Memprioritaskan Fitur: Cara Mengurangi Subjektivitas Dan Bias

Seberapa akrab skenario ini: Sebuah tim menggunakan metode pengambilan keputusan modern dan melakukan semua ritual pemikiran desain, tetapi hasilnya tetap berupa dugaan. Atau ini: Segera setelah memprioritaskan semua fitur, pemangku kepentingan utama berubah pikiran dan Anda harus merencanakan semuanya lagi. Kedua situasi telah terjadi pada tim saya dan rekan-rekan saya beberapa kali.

Prioritas fitur berhasil atau gagal karena satu hal kecil, dan saya tidak akan membuat Anda tegang sampai akhir artikel ini untuk mengetahuinya. Faktor kuncinya adalah kriteria seleksi . Tapi hal pertama yang pertama. Mari kita lihat apa yang bisa salah, dan kemudian kita akan berbicara tentang cara untuk mengurangi risiko tersebut.

Kelemahan Metode Prioritas Populer

Tantangan 1: Non-Pakar dan Pakar Memiliki Kekuatan Voting yang Sama

Tim produk berusaha keras untuk melakukan pertukaran yang tepat dan mengawinkan pilihan dalam jumlah tak terbatas dengan sumber daya terbatas. Biasanya, keputusan muncul sebagai hasil dari kegiatan kolaboratif, seperti pemungutan suara dot, kanvas value-versus-kelayakan, Moskow, model Kano, dll.

Meskipun teknik ini ditemukan oleh orang yang berbeda, pada dasarnya mereka bekerja dengan cara yang sama: Anggota tim menempelkan catatan tempel dengan semua ide fitur di papan, dan kemudian mereka memilih yang paling menjanjikan. Salah satu peserta menilai ide-ide dengan tanda atau suara atau mereka mengaturnya sepanjang sumbu sesuai dengan seberapa layak, diinginkan, atau inovatif setiap fitur.

Manifestasi demokrasi seperti itu bekerja dengan baik ketika Anda melibatkan para ahli — orang-orang yang mengetahui topik ini luar dalam atau yang, seperti dikatakan oleh fisikawan Denmark Niels Bohr, “telah membuat semua kesalahan yang dapat dilakukan di bidang yang sangat sempit.” Ketika semua orang dalam tim adalah seorang ahli, maka distribusi suara akan menunjukkan ide-ide terbaik.

Tapi jujur ​​saja: Lokakarya sering kali berbau politik kantor. Misalnya, sebuah lokakarya mungkin melibatkan pemangku kepentingan berkekuatan tinggi dengan minat rendah pada apa yang Anda bangun, atau Anda mungkin harus mengundang spesialis yang tidak penting yang kehilangan motivasi dan memengaruhi pekerjaan seluruh tim. Itulah mengapa menjadi sangat mudah untuk berakhir dengan hanya dua atau tiga orang di ruangan yang dapat membuat keputusan yang tepat.

Dalam kehidupan nyata, "populer" tidak sama dengan "yang terbaik". Dan sebagai fasilitator, Anda ingin membawa pendapat terkuat ke cahaya, yang menjadi bermasalah ketika suara ahli beratnya sama dengan non-pakar.

Tantangan 2: Orang Tidak Memutuskan Secara Rasional Secara Default

Bahkan jika Anda melibatkan para ahli, mereka dapat mewakili berbagai bidang dan domain; dengan demikian, mereka akan membuat pilihan secara berbeda. Selain itu, berpikir rasional bukanlah mode default, bahkan untuk orang yang berpengetahuan dan terampil.

Manusia harus mengatasi banyak proses berpikir yang bersamaan dan dihadapkan pada lebih dari 180 bias kognitif. Efek priming adalah sebuah contoh: Apa yang terjadi pada seseorang tepat sebelum lokakarya akan mempengaruhi perilaku mereka selama lokakarya. Jadi, bagaimana Anda memastikan bahwa keahlian — bukan preferensi atau emosi pribadi — mendorong prioritas fitur?

Hampir tidak mungkin untuk menebak alasan di balik setiap pilihan setelahnya — kecuali jika Anda entah bagaimana mendukung pemikiran rasional sebelumnya.

Bisnis tidak semuanya menyenangkan dan permainan: Tim harus membuat keputusan sulit berdasarkan data dan meninggalkan keinginan, selera, dan prasangka mereka di depan pintu. Sebagai seorang fasilitator, Anda tentu tidak ingin mengambil keputusan bisnis berdasarkan apa yang disukai atau dirasakan pemangku kepentingan saat ini, bukan? Tetapi dalam banyak latihan, "Saya suka ide ini" ternyata tidak kalah dipercaya daripada "Ini akan membantu perusahaan kami tumbuh."

