Tips untuk Melakukan Rapat Jarak Jauh yang Produktif

Belum lama berselang, pertemuan terutama diadakan secara langsung. Banyak yang kecewa dengan banyak desainer web (termasuk saya sendiri), kumpul-kumpul jarak jauh tidak banyak dianut oleh klien. Apa perbedaan yang dibuat beberapa tahun.

Rapat perlahan-lahan mengarah ke platform jarak jauh. Kemudian pandemi COVID-19 melanda. Tiba-tiba, Zoom dan penyedia serupa menjadi pilihan yang lebih disukai. Hari-hari ini, Anda lebih cenderung melakukan rapat dari ruang tamu Anda daripada kantor klien. Tidak ada keluhan di sini.

Rapat jarak jauh tidak hanya membuat kita aman dari virus, tetapi juga menghemat banyak waktu. Tidak ada lagi perjalanan yang membosankan dan email yang terlewat untuk ditanggapi.

Namun, ada harga yang harus dibayar untuk tingkat kenyamanan ini. Rapat jarak jauh bisa menjadi canggung dan penuh dengan interupsi. Beberapa klien yang mengalami kendala teknis mungkin belum menguasai dasar-dasarnya ( ahem, harap nyalakan mikrofon Anda ).

Ingin tahu bagaimana cara mendapatkan hasil maksimal dari dunia baru yang berani ini? Baca terus untuk beberapa tips yang akan membantu Anda mengadakan rapat jarak jauh yang produktif.

Temukan Tempat yang Tenang

Teknologi memungkinkan kita untuk terhubung ke konferensi video dari mana saja. Tetapi tetap penting untuk memilih lokasi Anda dengan bijak.

Idealnya, Anda akan menemukan tempat yang tenang dan bebas gangguan untuk terhubung. Lagi pula, sulit untuk menjadi produktif di lingkungan yang mengganggu. Kebisingan latar belakang, orang-orang yang bergerak di belakang Anda, hewan dan anak-anak berlomba-lomba mencari perhatian – semuanya adalah penghalang untuk menyelesaikan sesuatu.

Itu berarti menghindari tempat-tempat umum yang sibuk seperti kedai kopi atau ruang terbuka yang ramai. Ada terlalu banyak kesempatan untuk sesuatu yang salah. Plus, itu terlihat agak tidak profesional.

Jika Anda bekerja dari rumah, cobalah mencari tempat kecil di mana Anda bisa sendirian – sebaiknya dengan pintu yang bisa Anda tutup. Anda mungkin tidak dapat mencegah anjing Anda menggonggong atau bel pintu berdering (dengan demikian, membuat anjing Anda mati), tetapi Anda dapat meminimalkan gangguan tersebut.

Semakin sedikit gangguan, semakin baik setiap orang dapat fokus pada tugas yang ada.

Tetapkan Agenda

Tidak ada yang diuntungkan dari pertemuan yang serba salah. Anda tahu, yang memakan waktu terlalu lama dan menyimpang ke materi pelajaran yang tidak terkait. Ketika mereka akhirnya berakhir, perasaan itu adalah kelegaan daripada pencapaian. Dan ini tampaknya sangat umum dalam pengaturan jarak jauh.

Di sinilah sedikit perencanaan bisa berjalan jauh. Dengan menetapkan dan berbagi agenda pertemuan, semua orang yang terlibat akan tahu apa yang diharapkan.

Agenda bisa sangat fleksibel, yang sangat membantu jika Anda bukan orang yang paling terorganisir di dunia. Anda tidak perlu merencanakan segala sesuatunya sampai saat ini. Bahkan garis besar umum dan perkiraan jangka waktu akan berhasil.

Sebagai tuan rumah, agenda menyediakan cara mudah untuk menjaga percakapan tetap pada jalurnya. Setelah Anda selesai dengan subjek tertentu, Anda dapat melirik agenda dan berkata, "Ayo lanjutkan ke item berikutnya." Ini adalah alat produktivitas yang tak ternilai.

Manfaatkan Alat Moderasi

Platform pertemuan mana pun yang Anda pilih, kemungkinan besar ada beberapa alat moderasi pengguna yang disertakan. Mereka memungkinkan Anda untuk membisukan peserta dan memberikan peran "presenter" kepada orang lain.

Sangat penting untuk memanfaatkan fitur-fitur ini secara bertanggung jawab. Anda tidak ingin mengatur pertemuan dengan tangan besi. Itu lebih mungkin merusak proses kolaboratif.

Namun, mereka efektif untuk acara dengan jumlah peserta yang banyak. Ini dapat mencegah orang membicarakan satu sama lain. Ini juga merupakan cara cepat untuk membungkam umpan balik mikrofon yang mengganggu seseorang atau berbagai macam suara lainnya.

Peran presenter sangat berguna, karena memungkinkan peserta lain untuk berbagi layar mereka. Ini membantu mereka menggambarkan poin pembicaraan mereka dan menempatkan semua orang pada halaman yang sama.

Jika rapat Anda mulai menjadi acara gratis untuk semua orang, alat moderasi tersedia untuk membantu mengendalikan segala sesuatunya. Demikian juga, Anda dapat menggunakannya dari awal untuk memastikan kelancaran.

Rekam untuk Referensi Masa Depan

Pernahkah Anda keluar dari pertemuan langsung setelah melupakan beberapa detail? Itu terjadi bahkan pada pencatat yang paling berdedikasi.

Untungnya, sebagian besar platform pertemuan jarak jauh menyediakan fungsionalitas perekaman. Ini memungkinkan Anda dan peserta lain untuk kembali dan merujuk informasi kunci.

Rekaman sangat berguna untuk sesi pelatihan. Ada banyak informasi yang dilemparkan, dan beberapa konsep bisa hilang dalam shuffle. Memiliki video yang tersedia memberikan klien kesempatan untuk membantu diri mereka sendiri. Ini juga dapat menyelamatkan Anda dari menerima satu atau dua email panik.

Perlu juga diperhatikan potensi masalah privasi yang menyertai tindakan perekaman. Sementara beberapa platform akan menampilkan pemberitahuan bahwa rapat sedang direkam, tetap merupakan kebijakan yang baik untuk mengumumkannya juga. Lebih baik aman daripada menyesal.

Dapatkan Hasil Maksimal dari Rapat Jarak Jauh

Manfaat pertemuan jarak jauh tidak dapat disangkal. Mereka lebih baik untuk lingkungan dan jadwal sibuk Anda. Tapi itu masih bermuara pada produktivitas.

Karena jenis pertemuan ini sering kali lebih santai, ada kecenderungan untuk mengabaikan persiapan dan fokus. Itu mengarah ke kumpul-kumpul virtual yang tersebar dan berkepanjangan. Itu bukan resep untuk sukses.

Solusinya adalah memadukan kesiapsiagaan jadul dengan teknologi terkini. Tempatkan diri Anda di lingkungan yang bebas gangguan. Tulis agenda dasar yang dapat Anda gunakan untuk memandu peserta di jalan yang benar. Dan manfaatkan alat bermanfaat yang ditawarkan oleh platform pilihan Anda.

Bersama-sama, langkah-langkah ini akan membuat rapat Anda tetap pada jalurnya dan menghemat banyak waktu. Beginilah seharusnya bisnis di abad ke-21 berjalan.