Panduan Anda untuk Komunikasi Efektif Di Tempat Kerja

Komunikasi yang efektif diperlukan di mana pun Anda berada atau dengan siapa Anda berbicara.

Namun, di tempat kerja, keterampilan komunikasi mungkin merupakan satu-satunya sifat pribadi yang dapat menentukan keberhasilan karier Anda. Padahal, kurangnya komunikasi yang efektif dapat mengganggu faktor-faktor lain seperti efisiensi, tujuan serta moral suatu perusahaan.

Istilah "keterampilan komunikasi yang baik" telah digunakan secara berlebihan sehingga orang menjadi tidak yakin tentang artinya. Keterampilan komunikasi yang baik menunjukkan kemampuan untuk memahami instruksi dan menyampaikan informasi dengan cara yang sederhana namun tidak ambigu. Ini adalah salah satu keterampilan paling dasar namun penting yang dapat Anda miliki sebagai karyawan. Faktanya, keterampilan komunikasi adalah salah satu hal pertama yang dinilai pewawancara dalam diri seorang kandidat.

Elemen Komunikasi Efektif

Sering kali orang lupa bahwa keterampilan komunikasi yang baik lebih dari sekadar “mampu berbicara dengan baik”. Tentu, kemahiran bahasa sangat penting untuk berkomunikasi secara efektif. Tetapi ada banyak elemen lain untuk komunikasi yang efektif.

Mendengarkan Aktif

Komunikasi adalah jalan dua arah. Inilah sebabnya, mendengarkan sama pentingnya, jika tidak lebih, seperti berbicara. Di tempat kerja, Anda perlu mendengarkan orang di depan Anda untuk memahami proses berpikir mereka. Tanpa mendengarkan secara aktif, Anda mungkin mengatakan sesuatu yang keluar dari pokok pembicaraan yang mengakibatkan miskomunikasi. Salah satu cara terbaik untuk berlatih mendengarkan secara aktif adalah dengan mengajukan pertanyaan. Anda juga dapat mengulangi apa yang mereka katakan dan mengulanginya kepada mereka. Ini akan meyakinkan orang lain bahwa Anda telah memahami apa yang mereka coba komunikasikan.

Kesabaran

Anda akan melintasi beragam kelompok orang di tempat kerja Anda. Selama percakapan, itu bisa membuat frustrasi dan luar biasa ketika sepertinya Anda tidak dapat menyampaikan maksud Anda. Oleh karena itu, penting untuk berlatih bersabar tidak hanya dengan orang lain tetapi juga dengan diri Anda sendiri. Anda tidak dapat mengharapkan semua orang yang Anda temui untuk memahami Anda saat pertama kali pergi. Luangkan waktu Anda dan buat mereka mengerti. Ini sangat penting jika Anda berada di posisi kepemimpinan seperti manajer atau pemimpin tim. Anda perlu bersabar dengan tim Anda agar mereka merasa yakin dan dapat berkomunikasi lebih terbuka dengan Anda. Komunikasi terbuka sangat penting untuk kerja tim.

Kejelasan dan Kohesi

Sebelum Anda memulai percakapan apa pun di tempat kerja Anda, pastikan untuk memiliki tujuan di baliknya. Simpan catatan di kepala Anda tentang apa yang ingin Anda capai dari komunikasi ini. Buat garis besar poin yang ingin Anda sampaikan. Karena sama pentingnya dengan mengirimkan pesan yang tepat, penting juga untuk melakukannya dengan jelas dan kohesif. Kurangnya kejelasan hanya akan menyebabkan kebingungan dan kesalahan, yang pada akhirnya akan mengakibatkan penundaan dan pengambilan keputusan yang buruk. Terlepas dari apakah Anda berbicara dengan rekan kerja, senior atau bawahan, ingatlah untuk menjaga percakapan tetap jelas dan langsung pada intinya. Kejelasan akan menghasilkan hal-hal yang dilakukan secara tepat waktu.

Empati

Bekerja sebagai bagian dari tim berarti Anda juga harus terbuka terhadap ide-ide orang lain. Jadi terlepas dari apakah Anda setuju atau tidak dengan mereka, Anda perlu menemukan diri Anda untuk terbuka terhadap ide dan pendapat mereka. Bahkan ketika Anda tidak setuju dengan seseorang, Anda harus menghormati pendapat mereka. Ya, itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Tetapi Anda perlu berempati dengan orang tersebut, menempatkan diri Anda pada posisi mereka untuk memahami mengapa mereka mungkin bertindak dengan cara tertentu. Selain itu, Anda selalu dapat mengajukan pertanyaan untuk memahami situasi mereka dengan lebih baik.

