Manajemen Aset Digital: Panduan Lengkap

Sumber gambar: Pexels.com

Manajemen aset digital menghadirkan solusi perangkat lunak dan sistem yang memungkinkan bisnis untuk menyimpan, mengatur, mengelola, mengambil, dan mendistribusikan aset digital organisasi. Mungkin, Anda bertanya-tanya apa itu manajemen aset digital. Nah, manajemen aset digital mengacu pada proses bisnis dan teknologi manajemen informasi.

Apa itu Aset Digital?

Aset digital mengacu pada segala bentuk konten yang dapat disimpan secara elektronik, memungkinkan Anda membuat, menerbitkan, mengelola, dan berbagi dengan siapa pun di dalam dan di luar organisasi Anda. Lingkungan digital yang berubah dengan cepat saat ini berarti tidak ada batasan untuk apa yang mencakup aset digital.

File seperti video, foto, dokumen, video, dan media lainnya dianggap sebagai aset. Hampir setiap departemen terlibat dalam aset digital yang mendorong pertumbuhan dan kesuksesan organisasi Anda. Menariknya, platform manajemen aset digital memungkinkan anggota tim dalam organisasi Anda untuk mencari, berkolaborasi, dan berbagi aset secara efektif.

Apa Manfaat Manajemen Aset Digital?

Transformasi digital yang efektif mengharuskan organisasi untuk mengelola setiap file digital dalam ekosistem media mereka. Semakin besar pertumbuhan bisnis Anda, semakin besar perpustakaan aset digital Anda.

Ada banyak sekali manfaat yang terkait dengan manajemen aset digital untuk organisasi Anda.

1. Akses File Cepat dan Mudah

Semua orang yang ingin memahami manajemen aset digital dapat berhubungan dengan menghabiskan terlalu banyak waktu pada satu file.

Sebagian besar solusi manajemen aset digital berbasis cloud dan karenanya memungkinkan semua orang mengakses aset digital 24/7 dari mana saja selama mereka memiliki koneksi internet. Perangkat lunak ini memungkinkan bisnis untuk menyimpan semua konten digital mereka di satu lokasi terpusat. Dengan cara ini, pemegang saham internal dan eksternal dapat menemukan apa yang mereka butuhkan dengan lebih cepat.

Demikian pula, bisnis yang memahami manajemen aset digital memiliki akses ke hak dan izin yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna yang berbeda—memastikan bahwa orang yang tepat memiliki akses ke sistem.

2. Konten Terbaru

Jika Anda ingin memahami manajemen aset digital, maka Anda perlu memahami bahwa risiko file usang berkurang secara signifikan. Manajemen aset digital memastikan bahwa aset penting mudah diperbarui saat diunggah.

Dengan informasi yang up-to-date, bisnis Anda tetap berjalan karena ada informasi yang siap pakai di pasar saat ini. Pengguna sistem juga memiliki ketenangan pikiran yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan baik saat menggunakan informasi terbaru.

3. Meningkatkan Keselamatan dan Keamanan Aset Penting

Manajemen aset digital menghilangkan risiko kehilangan informasi bisnis penting. Ini mencegah file Anda hilang dengan memastikan penyimpanan yang aman dan terjamin di lokasi pusat, tidak seperti yang terjadi pada hard drive eksternal.

4. Meningkatkan Berbagi File Langsung

Dengan sistem manajemen aset digital, Anda dapat dengan mudah berbagi file dengan orang lain di dalam sistem. Misalnya, pemangku kepentingan internal dan eksternal Anda memerlukan akses ke sebagian besar informasi perusahaan Anda.

Anda dapat mengontrol bagaimana aset digunakan setelah membaginya dengan pengguna yang berbeda karena sistem memungkinkan Anda untuk mengatur tanggal kedaluwarsa dan melacak riwayat berbagi Anda.

5. Mengurangi Biaya Operasional

Manajemen aset digital menghemat biaya operasional. Sistem manajemen aset digital dapat menghemat banyak waktu yang dihabiskan organisasi Anda untuk melakukan tugas bernilai tinggi, sehingga meningkatkan kinerja organisasi.

Manajemen aset digital dapat membantu meningkatkan laba atas investasi Anda dengan memungkinkan pembuatan, penyimpanan, pengambilan, dan distribusi aset digital Anda lebih cepat.

