Anda Telah Mendapat Pekerjaan Scrum Master Berikutnya. Sekarang apa?

Ketika master Scrum memulai pekerjaan baru, biasanya ada dua hal yang benar: Semua orang ingin Anda segera memulai pekerjaan Anda, dan tidak ada yang yakin pekerjaan apa yang harus Anda lakukan. Manajemen sering mengharapkan Anda untuk terburu-buru dalam proses dan mulai memecahkan masalah yang telah menumpuk selama beberapa waktu. Mereka ingin tim master Scrum untuk segera tampil tetapi hanya memiliki harapan yang samar tentang peran master Scrum yang seharusnya.

Kombinasi urgensi dan ambiguitas di masa-masa awal ini dapat menyebabkan master Scrum membuat sejumlah kesalahan langkah. Mari kita lihat beberapa kesalahan umum yang dibuat oleh master Scrum dalam peran, tim proyek, atau organisasi baru. Saya akan menjelaskan cara terbaik untuk mengarahkan waktu dan energi Anda untuk mengoptimalkan kinerja tim Anda sebagai pemimpin pelayan dan agen perubahan yang efektif.

Kesalahan Umum Scrum Master

Saya telah bekerja dengan Scrum selama lebih dari satu dekade, baik sebagai pelatih Agile dan master Scrum. Selama waktu itu, saya telah memperhatikan beberapa pola dan telah mengidentifikasi kesalahan umum yang dibuat oleh master Scrum. Berikut adalah empat yang paling sering saya lihat:

1. Terlalu Fokus pada Upacara

Bagian paling jelas dari pekerjaan Anda sebagai master Scrum adalah memfasilitasi upacara, jadi mungkin tampak logis untuk memulai dengan menyiapkan, menjadwalkan, menjalankan, dan menindaklanjuti acara ini. Tampaknya, dari sana, Anda dapat menyesuaikan diri dengan aspek lain yang mudah ditentukan dari peran Anda: mengoptimalkan alat manajemen proyek, membuat papan, membuka tugas, memeriksa setelah selesai, membantu tim memahami teknik simpanan yang tepat, dan sebagainya.

Meskipun ini mungkin tampak seperti cara yang aman untuk memulai, hanya berfokus pada upacara dan tugas sehari-hari selama hari-hari awal Anda bekerja berisiko salah mengartikan tugas master Scrum sebagai tugas utama administratif. Dihadapkan dengan panduan terbatas, anggota tim akan tetap sama, hanya berinteraksi dengan master Scrum untuk memindahkan tugas mereka melalui tahapan alur kerja, menambahkan komentar dan catatan untuk pemilik produk, atau mengatasi hambatan. Sebaliknya, sejak hari pertama, pikirkan tentang bagaimana bertindak sebagai agen perubahan, bukan pelayan status quo. Acara dan upacara penting tetapi tidak mengesampingkan tanggung jawab Anda yang kurang terlihat, seperti menyelaraskan dinamika tim dengan budaya perusahaan atau menetapkan tujuan jangka panjang.

2. Dengan Asumsi Manajemen Mengetahui Masalah Sebenarnya

Sebagai master Scrum, Anda mungkin dipekerjakan, setidaknya sebagian, untuk memperbaiki masalah proses pada tim tertentu. Tetapi ingat untuk memberikan jaring yang lebih luas ketika mencari solusi: Masalah mungkin muncul dari dalam tim tetapi juga bisa berasal dari kurangnya dukungan yang tepat, keselarasan yang buruk antara bisnis dan TI, tingkat pemberdayaan yang rendah, tim yang salah bentuk, atau kurangnya bimbingan dan sedang belajar.

Ada banyak alat yang dapat membantu Anda menentukan area masalah, termasuk Competing Values ​​Framework, AgilityHealth Radar, dan Path to Agility. Tetapi Anda dapat memulai dengan lebih sederhana, dengan berbicara dengan tim Anda, departemen lain, dan manajemen. Saya telah membuat lembar kerja yang dapat diunduh ini dengan serangkaian pertanyaan yang harus Anda tanyakan untuk membantu mengidentifikasi di mana kesulitan proses telah terjadi.