Tantangan 3: Unit Pengukuran Terbuka untuk Interpretasi

Jebakan lain dalam kegiatan prioritas adalah sistem pengukuran, seperti:

• tanda numerik (dari 1 hingga 5, skala Fibonacci, dll.);
• simbol (titik, bintang, smiley, dll.);
• metafora (misalnya, kerikil, batu, batu);
• ukuran kaos (S, M, L, XL);
• posisi item pada sumbu horizontal atau vertikal kanvas.

Memperoleh sejumlah suara atau satuan pengukuran khusus dimaksudkan untuk menyeimbangkan pendapat selama pelaksanaan prioritas. Tetapi mereka tidak memperhitungkan bagaimana orang memandang realitas secara berbeda, belum lagi perbedaan budaya di tim global. Suatu aspek yang penting bagi satu orang mungkin tidak penting bagi orang lain.

Misalnya, jika saya mendengar "bagus" alih-alih "mengagumkan" atau "fantastis" dari klien AS, saya tahu saya dalam masalah. Itu berarti mereka tidak cukup puas. Tapi "baik" adalah ungkapan pujian yang umum di Eropa. Hal yang sama berlaku untuk suara: Tugas ukuran S akan berarti satu hal bagi pengembang back-end senior internal dan hal lain bagi konsultan pemasaran.

Terlebih lagi, banyak orang sekarang yang paham Design Thinking dan Agile-savvy dan dapat secara tidak sadar memanipulasi suara atau dengan sengaja mengeksploitasi ketidakjelasan sistem pengukuran untuk mendorong ide mereka sendiri.

Jika pertengkaran di antara anggota tim tidak terkendali, Anda akan menghabiskan banyak waktu dengan sia-sia dan tidak akan mencapai konsensus tepat waktu. Atau lebih buruk lagi, debat akan berakhir dengan persetujuan paksa dari ide yang diadvokasi oleh pemangku kepentingan paling berpengaruh di ruangan itu. Jadi, bagaimana kita bisa menangani prioritas dengan lebih baik?

Mengatasi Bias Prioritas

Metode 1: Tanda Beranotasi

Dalam salah satu proyek saya, kami merancang solusi kompleks yang melibatkan teknologi, proses bisnis, dan keahlian ratusan orang di seluruh dunia. Oleh karena itu, kami tidak dapat mendefinisikan nilai fitur yang diharapkan (seperti kepuasan pengguna atau kegunaan) karena itu bukan hanya tentang pengguna akhir atau antarmuka.

Tim kami mengidentifikasi lima jenis pemangku kepentingan yang akan mendapat manfaat dari solusi tersebut, dan kami membuat skala deskriptif untuk mengevaluasi fitur. Ini memperhitungkan cakupan pemangku kepentingan dan pentingnya tugas yang berpotensi dapat membantu mereka dengan solusi tersebut.

Tentu saja, kita bisa menggunakan skala sederhana 1 sampai 5, di mana 1 mewakili nilai terendah dan 5 tertinggi. Tapi itu tidak akan memberi kami kejelasan tentang apa arti nilai setiap fitur dalam kenyataan. Selain itu, mengevaluasi item dalam ruang hampa selalu menantang. "Rendah" terkait dengan apa? "Sedang" dibandingkan dengan apa? Pertanyaan seperti itu pasti akan muncul.

Contoh lain dari proyek yang sama: skala estimasi usaha. Sekali lagi, kami memutuskan untuk menambahkan deskripsi kehidupan nyata. Alih-alih abstrak "rendah", "sedang", dan "tinggi", kami memberikan tanda sesuai dengan berapa banyak tenaga kerja dan uang yang harus dilibatkan dalam implementasi fitur. Kami tahu bahwa faktor yang sebagian besar akan menentukan tingkat upaya yang diperlukan adalah apakah kita dapat melakukannya sendiri atau melakukannya hanya bersama dengan pihak ketiga.

Akibatnya, angka menjadi bermakna .

Kemudian, kami membuat tabel kutu buku yang menggabungkan beberapa karakteristik. Ini membantu kami untuk memeriksa apakah suatu fitur memiliki kelayakan, keinginan, dan profitabilitas yang seimbang — sederhananya, apakah itu dapat dilakukan, diinginkan oleh pelanggan, dan akan menghasilkan uang untuk bisnis.

