Semua Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Email Transaksional Tapi Tidak Tahu Untuk Ditanyakan

Aplikasi apa pun dengan otentikasi pengguna tidak akan ada tanpa email, namun, email tidak selalu mendapatkan perhatian yang layak. Dengan penyedia layanan email modern, lebih mudah untuk menciptakan pengalaman email transaksional kelas satu bagi pengguna Anda, tetapi, bagi sebagian besar dari kita, tantangannya terletak pada kenyataan bahwa Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui. Kami akan menyelami analisis ujung-ke-ujung dari semua yang Anda butuhkan untuk melengkapi email transaksional Anda dengan aplikasi web Anda yang lain.

Kami akan membahas perbedaan antara email transaksional dan email massal serta bagaimana dan mengapa menggunakan autentikasi email. Kami juga akan berbicara tentang menangani kasus tepi pengiriman dengan anggun, membuat konten email yang hebat, dan bagian utama dari infrastruktur yang Anda inginkan untuk mengirim email dan memantau pengiriman. Maka Anda akan segera menjadi ahli email transaksional dalam waktu singkat.

Tantangan Email Transaksional

Sampai tingkat tertentu, email secara tradisional telah menjadi warga negara kelas dua karena lebih sulit untuk memantau dan memahami seberapa baik Anda melakukannya. Dengan aplikasi Anda, ada banyak alat pemantauan kinerja untuk memberikan wawasan tentang front-end, back-end, database, kesalahan, dan banyak lagi. Dengan email, alat tersebut kurang dikenal dan sedikit lebih sulit digunakan secara efektif. Jadi, mari kita telusuri beberapa tantangan yang dihadapi pemantauan dan pelaporan email, lalu kita dapat melihat alat dan taktik yang tersedia yang dapat bekerja dalam tantangan dan kendala tersebut untuk memberi Anda pandangan yang lebih tepat tentang email transaksional Anda.

Tantangan mendasar terbesar dengan memantau email adalah benar-benar tidak mungkin untuk masuk ke kotak masuk setiap penerima dan memeriksa untuk melihat apakah mereka menerima email. Jadi, langsung saja, wawasan terbaik yang bisa kami harapkan hanyalah proxy atau perkiraan kinerja. Tantangan terbesar kedua adalah bahwa setiap ISP bermain dengan aturan mereka sendiri. Apa yang mungkin diklasifikasikan sebagai spam oleh Outlook dapat langsung masuk ke kotak masuk di Gmail. Dan penyedia kotak masuk tidak dapat membagikan "saus rahasia" mereka karena akan segera dieksploitasi oleh spammer. Jadi apa yang harus dilakukan pengembang?

Tingkat terbuka dapat memberi Anda perkiraan kasar, tetapi karena mereka mengandalkan piksel pelacakan, yang dapat dengan mudah diblokir, itu adalah gambaran yang tidak lengkap. Tarif kotak masuk dan kecepatan pengiriman juga tidak dapat diukur secara langsung. Jadi, Anda harus puas dengan mengirim tes reguler ke akun seed yang dapat Anda uji. Ini tidak sempurna, tetapi ini adalah proxy terbaik yang tersedia untuk memahami pengiriman ke berbagai penyedia kotak masuk. Kami akan membahas alat yang membantu mengotomatiskan ini nanti di panduan ini.

Menambahkan autentikasi domain dalam bentuk DKIM, SPF, dan DMARC bisa jadi sulit dan membingungkan, atau, bergantung pada ukuran perusahaan Anda, mendapatkan akses atau persetujuan untuk perubahan DNS bisa jadi tidak praktis atau tidak mungkin. Meski begitu, sangat mudah untuk mendapatkan entri DNS yang salah. Jika Anda tidak terbiasa dengan autentikasi domain, jangan khawatir, kami akan membahasnya secara mendalam nanti.

Tentu saja, meskipun Anda secara umum dapat mencapai penayangan yang bagus, penanganan pentalan memperkenalkan lebih banyak variabilitas pada penayangan. Kotak masuk penerima mungkin penuh. Orang-orang berganti pekerjaan, dan alamat email menjadi tidak aktif. Orang-orang membuat kesalahan ketik dengan alamat email. Orang mungkin mendaftar dengan alias grup, lalu salah satu alamat di grup tersebut terpental. Server sementara atau pemadaman DNS dapat memengaruhi pengiriman untuk semua orang di domain tertentu. Dan kemudian ada keluhan spam.

Jadi langsung dari gerbang, dek ditumpuk melawan Anda. Ada banyak kasus tepi, dan sangat sulit untuk mendapatkan gambaran pengiriman yang akurat. Pemantauan yang berkelanjutan sangat kompleks, dan ada banyak ruang untuk membuat kesalahan. Itu melukiskan gambaran yang suram, aku tahu. Untungnya, email telah berkembang pesat, dan meskipun tidak sepele, ada solusi bagus untuk semua masalah ini.