Informasi yang Anda kumpulkan akan memungkinkan Anda untuk menyiapkan rencana tindakan untuk perbaikan, menghasilkan proses yang lebih efektif yang akan lebih siap menangani masalah manajemen. Manajemen mungkin memiliki beberapa ide tentang apa masalah tingkat atas, tetapi mereka biasanya lebih peduli tentang produk dan pertumbuhan perusahaan daripada proses pengembangan sehari-hari. Jika solusi yang Anda identifikasi luas dan mendalam, menciptakan nilai konkret, manajemen akan senang dengan solusi tersebut.

3. Jangan Pernah Menyimpang Dari Panduan Scrum

Dapat dimengerti—dan disarankan—untuk menunggu sampai Anda dapat mengikuti aturan Scrum sebelum mencoba melanggarnya. Salah satu model populer untuk memecahkannya "dengan aman" mengacu pada konsep seni bela diri Jepang ShuHari.

Di Shu, tim mengikuti aturan dan praktik utama untuk mendapatkan hasil terbaik. Begitu mereka dapat menerapkannya secara konsisten dan dapat diprediksi, mereka memasuki Ha, menggali lebih dalam nilai dan prinsip Agile. Mengetahui mengapa aturan itu ada, mereka belajar dari orang lain dan mengintegrasikan pembelajaran itu ke dalam praktik mereka. Terakhir, di Ri, mereka memiliki kumpulan pengetahuan yang dapat mereka gunakan untuk menyesuaikan aturan dengan kebutuhan dan konteks tertentu.

ShuHaRi berguna karena menggambarkan jalan yang jelas untuk menjadi tim Agile yang matang. Namun, adalah kesalahan untuk menganggap tim Anda berada di awal perjalanannya, di Shu. Bagaimana jika tim sudah mengetahui aturan dan telah berhasil menerapkannya selama beberapa waktu? Bagaimana jika masalahnya bukan pada kepatuhan terhadap aturan tetapi di bidang-bidang seperti berbagi pengetahuan, pembelajaran, observasi, atau refleksi? Untuk tim seperti itu, jika Anda mulai dengan berfokus pada aturan, upaya Anda mungkin kontraproduktif, atau tim Anda mungkin mengabaikan Anda sebagai seseorang yang hanya melakukan sesuatu sesuai aturan. Bersabarlah dan pastikan pendapat Anda didukung oleh data, dan jangan pernah menjawab pertanyaan dengan “Karena Panduan Scrum mengatakan demikian.”

4. Memperlakukan Setiap Tim Sama

Anda mungkin ditugaskan ke tim baru yang dibentuk khusus untuk Anda. Atau Anda dapat bergabung dengan tim yang sudah ada yang bekerja bersama selama berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, dan memiliki caranya sendiri dalam melakukan sesuatu. Saya telah bekerja dengan kedua jenis tim dan menemukan bahwa menerapkan pendekatan satu ukuran untuk semua tidak berhasil.

Di tim baru, Anda mungkin akan disambut dengan minat dan keramahan. Tahap penyiapan mungkin akan tampak mudah: Tim Anda akan antusias (dan idealis), dan Anda akan mendengar banyak slogan seperti "Kami ingin perubahan" dan "Kami ingin perbaikan." Namun seiring berjalannya waktu, resistensi kemungkinan akan meningkat: Anggota tim akan mengeluh tentang kurangnya waktu untuk pengembangan, terlalu banyak acara, tidak berbentuk T, kebingungan dalam peran, atau tidak ada kemampuan untuk membagi cerita. Anda harus siap untuk menjawab banyak pertanyaan saat Anda membimbing tim Anda melalui nilai-nilai dan prinsip-prinsip. Saat menjelaskan acara, artefak, dan peran Scrum, jangan lupa bahwa empirisme dan kepercayaan sangat penting bagi tim Scrum untuk berkembang. Pelajari di mana anggota tim Anda berada, dan bersikaplah cukup fleksibel untuk menemui mereka di sana.

Dengan tim yang ada, Anda mungkin melangkah ke lingkungan di mana kebiasaan buruk tidak segera terlihat. Anda akan ingin lebih banyak mendengarkan dan lebih sedikit berbicara, mengamati apa yang dilakukan setiap anggota tim dan bagaimana mereka melakukannya. Anda mungkin mulai dengan evaluasi Radar Tim untuk memahami kekurangan mereka dan di mana titik-titik kesulitannya.

