Cara Bertanggung Jawab Rapat Kickoff UX

Saya pernah bekerja dengan agensi digital yang tidak tahu bagaimana mengadakan pertemuan awal. Dan mereka bahkan tidak tahu bahwa mereka tidak tahu. Berminggu-minggu dalam setiap proyek, mereka hanya akan menemukan diri mereka frustrasi atas bagaimana mereka berakhir dalam posisi mengikuti daripada memimpin.

Mereka akan berjuang untuk mengeluarkan ide-ide bagus mereka tetapi berakhir dengan pembelaan sepanjang waktu ketika klien mereka kembali berteriak dengan argumen berdasarkan keinginan dan uap. Agensi tidak tahu bagaimana memantapkan dirinya sebagai pemimpin UX dari proyeknya, meskipun dipekerjakan untuk memainkan peran itu. Saya bahkan tidak yakin mereka mengenali apa artinya memimpin.

Beberapa orang berpikir gagasan itu muncul sebagai sedikit terlalu perintah-dan-kontrol dan lebih suka sesuatu yang lebih kolaboratif. Pandangan ini adalah efek umum dari berurusan dengan kepemimpinan yang buruk. Anda menjadi letih. Anda menjadi yakin bahwa kepemimpinan adalah sebuah masalah. Anda ingin dunia menjadi datar dan tidak memiliki jabatan.

Itu manis. Tapi itu lelucon.

Kepemimpinan bukanlah kata kotor . Ini bukan tentang meninggalkan kolaborasi. Ini bukan tentang menguasai ruangan dan mengeluarkan mandat. Kepemimpinan adalah keinginan manusia yang wajar dan normal. Agar grup berhasil — agar desain berhasil — seseorang harus menetapkan visi, tujuan, tujuan, dan membantu tim mencapainya — menginspirasi tim untuk mencapainya.

Tim internal sering merasa tidak nyaman karena gagasan menyinggung seseorang melalui apa yang disebut kepemimpinan. Faktanya, jika "klien" Anda adalah internal, Anda mungkin akan lebih sulit untuk tampil di depan sebuah proyek daripada seorang konsultan. Aku mengerti itu. Anda khawatir untuk pekerjaan Anda. Anda khawatir akan mengecewakan orang yang harus bekerja dengan Anda berulang-ulang selama berbulan-bulan, mungkin bertahun-tahun, yang akan datang.

Mari kita membuat ini lebih baik. Mari kita lihat bagaimana menjalankan kickoff — bagaimana membawa diri Anda ke posisi positif, di mana Anda bisa mengemudikan kapal, daripada menabrakkannya ke dermaga.

Kickoff adalah di mana semuanya bisa salah. Anda bahkan belum memulai, dan Anda sudah memasukkan diri Anda ke dalam posisi untuk memperjuangkan setiap rekomendasi bahkan sebelum Anda membuatnya.

Secara harfiah segala sesuatu yang terjadi setelah kickoff bergantung pada apa yang Anda lakukan selama itu. Untuk kekayaan informasi online tentang cara membuat gambar rangka, prototipe, kode, dan menjalankan tes kegunaan, apalagi di luar sana untuk memberi tahu desainer cara menjalankan pertemuan awal yang bermanfaat. Bahkan kurang fokus pada kebenaran tentang mereka.

Kickoffs jauh lebih dari sekadar meletakkan sebuah proyek. Mereka untuk menempatkan diri Anda ke dalam posisi kepemimpinan.

Inilah cara Anda melakukannya. Pertama, logistik, lalu penentu.

Persiapan, Tapi Tidak Banyak

Seperti yang saya jelaskan di Panduan Lapangan saya untuk Strategi UX , ini dimulai dengan penyelidikan proyek. Seseorang mendatangi Anda dan berkata, "Kami meluncurkan aplikasi", atau, "Kami mengalami kesulitan untuk naik ke level berikutnya", atau bahkan sesuatu yang spesifik, seperti, "Kami ingin meningkatkan pendaftaran kami".

Anda pikir Anda dapat membantu — itu berada di bawah lingkup UX — tetapi pertama-tama Anda harus mendapatkan banyak informasi. Jadi, Anda mengatur panggilan telepon atau pertemuan langsung. Anda memeriksa situs web atau aplikasi saat ini, jika ada. Anda memeriksa situs web lain seperti itu. Anda pergi ke mana Google membawa Anda.

Di luar itu adalah rincian sederhana tentang penjadwalan bagaimana dan kapan Anda akan bertemu, baik melalui telepon atau video atau di kantor atau kedai kopi di suatu tempat. (Ini mungkin percakapan pertama Anda dengan klien, atau Anda mungkin menjadwalkan sesi yang lebih formal untuk bertemu dengan seluruh tim dan mulai memikirkan pendekatan untuk proyek tersebut.)

