Bagaimana Kami Menjalankan Lokakarya Online

Selama beberapa bulan terakhir, banyak organisasi telah berjuang dalam satu atau lain cara. Smashing juga harus kreatif dan kami harus memikirkan kembali konferensi dan lokakarya kami. Dalam posting ini, saya akan membagikan apa yang telah kami pelajari tentang mengikuti lokakarya kami secara online.

Ketika kesulitan mulai kembali pada bulan Maret, penting bagi kami untuk bereaksi dengan cepat. Tidak ada simpanan besar di bank, tidak ada investasi ramah yang bisa diandalkan — perusahaan kecil ini telah sepenuhnya mandiri sejak hari pertama. Jadi kami berkumpul dan mendiskusikan apa yang harus dilakukan. Jelas, situasinya tidak akan beres dalam satu atau dua minggu, dan kami harus mencari cara untuk mengkalibrasi ulang tidak hanya penawaran kami tetapi juga cara kami menjalankan sesuatu.

Rachel datang dengan ide untuk menempatkan lokakarya front-end dan UX kami secara online . Lagi pula, kita semua kebanyakan terjebak di rumah, jadi mari kita manfaatkan yang terbaik. Jika kami tidak dapat bepergian untuk belajar bersama, kami akan mengadakan lokakarya untuk semua orang di seluruh dunia.

Keluar Dengan Yang Lama

Kembali pada tahun 2013–14, kami bereksperimen dengan beberapa webinar, tetapi formatnya terasa kurang tepat. Perkakasnya kurang optimal, koneksi tidak dapat diandalkan, dan umpan balik mencerminkan hal itu. Jadi kami segera menyadari bahwa webinar tidak berjalan dengan baik, dan kami mengabaikan ide untuk fokus pada konferensi.

Tetapi saat-saat ini — seperti yang terus kami dengar berulang kali — belum pernah terjadi sebelumnya. Jadi kami mulai mengeksplorasi seperti apa pengalaman yang benar-benar hebat untuk lokakarya online, sekarang, pada tahun 2020.

Tentu saja, akhir-akhir ini, ada begitu banyak konten video rekaman yang diproduksi dengan baik yang sudah tersedia secara online: kursus, kelas master, ceramah, dan presentasi. Apa yang membuat orang ingin menghadiri lokakarya online? Itu pertanyaan yang bagus memang.

Jawaban kami atas pertanyaan itu adalah pengalaman langsung dan otentik . Atau, dengan kata lain, waktu dan tempat khusus bagi peserta untuk terhubung dengan komunitas di seluruh dunia; untuk bertanya kepada para ahli di industri secara langsung, secara real time; format yang memungkinkan latihan kelompok, pekerjaan rumah, dan sesi interaktif mulai dari pengkodean langsung hingga debugging langsung dan perancangan langsung. Itu adalah sesuatu yang biasanya tidak dapat diberikan oleh pengalaman offline.

Kami bekerja sama pada dokumen ide dan melakukan riset pengguna untuk memvalidasi dugaan kami. Kami mewawancarai delapan orang, kebanyakan dari mereka telah menghadiri setidaknya satu SmashingConf di masa lalu, serta Anggota Smashing, mencoba mencari tahu apa yang menarik bagi mereka tentang lokakarya online.

Itu membawa kami ke beberapa hasil yang sangat menjanjikan. Begitulah cara Smashing Online Workshops muncul — dirancang dari awal.

Dengan begitu banyak konferensi di seluruh dunia yang dibatalkan, saya bersyukur telah menghadiri lokakarya @smashingconf yang sangat informatif selama beberapa hari terakhir. Bahkan dari rumah, pembelajaran tidak pernah berhenti. pic.twitter.com/K3pbJBNpof

— Gabriel Tan-Chen (@gabrieltanchen) 15 April 2020

Menghancurkannya, Menghancurkannya

Wawancara menunjukkan bahwa peserta tidak ingin menghabiskan waktu lama di depan layar. Jadi kami memutuskan untuk membagi bengkel kami menjadi bagian-bagian yang lebih pendek dan mudah dikelola dan menjangkaunya dalam jangka waktu yang lebih lama. Dan daripada mengemas beberapa hari lokakarya menjadi satu minggu, kami merasa akan lebih baik untuk mengatur jarak sedikit lebih banyak, selama berminggu-minggu, bukan berhari-hari.