Membuat Radar Tim lebih sederhana daripada yang terlihat. Mulailah dengan mengidentifikasi delapan area yang perlu didiskusikan atau dievaluasi oleh tim. Gambar delapan sumbu yang berasal dari titik tengah (seperti yang ditunjukkan dalam ilustrasi), beri label setiap sumbu dengan salah satu area diskusi, dan mintalah anggota tim secara kolektif mengevaluasi kinerja mereka pada skala bernomor untuk setiap sumbu. Ketika semua angka diplot, hubungkan titik-titik di antara sumbu, dan lakukan brainstorming solusi yang dapat ditindaklanjuti untuk tiga area dengan skor terendah.

Setelah Anda mengidentifikasi area masalah berdasarkan skornya, mulailah mengerjakan area yang memiliki fokus utama dan implementasi yang lebih mudah untuk menciptakan kemenangan cepat dalam tim. Masalah signifikan mungkin lebih besar: Acara membosankan, perbaikan tidak diterapkan, pertumbuhan tidak terlihat, hal-hal tidak berubah, kualitas rendah, atau pengiriman tertinggal. Jika tim mengharapkan penerapan Scrum akan menyelesaikan semua masalah mereka dan ternyata tidak, Anda harus memahami lebih dalam budaya perusahaan, sikap, tingkat dukungan, dan keamanan psikologis.

Praktik Terbaik Scrum Master Baru

Kami telah berbicara tentang apa yang tidak boleh dilakukan. Sekarang mari kita bicara tentang tugas-tugas yang harus segera dijalankan oleh master Scrum baru untuk membantu membangun lingkungan kerja yang fokus, produktif, dan dapat disepakati bersama.

1. Mengadakan Perkenalan Tim

Atur sesi saling mengenal dan undang anggota tim untuk membawa makanan ringan dan minuman. Suasananya harus santai, dan Anda bisa melakukan perjalanan terstruktur di mana setiap orang berbagi anekdot kecil tentang diri mereka sendiri untuk memecahkan kebekuan.

2. Lakukan Kickoff

Kickoff yang dijalankan dengan baik akan menentukan alat apa yang Anda miliki dan dari mana harus memulai. Sebagai sebuah tim, Anda harus menggunakan kickoff untuk secara kolaboratif menjawab pertanyaan kunci di berbagai bidang:

Produk

• Apa visi produk, tujuan, strategi, kanvas model bisnis, peta jalan, tujuan, aliran nilai, pemangku kepentingan, mitra, pelanggan, nilai bisnis, jaminan simpanan, dan pemesanan?

Teknologi dan Alat

• Apa itu tumpukan teknologi?
• Pengembangan, DevOps, manajemen proyek, dan alat komunikasi apa yang Anda miliki?

Rakyat

• Apakah tim tersebut baru direkrut atau didatangkan dari tim lain?
• Sejauh mana tim menyadari budaya perusahaan?
• Apa spesialisasi, keahlian, keterampilan, dan peran anggota tim?

Proses

• Bagaimana ruang kerja akan diatur? Apakah ada papan?
• Seperti apa alur kerjanya?
• Apakah alat manajemen proyek/produk diatur dengan tepat?
• Apakah ada standar perusahaan yang perlu diterapkan?
• Di mana dokumen disimpan?
• Di mana acara diadakan: di tempat atau jarak jauh?
• Metrik apa yang digunakan?

3. Tentukan Ketentuan Kerja

Buatlah rencana konkret tentang bagaimana pekerjaan akan dilakukan. Adakan sesi curah pendapat, menggunakan teknik seperti mendengarkan secara global, pelabelan emosional, dan fasilitasi visual, dan membuat catatan yang dapat dirujuk oleh tim di masa mendatang.

Tetapkan aturan untuk sesi: transparan, dengarkan, dan fokus; jangan menyalahkan, membuat keributan, atau menyela. Tetapkan kotak waktu dan patuhi itu untuk setiap sesi. Beberapa topik brainstorming meliputi:

Apa itu Agile?

• Apakah tim Anda memiliki pengalaman dengan Agile, atau apakah mereka baru mengenalnya?
• Apa nilai Agile versus nilai Scrum?

Mengapa kita disini?