Ini sudah cukup untuk saat ini. Hal pertama yang akan Anda lakukan adalah mengajukan banyak pertanyaan yang tidak dapat dijawab oleh Google.

Ajukan Pertanyaan yang Tepat

Ini adalah tujuan sekunder dari kickoff, tepat di belakang pembentukan posisi kepemimpinan Anda.

Penting, ya — Anda tidak dapat mendesain sesuatu tanpa menjawab semua pertanyaan ini. Tetapi Anda juga tidak dapat merancang sesuatu tanpa menempatkan diri Anda sebagai penanggung jawab, dan Anda selalu dapat mengajukan pertanyaan lain kali.

Intinya adalah ini: Anda perlu tahu apa yang mereka lakukan, mengapa mereka melakukannya, apa yang telah mereka lakukan, mengapa mereka melakukannya, apa yang terjadi, apa yang mereka harapkan akan terjadi selanjutnya, dan siapa yang ada di sekitar untuk melakukannya.

“Raison D'Etre?”

Alasan untuk menjadi.

Bagian ini, sambil menunggu beberapa penelitian, akan langsung dimasukkan ke dalam strategi UX Anda, yang pada gilirannya akan dimasukkan ke dalam semua keputusan desain Anda. Jadi, ya, hal-hal yang cukup penting.

Ini bahkan bukan pertanyaan, sebenarnya. Katakan saja:

“Jadi, ceritakan tentang Acme Widgets.”

Ini biasanya mendorong sejarah perusahaan yang layak, serta pengenalan produk yang ingin mereka buat atau tingkatkan. Namun, jarang, dalam kasus startup, apakah itu menjawab ini:

"Bagaimana Anda menghasilkan uang?"

Ini sebagian karena belum banyak startup yang memiliki jawabannya. Itu sebagian karena mereka menganggap Anda akan tahu kapan sebuah situs web didukung iklan. Itu sebagian karena, sebagai staf, mereka banyak berpikir tentang mata uang yang digunakan dalam layanan mereka, tetapi tidak tahu apa-apa tentang cara mendapatkan lebih banyak — itulah sebabnya mereka menelepon Anda.

Jawaban atas pertanyaan ini adalah faktor utama dalam keputusan Anda di masa depan. Mengajukan pertanyaan ini tidak hanya memberi Anda sesuatu untuk menjadi fokus, tetapi juga memberi tahu para pemangku kepentingan bahwa Anda fokus pada hal terpenting yang menjadi perhatian mereka.

Jangan biarkan mereka lolos dengan penjelasan sepintas. Anda perlu tahu bagaimana produk ini harus sesuai dengan kehidupan penggunanya. Bagaimana seharusnya dibandingkan dengan pesaingnya. Apakah berbeda karena lebih murah? Atau karena ia melakukan trik sulap yang belum pernah dilakukan orang lain?

Ini adalah inti dari visi pengalaman pengguna yang baik. Bagian "pengguna" sama pentingnya dengan tujuan bisnis.

"Kamu ada di mana sekarang?"

Jika mereka belum menentukannya, Anda harus bertanya tentang status situs web atau aplikasi saat ini.

“Jadi, apakah bagian baru situs ini sekarang? Dalam karya? Apakah kita mulai dari awal?”

Di sinilah Anda mengetahui tentang salah satu dari dua kendala terbesar dari setiap proyek: waktu dan uang. Dalam menjawab pertanyaan Anda, pemangku kepentingan kemungkinan akan memberi tahu Anda bahwa mereka terlambat tiga minggu, bahwa mereka baru saja mempekerjakan programmer kedua setelah yang sebelumnya berhenti, dan bahwa mereka telah berencana untuk meluncurkan pada akhir bulan (yang jarang berjalan sesuai rencana).

"Kemana Saja Kamu?"

Tidak ada yang rumit tentang yang satu ini. Tetapi mengajukan pertanyaan ini dapat membantu Anda beberapa langkah ke depan:

“Statistik dan wawancara dan penelitian lain apa yang sudah dilakukan? Apa yang Anda miliki sekarang yang dapat saya ulas untuk mempercepat dengan semua yang sudah Anda ketahui? ”

Ikuti itu dengan pertanyaan seperti ini:

“Pendekatan apa yang telah Anda lakukan sebelumnya?

Apa yang berhasil?

Apa yang belum?

Bagaimana Anda membuat keputusan itu?

Bagaimana hasilnya?

Menurut Anda apa yang salah dalam kasus itu? ”

Pertanyaan seperti ini tidak hanya akan membantu Anda memahami cakupan penuh proyek dan sejarahnya — kemungkinan mengungkapkan sejumlah besar keterbatasan politik dan keterampilan yang perlu Anda ketahui — tetapi itu berarti Anda dapat memulai dengan membuat keputusan yang tidak dimiliki siapa pun. dibuat sebelumnya. Anda tidak akan merekomendasikan hal-hal yang sudah mereka pikirkan. Anda melewati titik itu.