Tergantung pada proyek Anda, kriteria dapat bervariasi. Satu proyek mungkin meminta Anda untuk mengevaluasi potensi pendapatan dan upaya implementasi, sedangkan di proyek lain Anda mungkin harus sangat fokus pada kemudahan penerapan, upaya penerapan yang diharapkan, dan perkiraan biaya pemeliharaan. Bagaimanapun, metodenya tetap sama: Pertama, tentukan kriteria penting, kemudian buat skala yang bermakna, dan, terakhir, evaluasi.

Bagaimana membangun skala seperti itu? Mulai dari yang ekstrem — tanda minimal dan maksimal. Apa artinya 1 (atau 0)? Apa artinya 5, 10, atau berapa pun maksimumnya?

Ketika tanda minimal dan maksimal didefinisikan (1 dan 5 pada contoh di atas), Anda dapat menulis deskripsi untuk Middle Mark (3) dan kemudian untuk tanda yang tersisa (2 dan 4). Pendekatan semacam itu membantu mempertahankan peningkatan yang kurang lebih sama antara definisi merek.

Pendeknya

• metode
  Tambahkan deskripsi kehidupan nyata ke tanda numerik abstrak.
• Kekuatan
  Kejelasan dalam kriteria seleksi membuat kesepakatan menjadi lebih mudah, lebih sedikit subjektivitas, dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk diskusi.
• Keterbatasan
  Mengembangkan skala yang berarti membutuhkan waktu; skala seperti itu kontekstual dan mungkin tidak digunakan kembali untuk proyek lain.

Metode 2: Kanvas Deskriptif

Teknik ini merupakan kelanjutan logis dari yang sebelumnya tetapi disesuaikan untuk digunakan pada kanvas. Tidak seperti peringkat dalam tabel, kanvas menawarkan representasi yang lebih fleksibel dan pemenang yang lebih berbeda. Namun, dengan kriteria yang tidak jelas, Anda berisiko merusak seluruh latihan.

Masalah utama dengan skala rendah ke tinggi adalah sifat kategoris mereka. Tidak ada penulis ide yang akan pernah mengakuinya bernilai rendah. Mereka akan bertahan dengan meyakinkan anggota tim untuk meletakkan catatan tempel di mana saja kecuali di zona "rendah-rendah". Atau, Anda mungkin menemukan bahwa semua ide "orang luar" hanya milik pemangku kepentingan yang kurang kuat.

Minimalkan subjektivitas dengan menggunakan deskripsi konkret, yang dapat dicocokkan oleh peserta dengan apa yang mereka alami di proyek sebelumnya. "Sulit" bisa berarti apa saja, tetapi "Membutuhkan keahlian dan sumber daya eksternal" memberikan kesan yang lebih baik tentang kesulitan tersebut. Hal yang sama berlaku untuk nilai yang diharapkan: "Memecahkan masalah kritis yang terbukti" berfungsi sebagai filter yang tidak akan membiarkan orang mendorong gagasan yang tidak didukung oleh bukti apa pun — baik itu riset pengguna, tiket dukungan pelanggan, atau analisis pasar.

Metode ini merampingkan prioritas tetapi dengan mengorbankan beberapa waktu yang dihabiskan untuk menyiapkan skala, terutama dalam merumuskan nama bagian yang ringkas.

Saat Anda bekerja dengan kanvas seperti itu, waspadalah terhadap kode warna lampu lalu lintas. Mungkin merupakan pilihan yang layak untuk presentasi output akhir, tetapi dalam lokakarya, itu akan meningkatkan bias dan membuat orang tidak mau membiarkan suara mereka berakhir di area merah.

Pendeknya

• metode
  Tambahkan deskripsi kehidupan nyata ke sumbu kanvas.
• Kekuatan
  Kejelasan dalam kriteria pemetaan membuat kesepakatan lebih mudah, lebih sedikit subjektivitas, dan lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk diskusi.
• Keterbatasan
  Kanvas bekerja paling baik dengan tiga bagian pada setiap sumbu; timbangan bersifat kontekstual dan mungkin tidak digunakan kembali di proyek lain.

Metode 3: Suara Terdiversifikasi

Pemungutan suara adalah cara cepat dan kotor untuk mencapai konsensus. Dengan anonimitas, semua suara diterima dan memiliki bobot yang sama. Voting memberdayakan pemangku kepentingan yang rendah hati dan menurunkan hambatan hierarkis. Namun, itu juga mengaburkan alasan di balik setiap pilihan individu. Dan tantangan terbesarnya adalah bahwa peserta entah bagaimana harus menimbang semua kriteria yang mungkin sekaligus dan memilih dengan cepat (dan, semoga, dengan bijak).

