti perubahan pasar saham atau kebijakan moneter yang dapat mempengaruhi perusahaan
• Risiko keamanan dan penipuan : pelanggaran data, serangan siber, pencurian identitas, penggelapan, dan pencurian kekayaan intelektual, misalnya
• Risiko reputasi : sering ambigu tetapi pasti dapat diukur ketika mempertimbangkan bagaimana publisitas negatif dapat merusak kredibilitas
• Risiko kepatuhan : perubahan undang-undang atau kebijakan yang memengaruhi cara perusahaan menjalankan bisnis atau biaya menjalankan bisnis

Selain itu, perusahaan harus menyadari bahwa risiko ini dapat saling melengkapi. Misalnya, pelanggaran data yang mengakibatkan pencurian identitas dapat merusak reputasi perusahaan.

Setelah ancaman diidentifikasi, perusahaan dapat menghitung biaya potensial mereka.

Menganalisis Dampak

Langkah selanjutnya adalah di mana analisis skenario berangkat paling radikal dari manajemen risiko tradisional: menjauh dari menanggapi peristiwa yang diprediksi, dan alih-alih berfokus pada dampak dan peluang. Ini bisa berarti menganalisis struktur keuangan perusahaan untuk menemukan tindakan yang mungkin diambil untuk meningkatkan posisi kasnya atau tindakan yang dapat membantu mendiversifikasi pemasok utama. Teknik yang lebih baru juga memerlukan lebih banyak analisis matematis daripada manajemen risiko konvensional, dengan langkah-langkah seperti berikut:

1. Uraikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan gangguan seperti kejutan harga, mungkin karena peristiwa geopolitik atau bencana alam. Lampirkan probabilitas pada faktor-faktor tersebut jika memungkinkan.
2. Mengevaluasi probabilitas ini terhadap data yang relevan dari operasi perusahaan. Cari efek orde pertama dan orde kedua, seperti bagaimana lonjakan atau penurunan harga mungkin tidak hanya memengaruhi penjualan tetapi juga mengalir ke area seperti penelitian dan pengembangan.
3. Memetakan hubungan matematis antara risiko dan data perusahaan dengan spreadsheet atau program algoritmik. Gunakan informasi ini untuk memahami bagaimana elemen bisnis merespons gangguan dan di mana ada area yang menjadi perhatian.

Berdasarkan analisis ini, perusahaan dapat mengembangkan rencana kontinjensi yang mempersiapkannya untuk skenario yang paling signifikan , bukan hanya skenario yang paling mungkin. Ini membantu perusahaan memperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang semua kekuatan yang membentuk bisnisnya, baik dan buruk, dan memberikan landasan yang kokoh dan objektif untuk membuat keputusan yang sulit secara emosional.

Studi Kasus: Mendorong Negosiasi Dengan Data

Michael Yarmo, seorang konsultan turnaround yang bekerja dalam situasi tertekan, melakukan analisis skenario untuk sebuah peternakan yang mengemas dan menjual rempah segar melalui jaringan toko grosir utama AS. Sebagai akibat dari pandemi, peternakan berjuang untuk menyeimbangkan kenaikan biaya input sambil menghadapi meningkatnya permintaan dari pembeli eceran, seperti pengiriman yang lebih sering.

Untuk bertahan hidup, pertanian perlu menemukan cara untuk menyerap atau meneruskan biaya yang lebih tinggi. Karena pertanian sudah tertekan, menyerap biaya bisa membahayakan kemampuannya untuk bertahan dalam bisnis. Tetapi meneruskan biaya juga berisiko, karena pertanian tidak tahu berapa banyak pelanggan yang bersedia membayar atau seberapa setuju toko untuk menaikkan harga. Jadi Yarmo menggunakan pendekatan perencanaan skenario untuk memodelkan elastisitas permintaan produk kliennya, yang mengungkapkan seberapa tinggi harga bisa naik sebelum konsumen menolak. Dia kemudian membantu pertanian mengembangkan penjelasan menarik yang dapat diberikannya kepada pembelinya, sehingga dapat menjadi alasan yang meyakinkan untuk menyampaikan setidaknya sebagian dari harga grosir yang lebih tinggi untuk produknya kepada konsumen.

“[Para pemangku kepentingan] gugup tentang diskusi kenaikan harga, tetapi mereka harus melakukan percakapan itu,” kata Yarmo, yang bergabung dengan jaringan Toptal pada tahun 2017. Memiliki data membantu tambak membangun narasi persuasif yang dapat disajikan kepada pembeli di rantai toko kelontong dengan lebih percaya diri.

