Bagan RACI: Apa itu, Bagaimana Membuat, Bagaimana Menerapkan, Apa yang Harus Dihindari

Pernahkah Anda mengerjakan proyek dengan peran dan tanggung jawab yang tidak jelas, menyebabkan kebingungan dan penundaan? Banyak tim kesulitan menentukan siapa yang bertanggung jawab atas apa, yang menyebabkan inefisiensi.

Untungnya, ada solusinya: RACI.

RACI adalah alat sederhana dan kuat yang membantu tim mengklarifikasi peran dan tanggung jawab untuk proyek tertentu. Dengan menggunakan RACI, tim dapat merampingkan komunikasi, meningkatkan kolaborasi, dan mencapai hasil proyek yang lebih baik.

Menurut penelitian terbaru , 80% perusahaan bergumul dengan pengambilan keputusan. Di sinilah RACI berguna.

Jika Anda ingin memahami apa itu RACI dalam manajemen proyek dan bagaimana cara menggunakannya secara efisien, baca terus.

Apa itu Matriks RACI?

Bagan RACI, juga dikenal sebagai matriks penugasan tanggung jawab (RAM), menggambarkan peran dan tanggung jawab anggota tim untuk tugas atau proyek tertentu. Akronim RACI adalah singkatan dari Bertanggung Jawab, Akuntabel, Berkonsultasi, dan Diinformasikan, yang merupakan empat peran utama yang ditugaskan kepada individu yang terlibat dalam suatu proyek. Ini membantu memastikan bahwa setiap orang dalam tim memahami peran dan tanggung jawab mereka, yang dapat meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan hasil proyek.

• Bertanggung jawab (R): Orang atau orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan kiriman.
• Akuntabel (A): Individu yang pada akhirnya bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan kiriman.
• Berkonsultasi (C): Orang-orang yang perlu dikonsultasikan untuk masukan atau umpan balik tentang hasil kerja.
• Informed (I): Orang-orang yang harus diberi tahu tentang kemajuan atau perubahan terkait dengan penyampaian secara konsisten.

Bagaimana cara membuat grafik RACI?

Mari kita bahas proses langkah demi langkah dalam membuat bagan RACI yang akan membantu Anda merampingkan pekerjaan dengan lebih baik –

Langkah 1 – Identifikasi anggota tim

Mengidentifikasi anggota tim yang akan terlibat dalam menyelesaikan proyek. Ini dapat mencakup individu dari berbagai departemen atau fungsi dalam organisasi. Misalnya, manajer proyek, insinyur perangkat lunak, sponsor eksekutif, dll.

Langkah 2 – Pahami proyek dan pencapaian yang perlu dicapai

Buat daftar semua tugas atau kiriman yang harus diselesaikan untuk proyek tersebut. Daftar ini harus selengkap mungkin untuk memastikan semua tanggung jawab dipertanggungjawabkan.

Langkah 3 – Buat baris RACI dan tetapkan tugas

Tentukan anggota tim mana yang akan bertanggung jawab, bertanggung jawab, berkonsultasi, atau diinformasikan untuk setiap pengiriman. Tetapkan peran ke proyek, seperti perancangan situs web, persetujuan klien, pengujian, dan lainnya.

Langkah 4 – Buat representasi visual dari bagan RACI

Gunakan program spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets untuk membuat tabel dengan tugas di sisi kiri dan anggota tim di atas. Kemudian, tetapkan peran RACI yang sesuai untuk setiap sel dalam tabel.

Langkah 5 – Diskusikan dan tinjau ulang

Setelah Anda membuat bagan RACI awal, tinjau dengan anggota tim yang terlibat dalam proyek untuk memastikan bahwa setiap orang setuju dengan peran dan tanggung jawab yang ditugaskan kepada mereka. Buat penyesuaian yang diperlukan berdasarkan umpan balik pada rencana proyek.

Apa yang harus dihindari saat bekerja dengan grafik RACI?

Membuat bagan RACI membantu merampingkan proses. Namun, beberapa hal harus dihindari -

Membuat grafik terlalu rumit

Penting untuk membuat bagan RACI tetap sederhana dan mudah dipahami. Hindari menambahkan tingkat detail yang tidak perlu atau menetapkan terlalu banyak peran pada satu tugas, karena hal ini dapat menyebabkan kebingungan dan mengurangi kegunaan bagan.

Menugaskan banyak orang sebagai penanggung jawab

Hanya satu orang yang harus bertanggung jawab untuk setiap tugas atau hasil dalam bagan RACI. Menugaskan banyak orang sebagai akuntabel dapat menyebabkan kebingungan dan kurangnya akuntabilitas.

Pelajarikursus analitik bisnisonline dari Universitas top Dunia.Dapatkan Master, Sertifikasi Programmer PG Eksekutif, atau Sertifikasi Master Global untuk mempercepat karier Anda.

Gagal memperbarui grafik

Bagan RACI harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan dalam proyek, komposisi tim, dan faktor lainnya. Gagal memperbarui bagan dapat menyebabkan informasi usang dan kebingungan tentang peran dan tanggung jawab.

