Sprint Desain: Menumbuhkan Kreativitas Melalui Kendala

Sebagai manajer inovasi dan produk, saya bekerja dengan perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, dan memberikan sumber nilai baru. Terkadang, nilai ini dihasilkan melalui penyempurnaan aktivitas bisnis seperti biasa; di lain waktu, itu dibuat dengan menawarkan produk dan layanan baru ke pasar. Namun apa pun pendorong nilainya, kunci pekerjaan saya adalah mengembangkan kreativitas karyawan. Orang-orang yang bekerja dengan saya sudah memiliki keahlian materi pelajaran yang diperlukan. Tugas saya adalah memberi mereka struktur, ruang, dan dukungan yang diperlukan untuk mengembangkan keahlian ini dan membantu mereka menciptakan aliran nilai baru.

Mengaktifkan kreativitas di tingkat organisasi berbeda dengan melakukannya satu lawan satu; Anda perlu merefleksikan struktur yang Anda miliki untuk mendukung generasi dan penyampaian ide-ide baru. Anda memerlukan struktur yang cukup untuk memastikan gagasan menjadi keluaran baru yang nyata, tetapi tidak terlalu banyak sehingga gagasan dicekik dan tidak berarti apa-apa. Itu selalu merupakan keseimbangan yang baik, tidak peduli ukuran atau kompleksitas perusahaan Anda.

Salah satu cara terbaik untuk mendorong kreativitas di sepanjang siklus hidup bisnis adalah melalui penggunaan batasan kreatif—menetapkan batasan dan batasan dengan cara yang mendorong, bukan menghambat, kreativitas. Penggunaan sprint desain saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana kendala kreatif dapat membantu Anda menemukan titik tengah antara struktur dan kekacauan untuk menghidupkan ide-ide baru, membuka kekuatan kreatif di setiap anggota tim sekaligus mengurangi risiko inovasi.

Memahami Spektrum Kreativitas

Dunia bisnis terdiri dari spektrum perusahaan yang luas, yang secara organisasi berada di antara struktur dan kekacauan. Di salah satu ujung spektrum adalah startup tahap awal—bayangkan kiasan modern dua atau tiga orang di garasi atau ruang kerja bersama, berkerumun di sekitar papan tulis dan melemparkan ide-ide baru. Lingkungan sering digambarkan sebagai energi tinggi dengan sedikit penekanan pada proses, di mana naluri mengejar ide baru yang menjanjikan, mungkin tanpa memvalidasinya dengan benar.

Di ujung lain spektrum adalah organisasi yang besar, kompleks, dan mapan. Perusahaan-perusahaan ini sering ditandai oleh hierarki, proses, dan fokus pada efisiensi operasional. Mereka mungkin telah memulai hidup sebagai startup yang kacau, tetapi sekarang telah meningkatkan penawaran mereka, menciptakan identitas merek tetap, dan menyempurnakan strategi mereka. Dari perspektif inovasi, mereka fokus terutama pada pemerasan keuntungan efisiensi dari produk yang ada. Naluri di sini adalah menghabiskan banyak waktu untuk menghilangkan risiko setiap ide baru sebelum melanjutkan ke eksekusi.

Dari sudut pandang kreativitas atau inovasi, tidak ada ujung spektrum ini yang merupakan tempat yang sangat baik bagi sebuah organisasi. Terlalu banyak struktur organisasi menghambat proses kreatif, karena karyawan menghabiskan banyak waktu dan energi untuk mengikuti proses bisnis (misalnya, lembar waktu, manajemen pemangku kepentingan, dan rapat yang berlebihan) dan hanya memiliki sedikit waktu atau energi yang tersisa untuk menghasilkan ide. Perusahaan yang beroperasi dengan cara ini rentan terhadap gangguan oleh perusahaan yang lebih kecil, lebih gesit, dan lebih kacau. Tetapi sementara struktur yang lebih sedikit memungkinkan lebih banyak waktu dan ruang untuk menghasilkan ide atau berputar dengan lancar, kurangnya proses untuk melahirkan ide-ide baru juga sama mencekiknya. Ide-ide tidak ditangkap atau divalidasi dengan benar dan produk menjadi membengkak dan tujuannya membingungkan, yang menyebabkan ketegangan pada sumber daya dan ketidakmampuan untuk menyampaikan secara efektif.

Sangat penting untuk menemukan titik tengah di mana orang memiliki waktu dan ruang untuk beride, dan kemudian, jika dan ketika benih ide telah berkecambah, jumlah struktur dan proses yang tepat untuk membantunya tumbuh.

Mencapai Titik Tengah

Sebuah studi Journal of Management 2018 berusaha untuk mendamaikan penelitian yang saling bertentangan tentang pengaruh kendala pada inovasi; beberapa penelitian menemukan bahwa pembatasan input—seperti waktu yang terbatas, modal manusia, atau pendanaan—membantu menumbuhkan kreativitas, sedangkan yang lain menemukan bahwa pembatasan ini menghambat pemikiran inovatif. Para penulis menyarankan bahwa tingkat pengekangan itu penting: Pembatasan yang memaksakan memiliki efek berbentuk U terbalik. Terlalu sedikit membuat tim yang puas diri; jumlah yang moderat membuat tugas menjadi tantangan, mendorong eksperimen dan risiko; dan melampaui titik tertentu, kendala menjadi masalah lagi, menghambat inovasi dan menurunkan semangat anggota tim.