Transaksional vs. Promosi Massal

Sebelum kita melangkah lebih jauh, kita perlu mengatasi perbedaan signifikan antara email promosi massal dan email transaksional aplikasi Anda. Dengan yang pertama, jika email hilang atau tertunda, tidak ada yang akan melewatkannya. Namun, dengan yang terakhir, penyetelan ulang kata sandi yang hilang atau tertunda secara signifikan dapat menyebabkan permintaan dukungan tambahan. Email transaksional Anda sama pentingnya dengan halaman dalam aplikasi Anda. Anda dapat menganggap email yang hilang atau tertunda kira-kira setara dengan halaman yang rusak di aplikasi web Anda. Email adalah media yang berbeda, tetapi masih merupakan bagian utama dari pengalaman menggunakan aplikasi Anda.

Karena orang mengharapkan dan ingin menerima email transaksional, mereka melihat keterlibatan yang lebih tinggi dalam hal rasio buka dan klik daripada email promosi massal Anda. Demikian pula, email transaksional akan dilaporkan sebagai spam jauh lebih jarang daripada email massal. Dan semua itu mengarah pada reputasi yang lebih baik untuk email transaksional Anda daripada email promosi massal. Dalam beberapa kasus, itu bisa menjadi perbedaan antara kotak masuk dan folder spam. Atau, mungkin hanya masalah di tab mana Gmail menempatkan email. Terlepas dari itu, perbedaan antara transaksional dan massal cukup mencolok sehingga bahkan Gmail secara resmi merekomendasikan untuk memisahkan aliran. Dengan begitu, reputasi massal Anda tidak akan menurunkan reputasi transaksional Anda.

Ini membawa kita ke tip pertama kami:

1. Pisahkan aliran pengiriman transaksional dan massal Anda menggunakan domain atau subdomain yang berbeda

Di dunia yang sempurna, Anda akan mengirim transaksional melalui domain utama Anda, dan membuang massal ke subdomain seperti [email protected] dan setiap kategori akan memiliki alamat IP sendiri juga.

Memisahkan aliran Anda adalah langkah pertama dan penting untuk meletakkan dasar bagi pengalaman email terbaik bagi penerima Anda. Meskipun Anda tidak dapat menjamin pengiriman ke kotak masuk, Anda dapat melakukan beberapa hal untuk menyusun dek sesuai keinginan Anda. Otentikasi adalah langkah selanjutnya untuk melakukan hal itu dengan tepat. Sama seperti Anda tidak akan meluncurkan aplikasi web modern tanpa sertifikat aman, Anda juga tidak ingin mengirim email tanpa mengautentikasi sepenuhnya.

Otentikasi Email

Anda mungkin pernah mendengar akronim seperti DKIM, SPF, atau DMARC, dan Anda bahkan mungkin telah menyalin dan menempelkan beberapa entri DNS untuk menyiapkannya. Atau Anda mungkin melewatkannya karena terasa agak terlalu rumit. Bagaimanapun, ini semua adalah standar yang layak untuk diterapkan, dan semuanya saling melengkapi dan bekerja sama untuk membangun dan melindungi reputasi Anda. Pendekatan yang tepat untuk ini akan bervariasi dari satu penyedia ke penyedia lainnya, tetapi selalu layak untuk diterapkan.

Mari kita mulai dengan DKIM. Tanpa terlalu banyak membahas detail teknis, DKIM melakukan dua hal. Pertama, ini bertindak sebagai semacam segel lilin virtual pada email Anda untuk menunjukkan bahwa email tersebut belum dimodifikasi dalam perjalanan. Kedua, ini memungkinkan Anda membangun reputasi domain. Sementara DKIM berfokus pada domain, SPF berfokus pada penyediaan daftar alamat IP yang disetujui untuk pengiriman sehingga server email penerima memiliki gagasan yang lebih baik tentang apakah email dikirim dari sumber yang sah.

Salah satu manfaat penting dari DKIM adalah bahwa ini adalah kunci untuk menghindari label “melalui” di Gmail atau label “atas nama” di Outlook. Elemen-elemen ini membuat email Anda terlihat sedikit lebih mungkin menjadi spam dan dapat merusak kepercayaan penerima Anda. Jadi DKIM lebih dari sekadar standar di belakang layar. Ini adalah sesuatu yang secara langsung dapat mempengaruhi pengalaman penerima Anda.

Itu semua membawa kita ke tip dasar berikutnya:

2. Otentikasi email dengan DKIM dan SPF

Meskipun otentikasi tidak dapat menjamin pengiriman, ini adalah aspek kunci dalam membangun reputasi dan melakukan semua yang Anda bisa untuk memastikan pengiriman yang baik.

DMARC dirancang untuk membantu melindungi dari serangan phishing. Ini menggabungkan DKIM dan SPF untuk membantu Anda memantau pengiriman untuk domain Anda dan melindungi reputasi domain Anda dengan memungkinkan Anda untuk memublikasikan kebijakan DMARC. Kebijakan tersebut memberi tahu penyedia kotak masuk apa yang harus dilakukan ketika email gagal dalam penyelarasan DMARC.