Mengguncang Birokrasi

Merencanakan skenario yang paling signifikan alih-alih skenario yang paling mungkin dapat memperkuat proses manajemen risiko perusahaan—yang untuk organisasi yang lebih besar biasanya dilembagakan melalui komite multidepartemen yang mewakili fungsi perusahaan yang berbeda, kata Paul Ainsworth, mantan eksekutif keuangan di General Electric. “Bahaya dengan pendekatan fungsional adalah Anda cenderung berfokus pada risiko yang Anda ketahui,” kata Ainsworth, yang bergabung dengan jaringan Toptal pada 2018 dan berspesialisasi sebagai CFO sementara. “Anda menjadi ahli dalam hal-hal seperti keselamatan dan persyaratan komersial, dan menjadi hampir terlalu nyaman dengan risiko yang Anda kelola secara teratur, [sementara gagal] fokus pada hal-hal yang dapat membutakan Anda.”

Alih-alih mengelola risiko dalam silo, perusahaan harus mendekati analisis skenario dengan mengumpulkan data serta melakukan brainstorming bagaimana-jika yang memanfaatkan pengalaman karyawan di seluruh perusahaan—dari pekerja garis depan hingga manajer menengah hingga eksekutif. Ini juga bisa berarti mencari konsultan atau pakar seperti peretas topi putih di luar perusahaan, yang dapat menguji keamanan siber.

Melihat Melampaui Manajemen Krisis

Tujuan dari analisis skenario adalah untuk mengembangkan lebih banyak fleksibilitas dan pilihan dalam operasi bisnis. Misalnya, analisis dapat mengungkapkan cara untuk mengganti biaya tenaga kerja tetap dengan biaya variabel dengan menggunakan platform digital seperti Toptal untuk mempekerjakan tenaga kerja kontingen yang terampil, atau menyewa meja untuk karyawan di ruang kerja bersama alih-alih menyewa seluruh suite kantor, atau mengalihkan informasi perusahaan teknologi dari fasilitas lokal ke cloud di pusat data pihak ketiga.

“Anda menenun fleksibilitas ke dalam struktur bisnis Anda,” kata Jeffrey Fidelman, konsultan manajemen yang berfokus pada pertumbuhan, strategi go-to-market, dan penggalangan dana untuk perusahaan tahap awal hingga menengah dan bergabung dengan jaringan Toptal pada 2016. “Ini adalah bentuk terbaik dari manajemen risiko.”

Pada akhirnya, analisis skenario harus memungkinkan perusahaan untuk melihat melampaui dampak dan memahami bagaimana ia dapat menggunakan teknologi inti, kemampuan, dan kemitraannya untuk tidak hanya bertahan dari gangguan tetapi juga untuk memanfaatkannya menuju peluang dan inovasi baru. Kemampuan engsel ini adalah kekuatan yang mungkin tidak disadari oleh perusahaan, atau mungkin tidak pernah sepenuhnya diartikulasikan sebelumnya.

Perusahaan magang global yang disarankan Stettler menemukan kemampuan engsel seperti itu di awal pandemi, ketika perjalanan internasional ditutup. Jika perusahaan telah menggunakan pendekatan manajemen risiko konvensional, mungkin akan merespon kejutan dengan menekankan di mana harus memotong pengeluaran dan personel, atau bagaimana mengalihkan operasi secara geografis. Sebaliknya, analisis skenario mengarahkan mereka untuk memfasilitasi magang virtual, bermitra dengan universitas untuk meluncurkan program pelatihan bagi pengusaha yang beradaptasi dengan tenaga kerja jarak jauh yang didistribusikan secara global.

Contoh yang lebih menonjol dari pandemi adalah ketika sejumlah penyulingan minuman keras di AS mulai memproduksi pembersih tangan berbasis alkohol karena permintaan melonjak karena COVID-19.

Menggunakan Analisis Skenario untuk Membangun Ketahanan dan Peluang

Krisis keuangan 2008 dan pandemi COVID-19 telah memperjelas bahwa pendekatan baru untuk manajemen risiko diperlukan. Pemahaman yang tajam tentang jenis peristiwa black swan yang dapat mengguncang perusahaan dan dedikasi terhadap analisis data akan membantu bisnis bertahan dari gangguan ini sekaligus mengidentifikasi efisiensi yang lebih besar.

Menjadikan analisis skenario sebagai pusat operasi yang sedang berlangsung juga membantu membangun pendekatan yang lebih kuat untuk mengelola risiko, memperkenalkan lebih banyak suara ke dalam proses yang jika tidak dapat dilumpuhkan oleh politik internal dan birokrasi. Selain menyertakan karyawan, kerangka kerja ini dapat membantu meningkatkan beberapa ide dan wawasan dari dewan direksi, yang memberikan perspektif luar yang lebih skeptis kepada para eksekutif, kata Ainsworth.

Hasilnya adalah pendekatan manajemen risiko yang membuat organisasi lebih tahan terhadap kejadian tak terduga dan lebih siap untuk menangkap peluang baru. Perusahaan yang menggunakan analisis skenario tidak perlu lagi terlalu khawatir untuk memprediksi bencana berikutnya, tetapi akan lebih siap untuk menghadapinya.