Peserta akan memiliki cukup waktu dan ruang untuk memahami semua konten, mengerjakan pekerjaan rumah di antara sesi dengan kecepatan mereka sendiri, dan memiliki banyak kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dalam suasana yang ramah dan nyaman.

Pada akhirnya, kami membagi lokakarya menjadi sesi dua setengah jam masing-masing, diadakan selama beberapa minggu (misalnya, berjalan pada hari Kamis/Jumat, Kamis/Jumat, Kamis, tiga minggu berturut-turut). Setiap potongan dua setengah jam akan mencakup sesi terfokus beberapa jam, diikuti oleh Q&A 30 menit .

Apa Perkakas yang Tepat?

Kami ingin menemukan cara untuk merancang pengalaman yang ramah dan dapat diakses oleh semua orang. Kami telah mencoba hampir semua alat konferensi video di luar sana, dan Zoom ternyata menjadi satu-satunya solusi yang dapat diakses sepenuhnya, mendukung navigasi keyboard dan subtitle di luar kotak. Tentu saja, kami menyadari masalah keamanan yang dialami Zoom pada saat itu, dan kami mencoba rilis baru yang berjanji untuk menambal lubang.

Pengalaman langsung bersama adalah atribut penting. Kami ingin peserta merasa terhubung selama seluruh lokakarya dan sesi di antaranya juga. Karena lokakarya dapat berlangsung berminggu-minggu, kami menyiapkan saluran Slack (ya, saluran lain) agar semua orang dapat bergabung sebelum sesi pertama. Peserta dapat memperkenalkan diri, berbagi sketsa dan sumber daya, dan menghubungi satu sama lain dan pelatih lokakarya.

Untuk setiap lokakarya, kami membuat Google Dokumen kolaboratif di mana setiap orang dapat menemukan tautan, URL video, slide, dan sumber daya yang diperbarui — dan juga membuat catatan bersama atau mengajukan pertanyaan di antara sesi.

Untuk membuat bola bergulir, kami menyiapkan situs web SmashingConf, mengumumkan dua lokakarya — Rachel tentang CSS, tambang tentang pola desain antarmuka — dan mengirimkan surat. Kedua bengkel tersebut terjual habis dalam waktu singkat.

Berapa Harga yang Tepat?

Kita semua merasa bahwa konten online harus terjangkau, murah, atau gratis. Begitu banyak materi yang tersedia secara online, sehingga paywalls dan harga tinggi menjadi sangat tidak menyenangkan. Kami tidak ingin membuat bengkel kami mahal, tetapi kami tidak ingin meremehkan waktu, tenaga, dan kerja keras yang dikerahkan untuk mempersiapkan dan menjalankannya.

Kami ingin bersikap adil: harga yang terjangkau dan pembagian 50/50 dengan pelatih bengkel . Itu masuk akal, sungguh. Konten yang harus disiapkan pelatih sama persis untuk pengaturan online seperti halnya tatap muka. Peserta ditawari jumlah konten yang sama, mendapatkan semua sumber daya lokakarya, dan juga memiliki waktu tanya jawab khusus setelah setiap sesi. Faktanya, ada lebih banyak kesempatan bagi setiap orang untuk belajar dengan kecepatan mereka sendiri dan mengajukan masalah dan pertanyaan mereka sendiri melalui serangkaian sesi.

Kami menerapkan harga yang sama dengan yang kami gunakan untuk lokakarya tatap muka. Untuk lima sesi dua setengah jam, biayanya $350 untuk tiket early-bird, dan $450 untuk tiket reguler. Kami memvalidasi harga dalam wawancara kegunaan dan melakukannya. Di belakang, itu bekerja dengan sangat baik.