“Kamu Mau Di Mana?”

Mereka mungkin sudah menjelaskan sedikit tentang tempat yang ingin mereka tuju, tetapi menuju ke sana berarti harus spesifik. Jika ini adalah proyek peningkatan, jangan bergantung pada jawaban seperti, “Kami hanya ingin lalu lintas. Sebanyak yang kita bisa.”

Letakkan angka di atasnya. Anda dapat meningkatkan tingkat konversi sebesar 5%. Anda dapat menurunkan rasio pentalan sebesar 10%. Tingkatkan berbagi. Meningkatkan tampilan halaman yang unik. Meningkatkan tingkat penyelesaian. Kurangi waktu penyelesaian. Tingkatkan jumlah tugas yang diselesaikan per kunjungan. Tingkatkan frekuensi kunjungan. Semua dengan persentase tertentu.

Jika Anda spesifik tentang angka-angka ini, maka Anda dapat melakukan percakapan nyata tentang apa yang akan terpengaruh, serta tentang pertimbangan filosofis. Sebagai contoh:

• Meningkatkan tingkat konversi dapat berarti melemahkan tingkat retensi. Mendapatkan lebih banyak pendaftaran adalah hal yang mudah jika Anda tidak peduli untuk mempertahankan orang-orang dalam jangka panjang. Jika Anda melakukannya, itu masalah yang lebih bernuansa.
• Meningkatkan tampilan halaman unik (misalnya, di situs web konten) dapat berarti meningkatkan beban kerja server. Mendistribusikan konten di lebih banyak halaman itu curang, tetapi berhasil. Salah satu alternatif adalah konten yang lebih baik.

Apa pun yang Anda lakukan akan memiliki efek, dan yang baik dapat membawa beberapa yang buruk bersamanya. Perhatikan semua efeknya. Merinci apa yang ingin dicapai perusahaan memungkinkan Anda memilah konsekuensi yang tidak diinginkan yang mungkin muncul setelahnya, sehingga Anda dapat memutuskan apakah Anda benar-benar menginginkannya atau tidak.

“Siapa Denganku?”

Semakin sedikit jumlah orang yang terlibat, semakin cepat komunikasinya. Semakin sedikit pembuat keputusan yang bertanggung jawab, semakin cepat keputusannya. Saatnya untuk mencari tahu siapa yang ada di tim dan siapa yang menghalanginya.

Untuk proyek UX biasa, Anda menginginkan pembuat keputusan sesedikit mungkin. Idealnya, siapa pun yang bertanggung jawab dan mungkin satu orang lainnya. Tentukan siapa orang-orang ini dan bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan paling efektif.

Berikut adalah hal-hal lain yang ingin Anda ketahui (dan buat catatan karena Anda akan berbicara dengan semua orang ini di beberapa titik, dan masing-masing dapat memengaruhi keputusan Anda):

• nama semua orang di tim;
• judul dan peran mereka dalam proyek ini;
• tingkat keahlian mereka;
• kendala apa pun, apakah masalah zona waktu untuk tim jarak jauh, komunikasi yang disukai dan metode kerja, seberapa efisien setiap orang atau tidak, siapa yang paling banyak memiliki sejarah dengan perusahaan atau produk — apa pun yang dapat Anda temukan.

Tetapkan harapan sejak awal bahwa pembuat keputusan UX paling banyak terdiri dari dua hingga tiga orang, termasuk Anda (atau desainer tingkat senior, seperti wakil presiden desain produk), dan ini akan mempercepat komunikasi. Putuskan bagaimana Anda akan berkomunikasi, seberapa sering, kapan harus melakukan panggilan masuk, dan sebagainya, sehingga semua orang merasa nyaman.

Selama fase definisi strategi, beri tahu semua orang sesuai kebutuhan , dan tidak sedikit pun. Anda menginginkan pendapat dan wawasan mereka — untuk itulah wawancara pemangku kepentingan — tetapi Anda tidak ingin 10 orang ikut campur dalam setiap keputusan yang Anda buat. Tidak ada waktu untuk itu, ditambah Anda akan mengambil risiko desain oleh panitia.

Membentuk kru pembuat keputusan akan mengarahkan klien dan pemangku kepentingan Anda untuk membiarkan Anda memimpin. Yang membawa saya ke poin terakhir saya.

Letakkan

Ini adalah penentu, tujuan utama pertemuan, bagian di mana Anda bisa menjelaskan bagaimana Anda akan melanjutkan, bagaimana Anda akan membawa mereka melalui proses, apa bagian Anda, apa bagian mereka dan apa yang terjadi selanjutnya. Pada dasarnya, ini memberi tahu mereka bahwa Anda mendapatkan ini .

