Sederhanakan Alur Kerja Jira Dengan Praktik Terbaik Ini
Diterbitkan: 2022-07-22Diluncurkan oleh Atlassian hampir dua dekade lalu dan awalnya ditujukan untuk pengembang perangkat lunak, Jira telah memantapkan dirinya sebagai solusi manajemen proyek masuk untuk tim Agile di seluruh dunia. Meskipun masih banyak digunakan oleh tim pengembangan, fungsionalitas fleksibel Jira dapat bekerja untuk hampir semua tim di organisasi mana pun.
Namun, dengan fleksibilitas ini muncul risiko kompleksitas: Salah satu keluhan yang paling sering saya dengar tentang perangkat lunak adalah bahwa alur kerjanya yang luas tidak dapat dikelola. Jadi, bagaimana alur kerja harus dibuat untuk meningkatkan adopsi dan mempertahankan efisiensi?
Saya telah menggunakan Jira selama 12 tahun di berbagai industri dan dalam berbagai manajemen proyek, analisis bisnis, dan peran administrator Jira. Praktik terbaik alur kerja Jira ini akan membantu Anda mengoptimalkan penyiapan dan memaksimalkan manfaat fleksibilitasnya di semua area organisasi Anda.
Cara Menyesuaikan Alur Kerja Jira untuk Setiap Departemen
Dari menerapkan alur kerja pengembangan standar hingga merancangnya dengan persyaratan yang lebih kompleks, administrator Jira dapat menyesuaikan kemampuan perangkat lunak ke bagian mana pun dari organisasi mereka. Jika Anda perlu melacak proses di luar TI, Jira menawarkan lebih dari sekadar tampilan papan sprint biasa. Berikut adalah beberapa cara berbagai departemen dan bisnis dapat meningkatkan penggunaan Jira mereka:
| tipe organisasi | Pengaturan Jira yang Disarankan | Keuntungan |
|---|---|---|
| Departemen SDM dengan proses perekrutan yang rumit yang mencakup banyak sistem | Buat papan perekrutan yang menggunakan alur kerja berdasarkan jenis perekrutan baru, mengarahkan jalur yang diambil personel SDM melalui berbagai sistem untuk menyiapkan setiap perekrutan. | Merencanakan jalur perekrutan yang berbeda memungkinkan personel SDM untuk mengatur karyawan baru dengan benar dan lengkap pertama kali, menghemat waktu dalam orientasi dan koreksi yang mahal nantinya. |
| Departemen pemasaran yang ingin mengelola pekerjaan berulang, seperti kampanye | Tetapkan setiap kampanye dalam proyek sebagai epik. Kartu tugas yang dapat diulang dapat diunggah di awal setiap kampanye, memastikan bahwa setiap kampanye dijalankan dengan cara yang sama dan semua proses serta tindakan yang relevan telah diambil. | Alur kerja tugas berulang memastikan bahwa setiap kampanye dijalankan seefisien dan sekomprehensif mungkin. Selain itu, tampilan peta jalan Jira dapat digunakan untuk memberikan tampilan waktu nyata dari garis waktu yang direncanakan versus status aktual untuk setiap kampanye. |
| Bisnis TI dengan beberapa grup pengembangan yang tidak selalu bekerja dengan cara yang sama (mungkin karena akuisisi baru-baru ini atau tim yang melapor ke organisasi yang berbeda) | Gunakan proyek yang berisi beberapa papan dan satu alur kerja umum, di mana setiap grup memiliki papan yang mewakili cara mereka bekerja. Papan dapat berupa Kanban, Scrum, atau campuran. | Tim masih dapat bekerja dengan cara yang paling sesuai untuk mereka, tetapi pekerjaan proyek dilacak dan dilaporkan secara seragam. Ini mengurangi tekanan pada tim untuk mengubah proses mereka semata-mata untuk tujuan pelaporan proyek atau program. |
| Setiap organisasi yang melakukan tugas terjadwal secara teratur, seperti pelaporan KPI atau tindakan dengan vendor eksternal | Gunakan otomatisasi Jira untuk membuat dan mengelola tugas berdasarkan jadwal tertentu. Tugas dapat berjalan melalui alur kerja sesuai kebutuhan untuk memastikan proses selesai. | Semua pekerjaan dipusatkan di satu tempat dan anggota tim tidak perlu bergantung pada catatan kalender atau email tindak lanjut agar tugas tetap sesuai jadwal. |
Manajemen Alur Kerja Jira
Saat menggunakan beberapa alur kerja untuk fungsi yang berbeda, administrator mungkin kesulitan mengelola banyak skema. Jika administrator berakhir dengan skema alur kerja yang berbeda untuk setiap proyek, papan yang dihasilkan bisa menjadi hampir mustahil untuk dipelihara. Untuk menghindari hal ini, bangun dan pertahankan alur kerja dengan cara yang terarah. Ini adalah tiga rekomendasi teratas saya untuk melakukannya:
1. Temukan Kesamaan
Nama kolom yang berbeda di papan tidak selalu memerlukan alur kerja yang berbeda untuk mendukung masing-masing. Temukan kesamaan di seluruh alur kerja, status, dan transisi proyek. Langkah atau status “Sedang Berlangsung” dapat mencakup langkah pengembangan TI, langkah pengumpulan persyaratan untuk kantor manajemen proyek, dan langkah pembuatan untuk kampanye pemasaran. Jika mereka dapat mengikuti status dan alur kerja yang sama, Anda dapat mengurangi volume item Jira untuk dipertahankan. Melakukan hal ini juga mengurangi kemungkinan transisi yang terlewatkan pada proyek tertentu.