Saya telah menyertakan pemungutan suara titik klasik dalam banyak sesi perencanaan dengan klien, dan sering kali menghasilkan keputusan yang akan kami ubah sepenuhnya nanti. Secara alami, saya ingin menghindari pekerjaan ganda. Jadi, selama salah satu sesi, kami mencoba versi yang disempurnakan dan menetapkan warna tertentu untuk orang-orang dengan keahlian yang berbeda - hijau untuk "penjaga" suara pelanggan, biru untuk orang-orang dengan pemikiran keuangan, dan merah untuk spesialis teknis yang dapat mengevaluasi kelayakannya .

Pertama-tama, pendekatan ini memberi kita gambaran tentang apa yang mungkin dipikirkan orang saat membuat pilihan. Kedua, kami mempersempit daftar pemenang fitur. Hanya beberapa catatan tempel yang memperoleh suara dari ketiga warna dan diakui menguntungkan, layak, dan berharga bagi pelanggan secara bersamaan.

Pendekatan ini memungkinkan kami untuk fokus pada fitur terbaik dan tidak terganggu oleh item yang menjanjikan secara sepihak. Dengan pemungutan suara klasik, kami biasanya memiliki lima hingga tujuh finalis. Dan pemungutan suara yang beragam mengungkapkan hanya dua atau tiga ide teratas yang cocok dengan semua kriteria.

Pendeknya

• Ide
  Berikan orang-orang dengan titik keahlian yang berbeda dengan warna yang berbeda.
• Kekuatan
  Ini mempersempit jumlah ide akhir; memperhitungkan baik jumlah suara maupun keseimbangan berbagai keuntungan; dan tetap merupakan latihan yang cepat dan sederhana.
• Keterbatasan
  Itu masih belum sepenuhnya menghilangkan subjektivitas.

Satu Hal Lagi: Bahasa!

Ada satu ucapan yang dapat merusak prioritas: “Pilih fitur yang paling Anda sukai”, atau variasi, “Sekarang pilih ide favorit Anda.” Kata-kata ini membuka gerbang Neraka Subjektivitas, dan mereka memberi tim Anda undangan resmi untuk berfantasi dan berspekulasi.

Tidak direkomendasikan

• “Tetap titik-titik pada fitur yang paling Anda sukai.”
• “Sekarang, silakan pilih fitur terbaik.”
• “Pilih fitur yang paling berharga dan pilih fitur tersebut.”
• “Apa ide favoritmu di papan tulis?”

Alih-alih memberikan instruksi yang tidak membantu ini, tempatkan orang dalam suasana hati yang rasional dan bantu mereka mendengarkan suara hati mereka.

Direkomendasikan

• “Berdasarkan pengetahuan Anda dan preseden dari praktik Anda, ide fitur mana yang akan memberikan hasil paling cepat?”
• “Tolong ingat proyek pengembangan baru-baru ini — khususnya, berapa lama dan apa yang memperlambat atau menghalangi pekerjaan. Sekarang, ide fitur mana di papan tulis yang paling mudah diterapkan?”
• “Dalam satu menit, kami akan memilih nilai yang diharapkan untuk pelanggan. Mari kita ingat kembali apa yang mereka keluhkan dalam tiket dukungan, apa yang mereka minta dalam wawancara, dan apa yang paling sering mereka gunakan menurut analitik kami. Jadi, fitur mana yang disajikan di papan tulis yang memenuhi kebutuhan paling kritis?”
• “Ingat percakapan Anda dengan pengguna akhir dan hasil penelitian pengguna baru-baru ini. Fitur mana yang mengatasi rasa sakit mereka yang paling akut?”

Ringkasan dan Template Miro

Subjektivitas adalah bagian dari sifat manusia. Kami pasti membuat keputusan emosional, tetapi ada cara untuk membuat pilihan sedikit kurang bias. Fasilitator tidak memiliki kendali atas apa yang terjadi dalam pikiran para ahli, tetapi kita dapat mencoba menempatkan anggota tim dalam suasana pengambilan keputusan yang tepat. Saya merekomendasikan dua hal mendasar untuk merampingkan pengambilan keputusan:

1. Umumkan, ulangi, dan sematkan kriteria pemilihan atau pemungutan suara yang berarti ke dalam proses pengambilan keputusan Anda.
2. Dorong orang untuk memikirkan pengalaman profesional mereka yang relevan dan data dari penelitian sebelumnya, daripada preferensi mereka sendiri.

Jangan ragu untuk menggunakan template Miro ini untuk latihan prioritas.