• Apa tujuan kita?
• Harapan apa yang harus kita penuhi?

Siapa kita sebagai sebuah tim?

• Apa peran, tanggung jawab, keterampilan, dan kekuatan tim?
• Apa arti tim yang hebat bagi kami?

Bagaimana kita berencana untuk bekerja sama?

• Apa nilai dan norma kita?
• Bagaimana kita akan bergerak melalui model Tuckman dan kurva perubahan?

Apa yang akan kita berikan?

• Apa kesadaran produk kami?
• Bagaimana kita akan menangani backlog dan tujuan?
• Bagaimana kami memastikan bahwa kami memberikan nilai bagi pelanggan?
• Apakah ada inisiatif lain yang ingin kami lakukan?

Bagaimana kami akan mengirimkan produk kami?

• Apa ruang kerja kita?
• Apa proses alur kerja, kerangka kerja, praktik, acara, dan alat kami?
• Apa Definisi Selesai?

Bagaimana kita akan mengevaluasi kinerja kita?

• Metrik apa yang penting bagi kami?
• Bagaimana kita bisa bereksperimen dan meningkatkan?

Percakapan adalah alat yang ampuh untuk membangun tempat kerja yang positif dan efektif. Tugas Anda adalah bertindak sebagai fasilitator dan pemimpin yang melayani—untuk membantu tim Anda bersatu dan menentukan cara kerjanya sendiri.

4. Buat Perjanjian Kerja

Dengan menggunakan pertanyaan yang Anda jawab di awal dan catatan yang Anda buat dalam sesi brainstorming, bekerjalah dengan tim Anda untuk membuat kesepakatan kerja yang efektif. Perjanjian kerja dapat mengambil banyak bentuk, tetapi menurut saya akan sangat membantu untuk memulai dengan pernyataan misi—satu pernyataan kuat yang secara tegas menyatakan apa yang kita lakukan, bagaimana kita melakukannya, dan mengapa.

Dari sana, buatlah seperangkat pedoman untuk perilaku dan proses di tempat kerja yang dapat disepakati semua orang. Ini mungkin sesederhana mengatur pertanyaan yang telah Anda jawab atau mengumpulkan topik baru yang perlu Anda pertimbangkan saat muncul dalam diskusi. Perjanjian kerja yang baik akan membantu tim Anda memahami ekspektasi apa yang ada—tidak hanya ekspektasi yang Anda miliki untuk mereka, tetapi juga ekspektasi yang mereka miliki untuk Anda, untuk satu sama lain, dan untuk pekerjaan yang mereka hasilkan. Memiliki perjanjian kerja yang nyata akan membantu meningkatkan efisiensi tim dan persahabatan dengan mengurangi dugaan dan kesalahpahaman.

Saat Anda menyelesaikan tugas Anda, pastikan peran dan konsep kunci didefinisikan dengan jelas untuk tim Anda. Perjanjian kerja, Definisi Selesai, visi dan tujuan produk, dan status backlog semua perlu dipahami oleh semua orang yang terlibat. Selain itu, tanggung jawab master Scrum dan pemilik produk perlu digambarkan dengan jelas.

Awal dari Pertumbuhan yang Berkelanjutan

Perspektif yang jelas yang datang dengan awal yang baru bisa menjadi keuntungan. Anda dapat menilai sistem tanpa keterikatan pada proses yang disematkan dan dengan bebas memanfaatkan peluang untuk membantu pertumbuhan tim Anda. Ini adalah tanggung jawab besar dan hadiah yang luar biasa. Bagaimana Anda menggunakan hadiah itu terserah Anda. Jika Anda mengambil peran trendi tanpa memperhatikan apa yang perlu dilakukan di luar administrasi, orang akan merasakannya, dan Anda akan gagal. Jika satu-satunya tujuan Anda adalah menerapkan Panduan Scrum, Anda tidak akan memengaruhi perubahan, Anda hanya akan membuat orang membenci Scrum. Namun, jika Anda hidup dan bernapas Agile, jika Anda pada dasarnya adalah penggerak perubahan dan pencari pertumbuhan, contoh yang Anda berikan akan menular.

Apa kesalahan umum master Scrum yang akan Anda tambahkan ke daftar ini? Silakan bagikan di bagian komentar.