Memperkenalkan Float.com: Alternatif yang Lebih Baik Untuk Spreadsheet

(Ini adalah posting bersponsor.) Di pasar yang sangat kompetitif saat ini, sangat penting untuk bergerak cepat. Bagaimanapun, kita semua tahu bagaimana pepatah terkenal mengatakan: "Waktu adalah uang." Semakin cepat tim produk Anda bergerak saat membuat produk, semakin tinggi peluangnya untuk berhasil di pasar. Jika Anda seorang manajer proyek, Anda memerlukan alat yang membantu Anda mendapatkan hasil maksimal dari setiap waktu anggota tim Anda.

Meskipun tim kreatif biasanya mengerjakan produk baru dan inovatif, banyak yang masih menggunakan alat lama untuk mengelola pekerjaan mereka. Spreadsheet adalah salah satu alat paling umum di kotak alat manajer proyek. Meskipun ini mungkin cukup untuk tim yang terdiri dari dua atau tiga anggota, seiring pertumbuhan tim, mengelola waktu tim menjadi pekerjaan yang menuntut.

Setiap kali manajer proyek mencoba mengelola tim mereka menggunakan spreadsheet saja, mereka biasanya menghadapi masalah berikut:

1. Kurangnya Glanceability

Memahami apa yang sebenarnya terjadi pada sebuah proyek membutuhkan banyak pekerjaan. Sulit untuk memahami secara visual siapa yang sibuk dan siapa yang tidak. Akibatnya, beberapa anggota tim mungkin akan kelebihan beban, sementara yang lain memiliki terlalu sedikit pekerjaan. Anda juga tidak akan mendapatkan perincian yang jelas tentang berapa banyak waktu yang dicurahkan untuk pekerjaan tertentu dan klien tertentu, yang sangat penting tidak hanya untuk tujuan penagihan tetapi juga untuk menginformasikan keputusan biro iklan Anda di masa mendatang, seperti siapa yang akan dipekerjakan selanjutnya.

2. Sulit Dilaporkan Kepada Pemangku Kepentingan

Dengan spreadsheet sebagai rumah bagi manajemen proyek, menerjemahkan data tentang orang dan waktu menjadi wawasan yang nyata adalah sebuah tantangan. Visualisasi data juga hampir tidak mungkin dengan rentang terbatas fungsi pembuatan bagan yang disediakan oleh alat spreadsheet. Akibatnya, pelaporan dengan spreadsheet menjadi tugas yang memakan waktu. Semakin banyak orang dan aktivitas yang dimiliki suatu proyek, semakin banyak waktu manajer proyek yang akan digunakan untuk pelaporan.

3. Spreadsheet Kelola Tugas, Bukan Orang

Mengelola proyek dengan spreadsheet individual adalah bencana yang menunggu untuk terjadi. Meskipun satu spreadsheet dapat memberikan perincian yang jelas tentang satu proyek, ia tidak memiliki cara untuk menunjukkan kelebihan dan kekurangan beban untuk anggota tim tertentu di semua proyek.

4. Kurangnya Tinjauan Tingkat Tinggi Sebuah Proyek

Sudah diketahui di industri bahwa banyak desainer menderita visi terowongan: Tanpa gambaran besar proyek dalam pikiran, fokus mereka beralih ke penyelesaian tugas yang sedang berlangsung. Tapi masalah visi terowongan tidak terbatas pada desainer; itu juga ada dalam manajemen proyek.

Ketika seorang manajer proyek menggunakan alat seperti spreadsheet, biasanya sulit (atau bahkan tidak mungkin) untuk membuat ikhtisar proyek tingkat tinggi. Bahkan ketika manajer proyek menginvestasikan banyak waktu dalam menciptakan gambaran umum ini, gambarannya menjadi usang segera setelah arah perusahaan bergeser.

5. Risiko Informasi Kedaluwarsa

Pengembangan produk bergerak cepat, menyulitkan manajer proyek untuk terus memantau dan memperkenalkan semua perubahan yang diperlukan ke dalam spreadsheet. Ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga tidak menyenangkan — dan, akibatnya, sering kali tidak selesai.

Bagaimana Teknologi Membuat Hidup Kita Lebih Baik: Memperkenalkan Float

Tujuan dari teknologi selalu untuk mengurangi pekerjaan mekanik untuk fokus pada inovasi. Dalam agensi kreatif atau produk, tujuan utamanya adalah mengotomatiskan sebanyak mungkin desain produk dan proses manajemen manusia, sehingga tim dapat fokus pada karya kreativitas dan eksekusi yang mendalam.

Dengan mengingat hal ini, mari kita jelajahi Float, aplikasi manajemen sumber daya untuk agensi kreatif. Float memudahkan untuk memahami siapa yang mengerjakan apa, menjadi satu sumber kebenaran bagi seluruh tim Anda.