Tantangan Terkait dengan Manajemen Aset Digital

Anda akan segera mencapai garis bawah jika Anda tidak mengelola aset digital Anda secara memadai. Berikut adalah beberapa tantangan yang dihadapi bisnis dengan manajemen aset digital dan cara mereka menyelesaikannya.

Aksesibilitas Aset

Anda hampir tidak dapat mengontrol aset digital Anda jika Anda tidak memiliki sistem manajemen digital yang berfungsi. Kemungkinannya adalah orang yang salah menggunakan aset yang salah, yang dapat merugikan bisnis Anda.

Untungnya, Anda dapat memperoleh kembali kendali dengan solusi terpusat yang membantu membangun alur kerja, mengelola akses sistem, dan merampingkan proses persetujuan sehingga file yang benar sampai ke tangan yang tepat.

Tenaga Kerja Terputus

Jika Anda tidak mengelola aset digital Anda secara memadai, ada kemungkinan besar Anda menjalankan tenaga kerja yang terputus.

Anda dapat memanfaatkan platform terpadu yang membantu meningkatkan kolaborasi dan berbagi. Dengan platform manajemen aset digital, Anda dapat meningkatkan kinerja tim dengan mendemokratisasi aset, meningkatkan konsistensi di seluruh saluran, dan menciptakan alur kerja yang gesit.

Dengan perangkat lunak manajemen aset digital, tim Anda diberdayakan karena mereka memiliki satu sumber informasi untuk semua aset merek Anda. Keamanan informasi juga sangat ditingkatkan karena memungkinkan tim Anda untuk menyimpan, berbagi, mengatur, dan membagikan perpustakaan digital mereka.

Kehilangan Waktu dan Uang

Anda akan terus menghitung kerugian yang signifikan jika tim Anda menghabiskan waktu yang berharga untuk mencari aset yang salah tempat. Dengan platform terpusat, tenaga kerja Anda dapat mengatur, memantau, dan memelihara setiap aset dalam bisnis Anda, memberi mereka waktu untuk fokus mengembangkan bisnis Anda.

Kapan Anda Harus Berinvestasi dalam Perangkat Lunak Manajemen Aset Digital?

• Ketika memakan sumber daya untuk menemukan aset Anda. Perangkat lunak manajemen aset digital dapat membantu jika diperlukan beberapa menit untuk menemukan dan berbagi file digital. Muncul dengan berbagai alat yang dapat membantu Anda mengatur dan mencari file.
• Ketika aset Anda tidak dapat diakses dengan mudah, aksesibilitas sangat penting untuk produktivitas di antara anggota tim. Jika tim Anda tidak dapat mengakses file dengan mudah, ini mungkin sulit untuk mendorong tenggat waktu, dan ketidakkonsistenan merek mungkin juga umum terjadi.
• Misalkan Anda memerlukan keamanan tingkat perusahaan untuk berbagi dan akses penyimpanan. Anda harus mengunci dokumen bisnis penting di lingkungan yang stabil dan aman. Sistem manajemen aset digital memungkinkan Anda menikmati pusat data yang aman untuk pemantauan sepanjang waktu.
• Jika Anda mengalami hambatan selama kolaborasi kreatif. Dengan sistem manajemen aset digital, Anda bisa mendapatkan peringatan waktu nyata yang meningkatkan komunikasi proyek. Misalnya, tenaga kerja Anda akan diperbarui saat file dan komentar baru ditambahkan.

Pikiran Akhir

Manajemen aset digital digunakan di seluruh industri yang melibatkan aset digital. Saat mencari perangkat lunak manajemen aset digital terbaik untuk perusahaan Anda, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi tantangan bisnis Anda saat ini.

• Identifikasi pengguna utama dan diskusikan fungsionalitas yang mereka perlukan.
• Buat daftar fitur penting untuk dipertimbangkan saat mencari penyedia manajemen aset digital.
• Berhati-hatilah untuk mempertimbangkan jenis platform manajemen aset digital yang tepat untuk bisnis Anda. Misalnya, Anda dapat mengevaluasi manfaat sistem manajemen aset digital berbasis cloud dibandingkan solusi yang diinstal di lokasi untuk bisnis Anda.
• Pilih perangkat lunak terbaik yang akan menguntungkan bisnis Anda dan yang akan dimanfaatkan oleh karyawan Anda.