Sebelum DMARC, penyedia kotak masuk sepenuhnya tergantung pada pilihan cara menangani email yang tidak diautentikasi dengan DKIM dan/atau SPF, tetapi dengan DMARC, Anda dapat membuat kebijakan publik yang memberi tahu penyedia untuk mengarantina (kirim ke folder spam) atau menolak (langsung membuang) email yang gagal dalam penyelarasan DMARC.

Manfaat lain dari DMARC adalah memungkinkan ISP mengirimkan laporan kepada Anda tentang sumber email yang dikirim menggunakan domain Anda dan jumlah yang lolos untuk penyelarasan yang gagal melalui DKIM atau jalur kembali. Ini memungkinkan Anda melacak sumber sah yang gagal diselaraskan dan mengambil tindakan untuk memastikan sumber tersebut diautentikasi. Ini juga dapat membantu Anda menghitung jumlah email tidak sah yang mencoba dikirim menggunakan domain Anda.

PayPal adalah contoh klasik tentang pentingnya kebijakan DMARC yang baik. Selama bertahun-tahun, banyak penipu mencoba memalsukan email PayPal, tetapi sekarang, dengan DMARC, PayPal menerbitkan kebijakan DMARC yang memberi tahu ISP untuk menolak email yang tidak lolos DMARC. Jadi, jika ada scammer yang mencoba memalsukan email PayPal, mereka akan gagal menyelaraskan DMARC, dan ISP dapat dengan yakin menolak email tersebut karena PayPal memiliki kebijakan publik yang mengatakan bahwa jika email gagal diselaraskan, email tersebut harus ditolak.

Itu adalah ikhtisar yang sangat singkat tentang DMARC, tetapi mudah-mudahan ini membantu memberikan konteks untuk tip ketiga kami:

3. Menetapkan dan mempublikasikan kebijakan DMARC

Juga, jika memungkinkan, siapkan jalur pengembalian khusus untuk memaksimalkan peluang penyelarasan Anda. Kemudian, pantau laporan DMARC Anda dan buat penyesuaian untuk memastikan keselarasan untuk semua sumber email yang sah. Terakhir, jika produk atau merek Anda menjadi target serangan phishing dalam jumlah besar, mulailah menerapkan kebijakan karantina atau penolakan yang lebih agresif secara bertahap dari waktu ke waktu.

Alat DMARC dari cap pos adalah cara gratis dan mudah untuk menetapkan kebijakan DMARC dan mulai menerima laporan mingguan tentang domain Anda. Dengan aliran email massal dan transaksional Anda terpisah, dan semua pengaturan otentikasi yang disebutkan di atas, Anda telah menangani semua aspek dasar pengiriman. Mulai sekarang, kami akan fokus pada penanganan dan perawatan email dalam aplikasi Anda.

Memahami Siklus Hidup Email

Di permukaan, email bisa terdengar sangat sederhana, tetapi ketika Anda memecah siklus hidup email, ada banyak kehalusan dan peluang di bawah permukaan. Semakin baik Anda memahaminya, semakin Anda dapat memberikan pengalaman yang lebih bernuansa dan kaya bagi penerima. Sebagian besar peluang Anda untuk meningkatkan pengalaman email bergantung pada pemahaman tentang nuansa pengiriman email dan mengotomatiskan kemampuan aplikasi Anda untuk memproses dan menanganinya sesuai dengan itu. Jadi mari kita lihat peristiwa penting dalam kehidupan email apa pun.

antri

Setelah aplikasi Anda mengumpulkan email dari berbagai bit konten, Anda akan mengantrekannya untuk pengiriman. Dalam aplikasi Anda, Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda mengirim email melalui pemrosesan latar belakang. Kami akan membahas ini secara mendalam nanti, tetapi versi sederhananya adalah setiap kali aplikasi Anda berkomunikasi dengan layanan pihak ketiga, Anda harus menangani komunikasi itu di latar belakang. Dengan asumsi Anda menggunakan penyedia layanan email, setelah Anda membuat permintaan ke API mereka, itu juga akan diantrekan untuk dikirim di pihak mereka.

Terkirim

Seperti layanan apa pun, penyedia layanan email Anda akan memiliki antrian sendiri untuk memproses dan mengirim email Anda. Dalam kebanyakan kasus, antrian ini sangat cepat. Sementara mengirim email massal ke ribuan penerima dapat memakan waktu beberapa detik atau menit, sebagian besar email transaksional akan dikirim lebih cepat.

Diterima

Setelah email dikirim oleh penyedia email Anda, idealnya akan diterima oleh penyedia kotak masuk. Namun, "Diterima" tidak berarti "Disampaikan." Anggap saja seperti layanan pos. Hanya karena memiliki surat Anda, itu masih harus memprosesnya sebelum dianggap terkirim. Selain itu, beberapa penyedia kotak masuk akan menerima email tetapi pada akhirnya tidak mengirimkannya karena berbagai alasan. Jadi meskipun email telah diterima, tidak ada jaminan bahwa email tersebut pada akhirnya akan terkirim.