Anda Membutuhkan Tim

Kami memutuskan sejak awal untuk memiliki anggota tim yang tersedia setiap saat selama lokakarya, memberikan dukungan bagi mereka yang terlambat, mengawasi kemajuan, dan memastikan peserta mengetahui apa yang sedang terjadi. Ini penting, seperti halnya lokakarya tatap muka, karena guru harus dapat berkonsentrasi pada pengajaran, bukan administrasi.

Jadi sebelum dan selama setiap sesi, ada Beth atau Amanda atau Jan yang membantu dengan segala macam masalah teknis — mulai dari URL yang hilang hingga kamera yang macet hingga masalah audio dan pertanyaan dukungan.

Online, Semuanya Hanya Sedikit Lebih Lambat

Sekarang, di ruang fisik bersama, lebih mudah untuk mengikuti dan mengajukan pertanyaan, tetapi interaksi semacam ini bisa lebih lambat di ruang virtual. Orang perlu waktu untuk menyelesaikan, atau mungkin mengalami masalah teknis. Dan lokakarya kami dapat diakses di mana saja di dunia: Bahasa Inggris bukanlah bahasa pertama semua orang. Latihan kelompok perlu memberikan waktu untuk beralih antara alat dan jendela. Daripada angkat bicara, beberapa orang lebih suka mengajukan pertanyaan melalui obrolan online. Kenyamanan obrolan membuat kami mengharapkan lebih banyak pertanyaan daripada yang mungkin kami terima secara langsung.

Secara umum, dengan latihan kelompok yang harus ditangani, lokakarya online berjalan sekitar 10-15% lebih lambat daripada acara tatap muka , dan waktu khusus untuk Tanya Jawab berarti setiap orang dapat menjawab pertanyaan.

Akses Cepat Ke Rekaman Video

Karena sebagian besar dari kita bekerja dari rumah, tanggung jawab dan komitmen kita mungkin menyulitkan peserta untuk mencurahkan perhatian penuh mereka pada setiap sesi saat itu terjadi. Kami telah meluangkan waktu dan sumber daya untuk menyampaikan rekaman video tersebut kepada peserta secepat mungkin — idealnya dalam beberapa jam setelah sesi lokakarya berakhir.

Kami tahu bahwa peserta sangat membutuhkan akses cepat ke video, dan memang bisa menonton nanti, atau menonton ulang sesi adalah salah satu fitur penting yang muncul dalam wawancara pengguna.

Apa Waktu yang Tepat?

Audiens terbesar kami berbasis di Amerika Utara; bagian besar lainnya ada di Eropa. Kami harus menemukan cara untuk membuat lokakarya online layak untuk Pantai Timur dan Barat di AS, serta Eropa. Setelah satu putaran lagi wawancara pengguna, kami menetapkan pukul 18:00 waktu Berlin , yaitu tengah hari waktu NYC dan pukul 9 pagi waktu San Francisco.

Sebagian besar bengkel berjalan ke masa-masa ini. Namun berdasarkan permintaan, kami akan mengadakan beberapa lokakarya di pagi hari di Eropa yang juga lebih bersahabat dengan yang ada di Asia-Pasifik.

Menjalankan Latihan Kelompok Online

Setelah kami memiliki gagasan tentang bagaimana kami akan menjalankan lokakarya online, kami mulai melihat lebih dekat bagaimana meningkatkan bagian kolaboratif dari pengalaman . Untuk lokakarya teknis, cukup mudah: saat instruktur lokakarya menjelaskan konsep dan pengkodean secara langsung, peserta mengikuti secara individu, mengajukan pertanyaan jika mereka menemui masalah.

Segalanya menjadi sedikit lebih rumit setelah sekelompok peserta seharusnya menyelesaikan tantangan desain bersama. Untuk lokakarya desain kami, kami ingin membagi semua peserta menjadi tim yang terdiri dari tiga hingga empat orang , dan menciptakan ruang bagi setiap tim untuk mengerjakan setiap latihan secara kolaboratif. Ada banyak alat untuk membuat sketsa dan mendesain kolaboratif, tetapi apa cara terbaik untuk menjalankan latihan kolaboratif untuk grup yang terdiri dari 90 orang?

