KPI Penting untuk Melacak Efisiensi Bisnis

Sumber: https://unsplash.com/photos/QckxruozjRg

Pasar hari ini kejam. Anda terus berpacu dengan pesaing Anda untuk merebut pangsa pasar yang lebih tinggi dan menghasilkan pendapatan maksimum bagi pemangku kepentingan Anda. Untuk memastikan bisnis Anda berhasil, Anda perlu melacak kemajuannya secara konstan dan menetapkan metrik yang sesuai yang memberi tahu Anda tentang kesehatan organisasi Anda. Indikator Kinerja Utama, atau KPI, dapat membantu Anda di sini.

KPI sebagai Pelacak Kinerja

Anda memerlukan metode yang cocok untuk melacak kinerja organisasi Anda sehingga Anda dapat mengevaluasi kekuatan dan kekurangan Anda. KPI sangat berharga dalam hal ini karena sederhana, terukur, dan dapat dilacak.

KPI organisasi bervariasi sesuai dengan proses, kebutuhan, dan tujuannya. Ingatlah bahwa KPI harus sederhana dan terukur: jika Anda tidak dapat mengukur KPI Anda karena terlalu rumit atau terlalu abstrak, Anda belum mengidentifikasi KPI yang tepat.

Beberapa orang mengacaukan KPI dengan metrik dan Tujuan dan Hasil Utama atau OKR. Metrik adalah pengukuran terukur, sedangkan KPI adalah metrik yang mengukur kemajuan organisasi Anda menuju tujuan bisnis jangka panjangnya. Semua KPI adalah metrik, tetapi tidak semua metrik adalah KPI. Demikian juga, OKR mengacu pada hasil yang diharapkan jika Anda menyelesaikan tujuan Anda, sedangkan KPI adalah indikator kinerja organisasi Anda.

KPI Produksi

Proses pengembangan produk adalah fungsi bisnis utama: tanpa model produk atau layanan yang sesuai, tidak ada bisnis. Kesalahan dalam pengembangan produk dapat membuat bisnis Anda mundur, jadi Anda harus menyusun dan melacak KPI Anda di setiap langkah pengembangan produk.

Produksi melibatkan pembuatan produk yang dapat dikirim. Proses ini melibatkan penelitian dan pengembangan, desain produk, dan pembuatan produk. Pertimbangkan untuk mengotomatiskan alur kerja produksi Anda dan merancang KPI yang relevan untuk mengoptimalkan produksi Anda. Berikut adalah KPI produksi yang penting untuk dipertimbangkan:

1. Siklus Waktu

Waktu siklus mengacu pada waktu yang diperlukan untuk menghasilkan satu produk dari awal sampai akhir. Ini pada dasarnya mengukur efisiensi proses produksi; semakin sedikit penundaan, semakin efisien prosesnya, dan semakin sedikit waktu siklusnya.

Anda perlu melacak Waktu Siklus Anda dan berusaha menguranginya, karena semakin sedikit waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk, semakin banyak produk yang dapat diproduksi perusahaan dalam periode tertentu, dan semakin besar produktivitasnya. Melacak KPI ini setelah memperkenalkan perubahan, seperti peralatan baru, memungkinkan Anda mengukur keefektifan teknik Anda.

2. Pencapaian Produksi

Pencapaian Produksi adalah persentase jumlah produk yang dihasilkan terhadap target produksi. Organisasi Anda harus bertujuan untuk mencapai tingkat pencapaian produksi setinggi mungkin. Jika tingkat pencapaian produksi Anda rendah meskipun upaya terbaik Anda tidak, Anda mungkin menetapkan target yang terlalu tinggi, atau proses Anda memiliki redudansi. Pertimbangkan untuk berinvestasi dalam peralatan teknis dan mempekerjakan staf khusus jika Anda yakin tingkat pencapaian Anda saat ini tidak memungkinkan Anda menghasilkan keuntungan yang sesuai.

3. Biaya Pemeliharaan Unit

Biaya pemeliharaan unit adalah biaya pemeliharaan organisasi Anda per setiap unit produk yang diproduksi. Anda dapat menghitung biaya perawatan per unit untuk mesin yang terlibat dalam produksi satu unit dengan membagi total biaya perawatan dengan total unit yang diproduksi.

Organisasi Anda mungkin kehilangan pendapatan yang signifikan jika biaya pemeliharaan merupakan persentase yang signifikan dari harga jual unit. Lacak biaya perawatan unit Anda dan usahakan untuk memotongnya sebanyak mungkin. Mengganti mesin lama atau berinvestasi pada teknologi yang lebih baik dapat membantu.