Membantu Manajer Produk Mengatasi Tantangan Waktu Dan Manajemen Orang

Float memfasilitasi kolaborasi tim dan membuat pekerjaan lebih efektif. Berikut caranya:

1. Perencana Tim Visual: Lihat Sekilas Tim Dan Tugas

Float memungkinkan Anda untuk merencanakan tugas secara visual menggunakan tab "Jadwal". Dalam tampilan ini, Anda dapat mengalokasikan dan memperbarui tugas proyek. Antarmuka seret dan lepas membuat penjadwalan tim Anda menjadi sederhana.

Berikut ini contoh Tampilan Jadwal :

Tapi itu tidak semua. Anda dapat melakukan lebih banyak:

• Prioritaskan tugas
  Anda dapat melakukan ini hanya dengan memindahkannya di atas yang lain.
• Tugas duplikat
  Cukup tekan "Shift" dan seret tugas yang dipilih ke lokasi baru.

• Perpanjang tugas
  Jika seseorang di tim Anda membutuhkan waktu ekstra untuk menyelesaikan tugas, Anda dapat memperpanjang waktu dalam satu klik menggunakan antarmuka visual.
• Bagi tugas
  Ketika menjadi jelas bahwa seseorang di tim Anda membutuhkan bantuan untuk suatu tugas, mudah untuk membagi tugas menjadi beberapa bagian dan menetapkan setiap bagian ke anggota lain.

2. Pelaporan Dan Statistik Bawaan

Fitur pelaporan dan statistik bawaan Float (laporan "pemanfaatan") dapat menghemat jam kerja manual manajer proyek di akhir minggu, bulan, atau kuartal.

Ini relatif mudah untuk menyesuaikan format laporan. Kamu bisa:

• Pilih peran anggota tim (karyawan, kontraktor, semua) di “Orang”;
• Pilih jenis tugas (tentatif, dikonfirmasi, selesai) di "Tugas".

Sangat penting untuk menyebutkan bahwa Float memungkinkan Anda untuk menentukan peran yang berbeda untuk anggota tim. Misalnya, jika seseorang bekerja paruh waktu, Anda dapat menentukan ini di pengaturan "Profil" dan menentukan bahwa pekerjaan mereka hanya paruh waktu. Fitur ini juga berguna ketika Anda perlu menghitung anggaran.

Anda dapat mengirim email kepada anggota tim tentang jam kerja mereka selama seminggu.

3. Cari Dan Filter: Semua Informasi yang Anda Butuhkan, Di Ujung Jari Anda

Semua informasi tim Anda berada di satu tempat. Anda tidak perlu menggunakan spreadsheet yang berbeda untuk proyek yang berbeda; untuk menambahkan proyek baru, cukup klik "Proyek" dan tambahkan objek baru.

Anda juga dapat menggunakan alat pemfilteran untuk menyorot proyek tertentu. Cara sederhana untuk melihat tugas yang relevan secara sekilas adalah dengan memfilter berdasarkan tag, hanya menyisakan jenis proyek tertentu (misalnya, proyek yang memiliki kontraktor).

4. Mendapatkan Ikhtisar Tingkat Tinggi Dari Semua Proyek Anda

Dengan Float, Anda akan selalu memiliki catatan tentang apa yang terjadi dan kapan. - Tetapkan pencapaian dalam pengaturan proyek, dan awasi pencapaian yang akan datang di Umpan Aktivitas Anda.

• Telusuri pengguna atau tim dan tinjau jadwal mereka. Saat Anda melihat bahwa seseorang melebihi jadwal (merah akan memberi tahu Anda itu), Anda dapat memindahkan anggota tim lain ke aktivitas itu dan mengelompokkannya kembali.

Anda dapat melihat berdasarkan hari, minggu atau bulan, sehingga mudah untuk memperkecil dan melihat gambaran besar dari proyek Anda.

5. Mengurangi Risiko Informasi Kedaluwarsa

Anda tidak perlu beralih di antara beberapa alat untuk mengetahui semua yang perlu Anda ketahui. Ini berarti informasi Anda akan mutakhir (jauh lebih mudah untuk mengelola proyek Anda menggunakan satu alat, daripada banyak).

Float dapat dengan mudah terhubung ke semua layanan yang Anda gunakan.

Kesimpulan

Jika manajemen proyek tim Anda meninggalkan banyak hal yang diinginkan, Float adalah pilihan yang tepat. Float memudahkan untuk melihat semua yang perlu Anda ketahui tentang proyek tim Anda di satu tempat, memberi manajer proyek informasi dan fungsionalitas yang mereka butuhkan untuk menangani dunia desain dan pengembangan digital yang serba cepat. Mulailah dengan Float hari ini!