Ditolak

Sementara beberapa penyedia kotak masuk diam-diam akan menolak email, dalam banyak kasus, ketika email ditolak, hal itu dilakukan secara eksplisit, dan Anda akan menerima penjelasan tentang masalah email tersebut. Dalam beberapa kasus, mungkin IP atau reputasi domain, atau mungkin konten email. Sayangnya, Anda tidak akan selalu mendapatkan penjelasan yang jelas tentang alasan penolakan.

terpental

Pantulan adalah jenis penolakan yang lebih spesifik. Jika alamat email tidak ada, kotak masuk penuh, atau beberapa alasan lain, layanan email akan melaporkan kembali bahwa pengiriman gagal dan email terpental. Dalam kasus ini, Anda dapat menggunakan pemberitahuan penanganan pentalan ESP untuk secara proaktif mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki masalah. Kami akan membahasnya lebih detail nanti.

Terkirim

Disampaikan adalah keadaan di mana pesan telah diberikan kepada penerima. Ini mungkin telah dikirim ke kotak masuk, folder spam, atau salah satu tab Gmail, tetapi telah dikirimkan ke tingkat tertentu. Anda tidak akan pernah menerima pemberitahuan eksplisit bahwa email telah terkirim, tetapi ini adalah status kunci dalam siklus hidup.

Dibuka/Diklik

Pelacakan terbuka tidak sepenuhnya dapat diandalkan karena metode yang digunakan untuk menentukan kapan email telah dibuka dapat diblokir oleh klien email. Karena pelacakan terbuka bergantung pada klien email untuk memuat gambar yang tidak terlihat, klien yang memblokir pemuatan gambar berarti bahwa pembukaan tersebut tidak akan dilaporkan. Tarif terbuka dapat berfungsi sebagai proxy yang baik untuk pengiriman. Misalnya, jika Anda mengganti penyedia layanan email tanpa mengubah apa pun tentang email Anda, dan tarif terbuka Anda melonjak secara signifikan, dapat diasumsikan bahwa penyedia layanan email pertama Anda gagal mengirimkan sebagian pesan.

Pelacakan klik lebih dapat diandalkan daripada pelacakan terbuka, tetapi dapat membawa kerumitan tersendiri. Misalnya, menggunakan Bit.ly atau layanan pemendekan URL lainnya adalah taktik umum yang digunakan oleh spammer, jadi dalam banyak kasus, keberadaan URL Bit.ly akan menempatkan email Anda di jalur cepat ke folder spam. Namun, bila dilakukan dengan baik melalui pelacakan klik penyedia layanan email Anda, ini dapat memberikan wawasan yang berguna untuk email Anda. Juga, bahkan jika pelacakan terbuka diblokir oleh klien, jika seseorang mengklik email, aman untuk mengasumsikan bahwa email tersebut dibuka. Jadi pelacakan klik dapat membantu memberikan wawasan yang lebih akurat tentang tarif terbuka juga.

Dengan pelacakan terbuka dan klik, penting untuk mempertimbangkan privasi. Meskipun mereka dapat menjadi alat yang ampuh untuk memperkaya pengalaman penerima Anda dan memberikan Anda wawasan yang dapat digunakan untuk meningkatkan email Anda, mereka juga menyentuh masalah privasi. Jika Anda tidak akan melakukan apa pun dengan data yang mereka berikan, lebih baik Anda tidak menggunakannya. Atau, jika Anda berada di industri di mana privasi sangat sensitif, Anda mungkin ingin berpikir dua kali sebelum mengaktifkannya.

Tidak berlangganan

Sementara berhenti berlangganan kurang relevan untuk email transaksional, itu masih merupakan permintaan yang harus dihormati. Meskipun Anda mungkin tidak berkewajiban secara hukum untuk mendukung berhenti berlangganan dari email transaksional, ini adalah status yang mungkin Anda alami, dan ketika Anda melakukannya, Anda harus menghormatinya.

Keluhan Spam

Seperti berhenti berlangganan, keluhan spam lebih jarang terjadi dengan email transaksional, tetapi masih terjadi. Jika tingkat keluhan spam Anda tinggi, itu pertanda baik bahwa Anda perlu menyesuaikan kuantitas dan/atau kualitas email transaksional yang Anda kirim. Seperti penanganan pentalan, Anda juga harus proaktif tentang keluhan spam. Anda pasti ingin menghormatinya, tetapi penting untuk diingat bahwa beberapa keluhan spam tidak disengaja. Jika seseorang melaporkan email sebagai spam, hal itu dapat memengaruhi penerimaan tagihan atau faktur di masa mendatang.