2. Fokus pada Apa
Seringkali, orang membuat langkah alur kerja untuk setiap anggota tim yang memiliki tindakan, yang dapat menghasilkan alur kerja yang terlihat seperti spageti dan papan dengan kolom yang terlalu sempit untuk dibaca. Alih-alih, fokuslah pada jenis tugas, yaitu Apa—bukan Siapa atau Bagaimana. Jadi, bagaimana Anda mengelola alur kerja yang memiliki beberapa langkah peninjauan dan persetujuan yang sifatnya serupa dan terjadi pada waktu yang hampir bersamaan tetapi dilakukan oleh orang yang berbeda? Gunakan fitur seperti fungsi perulangan, fungsi posting, dan otomatisasi yang memungkinkan item berada dalam langkah alur kerja persetujuan (yang juga dapat digunakan untuk beberapa langkah pengujian dalam alur kerja pengembangan) namun tetap mewakili beberapa tindakan, tugas, dan pos pemeriksaan.
Ingatlah bahwa kolom papan berhubungan dengan status, jadi 15 status akan memerlukan 15 kolom, masing-masing dengan satu status, atau beberapa status per kolom. Jika tampilan papan Anda benar-benar membutuhkan 15 status terpisah, Anda mungkin perlu membuat alur kerja yang lebih kompleks. Namun, jika tampilan papan Anda menyertakan beberapa status per kolom, pertimbangkan untuk menyederhanakan alur kerja Anda agar sesuai dengan kolom.
3. Gunakan Data Jika Memungkinkan
Jira digerakkan oleh data, sehingga sering kali lebih efisien menggunakan data—daripada langkah alur kerja—untuk mewakili status tugas. Alih-alih mentransisikan cerita pengguna dari Persyaratan ke Kriteria Penerimaan ke Ditinjau, Anda dapat mewakili setiap kategori tersebut sebagai satu status di mana setiap tugas terkait dengan bidang atau elemen data tertentu.
Jika Anda mengikuti pendekatan berbasis data, Anda juga bisa memanfaatkan otomatisasi dan menjadwalkan item untuk berpindah melalui alur kerja saat pekerjaan selesai dan didokumentasikan, daripada menunggu seseorang untuk memindahkan kartu. Atribut data seperti bidang standar, bidang khusus, atau label dapat digunakan untuk ini.
Misalnya, untuk mengurangi kebisingan dalam alur kerja pengembangan yang besar, ketiga status persyaratan dapat berada dalam satu langkah Persyaratan alur kerja. Saat persyaratan sudah siap untuk Kriteria Penerimaan, pemilik tugas menambahkan label "Diperlukan AC" atau memeriksa bidang khusus "Siap untuk AC", dan Jira akan secara otomatis menetapkannya untuk diuji. Ini memfasilitasi proses dengan cara yang sama seperti memiliki beberapa langkah tetapi membuat alur kerja tetap ringan. Ini sangat penting jika Anda memiliki alur kerja yang dapat mendukung langkah-langkah bersamaan atau yang urutannya fleksibel.
Dua Contoh Alur Kerja Jira Bersih
Diagram berikut merinci alur kerja yang efisien dan dapat dikelola yang terdiri dari status, transisi, dan resolusi yang dapat diterapkan dalam berbagai skenario.