4. Biaya Produksi Per Unit

Anda perlu melacak pengeluaran Anda saat ini secara akurat jika Anda bertujuan untuk mengurangi biaya Anda untuk mendapatkan keuntungan yang lebih baik atau mendapatkan keunggulan kompetitif dengan menurunkan harga Anda. Anda dapat menghitung biaya produksi per unit dengan membagi total biaya produksi dengan total unit yang diproduksi.

5. Penggunaan Bahan

Material yang digunakan dalam memproduksi satu unit produk Anda merupakan KPI penting terkait pengadaan barang Anda. Bahan aktual yang digunakan mungkin berbeda dari penggunaan bahan yang direncanakan. Dengan melacak penggunaan material Anda, Anda akan lebih memahami sumber daya yang Anda gunakan per unit, yang memungkinkan Anda memperkirakan pengeluaran di masa mendatang dengan tepat. Anda dapat menghitung penggunaan material dengan membagi material terpakai dengan material yang direncanakan dan mengambil persentasenya.

6. Tingkat Pengurangan Sampah

Tingkat pengurangan limbah menggambarkan pengoptimalan sumber daya Anda dan sejauh mana Anda mengurangi produksi limbah Anda. Anda dapat menghitungnya dengan menentukan interval yang sama untuk mengukur produksi limbah Anda. Kemudian Anda membagi limbah yang dihasilkan pada interval terakhir dengan limbah yang dihasilkan pada interval sebelumnya. Jika rasio Anda lebih besar dari 1, Anda menghasilkan lebih banyak limbah sekarang dan perlu bekerja pada penggunaan sumber daya Anda. Semakin besar rasionya, semakin parah masalahnya.

KPI Pengadaan

Anda harus merampingkan proses pembelian organisasi Anda agar pengeluaran Anda tetap minimal. Pengadaan barang dan jasa melibatkan pembelian dan pengelolaan serta membangun hubungan pemasok yang berharga bagi bisnis Anda. Anda harus mengidentifikasi pemasok yang paling sesuai, mengevaluasi kinerja mereka, dan menegosiasikan perjanjian yang menguntungkan bisnis Anda untuk merampingkan proses pengadaan Anda. Demikian pula, Anda harus mengelola Daftar Permintaan Pembelian, Pesanan Pembelian, persetujuan, penagihan, dan alur kerja AP jika Anda menginginkan kejelasan dalam proses pembelian organisasi Anda.

Proses pengadaan yang tidak efisien dapat menyebabkan hilangnya tenggat waktu untuk kesepakatan Anda karena Anda kehabisan barang dan jasa penting. Demikian pula, alur kerja pengadaan yang tidak jelas dapat menyisakan ruang untuk penipuan dan kesalahan yang merugikan. Anda juga dapat melewatkan tenggat waktu pembayaran dan merusak hubungan dengan pemasok, atau Anda dapat terus berurusan dengan pemasok berkualitas rendah dengan tidak memantau kinerja mereka.

Pertimbangkan untuk mengintegrasikan digitalisasi dalam proses pengadaan Anda, seperti mengotomatiskan pelacakan KPI, perutean persetujuan, dan strategi otomatisasi pembiayaan ke dalam proses pengadaan Anda. Ingatlah KPI ini untuk mengawasi proses pengadaan Anda:

1. Jumlah Pemasok

KPI ini memantau ketergantungan Anda pada pemasok. Membatasi diri Anda sendiri pada beberapa pemasok berisiko menimbulkan ketergantungan: jika satu pemasok keluar pada saat-saat terakhir, Anda berisiko mengalami masalah dalam produksi. Namun, terlalu banyak pemasok mempersulit untuk menjalin hubungan yang bermakna dengan mereka atau melacak kualitas barang dan jasa, dan Anda dapat kehilangan diskon dan penawaran khusus. Pergi untuk pemasok yang dikontrak daripada yang tidak dikontrak.

2. Waktu Siklus Pesanan Pembelian

Waktu siklus Pesanan Pembelian adalah ukuran waktu dari pembuatan Pesanan Pembelian hingga pembayarannya. Waktu siklus PO Anda bisa pendek atau dalam empat hari, sedang atau dari lima hingga delapan hari, dan panjang atau lebih dari delapan hari.

Anda harus melacak waktu siklus PO Anda per setiap pemasok. Waktu PO yang singkat menunjukkan bahwa Anda mendapatkan pasokan dengan cepat dan mengirimkan pembayaran ke pemasok tepat waktu. Jika Anda melihat angka yang lebih besar, identifikasi penyebab keterlambatan dan upayakan untuk menguranginya. Misalnya, jika vendor Anda meluangkan waktu untuk mengirimkan barang, mungkin sudah waktunya untuk mencari yang lebih baik. Demikian pula, jika departemen Anda meluangkan waktu untuk memproses faktur, saatnya untuk melihat keadaan teknologi Anda.

