Fase Manajemen Proyek: Perincian Lengkap

Sebuah proyek dapat didefinisikan sebagai usaha sementara menuju pencapaian hasil tertentu. Seringkali terdiri dari urutan langkah dan tugas, setiap proyek memiliki tujuan, anggaran, rencana, skala waktu, dan hasil sendiri. Yang terpenting, sebuah proyek sering kali melibatkan orang-orang dari latar belakang berbeda yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Mungkin, salah satu aspek terpenting dari sebuah proyek adalah bagaimana fase- fase proyek yang berbeda direncanakan, dilaksanakan, dan dikelola untuk mencapai hasil yang disepakati. Dan di situlah konsep manajemen proyek menjadi pusat perhatian. Seperti siklus hidup proyek yang melibatkan berbagai tahap, manajemen proyek memiliki fase terpisah, masing-masing berlaku untuk tahap tertentu dari siklus hidup proyek .

Jadi, mari selami untuk mengetahui lebih banyak tentang fase manajemen proyek standar .

Apa itu Manajemen Proyek?

Manajemen proyek adalah praktik penerapan pengetahuan, keterampilan, prinsip, proses, alat, dan teknik khusus untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai. Dibutuhkan dalam lingkup inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, dan pengelolaan inisiatif baru yang ingin diimplementasikan oleh organisasi. Berbeda dengan rutinitas, kegiatan bisnis sehari-hari, manajemen proyek bukanlah proses yang berkelanjutan – setelah tujuan tercapai, proyek berakhir.

Setiap proyek memiliki kebutuhan uniknya sendiri yang membutuhkan seperangkat alat, teknik, dan pendekatan khusus untuk dipenuhi. Tetapi terlepas dari jenis proyek, komponen penting dari manajemen proyek adalah waktu, biaya, ruang lingkup, dan kualitas.

Baik itu pembangunan gedung atau jalan raya, pengembangan perangkat lunak baru atau implementasi Sistem Manajemen Keuangan, proyek ada di hampir setiap industri dan sektor di luar sana. Dari TI, Farmasi, dan Energi hingga Pertahanan, FMCG, dan Konstruksi, siklus hidup proyek di setiap industri memerlukan manajemen proyek yang efisien untuk hasil yang berkualitas.

Lima Fase Manajemen Proyek

Sumber

Diskusi tentang fase manajemen proyek tidak lengkap tanpa menyebutkan siklus hidup proyek . Secara sederhana, siklus hidup proyek terdiri dari fase proyek yang berbeda yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan proyek. Dengan demikian, siklus hidup proyek harus menentukan pekerjaan yang harus dipenuhi, hasil yang harus dihasilkan, orang-orang yang terlibat, dan bagaimana setiap fase harus dikontrol dan disetujui.

Setiap elemen dari siklus hidup proyek berkontribusi untuk mengambil proyek dari awal sampai akhir dan menyediakan proses yang terkontrol, sistematis, dan tepat waktu untuk memantau kemajuan proyek.

Fase manajemen proyek terkait erat dengan siklus hidup proyek . Dengan demikian, yang satu ada karena yang lain. Jadi, inilah rincian dari lima tahap manajemen proyek dan apa yang dibutuhkan setiap fase.

Fase 1: Inisiasi Proyek

Yang pertama dari lima fase manajemen proyek adalah tentang mengubah ide abstrak menjadi tujuan yang dapat dicapai dan bermakna. Tujuan dari fase inisiasi proyek adalah untuk mendefinisikan proyek pada skala yang lebih luas. Ini dimulai dengan mengembangkan kasus bisnis, meneliti apakah proyek itu praktis dan apakah itu harus dilakukan. Setelah pemangku kepentingan memberikan proyeknya, manajer proyek perlu mengembangkan piagam proyek – sebuah dokumen yang menguraikan tujuan proyek, ruang lingkup, batasan, jadwal waktu yang diharapkan, anggaran, dan persyaratan lainnya.

Singkatnya, fase inisiasi proyek menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• Mendefinisikan tujuan proyek
• Membuat kasus bisnis
• Menyelesaikan piagam proyek
• Menyiapkan daftar pemangku kepentingan

Fase 2: Perencanaan Proyek

Tugas utama dalam fase perencanaan proyek termasuk mengidentifikasi persyaratan teknis, membuat rencana komunikasi, mengembangkan jadwal proyek yang komprehensif, dan menyiapkan tujuan/hasil. Berikut ini adalah dua metode yang paling banyak digunakan untuk menetapkan tujuan proyek:

1. Tujuan CERDAS

Sumber

Kriteria SMART adalah metode yang ditetapkan untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang konsekuensi dari proses penetapan tujuan. Ini mengurangi risiko, memungkinkan manajer proyek untuk menetapkan tujuan yang jelas dan layak.

2. Tujuan yang JELAS

Sumber

Metode penetapan tujuan CLEAR mempertimbangkan lingkungan bisnis yang modern dan serba cepat. Ini membantu mencapai fleksibilitas dan hasil instan melalui kolaborasi, tujuan terbatas, koneksi emosional, memecah tujuan yang lebih besar menjadi tugas yang lebih kecil, dan menyempurnakan tujuan saat dibutuhkan.