Alur kerja persetujuan generik yang ramping dapat digunakan untuk semua jenis tugas bisnis, seperti proposal pemasaran, serta berbagai bagian tugas pengembangan, seperti persyaratan.
Alur kerja pengembangan yang baik dapat mendukung banyak papan dan dapat mendukung beberapa tim pengembangan yang bekerja dengan cara yang berbeda. Sekali lagi, ini berfokus pada Apa, bukan Siapa. Alur kerja yang satu ini dapat mendukung banyak jenis papan, organisasi, fase proyek, dan tugas bisnis. Meskipun mungkin tampak rumit, ini sebagian besar disebabkan oleh jumlah transisi, yang diperlukan tim yang menggunakannya untuk mengelola item secara efisien.
Tantangan dan Solusi Jira Umum
Fleksibilitas Jira berarti Anda harus memiliki tujuan dalam mengatur dan memelihara alur kerja. Anda juga perlu memastikan bahwa Anda tidak default ke alur kerja saat pendekatan lain lebih cocok. Beberapa masalah umum dapat diatasi dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
| Masalah | Langkah selanjutnya |
|---|---|
| Saya memiliki terlalu banyak jenis alur kerja yang berbeda. | Petakan "superset" dari semua status alur kerja, dengan mengelompokkan status serupa. Buat satu alur kerja umum dan konversikan masing-masing ke alur kerja baru itu. |
| Alur kerja saya rumit. | Luangkan waktu untuk mensurvei rekan kerja untuk mengetahui bagaimana mereka menggunakan dewan dan pelaporan dewan terkait. Kemungkinan mereka tidak menggunakan semua langkah alur kerja atau tidak perlu memiliki langkah terpisah. Mulailah dengan membuat versi sederhana dari satu alur kerja yang kompleks dan pastikan bahwa semua fungsi pelaporan dan proses yang relevan masih tersedia. |
| Item berakhir hilang atau dalam status yang salah. | Jika Anda memiliki banyak alur kerja dan papan yang berbeda, Anda mungkin mengalami masalah ini. Pertama, Anda harus meninjau semua status yang belum dipetakan di setiap pengaturan papan Anda. Sangat mudah untuk memperbarui alur kerja tetapi lupa menambahkan status baru ke kolom papan. Bahkan jika ada status yang tidak Anda gunakan di papan, yang terbaik adalah memilikinya di backlog, daripada tidak dipetakan, jadi Anda tidak kehilangan visibilitas kartu jika Anda membuat perubahan. Kedua, sederhanakan alur kerja untuk meminimalkan terjadinya kartu idle atau hilang. |
| Saya membutuhkan banyak alur kerja karena kami melakukan hal yang berbeda dalam situasi yang berbeda. | Lihatlah situasi Anda dan tentukan apakah itu didasarkan pada jenis masalah atau beberapa data lainnya. Anda mungkin masih memiliki banyak alur kerja, tetapi alur kerja tersebut dapat dijadikan umum di seluruh jenis masalah atau entitas lain. Kemudian, sederhanakan cara Anda mengelolanya. Misalnya, Anda dapat mempertahankan tiga alur kerja untuk jenis masalah tugas (tugas sederhana, tugas dengan pengujian/persetujuan, tugas dengan penerapan) dan menariknya ke berbagai skema alur kerja, daripada mempertahankan 18 alur kerja untuk tugas berdasarkan proyek. |
Bersandar pada Teknik Ini untuk Sukses Alur Kerja
Banyak organisasi dapat menemukan peluang tambahan untuk memanfaatkan Jira, tetapi mereka sudah dibebani dengan alur kerja dari proyek TI mereka. Dengan menerapkan rekomendasi dan praktik terbaik ini, Anda dapat memperluas penggunaan Jira tanpa menambah beban administrasi. Jika Anda memiliki pengalaman menggunakan Jira di organisasi lain, gunakan itu sebagai inspirasi tetapi jangan membatasi pemikiran Anda pada bagaimana Anda melihatnya digunakan untuk proyek atau industri tertentu. Ingatlah untuk menemukan kesamaan, fokus pada Apa, dan gunakan data jika memungkinkan. Melakukannya akan memastikan Anda memanfaatkan semua fleksibilitas yang ditawarkan Jira. Dan setelah semua area organisasi Anda menggunakan Jira secara efisien, akan lebih mudah untuk mendiskusikan dan menerapkan KPI global, peningkatan proses, dan inisiatif lain di seluruh bisnis.