Ini membawa kita ke tip keempat kami:

4. Erat mengintegrasikan acara pesan ke dalam aplikasi Anda

Sebagian besar penyedia layanan email menawarkan kait web ekstensif untuk secara otomatis memberi tahu aplikasi Anda tentang peristiwa penting dengan setiap pesan. Meskipun penanganan pentalan adalah peristiwa yang paling penting untuk dilacak dan ditangani, peristiwa lainnya dapat memberikan informasi yang berguna untuk memperkaya aplikasi Anda dan menjadikan email transaksional sebagai elemen pengalaman pengguna yang lebih terintegrasi dengan mulus.

Berhati-hatilah Dengan Konten Email

Konten email Anda dapat berperan dalam pengiriman dan keterlibatan. Sementara beberapa aturan (seperti menghindari kata "Viagra") mungkin jelas, yang lain lebih halus. Berhati-hati untuk membuat konten yang bagus dapat secara drastis meningkatkan tingkat terbuka atau keterlibatan.

Kami akan mengelompokkan beberapa pertimbangan ke dalam tip kelima kami untuk email transaksional yang bagus:

5. Luangkan waktu untuk menyusun konten dan struktur email Anda

Hal-hal seperti nama pengirim dan alamat email, subjek, preheader, dan tipe pantomim dapat memiliki dampak yang berarti pada keterlibatan, pengiriman, dan tarif buka. Jangan biarkan elemen-elemen ini menjadi renungan. Luangkan waktu untuk memperbaikinya dan terus menguji dan meningkatkannya seolah-olah itu adalah halaman lain di aplikasi Anda.

Pengirim, Subjek, dan Preheader

Meskipun setiap klien email berbeda, mereka semua memberikan beberapa tingkat wawasan tentang email sebelum dibuka melalui semacam pratinjau. Itu bisa sesederhana menampilkan pengirim dan subjek, tetapi terkadang juga berisi pratinjau konten. Topik ini dapat membenarkan artikel itu sendiri, tetapi cukup untuk mengatakan bahwa layak untuk meluangkan waktu melihat email Anda seperti yang akan dilakukan penerima Anda. Ini termasuk penamaan pengirim yang jelas, menulis baris subjek yang berguna dan ringkas, dan menyusun preheader yang sempurna. Jangan biarkan elemen-elemen ini menjadi renungan karena mereka dapat berdampak signifikan pada tingkat terbuka Anda.

HTML Dan Teks Biasa

Konten sebenarnya dari email Anda adalah penting, dan menyertakan versi HTML dan teks biasa dari email Anda dapat berdampak besar pada penerima Anda. Beberapa orang lebih suka teks biasa. Baik untuk kinerja, privasi, atau aksesibilitas, menyediakan opsi teks biasa yang diformat dengan baik dan dipertimbangkan adalah kemenangan bagi penerima tersebut. Dan beberapa filter spam lebih suka melihat versi teks biasa dipasangkan dengan versi HTML. Litmus memiliki tulisan yang bagus tentang pentingnya opsi teks biasa dalam email untuk detail lebih lanjut.

Terima Balasan Dan Hindari Alamat "Tanpa Balasan"

Lakukan apa yang Anda bisa untuk menghindari penggunaan alamat email "tidak ada balasan". Mereka mengirim sinyal yang salah dengan segala cara yang mungkin. Akibatnya, Anda akan menerima lebih banyak keluhan spam karena orang tidak dapat membalas untuk berhenti berlangganan. Ini adalah komunikasi satu arah dan mengurangi keterlibatan yang sebaliknya dapat meningkatkan keterkiriman.

Idealnya, alamat dari atau alamat balasan-ke akan mengirim balasan ke kotak masuk dukungan yang dipantau. Ini memberikan pengalaman terbaik bagi penerima dan memastikan bahwa balasan tidak hilang begitu saja. Namun, ada satu pertimbangan utama yang perlu diingat. Jika pengguna menerima URL penyetelan ulang sandi dan balasan, siapa pun yang memiliki akses ke balasan juga akan memiliki akses ke URL penyetelan ulang sandi tersebut. Hal yang sama berlaku untuk informasi yang sangat sensitif, tetapi, bagaimanapun juga, Anda tidak ingin mengirim informasi yang sangat sensitif dalam email.

Pilihan lainnya adalah menggunakan alamat email penerima masuk. Dalam hal hal-hal seperti pemberitahuan komentar yang mungkin berguna bagi penerima untuk merespons email secara langsung, menyiapkan pemrosesan email masuk dapat memberi Anda kemampuan untuk menghindari alamat email tanpa balasan.

Terlepas dari metodenya, Anda harus selalu melakukan yang terbaik untuk menghindari alamat tanpa balasan. Pelanggan Anda akan menghargainya, dan kemungkinan besar Anda akan menerima umpan balik penting jika Anda mendengarkan di semua saluran.

Tangani Email dengan Hati-hati

Konten email Anda penting, tetapi cara Anda mengirimkannya dan menanggapi kasus tepi dengan pengiriman bisa sama pentingnya. Ada banyak hal yang terjadi (atau bisa terjadi) dengan setiap email yang Anda kirim. Meskipun sebagian besar percakapan dengan email hanya berfokus pada pengirimannya, cara Anda mengirimnya juga sama pentingnya.