Sikap positif

Kita semua memiliki hari-hari buruk atau hari-hari ketika kita merasa tidak enak badan. Meskipun tidak apa-apa untuk memberi diri Anda waktu untuk kembali ke kecepatan semula, jangan membawa energi itu untuk bekerja. Jangan biarkan hal itu memengaruhi cara Anda berurusan dengan orang-orang di tempat kerja. Cobalah untuk mempertahankan sikap positif di tempat kerja terlepas dari apa yang mungkin terjadi dalam kehidupan pribadi Anda. Di sisi lain, jika Anda memiliki masalah dengan orang-orang di tempat kerja, bicarakanlah! Jangkau orang-orang itu dan temukan cara untuk melewatinya dan mengatasi masalah Anda. Apa pun yang Anda lakukan, ingatlah untuk mengatasi situasinya. Karena jika Anda memilih untuk menekannya, tantangan Anda hanya akan bertambah besar, sampai membebani Anda dan karenanya memperburuk keadaan.

Nada Suara

Nada suara merupakan elemen penting dalam proses komunikasi. Itu dapat mengatur seluruh suasana percakapan. Misalnya, jika Anda memulai percakapan dengan kesal atau agresif, kemungkinan besar orang yang Anda ajak bicara akan merespons dengan cara yang sama. Nada suara mencakup emosi yang Anda masukkan serta volume yang Anda gunakan. Satu kalimat dapat memiliki banyak arti tergantung pada nada suara Anda serta kata-kata yang Anda pilih untuk ditekankan. Selain itu nada suara tidak hanya berlaku untuk percakapan dengan rekan kerja tetapi juga berlaku untuk pekerjaan yang dihadapi pelanggan. Terutama jika Anda tidak ingin memperburuk situasi dengan pelanggan yang sudah marah, Anda perlu berbicara dengan mereka dengan tenang.

Kejujuran dan Keterbukaan

Komunikasi yang baik menuntut orang untuk jujur ​​dan terbuka satu sama lain. Cobalah untuk berpikiran terbuka ketika Anda berbicara dengan seseorang. Buatlah komitmen untuk memahami sudut pandang mereka sebelum melompat ke kesimpulan atau membentak mereka yang mengarah ke argumen yang tidak berguna. Cobalah untuk bernegosiasi dan mencapai jalan tengah. Mendekati setiap percakapan dengan pikiran terbuka akan menghasilkan hasil yang lebih sukses. Apalagi selalu jujur. Jika Anda memiliki masalah dengan sesuatu di tempat kerja, hubungi HR atau manajer Anda. Tunjukkan hal-hal yang mungkin mengganggu Anda. Jika Anda masuk dengan pendekatan yang jujur, mereka akan merasakannya dan menikmati percakapan dengan tulus.

Bagaimana Menerapkan Komunikasi yang Efektif Di Tempat Kerja

Sebagai pemberi kerja, penting bagi Anda untuk berupaya menerapkan komunikasi yang efektif di tempat kerja Anda. Bagaimanapun, komunikasi yang efektif mengarah ke ruang kerja yang produktif. Tetapi ketika Anda berurusan dengan begitu banyak orang sekaligus, itu bisa sedikit berlebihan. Hal ini karena mereka semua berbeda dalam hal kepribadian, proses berpikir, kapasitas pemahaman, etos kerja dan sebagainya.

Berikut adalah beberapa cara dengan bantuan yang Anda dapat menerapkan komunikasi yang efektif di antara karyawan Anda:

Program Pelatihan Karyawan

Seperti disebutkan sebelumnya, setiap karyawan berbeda. Tidak perlu bahwa setiap orang sosial atau memiliki kemampuan interaktif. Terkadang Anda perlu mengeluarkannya dari orang-orang. Cara yang bagus untuk melakukannya adalah dengan mengatur program pelatihan karyawan di tempat kerja. Program-program ini dapat memandu orang-orang tentang bagaimana bersikap santai di depan satu sama lain dan lebih nyaman dalam bersosialisasi. Karyawan dapat mempelajari bagaimana komunikasi yang efektif dapat meningkatkan tingkat produktivitas mereka. Program Anda dapat terdiri dari topik-topik seperti keterampilan mendengarkan, dasar-dasar komunikasi, komunikasi online, dll.

Berikan contoh

Salah satu cara terbaik untuk membuat karyawan bergabung dengan komunikasi yang efektif adalah dengan memberi contoh. Memberi contoh komunikasi yang baik dan efektif di depan karyawan Anda bisa menjadi cara yang bagus untuk mendorong pembelajaran sosial. Hal ini terutama berlaku untuk usaha kecil dan perusahaan di mana sifat dan sikap pemberi kerja dapat berdampak besar pada pola pikir karyawan. Sebagian besar pekerjaan mereka melibatkan komunikasi tatap muka satu sama lain setiap hari.