Kuncinya adalah untuk tidak meninggalkan keraguan di sini bahwa para pemangku kepentingan berada di tangan yang cakap. Hubungan Anda pasti akan kolaboratif, tetapi Anda memimpin hal ini.

Apa yang Anda katakan di sini sepenuhnya bergantung pada bagaimana Anda memutuskan selama percakapan ini untuk mendekati proyek. Anda tahu apa yang telah diteliti, apa yang telah mereka coba, bagaimana Anda dapat belajar lebih banyak — umumnya, di mana segala sesuatunya berada. Sekarang, Anda seharusnya sudah memiliki ide yang bagus bagaimana mengatur setumpuk aktivitas riset dan desain favorit Anda untuk mendapatkan jawaban yang Anda berdua butuhkan, dan untuk desain yang bisa Anda banggakan nanti.

Ini berjalan seperti ini. Sesuaikan.

“Nah, inilah cara saya ingin mendekati ini. Kami sudah memiliki banyak statistik dari pengguna yang ada dan beberapa wawancara dengan pengguna yang kuat, jadi saya akan mulai dengan membiasakan diri dengan semua itu. Kemudian, kita akan membicarakan pengguna mana yang mungkin cocok untuk mendapatkan informasi tambahan, dan saya akan mengatur wawancara dengan mereka. Dari sana, kita akan berbicara lagi tentang keterputusan atau kesamaan yang kita lihat yang dapat memengaruhi keseluruhan visi produk. Saya akan menyusun versi pernyataan visi produk, bersama dengan beberapa prinsip desain yang menurut saya penting untuk membuat Anda kompetitif, dan beberapa metrik keberhasilan yang dapat kami gunakan untuk melacak kinerja desain dari waktu ke waktu.”

Angkat kepala. Bagian selanjutnya ini adalah kuncinya.

“Selanjutnya, saya akan mengerjakan beberapa gambar rangka dan prototipe awal untuk mendapatkan arah. Saya akan memposting setiap versi ini di aplikasi manajemen proyek sehingga kita dapat mendiskusikan dan menyepakatinya sementara saya memulai sesuatu yang lain. Ini akan menjadi resolusi rendah pada awalnya untuk memastikan kami memilikinya dengan benar sebelum melangkah lebih jauh. Saya akan membahas masing-masing dengan Anda dan menjelaskan setiap rekomendasi yang saya buat, tetapi jika Anda memiliki pertanyaan di luar itu, beri tahu saya agar kita dapat memikirkannya bersama-sama.”

Lihat apa yang terjadi di sana? Anda menetapkan harapan bahwa Anda akan membuat rekomendasi, bukan menerima perintah. Anda menjelaskan bahwa Anda akan mendiskusikan dan menyepakati ide sebelum semuanya disempurnakan.

Anda sekarang bertanggung jawab.

Perbedaan kecil dalam pola pikir inilah yang diperlukan. Mulai sekarang, tuntutan dapat dilawan dengan mengacu pada pertemuan kickoff. Dan mereka dapat dicegah sama sekali dengan tetap berpegang pada bagian terakhir: mempresentasikan dan menjelaskan pekerjaan Anda, daripada membiarkan pemangku kepentingan melihatnya dan kembali tersinggung ketika Anda melakukan sesuatu yang tidak mereka sukai.

Lakukan ini di sini dan sekarang — selama kickoff, ketika Anda memiliki kesempatan terbaik untuk membangun kepemimpinan Anda — dan Anda akan bernyanyi sepanjang proyek.

Letakkan

Anda tahu apa yang terjadi di sini, bukan? Ini bukan pertanyaan. Ini adalah pernyataan.

“Ini yang akan kita lakukan dulu. Anda mengirimi saya penelitian yang Anda sebutkan, sehingga saya dapat memeriksanya, dan kemudian saya akan menghubungi Anda besok dengan tanggapan saya terhadapnya dan untuk mengoordinasikan putaran pertama penelitian pengguna. ”

Dan begitu saja, Anda memimpin.

Baca buku terbaru Robert Hoekman Jr, Experience Required (Penunggang Baru), tentang bagaimana menjadi pemimpin UX terlepas dari peran Anda. Robert juga baru-baru ini menulis Panduan Lapangan gratis untuk Strategi UX . Ebook gratis ini mencakup 7 bab berdasarkan pengalaman mendesain selama 15+ tahun untuk perusahaan seperti Adobe, Automattic, Dodge, Intuit, Rackspace, dan lainnya.

Bacaan Lebih Lanjut tentang SmashingMag:

• Adakan Rapat Kickoff Sebelum Menyelami Desain
• Menjadi Fasilitator yang Lebih Baik
• Melibatkan Klien Dalam Alur Kerja Seluler Anda
• Apakah John Si Klien Padat atau Anda Merugikannya?