Kami akan mengelompokkan kumpulan ini ke dalam tip tingkat tinggi keenam untuk pengiriman email transaksional yang hebat:

6. Berinvestasi dalam infrastruktur untuk mengirim dan mengirim email dengan andal

Mengirim email terdengar sederhana, tetapi ada lebih dari itu daripada menulis beberapa baris kode. Sangat penting untuk membangun dan memelihara infrastruktur yang tepat seperti pemrosesan latar belakang dan penanganan pentalan untuk memastikan keandalan tertinggi untuk email Anda.

Pemrosesan Latar Belakang

Dengan asumsi Anda menggunakan penyedia layanan email, Anda pasti ingin memastikan bahwa semua pengiriman email Anda terjadi melalui proses latar belakang. Ini adalah kasus dengan komunikasi apa pun dengan layanan eksternal apa pun, dan ada beberapa alasan. Pertama dan terpenting, dengan layanan eksternal, selalu ada kemungkinan down. Jadi, jika permintaan gagal, penting untuk dapat mencoba kembali permintaan secara otomatis setelah jangka waktu tertentu. Atau, mungkin ada masalah dengan permintaan, atau sesuatu mungkin telah berubah pada bagian dari layanan eksternal. Terlepas dari alasannya, merancang ketahanan ke dalam pengiriman email Anda akan menyelamatkan Anda dari kesedihan di beberapa titik.

Demikian pula, pengaturan pemrosesan latar belakang yang baik dapat mempermudah untuk diperingatkan dan memecahkan masalah ketika terjadi kesalahan. Jika Anda menyetel peringatan saat antrean tinggi, Anda akan tahu lebih cepat saat ada masalah. Selain itu, dengan asumsi pemrosesan latar belakang Anda menangkap dan mencatat kesalahan, Anda akan lebih mudah mengidentifikasi sumber masalahnya.

Pahami IP Khusus

Jika Anda telah melihat ke dalam email transaksional ke tingkat apa pun, Anda mungkin menemukan konsep menggunakan alamat IP khusus. Meskipun ada manfaat menggunakan alamat IP khusus, ini bukan masalah hitam dan putih. Dalam beberapa kasus, alamat IP khusus dapat lebih merugikan daripada membantu.

Dengan hampir setiap penyedia layanan email, Anda memiliki dua opsi untuk mengirim. Opsi pertama adalah mengirim dari kumpulan IP bersama. Dalam kasus ini, pengiriman Anda dapat dipengaruhi oleh perilaku pengirim lain yang menggunakan alamat IP yang sama. Jika pengirim tersebut jahat, itu dapat menurunkan reputasi alamat IP. Namun, jika pengirimnya baik, itu bisa mengangkat reputasi alamat IP.

Opsi kedua adalah alamat IP khusus. Dengan alamat IP khusus, jika ada masalah reputasi dengan alamat IP, Anda hanya perlu menyalahkan diri sendiri. Tangkapannya adalah, agar alamat IP khusus berfungsi dengan baik, Anda harus memiliki volume harian yang konsisten yang cukup tinggi untuk membangun dan mempertahankan reputasi. Itu sekitar 10.000-20.000 email per hari. Anda juga harus berhati-hati untuk menghangatkan alamat IP secara perlahan dengan mengirimkan lebih banyak email secara konsisten selama periode waktu tertentu. Dan, meskipun tidak ada pengirim yang buruk untuk menurunkan reputasi Anda, itu juga tidak menerima manfaat apa pun dari pengirim yang baik yang dapat membantu meningkatkan reputasi IP Anda. Dengan sebagian besar penyedia layanan email, alamat IP khusus juga lebih mahal.

Akhirnya, sementara reputasi IP masih berperan, penyedia kotak masuk semakin mempertimbangkan reputasi domain dalam hubungannya dengan reputasi IP. Karena alamat IP semakin dapat dibuang, menempatkan lebih banyak reputasi pada domain membantu mengurangi spammer bersepeda melalui domain karena domain baru harus membangun reputasi. Ini juga berarti bahwa jika Anda mengalami masalah pengiriman yang meluas, masalah tersebut dapat disebabkan oleh alamat IP atau domain Anda. Jadi menukar alamat IP dapat membantu, tetapi jika reputasi domain Anda memburuk, mengubah alamat IP tidak akan membantu. Anda malah harus fokus membersihkan reputasi domain Anda.

Meskipun alamat IP khusus bisa sangat bagus dalam situasi yang tepat, ini bukan slam dunk. Dan, jika Anda menggunakan alamat IP bersama, Anda harus memastikan bahwa Anda memantaunya dengan cermat untuk memastikan bahwa pengirim lain tidak merusak reputasinya atau memasukkannya ke daftar hitam.