Untuk mencapai keseimbangan, organisasi dapat menggunakan batasan kreatif dengan niat. Menerapkan pagar pembatas memberi karyawan lingkungan yang aman untuk memikirkan dan mengambil risiko yang berani dan kreatif sementara tidak membebani tim dengan begitu banyak kendala sehingga mereka menjadi penghalang.

Anggap saja seperti belajar mengendarai sepeda: Anda berusia lima tahun, Anda telah melihat anak-anak lain berkeliaran di sekitar lingkungan dengan sepeda mereka, dan Anda ingin melakukan hal yang sama. Ada benih ide. Setelah berminggu-minggu memohon, bingkai logam dan plastik berkilau berdiri di teras depan Anda. Anda terkesiap. Bagaimana Anda benar-benar akan menggunakan benda ini? Untungnya, orang tua Anda telah menyediakan roda pelatihan, helm, dan bantalan lutut dan siku (pelindung untuk mengurangi risiko), dan mereka melarang Anda melewati tiang lampu atau berkendara tanpa pengawasan (batasan untuk membatasi tindakan Anda). Pagar pembatas dan batasan ini menyediakan struktur yang memungkinkan Anda untuk bertindak berdasarkan ide Anda. Keterbatasan memberi Anda kebebasan untuk memulai perjalanan Anda.

Menggunakan Waktu sebagai Kendala Kreatif

Waktu dapat menjadi kendala kreatif yang efektif dan sederhana. Inilah sebabnya mengapa orang menerapkan tenggat waktu. Sementara penjadwalan dan manajemen waktu penting, menurut pengalaman saya, tujuan utama dari sebagian besar tenggat waktu adalah untuk menuntut orang agar produktif dan banyak akal dalam menyelesaikan tugas mereka.

Pendekatan yang sama ini dapat digunakan dalam konteks inovasi, dalam penggunaan lokakarya intensif yang dibatasi waktu untuk mengumpulkan ide-ide baru atau memvalidasi yang sudah ada. Jika orang tahu bahwa mereka hanya mampu berpikir selama 25 menit tentang sesuatu sebelum beralih ke hal lain, mereka akan berkonsentrasi selama 25 menit itu. Meluasnya penggunaan Teknik Pomodoro, di mana pekerjaan dilakukan dalam waktu singkat, adalah salah satu contoh betapa efektifnya batasan waktu.

Salah satu cara favorit saya untuk menggunakan waktu untuk mendorong kreativitas dan produktivitas di antara tim adalah dalam proses sprint desain. Setiap organisasi—dengan komitmen waktu dan sumber daya yang tepat—dapat menggunakan pendekatan ini.

Sprint Desain

Dipelopori di GV, sprint desain adalah proses lima hari yang difasilitasi, dibatasi waktu, yang menyediakan ruang dan struktur bagi tim untuk dengan cepat menguji dan membuat prototipe ide-ide baru untuk memecahkan "pernyataan masalah" yang telah ditentukan sebelumnya. Masing-masing dari lima hari dibagi menjadi tema, dan setiap hari dibagi lagi menjadi serangkaian lokakarya intensif yang lebih kecil dan terbatas waktu, sehingga orang-orang bekerja secara serempak pada sejumlah area berbeda dari produk yang sama.

Sprint desain dibangun dari siklus pengembangan empat tahap tradisional: ide, bangun, luncurkan, dan pelajari. Dalam pengembangan produk tradisional, tim hanya dapat mengumpulkan umpan balik dan mengulangi produk mereka di tahap akhir—setelah proses pembuatan dan peluncuran produk yang memakan waktu dan mahal. Proses sprint desain bertujuan untuk mengurangi risiko inovasi dengan berfokus pada pembuatan prototipe dan pengujian ide secara cepat dengan pengguna. GV menggambarkan proses ini sebagai jalan pintas antara "ide" dan "belajar", yang memungkinkan tim untuk tumbuh dan bereksperimen tanpa investasi di muka. Pelajaran yang dipetik dalam sprint desain dapat menginformasikan apakah tim terus membangun produk atau tidak.

Kunci dari sprint desain, bagaimanapun, adalah bahwa seluruh proses berlangsung dalam satu minggu. Setiap tahap proses dibatasi waktu menjadi satu hari, dan kendala waktu memaksa tim untuk berpikir cepat dan kreatif. Kegiatan sehari-hari dari sprint desain menyediakan struktur untuk tim yang lebih kacau, memberi mereka proses yang ditentukan dengan output yang ditentukan. Namun aktivitas sehari-hari tersebut juga menimbulkan unsur chaos bagi tim yang lebih terstruktur, memaksa mereka untuk bergerak cepat dan berpikir kreatif karena keterbatasan waktu.

Apa yang kamu butuhkan?