Oleh karena itu, jika majikan memberikan contoh yang baik, karyawan akan menindaklanjutinya. Karyawan akan mencontoh perilaku mereka sesuai dengan contoh yang diberikan oleh atasan mereka. Di sisi lain, jika Anda bekerja di perusahaan besar – Anda dapat memasangkan karyawan baru dengan karyawan lama yang sudah mempraktikkan komunikasi yang efektif.

Pengawas

Cara efektif lain untuk menerapkan keterampilan komunikasi yang efektif di tempat kerja Anda adalah dengan menempatkan karyawan dengan keterampilan komunikasi yang efektif ke dalam peran pengawasan atau kepemimpinan. Dengan menjadi pemimpin tim atau supervisor, karyawan ini dapat mentransfer keterampilan ini kepada rekan kerja mereka. Akibatnya, tim atau kelompok yang akan menjadi tanggung jawabnya akan menindaklanjuti. Terlebih lagi, ketika karyawan akan melihat orang-orang dipromosikan ke tingkat pengawasan, itu tidak hanya akan menetapkan standar yang tepat untuk setiap karyawan tetapi juga memotivasi mereka untuk bekerja lebih keras pada keterampilan mereka.

Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja merupakan sumber motivasi bagi karyawan. Kebijakan yang dapat diterapkan oleh pengusaha adalah dengan memasukkan keterampilan komunikasi dan efisiensi dalam laporan atau penilaian kinerja mereka. Dengan cara ini karyawan akan termotivasi untuk bekerja pada keterampilan komunikasi mereka dan mencapai tujuan mereka. Anda juga dapat menetapkan tujuan untuk karyawan dan memberi mereka insentif untuk mencapai tujuan tersebut. Anda dapat menawarkan hadiah atau mengatur program hadiah untuk karyawan yang mencapai tujuan komunikasi mereka.

Latihan Membangun Tim

Latihan membangun tim adalah cara yang bagus untuk membuat orang terikat dan mengenal satu sama lain. Dan semakin baik ikatan antara karyawan, semakin baik mereka berkomunikasi satu sama lain. Libatkan tim dan karyawan Anda dalam aktivitas yang akan membuat mereka bekerja secara kohesif untuk memperkuat komunikasi satu sama lain.

Sederhanakan Saluran Komunikasi

Sebagian besar perusahaan terlibat dalam saluran dan rantai komunikasi yang ketat yang mempersulit arus komunikasi yang bebas di dalam organisasi. Terus memantau saluran komunikasi mereka seperti email, pesan instan, saluran slack, dll hanya akan menambah stres yang tidak perlu bagi karyawan Anda. Ciptakan saluran kerja yang lebih mudah dilalui dan tidak membebani karyawan. Membuat manajemen atas lebih terbuka dan dapat diakses oleh bawahan. Ketika saluran komunikasi lebih sederhana, karyawan akan terlibat dalam berkomunikasi lebih sering yang akan menghasilkan peningkatan keterampilan komunikasi mereka.

Lakukan Sesi Satu-Satu

Terbukti efektif bahwa karyawan lebih mungkin untuk berbicara dan berkomunikasi ketika berbicara secara pribadi. Sebagai manajer, Anda perlu sering melakukan sesi tatap muka dengan atasan Anda. Baik itu karyawan baru yang bergabung sebagai fresher atau associate yang telah bekerja di perusahaan Anda selama 4 tahun terakhir. Luangkan waktu untuk semua orang. Jaga agar sikap Anda tetap tenang dan siap sepanjang sesi. Pertahankan kontak mata alami dan buat mereka merasa nyaman.

Menerapkan Sistem Umpan Balik

Komunikasi satu arah hanya bisa berjalan sejauh ini. Mengirim pesan, email, buletin, dll – mereka hanya mengirimkan satu sisi pesan. Terapkan sistem umpan balik ke dalam sistem perusahaan Anda. Dorong karyawan untuk berpartisipasi dan mengirimkan umpan balik, dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan. Ini tidak hanya akan membuat mereka merasa didengar tetapi juga memungkinkan mereka untuk berkomunikasi lebih baik dengan manajemen. Ini dapat dilakukan dengan bantuan formulir online atau selama rapat staf. Metode ini juga bagus untuk menyambut beberapa perbaikan dan ide asli yang dapat dipertimbangkan.

Terlepas dari bidang tempat kita bekerja, kita semua memiliki gaya dan cara berkomunikasi yang berbeda. Karyawan menghabiskan sebagian besar hari mereka bekerja di kantor. Membantu mereka tetap terhubung dengan misi dan visi organisasi adalah salah satu cara untuk meningkatkan keterlibatan karyawan. Semakin terbuka dan efektif saluran komunikasi di tempat kerja, semakin baik kita dapat mengelola desas-desus dan kurangnya kepercayaan yang terjadi ketika karyawan merasa mereka tidak didengar atau disimpan dalam lingkaran.