Penanganan Pantulan

Email terpental. Tidak ada jalan lain. Alasan pantulan berbeda-beda, tetapi kebutuhan untuk menangani pantulan dengan anggun adalah universal. Pikirkan penanganan bouncing sebagai penanganan pengecualian untuk email. Ketika pengecualian terjadi, Anda tidak ingin itu dibuang secara diam-diam. Anda ingin tahu bahwa itu terjadi dan apa penyebabnya sehingga Anda dapat memperbaikinya. Hal yang sama berlaku untuk penanganan bouncing dengan satu peringatan. Dengan penanganan pentalan, Anda dapat memberdayakan pengguna Anda untuk memperbaiki sendiri sebagian besar masalah. Ini secara bersamaan meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi permintaan dukungan.

Ketika email terpental dengan keras, langkah terpenting adalah berhenti mencoba pengiriman ke alamat itu. Sementara beberapa hard bouncing pada akhirnya dapat mulai bekerja kembali dengan sendirinya, bouncing berulang ke alamat yang sama adalah sinyal yang sangat negatif bagi penyedia kotak masuk. Dari sudut pandang mereka, itu berarti Anda tidak menjaga kebersihan daftar Anda dan kemungkinan besar Anda adalah seorang spammer.

Sayangnya, jika Anda berhenti mencoba mengirim ke suatu alamat, dan alamat itu mulai berfungsi lagi, penerima Anda tidak akan bisa mendapatkan email mereka. Di situlah penanganan bouncing masuk. Menggunakan webhook, penyedia layanan email Anda dapat secara otomatis memberi tahu Anda tentang bouncing baru. Kemudian, Anda dapat menggunakan informasi tersebut untuk menampilkan peringatan dalam aplikasi Anda bahwa ada masalah dalam pengiriman email. Dengan begitu, pengguna Anda dapat memperbaiki masalah tersebut, lalu mengaktifkan kembali pengiriman.

Cap pos membuatnya lebih mudah dengan Rebound, cuplikan JavaScript sederhana yang dapat disesuaikan dan disertakan dalam aplikasi Anda untuk secara proaktif memperingatkan pengguna tentang masalah pengiriman sehingga mereka dapat memperbaiki masalah sebelum mengarah ke masalah yang lebih besar atau permintaan dukungan.

Manajemen Pemberitahuan

Dengan email transaksional, berhenti berlangganan tidak menjadi masalah dibandingkan dengan email promosi massal, tetapi memberikan cara kepada penerima untuk berhenti berlangganan atau mengelola volume atau jenis email transaksional yang mereka terima masih bagus untuk dilakukan.

Berhenti berlangganan satu klik untuk setiap jenis email yang Anda kirim dapat membuat segalanya menjadi nyaman jika penerima tidak ingin menerima email untuk jenis pemberitahuan tertentu. Alternatifnya, menyediakan pusat preferensi untuk email transaksional adalah cara yang bagus untuk memberikan kontrol lebih di tangan penerima. Namun, jika Anda memilih rute pusat preferensi, pertahankan opsi seminimal mungkin. Ingatlah bahwa halaman dengan banyak kotak centang dapat membuat Anda kewalahan atau membingungkan. Jadi, meskipun kontrol granular bagus, terlalu banyak opsi bisa menjadi kontra-produktif.

Salah satu cara terbaik untuk mengurangi notifikasi yang sering adalah dengan menawarkan opsi seperti ringkasan instan, harian, atau mingguan. Dengan begitu, Anda memberikan kontrol yang signifikan kepada penerima atas notifikasi untuk memungkinkan mereka mengurangi kuantitas secara drastis tanpa membebani mereka dengan kontrol yang sangat baik untuk lusinan jenis notifikasi yang berbeda.

Terlepas dari metodenya, ketahuilah bahwa memberikan kontrol atas frekuensi notifikasi dapat sangat membantu pelanggan Anda sekaligus membantu mengurangi volume email Anda secara keseluruhan. Ini adalah win-win untuk pelanggan Anda dan biaya email Anda.

Alat Dan Pemantauan

Sementara aspek lain dari pengembangan aplikasi telah membuat langkah mengesankan dalam perkakas, praktik terbaik, dan keandalan, email masih merupakan kotak hitam. Dengan aplikasi, Anda dapat memantau waktu aktif, waktu pemuatan halaman, kinerja aplikasi, dan banyak aspek lainnya. Karena kotak masuk email bersifat pribadi, bagaimanapun, tidak ada cara untuk secara akurat mengukur informasi pengiriman yang sebenarnya. Buka dan rasio klik dapat berfungsi sebagai proxy yang layak, tetapi mereka masih hanya proxy. Untungnya, ada beberapa alat hebat yang dapat saling melengkapi dan, bersama-sama, memberikan gambaran yang relatif jelas tentang pengiriman email Anda.

Ini adalah kunci untuk menghargai tip ketujuh dan terakhir kami:

7. Gunakan alat yang tersedia untuk memantau dan meningkatkan pengiriman Anda

Sama seperti Anda akan memantau waktu aktif atau kinerja aplikasi Anda, memantau pengiriman email juga sama pentingnya. Meskipun tidak ada satu alat pun yang dapat memberi tahu Anda segalanya, kombinasi dari alat-alat hebat dapat membuat perbedaan besar dalam memastikan bahwa pengiriman email Anda dapat diandalkan dan membantu memecahkan masalah saat tidak.