3. Tingkat Cacat Pemasok

Tingkat Cacat Pemasok adalah KPI penting yang memengaruhi kualitas produk Anda. Ini adalah persentase persediaan yang ditolak per vendor. Dengan melacak tingkat kecacatan pemasok, Anda dapat mengevaluasi pemasok mana yang menyediakan barang berkualitas tinggi secara konsisten dan pemasok mana yang harus dilepaskan. Ukur tingkat kecacatan pemasok Anda dengan mengambil persentase barang yang Anda tolak dari total barang yang dipasok. Anda dapat mengevaluasi kinerja beberapa pemasok dengan membandingkan tingkat kecacatan mereka.

4. ROI Pengadaan

Laba atas investasi (ROI) mengacu pada rasio keuntungan dan biaya investasi dan menunjukkan kepada Anda berapa banyak pengembalian investasi yang diberikan perusahaan Anda. Ini mengungkapkan seberapa banyak organisasi Anda menghemat melalui strategi pengadaan yang efektif. ROI pengadaan Anda harus sekitar 10 kali lebih tinggi daripada investasi internal di departemen pengadaan.

KPI pemasaran

Setelah Anda membuat produk, Anda harus memastikannya terjual dengan baik. Strategi pemasaran yang efektif dapat memastikan produk Anda sukses dan menghasilkan pendapatan uang Anda. Anda dapat menerapkan beberapa strategi pemasaran digital untuk produk Anda, termasuk bayar per klik, B2B, dan pemasaran konten. KPI berikut dapat membantu Anda mengukur kinerja strategi pemasaran Anda.

1. Biaya Perolehan Pelanggan

Biaya akuisisi pelanggan adalah uang yang Anda keluarkan untuk pemasaran untuk mendapatkan pelanggan baru. Anda dapat menghitung biaya akuisisi pelanggan dengan membagi total biaya pemasaran dengan pelanggan baru yang diperoleh melalui strategi pemasaran Anda dalam jangka waktu tertentu. Semakin tinggi biaya akuisisi pelanggan Anda, semakin tidak efisien kampanye pemasaran Anda.

2. Rasio Traffic-to-Lead

Rasio traffic-to-lead Anda menentukan keefektifan situs web atau kontak media sosial Anda. Jika situs web Anda mendapatkan lalu lintas yang layak, tetapi perolehan prospeknya rendah, Anda perlu mengevaluasi kembali konten Anda alih-alih membayar untuk mempromosikan halaman Anda atau berinvestasi dalam SEO. Jika itu masalahnya, pastikan Anda memusatkan upaya pemasaran Anda pada perolehan prospek alih-alih promosi halaman web.

3. Rasio Lead-to-Customer

Rasio lead-to-customer menunjukkan berapa banyak pelanggan baru yang Anda peroleh dari prospek Anda. Anda cukup menghitungnya dengan membagi jumlah pelanggan dengan jumlah lead yang Anda miliki. Jika rasio prospek terhadap pelanggan rendah, Anda harus memeriksa kembali corong penjualan dan metode pengumpulan prospek Anda. Prospek Anda mungkin berkualitas rendah, atau corong penjualan Anda mungkin terlalu panjang.

4. Tingkat Konversi Halaman Arahan

Tingkat konversi halaman arahan Anda mengacu pada arahan yang dihasilkan oleh halaman arahan Anda. Anda dapat menghitungnya dengan membagi jumlah prospek yang dihasilkan selama jangka waktu tertentu dengan jumlah total kunjungan ke halaman arahan Anda selama waktu tersebut. Lebih sedikit konversi berarti Anda perlu mengoptimalkan halaman arahan Anda. Anda dapat mengoptimalkan ajakan bertindak, mempersingkat formulir, dan membuat konten Anda lebih persuasif.

Catatan akhir

Indikator kinerja utama sangat penting untuk organisasi mana pun karena mereka memastikannya berjalan ke arah yang benar. Anda dapat meningkatkan pendapatan perusahaan Anda dengan merancang dan memantau KPI. Digitalisasi dapat membantu melacak beberapa KPI sekaligus dengan menggunakan perangkat lunak khusus. Anda dapat mencapai tolok ukur KPI dengan berinvestasi pada teknologi yang tepat untuk mengurangi waktu pemrosesan, memfasilitasi komunikasi, mengaktifkan pengawasan, dan merampingkan alur kerja.