Kami tidak ingin semua orang harus membuat akun baru (gratis atau komersial), dan kami ingin memfasilitasi pengalaman bersama bagi semua orang, terlepas dari tingkat pengalaman mereka, untuk menyumbangkan ide mereka tanpa harus melewati kurva belajar yang curam. . Kami mencoba sejumlah alat yang luar biasa, tetapi yang berfungsi dengan baik adalah Miro.

Dalam salah satu sesi pertama, Joe Leech menggunakan Miro untuk membuat ruang digital yang terdiri dari area pusat untuk pedoman dan catatannya, dan “tabel” yang diatur di sekelilingnya.

Kami telah membangun ide ini. Seperti yang Anda lihat di atas, kami telah mengatur meja searah jarum jam di sekitar area tengah . Setiap meja memiliki tiga dari empat kursi untuk diambil peserta — termasuk area pribadi untuk sketsa dan catatan. Saat kami memulai lokakarya, kami meminta setiap peserta untuk bergabung dengan papan Miro bersama (tidak diperlukan pendaftaran) dan “duduk” di salah satu meja dengan menambahkan nama mereka di sudut kanan atas kartu mereka.

Ada banyak ide kreatif lain untuk melibatkan orang. Beberapa guru menggunakan papan Trello bersama untuk semua catatan dan sumber daya. Beberapa guru menggunakan CodePen. Koleksi makhluk luar biasa ini dihidupkan kembali dari para siswa dalam lokakarya Animasi SVG yang dijalankan oleh Cassie Evans — dengan begitu banyak variasi yang menyenangkan dan kreatif untuk dipilih!

Apakah Itu Semua Layak?

Sangat. Sangat penting untuk beralih ke model alternatif yang berkelanjutan, dan kami juga senang dapat terhubung dengan audiens kami. Salah satu hasil yang paling berharga adalah dengan menjalankan lokakarya online, kami dapat menjangkau orang-orang yang tidak dapat menghadiri lokakarya jika tidak .

Sangat menyenangkan melihat orang-orang tertawa, terhubung, belajar, dan berbagi bersama. Rasanya seperti kami saling membantu melewati masa-masa aneh ini bersama-sama, dengan pengalaman yang benar-benar global yang sulit dicapai dengan cara lain.

Sungguh luar biasa melihat betapa otentik dan kolaboratifnya pengalaman lokakarya online. Secara harfiah tidak ada jarak antara peserta dan pembicara. Kita semua berada di kapal yang sama, di depan komputer kita, di lingkungan yang akrab, menggunakan alat yang kita gunakan untuk bekerja setiap hari. Rasanya wajar untuk berbicara, mengajukan pertanyaan, dan melakukan percakapan santai melalui obrolan atau pembicaraan.

Umpan balik dari peserta mencerminkan hal ini. Dalam banyak hal, itu tidak berbeda dengan umpan balik yang kami terima untuk lokakarya langsung — yang seharusnya tidak mengejutkan. Pada akhirnya, itu adalah konten yang sama yang disampaikan dalam pengaturan yang berbeda dengan waktu yang berbeda.

Apa berikutnya?

Kami telah menjalankan sekitar 20 lokakarya sejauh ini, dengan lebih banyak lagi yang dijadwalkan untuk bulan-bulan berikutnya. Tentu saja, kami akan terus menjalankan lokakarya online dalam format ini dan pada frekuensi yang sama bahkan ketika kami dapat mengadakan acara tatap muka lagi. Lokakarya online kami telah membuka peluang yang tidak kami pertimbangkan.

Secara pribadi, saya jatuh cinta pada mereka, terutama melihat betapa beragam, internasional, dan otentiknya mereka. Dan sejujurnya, saya benar-benar tidak sabar untuk menjalankan yang berikutnya.