Menugaskan terlalu banyak orang ke peran yang dikonsultasikan atau diinformasikan

Meskipun penting untuk terus memberi tahu dan melibatkan pemangku kepentingan dalam proyek, menugaskan terlalu banyak orang ke peran yang dikonsultasikan atau diinformasikan dapat menyebabkan penundaan yang tidak perlu dan tantangan komunikasi.

Menggunakan bagan RACI sebagai pengganti komunikasi

Bagan RACI harus digunakan sebagai alat untuk mendukung komunikasi dan kolaborasi antar anggota tim daripada sebagai pengganti komunikasi langsung. Penting untuk memiliki komunikasi yang terbuka dan berkelanjutan tentang peran dan tanggung jawab selama proyek berlangsung.

Lihatkursus gratis kami yang terkait dengan peningkatan keterampilan Anda sendiri.

Bagaimana cara mengimplementasikan grafik RACI?

E-mail bukan satu-satunya atau cara paling efektif untuk implementasi RACI. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan –

Dokumen tersebut harus ditinjau ulang

Semua anggota tim dan pemangku kepentingan harus menghadiri rapat di awal jadwal proyek untuk memeriksa dokumen penting; idealnya, pertemuan ini harus terjadi pada saat peluncuran proyek.

Dapatkan Umpan Balik

Kirim kertas ke semua peserta sebagai bahan baca-depan dan minta umpan balik. Dengan mendapatkan masukan awal ini, sebagian besar perubahan dapat dilakukan sebelum rapat, memungkinkan presentasi RACI akhir yang lancar.

Jelajahi Program Analisis Bisnis kami dari Universitas Top Dunia

Tinjau tugas

Tinjau tugas setiap anggota tim. Jangan terburu-buru membaca ulasan ini; sebagai gantinya, berikan waktu yang cukup untuk komponen penting ini di awal proyek Anda.

Menjelajahi Keuntungan Menerapkan Bagan RACI

RACI hadir dengan sejumlah manfaat untuk

Memperjelas peran dan tanggung jawab

Bagan RACI dengan jelas menentukan siapa yang bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi, dan mendapat informasi untuk setiap tugas atau pengiriman, yang membantu menghindari kebingungan, mengurangi kesalahpahaman, dan memastikan bahwa setiap orang mengetahui peran mereka dalam proyek.

Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi

Bagan RACI mempromosikan komunikasi dan kolaborasi dengan memahami dengan jelas siapa yang perlu dilibatkan dalam setiap tugas atau keputusan dan sejauh mana. Ini membantu memastikan bahwa setiap orang mendapat informasi, berkonsultasi, atau terlibat sesuai kebutuhan, yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih baik dan kolaborasi yang lebih efektif.

Meningkatkan akuntabilitas

Bagan RACI meningkatkan akuntabilitas dengan menetapkan kepemilikan dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap tugas atau hasil kerja. Ini membantu memastikan bahwa tugas diselesaikan tepat waktu dan sesuai standar yang disyaratkan, meningkatkan hasil proyek.

Membantu mengelola risiko

Bagan RACI dapat membantu mengidentifikasi potensi risiko dengan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan terkait terlibat dalam pengambilan keputusan dan bahwa tugas diberikan kepada orang yang tepat. Ini dapat membantu meminimalkan risiko kesalahan atau kelalaian, yang menyebabkan keterlambatan atau kegagalan proyek.

Meningkatkan efisiensi proyek

Bagan RACI membantu merampingkan manajemen proyek dengan memberikan ikhtisar peran dan tanggung jawab yang jelas dan ringkas, mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk komunikasi dan pengambilan keputusan.

Baca Artikel Kami Lainnya Terkait Analisis Bisnis

Kesimpulan

Bagan RACI adalah alat yang ampuh yang dapat membantu manajer proyek mengklarifikasi peran dan tanggung jawab. Dengan memberikan ikhtisar peran dan tanggung jawab yang jelas dan ringkas, bagan RACI dapat membantu merampingkan manajemen proyek dan memfasilitasi pengambilan keputusan. Apakah Anda mengelola proyek kecil atau inisiatif berskala besar, bagan RACI dapat menjadi sumber berharga yang dapat membantu Anda mencapai keberhasilan proyek.

Meskipun memahami pengetahuan bagan RACI dapat sangat bermanfaat bagi kesuksesan organisasi, peningkatan keterampilan adalah aspek penting lainnya yang harus dipertimbangkan oleh setiap karyawan!

Sertifikat Master Global upGrad dalam Analisis Bisnis adalah pilihan yang sangat baik jika Anda ingin meningkatkan keterampilan di bidang yang Anda minati. Diberikan di bawah bimbingan ahli dari Michigan State University, kandidat dapat mempelajari dasar-dasar penggunaan data untuk meningkatkan kinerja perusahaan, pengambilan keputusan yang cepat, dan perumusan rencana jangka panjang. Dengan pengalaman langsung, Anda pasti akan menjadi bagian penting dari dunia bisnis, memperluas keterampilan dan pengetahuan Anda untuk memberi manfaat bagi organisasi yang tak terhitung jumlahnya.