Fasilitator berpengalaman biasanya menjalankan sesi ini, tetapi dengan panduan dan jaminan yang tepat, siapa pun dapat belajar menjadi fasilitator sprint. Untuk menjalankan sprint desain Anda sendiri, Anda memerlukan:

• Sebuah pernyataan masalah.
• Sebuah tim yang terdiri dari tujuh (atau kurang) yang terdiri dari setidaknya satu fasilitator (termasuk Anda) dan perwakilan dari berbagai peran lain, seperti pemilik produk, perancang, insinyur, pakar materi pelajaran, atau pakar pemasaran.
• Lima hari waktu diblokir untuk setiap peserta dengan pekerjaan lain dijaga agar tetap minimum (jadwal rapat dihapus, notifikasi dibisukan).
• Serangkaian lokakarya yang dirancang untuk membantu tim memecahkan pernyataan masalah dengan cepat.
• Ruang khusus dengan catatan tempel dan papan tulis untuk sesi tatap muka atau perangkat lunak kolaborasi (misalnya, Miro atau Google Jamboard) untuk pertemuan virtual.

Bagaimana cara kerjanya?

Meskipun format yang tepat dapat bervariasi dari sprint ke sprint, tergantung pada persyaratan perusahaan dan preferensi fasilitator sprint, masing-masing dari lima hari umumnya berfokus pada tema yang berbeda, dan setiap hari bertema berisi serangkaian lokakarya kecil.

Sprint desain cenderung fokus, dapat dimengerti, pada desain. Namun formatnya cukup fleksibel untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda dan tim Anda. Secara pribadi, saya suka membawa lebih banyak ketajaman bisnis ke dalam proses daripada yang ditemukan dalam sprint desain biasa. Proses saya mungkin terlihat seperti ini:

• Hari 1. Memahami Ruang Masalah

  • Izinkan tim sprint untuk mewawancarai pemangku kepentingan/pakar utama yang telah diidentifikasi sebelumnya tentang ruang masalah.
  • Gambarlah peta perjalanan pelanggan.
  • Buat persona pelanggan.
  • Tentukan tujuan jangka panjang untuk proyek/produk.

• Hari 2. Ide dan “Apa yang terjadi di pasar?”

  • Jalankan latihan membuat sketsa Crazy 8s/solusi.
  • Melakukan analisis persaingan.
  • Pindai dan ukur pasar.
  • Tentukan pelanggan yang akan diuji pada Hari ke-5.

• Hari 3. Storyboard

  • Storyboard solusi sebagai sebuah tim.
  • Membangun arsitektur teknis (jika sesuai).

• Hari 4. Pembuatan Prototipe dan Kasus Bisnis

  • Mulailah membuat prototipe solusi.
  • Lengkapi kanvas model bisnis.

• Hari 5. Pengujian dan Pemutaran Pengguna kepada Pemangku Kepentingan

  • Uji ide awal dengan pengguna/pelanggan dan dapatkan umpan balik.
  • Bagikan kemajuan dengan pemangku kepentingan/investor (jika perlu).

Pada akhir minggu, tim akan menghasilkan solusi prototipe, mendapatkan umpan balik dari pelanggan, dan menjelajahi area inti kanvas model bisnis solusi. Dalam perkembangan normal, ini mungkin memakan waktu berbulan-bulan.

Saya telah menggunakan sprint desain untuk melindungi tim dari struktur perusahaan, memberi mereka kotak pasir tempat mereka dapat berinovasi dan mengambil risiko tanpa bahaya memengaruhi bisnis lainnya. Kebebasan yang diberikan oleh pagar pembatas sprint dan motivasi yang diberikan oleh keterbatasan waktu memungkinkan tim untuk bertindak dengan cara yang gesit tetapi dengan jumlah kelangkaan yang tepat untuk mendorong tindakan kreatif dan tegas.

Menemukan Keseimbangan yang Tepat

Tidak peduli ukuran atau skala organisasi, lingkungan kerja yang disediakan untuk karyawan sangat penting dalam memungkinkan mereka untuk berinovasi secara efektif. Tanyakan pada diri Anda: Apakah karyawan diberi insentif untuk memunculkan ide-ide baru? Jika seorang karyawan datang dengan ide inovatif, apakah mereka akan merasa diberdayakan untuk mewujudkannya? Jika seorang karyawan datang dengan ide inovatif, apakah perusahaan tahu apa yang harus dilakukan dengan ide itu?

Banyak yang telah ditulis tentang keinginan karyawan untuk otonomi dalam angkatan kerja saat ini. Tetapi pada saat yang sama, manajemen laissez-faire dan kurangnya kejelasan peran berdampak negatif pada kesejahteraan karyawan, dan startup yang kacau yang tidak dapat melakukan transisi ke struktur hierarkis yang lebih teratur rentan terhadap kegagalan. Lingkungan bisnis harus memperluas proses kreatif mereka untuk memasukkan ruang dan kebebasan untuk menghasilkan ide dan struktur yang menghidupkan ide-ide ini.

Anda dapat mengunduh PDF dari infografis berikut dan menggunakannya sebagai panduan untuk mulai merencanakan sprint desain untuk tim Anda.