Oleh karena itu, fase perencanaan proyek melibatkan tugas-tugas berikut:

• Mendefinisikan ruang lingkup proyek
• Membuat rencana proyek
• Menetapkan anggaran
• Mendefinisikan peran dan tanggung jawab

Fase 3: Eksekusi Proyek

Eksekusi proyek adalah fase di mana tim mulai bekerja untuk mengembangkan dan menyelesaikan kiriman. Fase ini adalah aktivitas yang ramai ketika beberapa tugas diselesaikan di bawah pengawasan manajer proyek. Berikut adalah daftar apa yang terjadi selama fase pelaksanaan proyek:

• Mengembangkan tim
• Mengalokasikan dan mengelola sumber daya proyek
• Menjalankan rencana manajemen proyek
• Membangun produk atau proses
• Menyiapkan sistem pelacakan
• Melaksanakan tugas tugas
• Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek
• Mengatur pertemuan untuk membahas status dan pembaruan
• Memperbaiki masalah yang muncul
• Memperbarui dan memodifikasi rencana proyek sesuai kebutuhan

Fase 4: Pemantauan Proyek

Pemantauan proyek berjalan seiring dengan pelaksanaan proyek. Bersama-sama mereka memastikan bahwa tujuan dan hasil proyek terpenuhi. Manajer proyek biasanya menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) dan Faktor Keberhasilan Kritis (CSF) untuk memastikan bahwa kemajuan proyek berada di jalurnya. Selain itu, manajer proyek juga melacak biaya sumber daya dan upaya yang terlibat dalam proses tersebut. Last but not least, pemantauan kinerja proyek juga merupakan tanggung jawab integral dari manajer proyek; itu mempertimbangkan masalah yang muncul dan seberapa cepat mereka ditangani.

Jadi, inilah yang terjadi dalam fase pemantauan proyek:

• Upaya pelacakan dan biaya sumber daya
• Memantau kemajuan proyek
• Memastikan kepatuhan dengan rencana
• Mencegah segala kemungkinan gangguan

Fase 5: Penutupan Proyek

Yang terakhir dari fase manajemen proyek menunjukkan pengiriman akhir dan penyelesaian proyek. Fase terakhir ini melibatkan penghentian kontraktor yang disewa (jika ada), melengkapi dokumen yang diperlukan, dan mengenali anggota tim yang berharga. Manajer proyek dapat mengadakan pertemuan untuk merenungkan kemenangan dan kekurangan tim selama proyek, mengevaluasi apa yang berjalan dengan baik, mengidentifikasi celah yang perlu diperbaiki untuk upaya di masa depan.

Selain itu, manajer proyek membuat daftar tugas yang belum diselesaikan selama proyek dan bekerja dengan tim untuk menyelesaikannya. Plus, manajer menyiapkan laporan & anggaran proyek akhir dan menyimpan semua data penting di tempat yang aman yang dapat diakses oleh manajer proyek organisasi.

Singkatnya, fase terakhir melibatkan:

• Menyerahkan kiriman
• Meninjau hasil proyek
• Meninjau kinerja tim
• Mengumpulkan dan menyimpan semua dokumen proyek di satu tempat

Pelajari Dasar-dasar Manajemen Proyek dengan upGrad

Mempelajari fase- fase manajemen proyek dari tempat yang tepat sama pentingnya dengan manajemen proyek itu sendiri. Jadi, upGrad menghadirkan kepada Anda Program Sertifikasi Manajemen Produk dan Program PG dalam Manajemen untuk membantu Anda memulai karir Anda dalam manajemen proyek.

1. Program Sertifikasi Manajemen Produk (6 bulan):

Inilah yang akan Anda dapatkan dari kursus yang disebutkan di atas:

• Sertifikat manajemen produk dari Duke Corporate Education dan upGrad
• 200+ jam konten, 15+ studi kasus dan proyek, 10+ sesi tanya jawab langsung
• Cakupan komprehensif dari 8+ alat dan perangkat lunak
• Keahlian dalam Riset Pasar, Analisis, Desain Pengguna, Pengembangan & Perencanaan Produk, Keterlibatan dan Pertumbuhan
• Dukungan pembelajaran penuh dan jaringan dengan pakar industri

2. Program PG Manajemen (11 bulan)

Jika Anda ingin membuat persiapan Anda selangkah lebih maju dan berlatih untuk peran kepemimpinan dalam Pengembangan Bisnis, Penjualan, Pemasaran, dan Konsultasi Manajemen, Program PG dalam Manajemen upGrad (11 bulan) sangat cocok untuk Anda. Berikut adalah beberapa sorotan kursus:

• Sertifikat pengakuan dari Institut Teknologi Manajemen, Ghaziabad
• 320+ jam pembelajaran, 20+ sesi langsung, 10+ studi kasus dan tugas
• Dapatkan kredit untuk Gelar MBA Global dengan Sekolah-B Terbaik dari Inggris & Australia
• Bantuan karir 360 derajat dan sesi mentoring 1:1 dengan pakar industri
• Peluang jaringan peer-to-peer dan industri

Jalan ke depan

Lingkungan bisnis global saat ini tidak hanya serba cepat tetapi sangat kompetitif. Kunci untuk mendapatkan keunggulan terletak pada pengiriman dan pemenuhan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran sambil tetap setia pada tujuan bisnis. Di sinilah manajemen proyek masuk. Manajer proyek memiliki peran penting untuk dimainkan dalam menentukan keberhasilan proyek yang dilakukan organisasi. Peran mereka lebih dari sekadar memahami siklus hidup proyek untuk menggabungkan analitik, keterampilan organisasi, dan kemampuan interpersonal yang baik.

Program pendidikan online upGrad dirancang untuk menawarkan pengalaman belajar yang mendalam sambil memastikan bahwa pelajar memperoleh keterampilan yang dibutuhkan untuk siap menghadapi masa depan. kursus upGrad telah memengaruhi lebih dari 500.000 profesional yang bekerja secara global dan terus menetapkan standar di industri EdTech yang lebih tinggi. Jadi, daftar ke upGrad hari ini dan jadilah bagian dari 40.000+ basis pelajar global yang tersebar di 85 negara!