Untuk mendapatkan cakupan yang baik, Anda akan ingin menggunakan alat berikut dan memperhatikan pola dari waktu ke waktu.

1. Pantau tren dalam rasio buka dan klik untuk email Anda. Ini hanya proxy, tapi bagus untuk angka historis relatif. Misalnya, jika Anda melihat rasio buka atau klik turun drastis dari waktu ke waktu, itu sering kali merupakan tanda peringatan dini bahwa Anda mungkin mengalami masalah penayangan. Karena email tidak dapat dibuka jika tidak berhasil dikirim, penurunan tarif terbuka dapat disebabkan oleh masalah pengiriman.
2. Gmail menawarkan Alat Postmaster yang dapat membantu Anda mengukur IP dan reputasi domain untuk memahami sumber email mana yang mungkin mengalami masalah pengiriman. Ini adalah alat forensik yang bagus untuk digunakan ketika Anda menduga bahwa Anda mungkin mengalami masalah pengiriman. Ini hanya memberikan wawasan dari Gmail, tetapi itu sering kali merupakan proxy yang cukup baik untuk memahami bagaimana reputasi Anda mungkin terlihat oleh penyedia lain juga.
3. Gunakan Daftar Hitam MXToolBox Periksa untuk melihat apakah domain atau alamat IP Anda telah masuk daftar hitam. Jika Anda menggunakan alamat IP bersama, Anda mungkin ingin mengatur monitor permanen dan otomatis untuk alamat IP bersama itu sehingga Anda akan tahu lebih cepat jika Anda masuk daftar hitam.
4. Gunakan alat seperti GlockApps atau 250ok untuk memantau penempatan kotak masuk untuk email Anda. Penting untuk diingat bahwa alat ini mengandalkan daftar benih untuk menguji pengiriman. Artinya, karena mereka tidak dapat menguji pengiriman ke kotak masuk penerima yang sebenarnya, mereka harus menggunakan alamat percobaan sebagai proxy. Seperti kebanyakan alat pengiriman email, ini bukan ilmu yang sempurna, tetapi dalam praktiknya, ini cukup dekat untuk tetap sangat berguna dalam mengukur kualitas pengiriman.

Semakin banyak pemantauan dan peringatan yang Anda miliki, semakin cepat Anda mengetahui masalah dan dapat memperbaikinya. Seringkali, pengiriman email yang buruk dapat menjadi masalah yang tidak terlihat yang hanya muncul ketika permintaan dukungan mulai muncul, tetapi pada saat itu, Anda mungkin sudah memiliki 100-an atau 1.000-an email yang berakhir di folder spam atau tidak sampai sama sekali. Sama seperti Anda tidak ingin pelanggan menjadi orang yang memberi tahu Anda tentang waktu henti aplikasi, Anda juga tidak ingin mereka menjadi yang pertama memberi tahu Anda tentang potensi masalah pengiriman.

Bawa Semuanya Bersama-sama

Anda memiliki banyak pilihan dalam hal mengirim email. Anda bahkan dapat mengatur server dan Mail Transfer Agent (MTA) dan mengirim sendiri jika Anda mau, tetapi Anda akan mengambil banyak tanggung jawab dan overhead. Mengelola reputasi itu sulit. Membangun hubungan dengan ISP bahkan lebih sulit.

Kecuali mengirim email adalah layanan inti Anda, Anda sering kali lebih baik beralih ke penyedia layanan email. Meski begitu, penting untuk menyadari bahwa penyampaian yang hebat tidak bisa menjadi kesimpulan yang sudah pasti. Meskipun semua ESP mengklaim bahwa mereka memberikan pengiriman yang baik, itu tidak selalu terjadi. In most cases, when you're evaluating ESP's, you'll be much better off if you use the tools mentioned above to get quantifiable delivery information for yourself rather than taking their word for it. This is true whether you use a shared IP address or a dedicated IP address. Great delivery isn't automatic, and you should always be gathering hard data on your delivery.

Regardless of how you handle email, make sure to treat it as an extension of your application's user experience rather than an afterthought. Take time to write concise and helpful emails, and do everything possible to seamlessly integrate it into the user experience. Be judicious about firing off too many emails, and give your users the ability to tune email notifications for their needs.

Finally, monitor your transactional email delivery like you would any other service in your stack. If your users aren't receiving critical emails like password resets and invoices, you'll be losing goodwill, and your support costs will increase. Don't let your email delivery fail quietly. Make sure that you're notified quickly and loudly of any potential delivery issues long before it gets bad enough for your customers to email you.

Your application can't work without email. While it's not as easy to measure or monitor as most aspects of your application, it's still a critical piece of functionality that deserves your full attention. Invest the time in making your email experience great, and you'll unquestionably reap the rewards.